Il s'agit d'une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Entreprise.

En fonction du type d'hébergement, il y a différentes façons de la configurer dans Clockify :

Auto-hébergement

Si vous hébergez Clockify vous-même, vous configurez le SSO dans votre panneau d'administration. Il est activé dans tous les espaces de travail.

Hébergement Cloud

Afin d'utiliser le SSO, vous devez d'abord déplacer votre espace de travail vers un sous-domaine. Après cela, vous pouvez ajouter la configuration SSO et désactiver les autres formes de connexion.

Mise en place d'un sous-domaine personnalisé

Déplacement vers un sous-domaine

Avant de pouvoir configurer et commencer à utiliser le SSO pour l'autorisation, vous devez déplacer votre domaine Clockify appli vers un sous-domaine personnalisé.

Lorsque vous passez votre abonnement Clockify au plan Entreprise, vous obtenez un onglet Authentication dans les Paramètres de l'espace de travail. Vous pourrez y entrer le sous-domaine que vous souhaitez utiliser et y déplacer votre espace de travail.

Pour configurer un sous-domaine :

1. Accédez à l'onglet Authentication dans les Paramètres de l'espace de travail
2. Saisissez votre sous-domaine personnalisé dans le champ prévu à cet effet
3. Cliquez sur Créer un sous-domaine et Créer pour confirmer l'action

Après avoir créé votre sous-domaine et y avoir déplacé votre espace de travail, la connexion Google ne fonctionnera plus pour vous et vos utilisateurs.

Si vous souhaitez toutefois utiliser la connexion Google, vous devez la mettre en place manuellement en configurant OAuth2 pour le SSO.

Pour plus d'informations à ce sujet, consultez la section Configuration de la connexion Google ci-dessous.

Vos utilisateurs peuvent configurer leur mot de passe en demandant la réinitialisation du mot de passe à partir de Mot de passe oublié.

Accéder à Clockify depuis un sous-domaine

Après avoir créé votre sous-domaine, vous serez automatiquement déconnecté de toutes les applications auxquelles vous étiez connecté avec votre compte Clockify. Vous n'y aurez accès qu'à travers le sous-domaine que vous avez créé (p. ex. https://yourcompanysubdomain.clockify.me/login).

Espaces de travail sur le sous-domaine

Le sous-domaine est lié à un seul espace de travail. Les utilisateurs d'un sous-domaine ne peuvent pas avoir plusieurs espaces de travail : ils n'ont pas de sélecteur d'espace de travail, n'ont pas d'espace de travail dans la barre latérale, et ne peuvent pas accéder à l'espace de travail du sous-domaine depuis le domaine principal.

Si vous avez plusieurs espaces de travail, vous devez vous connecter au domaine principal de Clockify afin d'y accéder.

Changement de sous-domaine

Vous pouvez changer l'URL du sous-domaine à tout moment.

Lorsque vous modifiez une URL, tout le monde sera déconnecté et devra utiliser l'espace de travail via la nouvelle URL.

Si vous annulez l'abonnement au plan Entreprise :

• vous serez replacé sur le domaine principal à l'expiration de l'abonnement
• votre sous-domaine deviendra disponible pour d'autres personnes
• vos utilisateurs devront se connecter avec leur adresse email et leur mot de passe

Clés API sur les sous-domaines

Pour des raisons de sécurité, chaque utilisateur d'un sous-domaine reçoit une clé API distincte qui ne fonctionne que pour cet espace de travail. En d'autres termes, personne ne peut accéder à vos données sur le sous-domaine à moins de disposer de l'autorisation appropriée.

Si, par exemple, vous avez un utilisateur avec deux espaces de travail Entreprise distincts, les propriétaires de ces espaces de travail ne peuvent pas voir ou obtenir les données de leurs comptes respectifs.

Inviter de nouveaux utilisateurs

Une fois que vous êtes dans l'espace de travail du sous-domaine, vous pouvez inviter les utilisateurs un par un en utilisant l'email (comme auparavant), ou laisser n'importe qui se joindre sans avoir à les inviter manuellement.

Pour permettre à quiconque de se joindre à vous, cochez la case Les utilisateurs peuvent se joindre sans invitation.

Si vous utilisez le SSO et qu'une personne sans compte se connecte, un compte sera automatiquement créé pour elle et elle sera connectée.

Si vous autorisez l’option Se connecter avec l'adresse email et le mot de passe, les utilisateurs pourront créer un compte et rejoindre automatiquement votre espace de travail.

Configuration du SSO

L'application Android a été migrée du domaine clockify.me vers le sous-domaine app.clockify.me. Par conséquent, toutes les configurations SSO supportées par Clockify, doivent également contenir des liens vers app.clockify.me. Par exemple, dans la section URL de redirection ajoutez le lien https://app.clockify.me/login/android/oauth2 de fin https://clockify.me/login/android/oauth2 .

Clockify supporte tous les principaux fournisseurs d'identité SSO :

• SAML2 (Google, OneLogin, Okta, Azure, Rippling, JumpCloud)
• OAuth2 (Google, Azure, Okta)

Seul le propriétaire de l'espace de travail peut voir l'ongle Autorisation , gérer le sous-domaine, configurer le SSO et activer/désactiver le SSO.

Si vous souhaitez obliger tout le monde à se connecter avec le SSO, décochez la case Se connecter avec l'adresse email et le mot de passe. Une fois cette modification enregistrée, tous les mots de passe associés aux comptes de vos membres ne fonctionneront plus et il leur sera demandé d'utiliser le SSO.

Vous pouvez toujours modifier les informations ou supprimer la configuration (dans ce cas, les personnes devront se connecter à l'aide de l'email et du mot de passe).

Le propriétaire peut toujours se connecter en utilisant l'email et le mot de passe d'origine à l'adresse https://mysubdomain.clockify.me/login-owner

Pour ajouter l'État de relais par défaut, utilisez les paramètres ci-dessous.

Veillez à utiliser des guillemets droits au lieu des crochets, sinon cela ne fonctionnera pas.

Exemple d'état de relais par défaut :

{"location":"https://yourcompanysubdomain.clockify.me", "organizationName":"yourcompanysubdomain"}

SAML2 avec Okta

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Étape 1 : Création d'un sous-domaine dans Clockify

Pour plus d'informations à ce sujet, consultez la section Mise en place d'un sous-domaine personnalisé.

Étape 2 : Créer une application dans Okta

1. Naviguez vers Applications dans la barre latérale
2. Cliquez sur le bouton Créer une intégration d'application
3. Choisissez SAML 2.0 dans la modale
4. Cliquez sur Suivant

Créer l'intégration SAML

Dans le formulaire Paramètres généraux , entrez les informations suivantes et cliquez sur Suivant

• Nom de l'appli: ex. Clockify
• Logo: p. ex. télécharger le logo Clockify

Dans Configurer SAML , entrez les informations suivantes :

• URL d'authentification unique (ou ACS) : URL spécifique à laquelle les assertions SAML d'Okta doivent être envoyées (p. ex. https://global.api.clockify.me/auth/saml2)
• URI de l'audience (ID de l'entité dans votre application) : Identificateur unique de votre application personnalisée ; identique à l'ID de l'entité dans le champ d'authentification SAML (p. ex. https://yourcompanysubdomain.clockify.me)
• l'État de relais par défaut: Authentification initiée par l'IDP afin que les utilisateurs puissent se connecter à Clockify directement depuis le tableau de bord Okta

Exemple d'État de relais par défaut :

{"location":"https://yourcompanysubdomain.clockify.me", "organizationName":"yourcompanysubdomain"}

Veillez à mettre des guillemets droits au lieu des crochets, sinon cela ne fonctionnera pas.

Laissez tout le reste tel quel et cliquez sur Suivant.

Dans Feedback, cochez Je suis un client Okta qui ajoute une application interne et cliquez sur Terminer.

Vous devriez obtenir un écran qui ressemble à ceci :

Comme dernière étape de cette section, cliquez sur le bouton Afficher les instructions d’installation (voir la capture d'écran ci-dessus).

Dans Comment configurer SAML 2.0 pour l'application Clockify, vous obtiendrez la liste des données dont vous avez besoin pour configurer votre application Clockify.

Étape 3 : Ajouter la configuration SSO dans Clockify

Maintenant, dans Clockify, dans l'écran Authentification où vous avez créé votre sous-domaine :

1. Cliquez sur Configurer le SSO en bas de l'écran
2. Choisissez SAML2 comme type d'authentification
3. Choisissez Okta comme modèle IdP

Le formulaire d'authentication SAML2 apparaît :

Saisissez les éléments suivants :

• Id d’entité (URI d'audience dans Okta) : p. ex. https://yourcompanysubdomain.clockify.me
• Url de métadonnées:
  • Retournez sur Okta
  • Copiez le lien du fournisseur d'identité des métadonnées depuis la section Paramètres dans Okta
  • Sauvegardez-le en tant que fichier .xml et téléchargez-le sur Clockify
• SAML SSO URL : Copier/coller l'URL de l'authentification unique du fournisseur d'identité depuis Okta intitulé Comment configurer SAML 2.0 pour l'application Clockify

Par exemple :

https://okta.ops.clockify.me/app/dev05335506_clockifytempsaml2_1/exk4erumfseHaalgs5d7/sso/saml

• Avancé : Copier/coller le certificat X.509 depuis Okta

Enfin, votre écran dans Clockify devrait ressembler à quelque chose comme ceci :

et

Cliquez sur Terminer la configuration pour terminer le processus et activer la Connexion avec SAML2. En option, désactivez l'option Se connecter avec l'adresse email et le mot de passe.

Étape 4 : Attribuer l'application dans Okta

Dans Okta :

1. Naviguez vers Applications
2. Choisissez Clockify
3. Dans l'onglet Tâches, cliquez sur Attribuer
4. Choisissez Attribuer à des personnes/groupes en fonction des personnes de votre compte Okta à qui vous souhaitez donner accès à Clockify

Et c'est tout ! Vous et les utilisateurs de votre espace de travail pouvez maintenant vous connecter à votre espace de travail avec SAML2.

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SAML2 with Google

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Étape 1 : Création d'un sous-domaine dans Clockify

Pour plus d'informations, voir comment définir le sous-domaine.

Clockify : 

1. Naviguez jusqu'à l'onglet Authentication 
2. Choisissez Ajouter une configuration SSO
3. Choisissez SAML2 comme fournisseur d'identité dans la fenêtre Type d'authentification
4. Cliquez sur Suivant 
5. Choisissez Google comme modèle IdP

Étape 2 : Créer une application dans Google 

Google :

1. Créez un compte Google et accédez à la page Admin  
2. Choisissez Ajouter une application SAML personnalisée dans Ajouter une application
   
3. Insérer ce qui suit
   – Nom de l'appli: par ex. https://yourcompanysubdomain.clockify.me/
   – Description: par exemple Clockify SAML2 demo app
   – Icône de l'application: ajout facultatif d'une icône
   
4. Cliquez sur Continuer 
5. Vous accéderez à l'écran des détails du fournisseur d'identité de Google
   Côté Google :
   
6. Téléchargez l'URL des métadonnées IdP et téléchargez-la dans le champ Clockify/IdP Metadata URL
7. Copy l'URL SSO et collez-la dans le champ Login URL de Clockify
   Côté Clockify :
   
8. Cliquez sur Continuer
9. Vous accéderez aux Détails du fournisseur de services
10. Insérer ce qui suit :
    – ACS URL: Copiez/collez URL de réponse de Clockify, par exemple https://global.api.clockify.me/auth/saml2
    ID de l'entité : Identifiant unique de votre application personnalisée, par exemple Clockify
    – Start URL : Copiez/collez l'État de relais par défaut de Clockify, par ex. 

{“location”:”https://yourcompanysubdomain.clockify.me”,”organizationName”:”yourcompanysubdomain”, “appName”: “WEB”}

11.  Cliquez sur Continuer
12. Vous accédez à l'écran de Mappage des attributs
    
13. Cliquez sur Terminer pour terminer le processus

Maintenant que vous avez effectué toutes les étapes et créé l'application, ouvrez les paramètres de l'application et dans Statut du service , activez l'application pour tout le monde.

L'application que vous avez créée apparaîtra dans l'espace de travail Google pour tous les utilisateurs de cet espace de travail.   

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SAML2 avec Rippling

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Étape 1 : Création d'un sous-domaine dans Clockify

Pour plus d'informations à ce sujet, consultez la Configurer un sous-domaine personnalisé.

Étape 2 : Créer une application dans Rippling

1. Connectez-vous à Rippling en tant qu'administrateur
2. Sélectionnez Gestion informatique
3. Sélectionnez Application personnalisée
4. Donnez un nom descriptif à l'application, sélectionnez une catégorie et importez un logo
5. Vérifiez L'authentification unique (SAML) 
6. Cliquez sur Continuer
7. Confirmez que vous êtes l'administrateur de l'application

Une nouvelle page contenant des instructions SSO s'ouvre et vous pouvez passer à l'étape suivante. La page contient des Instructions de configuration SSO qui incluent le fichier XML de métadonnées IdP.

Téléchargez les métadonnées IDP de Rippling.

Étape 3 : Ajouter la configuration SSO dans Clockify

Dans la section Authentification dans laquelle vous avez créé votre sous-domaine :

1. Cliquez sur Ajouter une configuration SSO
2. Choisissez SAML2 comme type d'authentification et cliquez sur Suivant
3. Choisissez Rippling comme modèle IdP

Dans le formulaire d'authentification SAML2 qui s'affiche, saisissez les informations suivantes :

• l'ID de l'entité (ID d'entité du fournisseur de services dans Rippling): par ex. https://yourcompanysubdomain.clockify.me
• Url de métadonnées: importez le fichier XML des métadonnées IdP téléchargé à l'étape 2
• Url de connexion : Copiez/collez l'URL dess métadonnées de l'IdP à partir de Rippling

Cliquez sur Terminer la configuration pour terminer le processus et activer la Connexion avec SAML2. En option, désactivez l'option Se connecter avec l'adresse email et le mot de passe.

Étape 4 : Attribuer une application dans Rippling

Retournez sur Rippling :

Sur la page des instructions SSO, faites défiler vers le bas et entrez ce qui suit : 

• URL ACS : Copiez/collez l'URL de réponse de Clockify
• ID de l'entité du prestataire de services : Copiez/collez l'ID de l'entité à partir de Clockify 

1. Cliquez sur Passer à l'étape suivante 
2. Choisissez les Règles d'accès souhaitées
3. Choisissez l'Heure de mise à disposition souhaitée
4. Configurez le SSO pour les administrateurs si nécessaire 
5. Configurez les attributs de groupe si nécessaire
6. Cliquez sur Se connecter via Rippling si vous souhaitez vérifier la connexion entre les applis ou simplement sur Continuer

Et c'est tout ! Vous avez installé avec succès votre application dans rippling et vous et vos utilisateurs êtes maintenant en mesure de vous connecter à votre espace de travail avec SAML 2.0.

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SAML2 avec JumpCloud

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Étape 1 : Création d'un sous-domaine dans Clockify

Pour plus d'informations à ce sujet, consultez la Configurer un sous-domaine personnalisé.

Étape 2 : Ajouter la configuration SSO dans Clockify 

Dans la section Authentification dans laquelle vous avez créé votre sous-domaine :

1. Cliquez sur Ajouter une configuration SSO
2. Choisissez SAML2 comme type d'authentification et cliquez sur Suivant
3. Choisissez JumpCloud comme modèle IdP

Étape 3 : Créer une application dans JumpCloud

1. Naviguez vers Authentification unique (SSO) dans la barre latérale à gauche
2. Cliquez sur + pour ajouter une nouvelle application
3. Choisissez Application SAML personnalisée
4. Dans Information sur l'application entrez ce qui suit :

• Libellé d'affichage: Nom de l'application, par ex. Clockify
• Logo: p. ex. télécharger le logo Clockify

Dans l'onglet SSO, vous pouvez passer à l'étape suivante. La page contient les Instructions de configuration SSO qui incluent le fichier XML des métadonnées IdP. Téléchargez les métadonnées IDP de JumpCloud et sauvegardez-les pour plus tard.

Continuez en remplissant les champs suivants.

• ID de l'entité IdP: par ex. https://yourcompanysubdomain.clockify.me 
• ID de l'entité SP: Copiez/collez l'état du relais par défaut à partir de Clockify

Exemple d'état de relais par défaut :

{"location":"https://yourcompanysubdomain.clockify.me", "organizationName":"yourcompanysubdomain"}

Veillez à mettre des guillemets droits plutôt que des guillemets frisés, sinon cela ne fonctionnera pas.

• URL ACS URL: Copiez/collez l'URL de réponse de Clockify, p. ex. https://global.api.clockify.me/auth/saml2

5. Dans Mappage des attributs utilisateur ajoutez le mappage d'attributs Nom d'attribut du fournisseur de services vers Nom d'attribut de JumpCloud 
6. Cliquez sur Activer
7. Ouvrez l'application que vous avez créée
8. Cliquez sur l'onglet Certificat IDP Valide à gauche et téléchargez le certificat
9. Cliquez sur Enregistrer

Vous avez réussi à créer votre application dans JumpCloud. Vous pouvez maintenant décider quels utilisateurs de votre compte JumpCloud pourront accéder à Clockify et terminer la configuration dans Clockify.

Étape 4 : Terminez la configuration du SSO dans Clockify

1. Retournez sur Clockify
2. Dans Le formulaire d'authentification SAML2 entrez les informations suivantes :

• ID de l'entité IdP: par ex. https://yourcompanysubdomain.clockify.me
• Url de métadonnées: importez le fichier XML des métadonnées IdP téléchargé à l'étape 3
• IdP Url: Copiez/collez l'URL de l'IDP depuis JumpCloud
• Avancé: Copiez/collez le certificat IDP de JumpCloud

Cliquez sur Terminer la configuration pour terminer le processus et activer la Connexion avec SAML2. En option, désactivez l'option Se connecter avec l'adresse email et le mot de passe.

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Connexion Google

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Lorsque vous passez à un sous-domaine, la connexion Google par défaut cesse de fonctionner et vous devez la configurer manuellement pour continuer à l'utiliser.

La configuration de l'identifiant Google est simple et rapide.

Pour y arriver, vous devez disposer d'un compte G Suite ou Cloud Identity .

Vous devez configurer OAuth 2.0 dans votre compte Google, créer un projet et obtenir l'ID client OAuth 2.0 pour une application Web.

Dans Google Cloud Platform naviguez vers API & Services et choisissez Identifiants. Ouvrez le projet/l'application que vous avez créé et collez https://yoursubdomain.clockify.me/login sous URI de redirection autorisées.

Vous devez également ajouter les URIs suivants pour que la connexion OAuth fonctionne sur les applications mobiles Clockify :

• https://app.clockify.me/login
• https://app.clockify.me/login/android/oauth2
• https://app.clockify.me/login/ios/oauth2

Redirection régionale

If you’re using regional servers for hosting, these are the URLs available for regional redirection:

États-Unis (US)

• Android: https://use2.clockify.me/en/login/android/oauth2 
• iOS: https://use2.clockify.me/en/login/ios/oauth2

Australie (AU)

• Android: https://apse2.clockify.me/en/login/android/oauth2
• iOS: https://apse2.clockify.me/en/login/ios/oauth2

Europe (EU)

• Android: https://euc1.clockify.me/en/login/android/oauth2
• iOS: https://euc1.clockify.me/en/login/ios/oauth2 

Royaume-Uni (UK)

• Android: https://euw2.clockify.me/en/login/android/oauth2
• iOS: https://euw2.clockify.me/en/login/ios/oauth2

1. Dans Clockify, allez dans l'onglet Authentication et cliquez sur Configurer le SSO
2. Choisissez le type d'authentification OAuth2
3. Choisissez Google dans la fenêtre modale Modèles IdP Templates
4. Cliquez sur Suivant
5. Copiez/collez Client ID et Client Secret depuis votre Appli Google comme indiqué dans l'exemple ci-dessous (les champs de la section Avancé sont préremplis).

Votre écran dans Clockify devrait ressembler à ceci :

et

Cliquez sur Terminer la configuration pour achever le processus. Cochez la case Se connecter avec OAuth pour commencer à utiliser la connexion Google. Vous pouvez également obliger tout le monde à utiliser l'identité Google de votre entreprise pour se connecter en désactivant l'option Se connecter avec l'adresse email et le mot de passe.

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OAuth avec Microsoft Azure

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Vous pouvez connecter Azure à Clockify en configurant OAuth.

Étape 1 : Création d'un sous-domaine dans Clockify

Pour plus d'informations à ce sujet, consultez la section Mise en place d'un sous-domaine personnalisé.

Étape 2 : Ajouter la configuration SSO dans Clockify

1. Cliquez sur Configurer SSO
2. Choisissez OAuth2 comme type d'authentification
3. Choisissez Azure dans la fenêtre modale Modèles IdP
4. Copiez l'URL de redirection

Étape 3 : Enregistrer l'application dans AzureAD

1. Naviguez vers les Enregistrements d'applications
2. Cliquez sur Nouvelle inscription
3. Entrez les informations suivantes :
   • Info:
     • Nom: Clockify
     • Types de comptes supportésChoisissez ce que vous préférez ; dans notre cas, il s’agit de Comptes dans cet annuaire organisationnel uniquement (Annuaire par défaut seulement - monolocataire)
     • Rediriger l'URI: Collez ce que vous avez copié à l'étape 2 ; https://yourcompanysubdomain.clockify.me/login (cela peut aussi être : https://app.clockify.me/login/ios/oauth2 ou https://app.clockify.me/login/android/oauth2) et cliquez sur Enregistrer pour continuer

Vous devez également ajouter les URIs suivants pour que la connexion OAuth fonctionne sur les applications mobiles Clockify : https://app.clockify.me/login/ios/oauth2 et https://app.clockify.me/login/android/oauth2 

ou, si vous utilisez l'un des serveurs régionaux, vous devez ajouter l'une des URL régionales.

Étape 4 : Configuration (Clockify & Azure)

Configurer AzureAD : 

• Certificats et Secrets:
  • Choisissez Nouveau client secret
    • Description : Clockify
    • Expire : Jamais
  • Cliquez sur Ajouter
• Clé secrète client: Copiez/collez la valeur du client secret
• Autorisations API:
  • Ajouter une autorisation
    • Microsoft Graph
    • Vérifier l'openid dans les Autorisations déléguées
    • Ajouter des autorisations (vous pouvez également vérifier d'autres autorisations telles que l'email et le profil)
• Rafraîchissez la page
• Retournez à l'aperçu

Configurer Clockify :

• Authentification OAuth2:
  • Client Id: Allez dans Azure - Aperçu - Application (client) ID : copiez la valeur et collez-la dans Clockify
  • Clé secrète client: il devrait déjà être collé depuis les étapes précédentes (Certificats et Secrets)
  • ID de l’annuaire (locataire): Allez dans Azure - Aperçu - ID de l'annuaire (locataire) copiez la valeur et collez-la dans Clockify

Les champs de la section Avancé seront pré-remplis.

Votre écran dans Clockify devrait ressembler à ceci :

et

Cliquez sur Terminer la configuration pour terminer le processus. Cochez la case Se connecter avec OAuth (et désactivez éventuellement Se connecter avec l'adresse email et le mot de passe).

Vous pouvez également vous connecter à Azure à l'aide du protocole d'authentification SAML2, d'abord en ajoutant une application non répertoriée (sans galerie) à votre organisation Azure AD, puis en configurant une authentification unique basée sur SAML pour cette application sans galerie.

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OAuth avec Okta

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Étape 1 : Création d'un sous-domaine dans Clockify

Pour plus d'informations à ce sujet, consultez la section Mise en place d'un sous-domaine personnalisé.

Étape 2 : Créer une application dans Okta

1. Naviguez vers Applications dans la barre latérale
2. Cliquez sur le bouton Créer une intégration d'application
3. Choisissez OIDC - OpenID Connect dans la section Méthode de connexion
4. Choisissez l'application Web dans la section Type d'application
5. Cliquez sur Suivant

Créer l'intégration OIDC

Dans le formulaire Nouvelle intégration d'application Web, Paramètres généraux, entrez les informations suivantes et cliquez sur Enregistrer.

1. Nom de l'intégration d'application : p. ex. Clockify
2. Logo (facultatif) : p. ex. télécharger le logo Clockify
3. URIs de redirection de la connexion : Copier/coller l'URL de redirection (section Avancé) dans la configuration du SSO de Clockify

Vous devez également ajouter les URIs suivants pour que la connexion OAuth fonctionne sur les applications mobiles Clockify :

• https://app.clockify.me/login
• https://app.clockify.me/login/android/oauth2
• https://app.clockify.me/login/ios/oauth2

ou, si vous utilisez l'un des serveurs régionaux, vous devez ajouter l'une des URL régionales.

Ensuite, faites défiler l'écran vers le bas et, dans la section Affectations, cochez l'option Autoriser l'accès à tous les membres de votre organisation. Cliquez sur Enregistrer pour terminer l'action.

Vous devriez obtenir un écran qui ressemble à celui-ci :

Étape 3 : Ajouter la configuration SSO dans Clockify

Maintenant, dans Clockify, dans l'écran Authentification où vous avez créé votre sous-domaine :

1. Cliquez sur Configurer le SSO en bas de l'écran
2. Choisissez OAuth2 comme type d'authentification
3. Choisissez Okta comme modèle IdP
4. Cliquez sur Suivant

Dans le formulaire d'authentification OAuth, entrez les informations suivantes :

• ID du client: Généré dans Okta à l'étape précédente ; copiez-le depuis la section Informations d'identification du client .
• Clé secrète client: identique à l'ID du client ; copiez-le depuis la section Informations d'identification du client .
• Domaine Okta : Copiez depuis Okta, Paramètres généraux, champ Domaine Okta (Remarque : le domaine Okta nécessite un nom de domaine uniquement, par exemple : doamin_name.okta.com au lieu de : https://domain_name.okta.com)
• La section Avancée est pré-remplie (générée automatiquement)

L'écran devrait ressembler à ceci :

et

Étape 4 : Attribuer l'application dans Okta

Dans Okta :

1. Naviguez vers Applications
2. Choisissez Clockify
3. Dans l'onglet Tâches, cliquez sur Attribuer
4. Choisissez Attribuer à des personnes/groupes en fonction des personnes de votre compte Okta à qui vous souhaitez donner accès à Clockify

Dans Clockify, cliquez sur Terminer la configuration pour terminer le processus et activer la connexion avec OAuth. En option, vous pouvez désactiver la connexion avec l'email et le mot de passe.

Enfin, votre écran dans Clockify devrait ressembler à quelque chose comme ceci :

Et c'est tout ! Désormais, vous et les utilisateurs de votre espace de travail êtes en mesure de vous connecter à votre espace de travail avec OAuth.

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The post Single sign-on (SSO) appeared first on Clockify Help.

Vous pouvez activer des fonctionnalités supplémentaires en souscrivant à l'un de nos plans payants. Les prix sont calculés par siège utilisateur.

Avant de procéder à la mise à niveau, assurez-vous que vous êtes connecté à l'espace de travail dans lequel vous souhaitez bénéficier des fonctionnalités supplémentaires. Si vous avez plus d'un espace de travail, les fonctionnalités supplémentaires ne seront disponibles que dans l'espace de travail que vous avez décidé de mettre à niveau.

La mise à niveau est calculée en fonction du nombre d'utilisateurs actifs dans l'espace de travail, indépendamment des rôles des utilisateurs ou des fonctions qu'ils utiliseront.

Sièges utilisateur

Les sièges utilisateurs représentent le nombre d'utilisateurs actifs que vous pouvez avoir dans votre espace de travail.

Lorsque vous souscrivez pour la première fois à un plan payant, vous devez acheter un siège pour chaque utilisateur actif, et vous avez la possibilité d'acheter des sièges supplémentaires si vous prévoyez d'inviter d'autres utilisateurs par la suite.

Un utilisateur actif est un utilisateur de l'espace de travail, quel que soit son rôle et la fonctionnalité qu'il utilise.

Chaque fois que vous invitez quelqu'un à votre espace de travail (ou qu'il le rejoint automatiquement), il occupe un siège utilisateur. S'il n'y a plus de places disponibles, vous ne pourrez pas inviter d'utilisateurs et ils ne pourront pas rejoindre votre espace de travail.

Vous serez facturé à chaque cycle de facturation pour le nombre total de sièges utilisateurs dont vous disposez. Cela signifie que vous pouvez avoir plus de sièges utilisateurs que d'utilisateurs réels dans l'espace de travail et vous serez facturé pour tous les sièges utilisateurs, peu importe s'ils sont tous utilisés.

Vous n'avez besoin d'un siège que pour un utilisateur actif dans votre espace de travail. Cela signifie, par exemple, que si vous payez une licence annuelle pour un siège, vous pouvez avoir un utilisateur actif pendant quelques mois, puis le désactiver et inviter un autre utilisateur qui occupera son siège (chaque fois que vous désactivez un utilisateur, vous libérez le siège qu'il occupe).

Si vous avez le Kiosque actif, vous pouvez ajouter des utilisateurs limités, qui sont facturés séparément.

Ajoutez et supprimez des sièges d'utilisateurs

Seuls les propriétaires/administrateurs de l'espace de travail peuvent gérer les abonnements et ajouter ou supprimer des sièges utilisateurs.

Si vous avez utilisé tous les sièges utilisateur disponibles dans votre espace de travail, vous pouvez ajouter des utilisateurs en achetant des sièges utilisateur supplémentaires dans la section “Abonnement” de la barre latérale gauche.

La barre de progression de la section “Abonnement” fournit des informations sur le nombre de sièges utilisateur utilisés par rapport au nombre de sièges achetés. Cette barre de progression est également affichée sur la page “Équipe”, que vous utilisez pour inviter des utilisateurs, les définir comme inactifs ou les supprimer.

S'il y a des sièges utilisateurs disponibles dans l'espace de travail, la barre sera bleue, s'il n'y a plus de sièges disponibles, la barre sera rouge.

Des sièges supplémentaires peuvent être achetés à tout moment en sélectionnant l'option “Ajouter”.

L'option de suppression de sièges utilisateur ne s'affiche que si vous avez plus de sièges utilisateur disponibles que de sièges utilisés. En d'autres termes, seuls les sièges utilisateur non utilisés peuvent être supprimés.

En sélectionnant l'option “Supprimer” ou “Ajouter”, vous obtiendrez une fenêtre pop-up dans laquelle vous pourrez spécifier le nombre de sièges utilisateur à ajouter/supprimer.

Il n'y a pas de remboursement pour les sièges d'utilisateurs supprimés.

Si l'option d'auto-jointure est activée pour un sous-domaine, les nouveaux utilisateurs ne pourront s'inscrire que si des sièges sont disponibles.

Si tous les sièges sont occupés, les utilisateurs qui tentent de s'inscrire automatiquement recevront un message leur indiquant qu'il n'y a plus de sièges disponibles et qu'ils doivent contacter leur administrateur pour acheter des sièges supplémentaires. Les propriétaires/administrateurs recevront un email les informant que quelqu'un tente de rejoindre leur espace de travail mais qu'il n'y a pas de sièges disponibles.

Pour vous aider à gérer votre compte de manière proactive, Clockify informera également les propriétaires/administrateurs lorsque 90% ou plus des sièges utilisateurs sont utilisés et leur indiquera comment en acheter d'autres.

Processus de paiement

Lorsque vous souscrivez pour la première fois à un plan payant, vous devez suivre les trois étapes suivantes :

• Informations utilisateur : Choisissez le type de client et le pays ou l'état – cela peut avoir une incidence sur la devise et les options disponibles dans l'onglet Paiement
• Informations sur la facture: Remplissez les informations qui figureront sur la facture, telles que le nom de l'entreprise, l'adresse email, le type de taxe et l'identifiant fiscal si votre client est une entreprise ou une organisation.
• Informations sur le paiement: Saisissez toutes les informations relatives au paiement, y compris les informations concernant votre carte de crédit, et vérifiez nos conditions d'utilisation.

Une fois que vous aurez saisi votre carte de crédit et cliqué sur Effectuer le paiement, vous serez immédiatement débité et aurez accès aux fonctionnalités supplémentaires.

Actuellement, nous ne prenons en charge que les paiements par carte de crédit.

En fonction du pays ou de l'état sélectionné dans les Informations utilisateur, le coût de l'abonnement peut être calculé en USD, EUR ou CHF.

Le paiement est lié à l'espace de travail. Si vous avez plusieurs espaces de travail, vous pouvez choisir ceux pour lesquels vous souhaitez payer.

Le paiement est effectué en toute sécurité par Stripe. Nous ne conservons aucune information sur les cartes de crédit.

Votre abonnement est automatiquement renouvelé chaque mois, vous n'avez donc pas à craindre d'oublier de le renouveler et de désactiver ainsi certaines fonctionnalités (comme le verrouillage des feuilles de temps).

En général, nous ne proposons pas de remboursement, sauf en cas d'erreur du système. Dans ce cas, contactez notre service d'assistance à l'adresse support@clockify.me pour que nous puissions régler la situation.

Paiements échoués

Si votre abonnement est valide mais que, pour une raison quelconque, un paiement échoue, vous bénéficiez d'un délai de grâce de deux semaines (paiement en retard).

Pendant ce délai de grâce, vous pouvez vous rendre dans la section “Abonnement” et mettre à jour vos informations de paiement, et notre processeur de paiement tentera à nouveau d'effectuer le paiement.

À la fin de la période de grâce, vous serez rétrogradé vers le plan gratuit (vous ne perdrez aucune donnée, seulement l'accès aux fonctionnalités supplémentaires).

Paiement annuel

En plus de la facturation mensuelle, vous pouvez également payer annuellement. Si vous payez annuellement, vous bénéficiez d'une réduction de 20 %.

Vous pouvez passer à la facturation annuelle à tout moment à partir de votre section “Abonnement” (le lien pour le paiement annuel apparaît sur le côté gauche, sous votre plan actuel).

Lorsque vous passez de la facturation mensuelle à la facturation annuelle, vous serez immédiatement facturé au prorata (c'est-à-dire le prix annuel moins le calcul restant de votre plan actuel).

Si vous essayez de passer de l'abonnement mensuel à l'abonnement annuel depuis votre téléphone ou votre tablette et que vous ne voyez pas le lien dans la section “Abonnement”, rendez-vous sur la page Mise à niveau et vous verrez le lien de facturation annuelle à côté du mensuel.

Téléchargement des factures

Vous pouvez obtenir toutes vos factures en cliquant sur le bouton “Abonnement” dans la barre latérale, puis en passant à l'onglet “Factures”. Vous y trouverez des anciennes relevés de facturation où vous pourrez télécharger vos factures.

Passer à un plan supérieur

1. Cliquez sur le bouton “Abonnement” dans la barre latérale
2. Passez à l'onglet “Plans”
3. Choisissez le cycle de facturation (mensuel/annuel)
4. Cliquez sur Mise à niveau sous le plan que vous souhaitez
5. Confirmez la mise à niveau

Lors de la mise à niveau, vous serez immédiatement facturé au prorata du prix du nouveau plan pour le mois de facturation en cours.

Revenir à un plan inférieur

1. Cliquez sur le bouton “Abonnement” dans la barre latérale
2. Passez à l'onglet “Plans”
3. Cliquez sur le bouton "Rétrograder" sous le plan que vous souhaitez avoir
4. Confirmez l'action

Une bannière d'avertissement en haut du plan actuel indiquera que vous avez rétrogradé vers le plan au-dessus et une fois l'abonnement actuel terminé, le nouvel abonnement du plan inférieur commencera (c'est la même chose si vous passez d'un plan annuel à un plan mensuel).

Résiliation (du payant au gratuit)

Vous pouvez annuler votre abonnement en quelques secondes seulement, quand vous le souhaitez :

1. Cliquez sur le bouton “Abonnement” dans la barre latérale
2. Faites défiler jusqu'au bas de la page
3. Cliquez sur Annuler l'abonnement dans le coin inférieur droit, donnez votre avis et confirmez votre décision

Une fois que vous avez annulé :

• Aucun autre frais ne sera facturé
• Vous pourrez toujours télécharger toutes vos factures précédentes
• Vous pourrez continuer à utiliser les fonctionnalités supplémentaires jusqu'à la fin de la période payante
• Après la fin de la période payante, vous serez rétrogradé vers le plan gratuit
• Le passage au plan supérieur/la rétrogradation n'affecte pas les données, mais seulement l'accès aux fonctionnalités supplémentaires (les données sont conservées pour toujours, sauf si vous décidez de supprimer l'espace de travail ou votre compte)

Plan GRATUIT

• Suivi illimité
• Utilisateurs illimités
• Projets illimités
• Le mode kiosque
• Rapports
• Plusieurs devises
• Applications et intégrations de suivi du temps (sauf QuickBooks)
• Support
• API

Plan BASIC

$3.99 par utilisateur, par mois si vous passez au plan annuel
$4.99 par utilisateur et par mois si vous passez au plan mensuel

Le plan Basic permet aux utilisateurs de modifier facilement les données de leur compte et d'avoir un certain contrôle supplémentaire. Fonctions incluses dans ce plan :

• Toutes les fonctionnalités GRATUITES
• Ajouter du temps pour les autres
• Masquer le temps et les pages
• Champs obligatoires
• Modification en bloc
• Format décimal
• Audit de temps
• Personnalisez les rapports
• Modèles de projet
• Taux historiques
• Modifier les profils
• Importer les feuilles de temps
• PIN
• Pauses sur l'appli kiosque
• Pauses sur l'appli web

Plan STANDARD

$5.49 par utilisateur par mois si vous passez au plan annuel
$6.99 par utilisateur par mois si vous passez au plan mensuel

Le plan standard permet aux utilisateurs d'avoir plus de contrôle sur le compte et de gérer les utilisateurs plus facilement. Fonctionnalités disponibles dans ce plan :

• Toutes les fonctionnalités BASIC
• Congés
• Facturation
• Approbation du temps
• Verrouiller les feuilles de temps
• Objectifs et rappels
• Rôle de responsable
• Tarifs des tâches
• Arrondi du temps
• Intégration de QuickBooks
• Forcer le 2FA / MFA
• Personnaliser le kiosque
• Présence et heures supplémentaires

Plan PRO

$7.99 par utilisateur par mois si vous passez au plan annuel
$9.99 par utilisateur par mois si vous passez au plan mensuel

Le plan Pro est idéal pour les utilisateurs qui ont besoin de fonctionnalités plus avancées pour suivre la rentabilité des projets et la productivité des équipes. Fonctionnalités disponibles dans ce plan :

• Toutes les fonctionnalités STANDARD
• Planification
• Dépenses
• Coût et bénéfice de la main-d'œuvre
• Budget et estimations
• Champs personnalisés
• Champs d'utilisateur
• Rapports programmés
• Rapport des tâches
• Alertes
• Minuteur de force
• Suivi GPS
• Captures d'écran
• Prévisions
• Régions de données
• Attribuer une devise à un client

Plan ENTREPRISE

$11.99 per user per month if you upgrade to the annual plan
$14.99 per user per month if you upgrade to the monthly plan

Le plan Enterprise offre aux utilisateurs un contrôle total sur leur compte. Il inclut toutes les fonctionnalités disponibles dans Clockify, tous plans confondus.

• Toutes les fonctionnalités PRO
• Authentification unique (SSO)
• Sous-domaine personnalisé
• Gestion des comptes
• Journal d’audit

Utilisateurs de cartes émises en Inde - comment la réglementation RBI affecte-t-elle votre abonnement ?

A partir d'octobre 2021, si vous êtes titulaire d'une carte émise en Inde, vous devrez autoriser les commerçants (comme Clockify) à effectuer des prélèvements récurrents sur votre carte.

Cela a conduit à un nombre accru d'échecs de paiement pour nos utilisateurs ayant des cartes émises en Inde. Soyez assurés que Clockify a tout fait pour se conformer à cette réglementation.

En substance, vous devrez autoriser Clockify à percevoir des paiements récurrents. Avant le renouvellement de votre abonnement, vous recevrez un e-mail de notre part pour confirmer votre paiement.

Cet email est envoyé à l'adresse que vous avez laissée dans les informations de facturation de votre onglet Abonnement. Il vous suffit de confirmer le paiement et tout devrait aller bien à partir de là. Pour les paiements dont les frais récurrents sont supérieurs à 5,000 INR (~66 USD), vous devez autoriser chaque paiement récurrent.

Cela signifie qu'à chaque renouvellement de votre abonnement, vous recevrez un email de notre part pour confirmer le paiement et vous devrez le confirmer pour que le paiement soit effectué. 

Conseils utiles :

• vérifiez que vous utilisez une carte qui prend en charge l'AFA (si ce n'est pas le cas, vous pouvez modifier votre carte dans Abonnement > Informations de paiement)

• vérifiez si vous avez reçu un email pour autoriser le paiement

• contactez votre banque pour confirmer et autoriser le paiement

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Vous pouvez essayer toutes les fonctionnalités PRO gratuitement pendant 7 jours, sans carte de crédit.

Si vous avez besoin de plus de temps pour tester les options, vous pouvez nous contacter pour une extension d'essai ou une démo en direct.

Activation de la version d'essai

1. Connectez-vous à votre compte Clockify
2. Cliquez sur Mise à niveau dans la barre supérieure (ou suivez ce lien)
3. Cliquez sur Démarrer l'essai
4. Confirmez

L'essai ne peut être activé qu'une seule fois par espace de travail. De plus, si l'espace de travail a été mis à jour à un moment donné, la version d'essai n'apparaîtra pas.

Quand l'essai se termine

Lorsque la période d'essai est active, un compte à rebours s'affiche dans le coin supérieur gauche de Clockify, vous indiquant le nombre de jours restants.

Après l'expiration de la période d'essai, vous serez rétrogradé à la version GRATUITE.

All the data you’ve created and imported will remain, but the extra features will become disabled.

Par exemple, toutes les entrées de temps que vous avez importées seront conservées, ainsi que les dépenses que vous avez créées, mais vous ne pourrez plus y accéder (c'est-à-dire que les dépenses seront désactivées dans les paramètres de l'espace de travail).

Pour accéder aux fonctionnalités supplémentaires et aux données que vous avez utilisées, vous devrez mettre à niveau vote compte.

Si vous avez besoin de plus de temps pour tester, contactez-nous for the trial extension and we’d be glad to help.
In case you get the trial extension, your countdown timer will display a number of days for which your trial version has been extended.

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Vous pouvez choisir si les utilisateurs réguliers peuvent voir :

• Tous le temps et dépenses suivis: les utilisateurs réguliers seront en mesure de voir les entrées de temps faites par d'autres personnes sur chaque projet
• Seulement le temps et les dépenses sur les projets publics: regular users will be able to see the time entries and expenses made by other people on public projects
• Seulement leur propre temps et dépenses: les utilisateurs réguliers ne pourront voir que leurs propres entrées et dépenses

Vous pouvez également choisir si les utilisateurs peuvent accéder au Tableau de bord d'équipe et s'ils peuvent accéder à l'onglet Statut du projet (afin qu'ils puissent suivre l'avancement et le montant de l'estimation restant). Si les utilisateurs peuvent accéder à l'état du projet mais ne peuvent pas voir les taux facturables, ils ne pourront voir que l'avancement et tous les montants resteront cachés.

Ce paramètre n'affecte pas les chefs de projet. Les chefs de projet, même s'ils sont des utilisateurs réguliers, peuvent voir tout le temps suivi sur les projets pour lesquels ils ont le rôle de chef.

Vous pouvez en savoir plus sur qui peut faire et voir quoi ici.

Masquer les pages

En outre, vous pouvez masquer les pages “Projets”, “Équipe” et “Rapports” de la barre latérale des utilisateurs réguliers.

Masquer les pages affecte différemment les gestionnaires :

• Les chefs de projet pourront toujours voir les pages “Rapports” et “Projets”
• Les chefs d'équipe pourront toujours voir la page “Rapports”

The post Hide time & pages appeared first on Clockify Help.

L'ajout de temps pour les autres est une fonction supplémentaire, que vous pouvez activer une fois en mettant à niveau votre espace de travail vers l'un des plans payants.

Ajouter du temps dans la feuille de temps

Voici ce que vous devez faire pour ajouter/modifier du temps sur la feuille de temps d'un membre de votre équipe :

1. Accédez à la page Feuille de temps
2. Cliquez sur le bouton Collègues
3. Sélectionnez un collègue pour afficher sa feuille de temps (Actif, Inactif, Tous)
4. Choisissez un Projet ou une Tâche
5. Ajoutez/modifiez le temps pour ce collègue

Si vous ne voyez pas "Feuille de temps" dans la barre latérale, vous pouvez l'activer dans les paramètres.

Ajouter de temps dans le rapport détaillé

Si vous avez besoin d'être plus précis en ce qui concerne la saisie du temps, vous pouvez ajouter du temps au nom des membres de votre équipe directement à partir de la page des rapports détaillés, en quelques clics seulement.

Vous pouvez ajouter du temps pour un ou plusieurs utilisateurs à la fois.

1. Passez la souris sur “Rapports” dans la barre latérale et cliquez sur “Détaillés”
2. Cliquez sur le bouton Ajouter du temps pour les autres
3. Cliquez sur Sélectionner un utilisateur
4. Choisissez les membres ou les groupes pour lesquels vous souhaitez ajouter du temps
5. Entrez l'heure de début et de fin et choisissez une date
6. Cliquez sur Ajouter

Vous pouvez également ajouter une description, sélectionner un projet, ajouter des balises et choisir si l'entrée de temps est facturable ou non.

En plus d'ajouter du temps pour quelqu'un d'autre, vous pouvez également réattribuer des entrées à un utilisateur différent. Vous pouvez réattribuer les entrées une par une (en cliquant sur l'utilisateur de l'entrée et en choisissant une autre personne), ou en bloc à partir de l'écran de modification en bloc.

Les propriétaires ou les administrateurs de l'espace de travail peuvent ajouter ou modifier les entrées de temps d'une autre personne. Les chefs d'équipe peuvent effectuer ces actions si cette option est activée dans les paramètres de l'espace de travail. Les utilisateurs ordinaires ne peuvent modifier que leurs propres entrées de temps.

Ajouter l'heure dans le calendrier

1. Accédez à la page “Calendrier”
2. Cliquez sur le bouton "Collègues" et sélectionnez un collègue pour afficher son calendrier
3. Cliquez sur n'importe quel créneau horaire ouvert pour ajouter une entrée de temps
4. Cliquez et faites glisser vers le haut ou vers le bas pour créer une entrée de temps pour le créneau horaire souhaité

The post Add time for others appeared first on Clockify Help.

La modification en bloc est une fonctionnalité supplémentaire,que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers l'un des plans payants.

Mise à jour de plusieurs entrées d'heures

1. Accédez au rapport détaillé
2. Cochez les cases des entrées de temps que vous souhaitez mettre à jour
3. Une fois la sélection effectuée, cliquez sur Modification en bloc en haut du tableau
4. Sélectionnez les propriétés que vous souhaitez mettre à jour et définissez les nouvelles valeurs
5. Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour toutes les entrées de temps sélectionnées avec les nouvelles valeurs

Lorsque vous ajoutez des balises aux entrées de temps, vous pouvez choisir d'ajouter les nouvelles balises à celles qui existent déjà ou de les écraser

Avant de procéder à la modification, vous pouvez filtrer les saisies de temps que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquer sur la case à cocher supérieure pour sélectionner toutes les saisies de temps filtrées en un seul clic.

Mise à jour de plusieurs projets

1. Accédez à la page “Projets”
2. Cochez les cases des projets que vous souhaitez mettre à jour
3. Une fois la sélection effectuée, cliquez sur Modification en bloc en haut
4. Sélectionnez les propriétés que vous souhaitez mettre à jour et définissez les nouvelles valeurs
5. Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour tous les projets sélectionnés avec les nouvelles valeurs

Lorsque vous ajoutez des membres à des projets, vous pouvez choisir d'ajouter les nouveaux membres à la liste des membres existants ou les remplacer.

Conseil : avant de modifier, vous pouvez filtrer le projet que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquer sur la case à cocher supérieure pour sélectionner tous les projets filtrés en un seul clic.

Supprimer des tâches sur plusieurs projets

Vous pouvez également utiliser une option d'édition en bloc pour supprimer des tâches sur plusieurs projets. Cette option vous permet de gagner du temps et d'améliorer votre efficacité. 

Pour supprimer des tâches :

• Accédez à la page “Projets”
• Cochez les cases des projets que vous souhaitez supprimer
• Une fois sélectionnés, cliquez sur Modifier en bloc
• Dans la fenêtre Modification en bloc cochez l'option Tâche
• Choisissez l'option Remplacer l'existant
• Cliquez sur Enregistrer

Tapez SUPPRIMER dans la fenêtre de confirmation et cliquez sur Enregistrer pour confirmer l'action.

Mise à jour des paramètres de suivi du temps de plusieurs membres

1. Allez sur la page “Équipe”
2. Dans l'onglet “Membres”, sélectionnez les membres de l'équipe dont vous souhaitez mettre à jour les paramètres
3. Une fois la sélection effectuée, cliquez sur Modification en bloc en haut
4. Sélectionnez les propriétés que vous souhaitez mettre à jour et définissez les nouvelles valeurs
5. Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour tous les membres sélectionnés avec les nouvelles valeurs

Seuls les administrateurs et les propriétaires peuvent effectuer cette action.

La modification en bloc des utilisateurs peut être effectuée sur n'importe quel plan payant. Cependant, si vous êtes sur un plan PRO et que vous disposez donc de champs personnalisés et d'un taux de coût, vous serez en mesure de voir et de modifier ces propriétés.

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Les audits peuvent être menés aussi bien par les administrateurs que par les utilisateurs réguliers :

• L'administrateur peut trouver toutes les entrées incorrectes dans l'ensemble de l'espace de travail en un seul clic et les corriger
• Les membres de l'équipe peuvent trouver leurs saisies incomplètes en un clic et les corriger

L'audit de temps est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers l'un des plans payants.

Pour enregistrer et analyser les modifications apportées aux saisies des temps (par exemple, qui a modifié l'heure de début, supprimé la saisie, etc.), vous pouvez utiliser le Journal d'audit.

Quand utiliser l'audit de temps

• Lorsque vous êtes au milieu de quelque chose, vous voulez simplement lancer un minuteur et ajouter un projet/catégoriser la saisie plus tard.
• Lorsque vous devez ranger les feuilles de temps avant de facturer les clients et que vous devez retrouver les entrées que votre équipe a oublié de classer par catégorie.
• Lorsque vous retrouvez les saisies de temps que vous avez fait par accident (moins d'une minute ou plus de 8 heures) afin de les supprimer.

Utilisation de l'audit de temps

1. Accédez au rapport détaillé
2. Cliquez sur le menu déroulant “Audit de temps”
3. Sélectionnez le type de saisie que vous souhaitez trouver (sans projet/tâche, durée inconnue)
4. Modifiez directement les saisies de temps (ajouter un projet/tâche, supprimer, déterminer la durée)

Vous pouvez aussi utiliser des filtres en plus de l'audit.

Lorsque vous sélectionnez Durée suspicieuse, vous pouvez définir la durée qui rend une durée suspicieuse. Pour effacer le filtre d'audit, cliquez sur Effacer tout.

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Les champs obligatoires sont une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant en niveau votre espace de travail vers l'un des plans payants.

Comment activer les champs obligatoires

Sur la page des paramètres de l'espace de travail, les administrateurs peuvent définir quels champs d'une saisie des temps sont obligatoires avant que la saisie des temps puisse être créée.

Vous pouvez rendre obligatoire les champs suivants :

• Projet
• Tâche
• Balise
• Description

When the task is a required field, projects that don’t have tasks don’t show up in the project picker.

Comment ça marche

Par exemple, si vous cochez projet et balises comme requis :

• Personne ne peut ajouter une entrée de temps sans un projet et une balise (pas même les admins)
• Le minuteur peut être lancé mais ne peut pas être arrêté tant que vous n'avez pas ajouté un projet et une balise
• La feuille de temps ne vous permet pas d'ajouter du temps sans sélectionner une balise

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La mise à jour des taux historiques est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez utiliser en mettant à niveau votre espace de travail vers l'un des plans payants.

Lorsque vous modifiez un taux horaire, vous pouvez y ajouter le nouveau taux :

• Ajoutez uniquement aux nouvelles saisies de temps (par exemple, quelqu'un a reçu une augmentation ou vous avez augmenté le prix à partir d'aujourd'hui).
• Ajoutez aux saisies à partir d'une date spécifique (par exemple, vous avez conclu un accord pour augmenter le taux à partir de mai 2022)
• Ajoutez à toutes les saisies d'heures précédentes et futures (par exemple, l'ancien taux était erroné)

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Le format décimal est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers l'un de nos plans payants.

Activation du format décimal

Pour activer le format décimal, allez dans les paramètres de l'espace de travail et sous Format de la durée sélectionnez Décimal (h.hh).

Une fois que le format décimal est activé :

• La durée sera affichée au format décimal partout dans l'interface (suivi, rapports, etc.)
• La durée dans les exportations de rapports PDF sera au format décimal
• Les cellules de la feuille de temps (ainsi que les autres entrées de durée) interpréteront un chiffre unique comme une heure (par exemple, si vous tapez 1, cela sera considéré comme 1h)

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La personnalisation des exportations est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail à niveau vers l'un de nos plans payants.

Paramètres d'exportation

Pour choisir les colonnes que vous souhaitez exporter en CSV, Excel ou PDF :

1. Accédez à un rapport
2. Cliquez sur “Exporter”
3. Choisissez Personnaliser
4. Sélectionnez les informations que vous souhaitez obtenir lorsque vous exportez en CSV/Excel/PDF
5. Enregistrer
6. Chaque rapport que vous exportez à partir de maintenant ne contiendra que les données sélectionnées

Cette personnalisation fonctionne sur une base par utilisateur, et est mémorisée au fil des sessions. Si vous décidez que vous avez besoin d'une colonne, vous pouvez toujours la réactiver.

Vous pouvez ajouter un texte personnalisé dans le pied de page du rapport PDF en cochant l'option “Notes” et en saisissant le texte. Toutes les exportations PDF pour ce type de rapport auront ce texte jusqu'à ce que vous désactivez la note.

Vous pouvez également obtenir une colonne distincte pour chaque groupe d'utilisateurs dans CSV/Excel si vous activez l'option Groupe dans les paramètres d'exportation du rapport détaillé.

Rapports de marque

Des rapports PDF exportés avec le logo de votre entreprise.

Téléchargez simplement le logo de votre entreprise dans les paramètres de votre espace de travail et votre logo sera inclus dans chaque PDF que vous exporterez, et Créé avec Clockify n'apparaîtra plus dans le pied de page du PDF.

Les rapports personnalisés sont une fonction supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers l'un des plans payants. Vous pouvez essayer cette fonction gratuitement en activant la version d'essai gratuit (aucune carte de crédit requise).

Nom sur le rapport imprimé

Si vous avez besoin d'afficher un texte personnalisé en haut du rapport (par exemple, au lieu du Raport résumé), partagez le rapport puis ouvrez le lien et exportez le PDF.

Proportion du logo

Lorsque vous choisissez le logo à télécharger, n'oubliez pas :

• Les logos carrés (rapport 1:1) conviennent le mieux
• Un logo dont la largeur est supérieure à la hauteur (3:1) apparaîtra plus grand
• Un logo dont la hauteur est supérieure à la largeur (1:3) apparaîtra plus petit

The post Customize report exports appeared first on Clockify Help.

Plan gratuit

Les utilisateurs du plan gratuit peuvent uniquement exporter des projets sans personnalisation. Les données exportées de cette manière comprennent le nom du projet, le client, si le projet est privé ou public, s'il est facturable, les tâches, etc. 

Plan Basic et Standard

Les utilisateurs des plans Basic et Standard peuvent personnaliser l'exportation. Outre les détails du projet, ils peuvent également exporter des champs personnalisés s'il y en a. 

Plan Pro et Entreprise 

Les utilisateurs des plans Pro et Enterprise peuvent choisir d'exporter les heures suivies, le budget estimé et restant, le surplus, les estimations récurrentes ou le taux de coût.
Si les options Dépenses et Activer le taux de coût sont activées, il y aura des cases à cocher supplémentaires dans les fenêtres d'exportation personnalisées (dépenses, dépenses facturables et non facturables et taux de coût). 

Si l'utilisateur passe à un plan inférieur ou gratuit, les paramètres et configurations disponibles sur le plan payant/ inférieur ne seront plus disponibles.

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L'importation créera tous les projets, tâches, clients, balises et entrées de temps nécessaires - tout ce que vous avez à faire est de fournir le fichier.

L'importation de temps est une fonction supplémentaire, que vous pouvez activer en passant à un plan payant. Si vous n'avez pas d'abonnement, seuls les projets, les clients et les tâches seront importés.

Étapes de l'importation

1. Accédez aux paramètres de l'espace de travail
2. Choisissez Importation
3. Préparez et téléchargez le fichier CSV (vous pouvez exporter le CSV du rapport détaillé dans Clockify pour voir à quoi devrait ressembler le fichier)
4. Clockify analysera combien d'entrées seront importées (et combien de nouveaux projets ou tâches seront créés s'il en manque)
5. Vérifiez les informations et cliquez sur Démarrer l'importation

Exemple de fichier CSV

Vous pouvez exporter le CSV d'un rapport détaillé dans Clockify pour voir à quoi doit ressembler le fichier,

Télécharger un exemple de fichier CSV

Project,Client,Description,Task,Email,Tags,Billable,Start Date,Start Time,Duration (h)
PTO,Sol-Tech,Time off,Vacation,james.white@gmail.com,,No,08/31/2019,9:00 AM,8:00
GS-100 Administration,Global Solutions,Feature development,Development,dale.the.knight@gmail.com,,Yes,08/31/2019,9:00 AM,8:00
CT-200 Banking app,California Tech,Troubleshooting,Support,ethel.rose.parker@gmail.com,,Yes,08/30/2019,4:00 PM,1:00
CT-200 Banking app,California Tech,Wireframing,Design,yvonne.gardner.ivy@gmail.com,,Yes,08/30/2019,3:00 PM,2:00
GS-100 Administration,Global Solutions,Answering tickets,Support,ethel.rose.parker@gmail.com,€,Yes,08/30/2019,2:00 PM,2:00

Formats de temps

Assurez-vous que les formats (heure, durée, date) du fichier CSV et de votre compte correspondent.

Par exemple, si l'heure de début dans votre fichier CSV est 1:00PM, mais que votre compte indique 13:00, l'importation échouera. Vous devrez soit modifier l'heure dans le CSV en la remplaçant par 13:00, soit aller dans les paramètres de votre profil et changer le format de l'heure en 24 heures.

• Format de la durée – vous pouvez le modifier dans les paramètres de l'espace de travail (hh:mm:ss, h:mm, h.hh)
• Format de date – vous pouvez le modifier dans les paramètres du profil (DD/MM/YYYY, MM-DD-YYYY, etc.)
• Format de temps – vous pouvez le modifier dans les paramètres du profil (12 heures, 24 heures)

Limites maximales de caractères

• Description : 3,000
• Tâche : 1,000
• Projet : 250
• Client: 100
• Balise : 100

Remarques

• Seuls les administrateurs peuvent importer des entrées de temps
• You can perform an import action for an unlimited number of times, but the file size is limited to 1MB.
• You can import time only for users on your workspace (active, inactive, or invited). User’s email in Clockify and their email in the CSV file have to match.
• Les membres limités (users without email) are currently not supported.
• Champs obligatoires pour l'importation de temps : email, date de début, heure de début, durée
• Champs facultatifs pour l'importation de temps : facturable, description, projet, tâche, client, balise (si un champ obligatoire est activé, il est également requis dans le CSV)
• Si vous ne regroupez pas les projets par client, vous devez renommer la colonne "client" dans le fichier CSV en conséquence.
• La durée dans le fichier CSV doit correspondre au Format de la durée sélectionné dans les paramètres de l'espace de travail (hh:mm:ss ou h:mm).
• Les valeurs des colonnes Heure de début et Date de début du fichier CSV doivent correspondre aux formats de début et de date définis dans vos paramètres du profil.
• La date de fin et l'heure de fin sont calculées automatiquement en fonction de l'heure de début et de la durée.
• Les entrées horaires sont importées en fonction du fuseau horaire de la personne qui effectue l'importation.
• Si vous ne spécifiez pas le statut facturable d'une entrée, il sera hérité de son projet
• Les taux horaires sont hérités selon la hiérarchie.

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Les modèles de projet sont une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en  mettant à niveau votre espace de travail vers l'un des plans payants.

Créer un modèle

Voici comment vous pouvez créer un projet en tant que modèle :

1. Accédez à la page des Projets
2. Cliquez sur trois points near the project’s name
3. Sélectionnez Définir comme modèle

Vous pouvez définir un nombre illimité de modèles

Si un utilisateur d'un modèle de projet n'a pas encore de compte, il n'aura pas accès aux projets créés à partir de ce modèle.

Créer un projet à partir d'un modèle

Maintenant que vous avez défini un modèle de projet, vous pouvez l'utiliser pour créer de nouveaux projets.

1. Accédez à la page des Projets
2. Cliquez sur le bouton Créer un nouveau projet dans le coin supérieur droit
3. Cliquez sur le champ Aucun modèle
4. Choisissez votre modèle dans la liste déroulante
5. Cliquez sur Créer

Suppression d'un modèle

Si vous ne voulez plus qu'un certain projet sert de modèle, vous pouvez facilement le supprimer en tant que modèle.

1. Accédez à la page des Projets
2. Cliquez sur trois points near the project’s name
3. Sélectionnez Ne pas utiliser comme modèle

Si vous archivez un certain projet qui sert de modèle, ce n'est pas grave, il sera toujours proposé comme modèle jusqu'à ce que vous le supprimiez manuellement.

Les utilisateurs réguliers ne peuvent pas créer de nouveaux modèles ou supprimer des modèles existants. En outre, seuls les utilisateurs réguliers affectés au projet privé enregistré comme modèle peuvent utiliser ce modèle.

Modifier un modèle

Si vous modifiez un projet qui a été enregistré comme modèle, les projets créés à partir de ce modèle ne seront pas modifiés.
Seuls les nouveaux projets créés à partir du modèle modifié reflèteront les changements.

The post Project templates appeared first on Clockify Help.

Le code PIN est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre compte vers un plan PAYANT

Activation du code PIN

Lorsque vous créez ou modifiez un kiosque, vous devez activer la case à cocher "PIN requis". Si vous ne le faites pas, tout le monde peut sélectionner le profil de n'importe qui et pointer à sa place.

Chaque kiosque est également doté d'un PIN universel qui vous permet de pointer pour n'importe qui sur le kiosque (sauf l'administrateur).

Par exemple, vous pouvez communiquer ce code PIN universel à un chef d'équipe afin qu'il puisse pointer pour d'autres personnes si nécessaire.

Saisie du code PIN

Chaque personne reçoit automatiquement un code PIN personnel.

Lorsqu'un employé ouvre un kiosque, il sélectionne son profil et entre son code PIN personnel pour pointer.

Une personne peut également saisir le code PIN universel de ce kiosque (si vous le connaissez), qui remplace le code PIN personnel d'un employé.

Vous ne pouvez pas vous connecter au profil de l'administrateur avec le code PIN universel.

Gestion des codes PIN

Pour voir les codes PIN de tous les utilisateurs d'un kiosque :

1. Accédez à la page “Kiosques”
2. Cliquez sur les trois points à côté d'un kiosque
3. Cliquez sur “Exporter les attributaires”
4. Ouvrez le fichier CSV pour voir toutes les personnes assignées à un kiosque et leurs codes PIN

Pour modifier le code PIN personnel d'une personne :

1. Allez sur la page “Équipe”
2. Cliquez sur les trois points à côté d'une personne
3. Cliquez sur “Modifier le code PIN”
4. Cliquez sur “Générer” (ou entrez le code PIN manuellement)
5. Cliquez sur “Enregistrer”

Pour modifier le code PIN universel d'un kiosque :

1. Accédez à la page “Kiosques”
2. Cliquez sur les trois points à côté d'un kiosque
3. Assurez-vous que l'option “Exiger un code PIN” est activée
4. Cliquez sur “Générer” ou entrez le code PIN universel personnalisé
5. Cliquez sur “Enregistrer”

Code PIN oublié

Si vous avez oublié votre code PIN, vous pouvez cliquer sur le lien Code PIN oublié.

Confirmez l'action et les administrateurs recevront un email pour qu'ils puissent vous aider.

Exigences relatives au code PIN

• Un utilisateur ordinaire ne peut pas avoir le même code PIN qu'un administrateur.
• Chaque kiosque a un code PIN universel unique.
• Un administrateur ne peut pas avoir le même code PIN qu'un code PIN universel sur un kiosque.
• Tous les codes PIN ne peuvent pas avoir les mêmes quatre chiffres (par exemple 1111).

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Ils peuvent commencer ou terminer leurs pauses en utilisant votre terminal kiosque.

Plus tard, dans les rapports, les administrateurs et les responsables peuvent voir quand chaque employé était en pause et pendant combien de temps.

Les pauses sont une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant votre compte à niveau vers un plan payant.

Les administrateurs peuvent activer les pauses dans les paramètres de l'espace de travail.

Début d'une pause

1. Accédez au kiosque
2. Sélectionnez votre profil
3. Saisissez votre code PIN (si nécessaire)
4. Choisissez Début de la pause

Si vous avez pointé et commencez une pause, vous serez automatiquement déconnecté et un minuteur pour la pause démarrera immédiatement.

Les personnes qui sont en pause auront un point orange à côté de leur nom sur la liste.

Le Tableau de bord de l'équipe indique aussi qui a pointé et qui est en pause dans l'application web.

Fin d'une pause

1. Accédez au kiosque
2. Sélectionnez votre profil
3. Saisissez votre code PIN (si nécessaire)
4. Choisissez Fin de la pause

Lorsque vous terminez une pause, vous êtes automatiquement pointé à nouveau (le minuteur de la pause se termine et un nouveau minuteur de pointage démarre).

Rapports sur les pauses

Vous pouvez distinguer les saisies de pause des saisies de travail habituelles :

• Dans le suivi du temps, le rapport détaillé et l'approbation, une saisie de pause aura une balise grise "Pause"
• Dans le calendrier, une saisie de pause sera représentée par une icône de tasse à café
• Dans la feuille de temps, une nouvelle ligne indique toutes les pauses résumées

Vous pouvez définir dans les paramètres du kiosque à quel projet/tâche le temps de pause sera comptabilisé :

1. Allez à la page des kiosques
2. Cliquez sur les trois points à côté d'un kiosque
3. Choisissez un projet/une tâche par défaut pour la pause
4. Enregistrez le kiosque et tous les temps de pause seront suivis pour le projet/la tâche sélectionné

Please note that you can change the default project/task break for one or multiple kiosks, if you’re a member of multiple kiosks. If you click a continue icon on a break entry (via Time Tracker or Calendar), a timer for a new break entry will start running.

Sur la feuille de temps, vous pouvez modifier les pauses ou les copier de la semaine précédente ou via un modèle.

Dans le rapport détaillé et le suivi du temps, les saisies de pause peuvent être modifiées de la même manière que les autres saisies de temps. Vous pouvez aussi les inclure dans les factures si elles sont facturables.

Vous pouvez filtrer les rapports par statut de pause et de non-pause dans le filtre “Statut”.

Vous pouvez voir le statut de pause de chaque saisie dans l'exportation du rapport détaillé (Excel, CSV).

Il n'est pas possible de supprimer la balise pause d'une saisie.

Si vous devez créer manuellement une entrée de pause, dupliquez une entrée existante et modifiez ses informations (par exemple, l'heure de début et de fin, l'utilisateur, etc.) Si vous la dupliquez alors que la fonction "Pause" est désactivée, une entrée normale sera créée à la place.

Si vous ne bénéficiez plus d'un plan payant, la fonctionnalité “Pause” sera désactivée, mais les saisies de temps de pause effectuées à ce moment-là resteront visibles, mais non modifiables.

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This is an extra feature available on any paid subscription plan.

Suivi des pauses

1. Naviguez vers le Suivi du temps dans la barre latérale
2. Sélectionnez le Mode pause dans le menu déroulant à droite
3. Démarrer la Pause

La saisie de la pause fonctionne comme toute autre saisie de temps. Le minuteur fonctionne jusqu'à ce que vous l'arrêtiez, la favicon bleue indiquant que la pause est en cours. Également, l'onglet affiche le temps écoulé.

Lorsque vous êtes prêt à mettre fin à votre pause, cliquez sur le bouton Arrêter la pause ou appuyez sur ch sur le clavier.
Si vous souhaitez prolonger la pause, cliquez sur le bouton de lecture de l'entrée de la pause que vous avez arrêtée. 

Gestion des pauses

Les entrées de pause peuvent être distinguées des entrées de temps régulières sur le Rapport détaillé. 
Les administrateurs et les propriétaires d'espaces de travail peuvent convertir les entrées de temps régulières en entrées de pause en cliquant sur les trois points à côté de l'entrée et en sélectionnant l'option Marquer comme pause. L'inverse peut être fait et une pause peut être transformée en une entrée de temps régulière en cliquant sur les trois points et en choisissant l'option Marquer comme non-pause.
Lors de l'exportation d'un rapport détaillé, vous pouvez personnaliser l'exportation afin d'inclure les saisies de pause. Si vous décidez de les inclure, un fichier CSV ou Excel comportera une colonne supplémentaire indiquant si l'entrée est une pause ou non. 

Si des saisies de pause sont créées pour le projet qui a déjà des saisies régulières, la ligne marquée par (pause) sera dupliquée sur la page de la feuille de temps sera dupliquée. Ici, vous pourrez ajouter des saisies de pause pour ce projet.  

Sur la page Calendrier les entrées de pause sont marquées d'une icône de tasse.

Au moment de la facturation, seules les pauses facturables seront importées. 

Les pauses sont également calculées dans l'onglet Prévisions ce qui permet de s'assurer que la planification future tient compte des pauses. 

Dans la procédure d’approbation, les entrées de pause sont incluses et calculées dans le temps soumis. Elles sont également visibles dans le tableau, à côté des autres entrées de temps.

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Le verrouillage des feuilles de temps est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Entreprise.

Verrouillage des feuilles de temps

1. Ouvrez les paramètres dans la barre latérale gauche
2. Passez à l'onglet Autorisations.
3. Activez le bouton Verrouiller les entrées
4. Spécifiez une date avant laquelle toutes les entrées de temps seront verrouillées
5. Les changements seront automatiquement sauvegardés lors de la sélection de la date ou du basculement du bouton Verrouiller les entrées

Lorsque les entrées sont verrouillées avant, par exemple, le 15 avril, cela signifie que les utilisateurs habituels ne pourront pas :

• Modifier les entrées de temps portant la date du 14 avril ou une date antérieure
• Ajouter de nouvelles entrées de temps portant la date du 14 avril ou une date antérieure

Le verrouillage des feuilles de temps n'affecte pas les administrateurs. Les administrateurs peuvent toujours modifier et ajouter du temps dans la période verrouillée.

Pour déverrouiller, remettez le commutateur en place, et chacun pourra modifier toutes ses entrées de temps et en ajouter de nouvelles à la date de son choix.

Si vous verrouillez les feuilles de temps chaque mois et que vous avez des utilisateurs dans plusieurs fuseaux horaires, vous devez régler le verrouillage au 2 de chaque mois. Si vous le réglez au 1er du mois, votre équipe qui se trouve dans le fuseau horaire le plus éloigné ne pourra pas saisir les dates du dernier jour du mois précédent en raison du décalage horaire.

Verrouillage automatique

Activez le verrouillage automatique et la date de verrouillage sera mise à jour automatiquement chaque jour, semaine ou mois afin que vous n'ayez plus à le faire manuellement.

Comment configurer le verrouillage automatique

1. Allez dans les paramètres de l'espace de travail et passez à l'onglet "Autorisations"
2. Activez la fonction de Mise à jour automatique de la date de verrouillage
3. Sélectionnez la fréquence de verrouillage (hebdomadaire, mensuelle, supérieure à x jours/semaines/mois)

Lorsque vous sélectionnez l'option hebdomadaire, vous devez choisir deux jours : le jour où la date de verrouillage sera mise à jour (par exemple, le mercredi) et le premier jour de la semaine dans votre entreprise (par exemple, le lundi). Ainsi, lorsqu'une nouvelle semaine commence (le lundi), votre équipe peut encore ajouter ses heures manquantes de la semaine précédente avant que cette semaine ne soit verrouillée (ce qui se produit le mercredi).

Lorsque le verrouillage automatique est activé, vous ne pourrez pas définir manuellement une date de verrouillage.

Lorsque vous définissez une date de verrouillage supérieure à 1 jour, cela signifie qu'à chaque fin de journée, la date de verrouillage sera automatiquement mise à jour afin que les utilisateurs ne puissent pas modifier leurs heures de la veille.

Le verrouillage quotidien est mis à jour chaque jour à minuit, en utilisant le fuseau horaire du propriétaire de l'espace de travail.

Si vous verrouillez les feuilles de temps mensuellement et que vous avez des utilisateurs dans plusieurs fuseaux horaires, vous devez régler le verrouillage automatique au 2 de chaque mois - sinon, votre équipe qui se trouve dans le fuseau horaire le plus tardif ne pourra pas saisir de dates pour le dernier jour du mois.

Verrouillage de l'horaire d'aujourd'hui

Vous ne pouvez pas verrouiller les dates actuelles ou futures.

Pour empêcher les personnes d'ajouter manuellement de l'heure pour aujourd'hui ou pour le futur (ou de modifier l'heure de début/fin de leurs entrées), vous devez activer le Minuteur de force.

Verrouillage des dépenses

Si vous utilisez des dépenses, n'oubliez pas que le verrouillage de la date affecte également les dépenses, ce qui signifie que les utilisateurs réguliers ne pourront pas ajouter ou modifier des dépenses pour des dates verrouillées.

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Toutes les feuilles de temps approuvées sont définitivement verrouillées. Même les responsables ne peuvent pas modifier le temps approuvé, du moins pas sans laisser une trace écrite permanente.

L'approbation du temps est une fonction supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Entreprise.

Pour utiliser l'approbation du temps, vous devez d'abord l'activer dans les paramètres de l'espace de travail.

Soumettre le temps suivi

Les utilisateurs peuvent soumettre leur temps à la fois via le suivi du temps et la feuille de temps.

Dans le suivi du temps, vous pouvez cliquer sur Soumettre sous la semaine ou le mois approprié, et tout le temps suivi de cette semaine ou de ce mois seront soumis à approbation. Dans la feuille de temps, vous pouvez cliquer sur le bouton Soumettre en bas de page.

Vous pouvez toujours modifier vos feuilles de temps lorsqu'elles sont en attente d'approbation. Les modifications apportées aux feuilles de temps en attente sont automatiquement reflétées et affichées lors de l'approbation du temps suivi.

En cas d'erreur, vous pouvez retirer la soumission en cliquant sur X sur la balise en attente. Si vous retirez la feuille de temps en attente, la demande d'approbation disparaîtra, et vous pourrez soumettre à nouveau la feuille de temps lorsque vous serez prêt.

Si vous avez une semaine approuvée, vous pouvez ajouter de nouvelles heures (à condition que les dates ne soient pas verrouillées) mais vous devrez soumettre les nouvelles heures en soumettant à nouveau la semaine entière pour approbation.

Vous pouvez soumettre des feuilles de temps même si les dates sont verrouillées (mais vous ne pouvez pas modifier le temps).

Une fois les saisies approuvées, elles deviennent définitivement verrouillées et vous ne pouvez plus les modifier.

L'administrateur peut soumettre une feuille de temps pour n'importe quel utilisateur et le chef d'équipe pour ses membres, via la page Approbations >onglet "Non soumis" lorsque vous cliquez sur les trois points (la demande d'approbation aura l'info qui a soumis la feuille de temps et quand).
En outre, le propriétaire, l'administrateur et le chef d'équipe peuvent voir le nombre d'heures de congé approuvées dont dispose un utilisateur dans la colonne Congés.

Soumettre le temps suivi (appli mobile)

Vous pouvez aussi soumettre des heures en utilisant l'application mobile (iOS et Android):

1. Ouvrez le suivi du temps ou la feuille de temps
2. Naviguez jusqu'à la semaine que vous souhaitez soumettre
3. Cliquez sur SOUMETTRE
4. Vérifiez et confirmez en cliquant sur SOUMETTRE

Toutes les semaines ou tous les mois soumis auront l'étiquette EN ATTENTE à côté d'eux. Pour retirer la soumission, tapez sur l'étiquette en attente, puis sur “Retirer”.

Toutes les semaines ou tous les mois soumis auront l'étiquette APPROUVÉ à côté d'eux et les saisies auront la croix approuvée. Vous ne pouvez pas modifier le temps approuvé. Mais vous pouvez ajouter de nouvelles saisies de temps (si la période n'est pas verrouillée) et les soumettre à une nouvelle approbation.

Approuver le temps suivi

Les administrateurs peuvent approuver et rejeter le temps soumis à partir de la page Approbations (disponible dans la barre latérale).
Chaque demande d'approbation contient, en haut de la page, les informations relatives à celui qui a soumis la demande et à la date à laquelle la demande a été soumise.

Lorsqu'une feuille de temps est en attente d'approbation, vous verrez un point orange comme indicateur dans la barre latérale.

L'onglet “En attente” énumère les feuilles de temps qui sont en attente d'approbation. Vous pouvez approuver toutes les demandes en même temps ou les filtrer par utilisateur ou par groupe.

Si un membre de l'équipe a un chef d'équipe, les administrateurs peuvent cliquer sur Rappeler pour approuver pour envoyer un rappel par email à chaque chef d'équipe pour qu'il approuve la feuille de temps de ses membres.

Pour consulter la feuille de temps complète, cliquez sur la demande pour la voir plus en détail.

Pour rejeter une demande, ouvrez la demande, cliquez sur le bouton “Rejeter” dans le coin en haut à droite et laissez une note. La demande d'approbation sera supprimée, l'étiquette en attente sera retirée et l'utilisateur recevra un email contenant la note.

Si un membre qui a soumis une feuille de temps a des saisies de temps erronées, vous pouvez soit rejeter toute sa feuille de temps (et lui demander de corriger la saisie et de la soumettre à nouveau) ; ou vous pouvez aller dans le Rapport détaillé et corriger manuellement l'erreur vous-même (possible seulement si vous êtes administrateur, ou son chef d'équipe et que vous avez l'autorisation de modifier le temps d'autres personnes).

Une fois que vous avez approuvé le temps, les saisies de temps sont verrouillées définitivement et même les administrateurs ne peuvent pas les modifier.

Si vous facturez du temps après approbation et que vous souhaitez marquer ce qui a été facturé, vous pouvez les importer dans une factures et les saisies de temps approuvées obtiendront automatiquement une balise "facturé" afin que vous puissiez voir ce qui a été facturé et filtrer les rapports selon le statut.

Veuillez noter que, si l'heure de début et l'heure de fin comprennent une période de nuit, un nombre en exposant figure à côté de l'heure de fin, indiquant le nombre de jours supplémentaires couverts par la saisie des entrées de temps.

Modifier une demande de temps en attente

Les administrateurs peuvent modifier les demandes en attente d'un autre utilisateur directement à partir de la page En attente dans les Approbations.
À moins que les entrées de temps ne soient verrouillées, les chefs d'équipe peuvent éditer les demandes en attente de leur équipe.

Pour modifier une demande en cours :

1. Allez à la page Approbations
2. Dans l'onglet En attente sélectionnez la feuille de temps soumise
3. Cliquez sur l'icône du stylo d'édition à côté de la saisie des temps
4. Dans la fenêtre Modifier la saisie des temps, vous pouvez modifier les éléments suivants :
   • Heure et date
   • Description
   • Projet
   • Facturation
   • Dupliquer/supprimer l'entrée

Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur ENREGISTRER pour terminer l'action.

Approbation du responsable

Outre les administrateurs, les chefs d'équipe peuvent aussi approuver les feuilles de temps des utilisateurs qu'ils gèrent.

1. Allez à la page Équipe
2. Cliquez sur l'onglet + Rôle pour la personne que vous souhaitez nommer responsable
3. Cochez “Responsable de l'équipe”
4. Sélectionnez les utilisateurs pour lesquels ils peuvent consulter et approuver les feuilles de temps
5. Sauvegarder les changements

Une fois qu'une personne a un rôle de Chef d'équipe elle peut voir “Approbation” dans la barre latérale et elle peut voir uniquement les demandes d'approbation de ses membres et les approuver ou les rejeter.

Approuver les dépenses

L'administrateur ou le chef d'équipe peut approuver, rejeter ou modifier les dépenses soumises à partir de la page Approbations . Comme pour l'approbation du temps, si une dépense est en attente d'approbation, vous verrez un point orange comme indicateur dans la barre latérale.

Si vous souhaitez soumettre l'approbation des Dépenses dans la page Approbations :

1. Accédez à la page des Approbations dans la barre latérale à droite
2. Cliquez sur le bouton Non soumis .
3. Voici la liste de toutes les Approbations des dépenses non soumises avec le Nom du membre de l'équipe, le temps total, nombre d'heures de congé approuvées et le montant total des dépenses

Ils sont regroupés selon la période. Si vous en agrandissez une et cliquez sur les dépenses non soumises, vous serez redirigé vers la page de la feuille de temps avec toutes les saisies de temps qui peuvent être soumises. 

4. Cliquez sur le bouton SOUMETTRE POUR APPROBATION
5. La modale de confirmation apparaît
6. Cliquez sur SOUMETTRE pour confirmer l'action

Une fois que la dépense a été approuvée, elle ne peut être modifiée en aucune façon.

Modifier les dépenses en attente

Les administrateurs peuvent modifier les dépenses d'autres utilisateurs directement à partir de la page En attente dans les Approbations.
Les chefs d'équipe peuvent modifier les demandes en attente de leur équipe, à moins que les dépenses de temps ne soient verrouillées.

Pour modifier une dépense en attente :

1. Allez à la page Approbations
2. Dans l'onglet En attente sélectionnez la feuille de temps soumise
3. Cliquez sur l'icône du stylo d'édition à côté de la saisie des temps
4. Dans la fenêtre Modifier les dépenses, vous pouvez modifier les éléments suivants :
   • Date
   • Projet
   • Catégorie
   • Montant
   • Facturation
   • Ajouter/supprimer un reçu
   • Demande de suppression

Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur ENREGISTRER pour terminer l'action.

Trouver les utilisateurs qui ont oublié de soumettre leurs heures

Les administrateurs et les chefs d'équipe (pour les membres de leur équipe) peuvent vérifier si les utilisateurs ont ajouté leurs entrées de temps au cours de la semaine et envoyer des rappels aux utilisateurs qui n'ont pas suivi le temps ou soumis leurs feuilles de temps. 

Cette fonctionnalité fait partie de la fonction Approbations et est disponible pour les utilisateurs dont l'option Approbations est activée.

Les utilisateurs qui n'ont pas enregistré leur temps au cours de la semaine sont affichés dans l'onglet Non soumis. Les utilisateurs Inactifs et Limités ne sont pas affichés dans cette liste.   

Pour voir qui n'a pas soumis son temps (utilisateurs qui ont rempli la feuille de temps mais ont oublié de la soumettre) :

1. Allez dans Approbations > onglet Non soumis
2. Les utilisateurs dont le temps n'a pas été approuvé apparaîtront (vous pouvez cliquer sur le temps pour voir leur feuille de temps)
3. Naviguez entre les semaines et filtrez par utilisateur ou groupe
4. Cliquez sur Rappeler de soumettre pour envoyer un rappel par email à tous les utilisateurs que vous voyez dans le tableau
5. Vous pouvez aussi soumettre la feuille de temps de l'utilisateur en cliquant sur les trois points, puis sur Soumettre

Pour voir qui n'a AUCUN temps approuvé (les utilisateurs qui ont oublié de remplir et de soumettre des feuilles de temps) :

1. Allez au rapport hebdomadaire
2. Rapport de groupe par utilisateur
3. Sélectionnez la semaine que vous souhaitez réviser
4. Choisissez le filtre Statut > Approuvé et appliquez le filtre
5. Cliquez sur Afficher les utilisateurs sans heures
6. Les utilisateurs avec 0 heures indiquent qu'ils n'ont pas d'heures approuvées

ou

1. Allez à la page Approbations
2. Sélectionnez l'onglet Non soumis
3. Cliquez sur Afficher les utilisateurs sans temps
4. Cliquez sur Rappeler d'enregistrer et de soumettre (le bouton est disponible s'il y a au moins un utilisateur dont le temps n'a pas été suivi)
5. Une fenêtre modale apparaît avec une liste de tous les utilisateurs qui recevront le rappel
6. Cliquez sur Envoyez des emails de pour terminer l'action

Résultat :

• Les utilisateurs qui n'ont pas soumis de feuille de temps reçoivent un email de rappel pour soumettre leur feuille de temps
• Les utilisateurs dont le temps n'a pas été suivi reçoivent un rappel pour enregistrer leur temps et soumettre leur feuille de temps

Corriger les feuilles de temps

Le temps approuvé est définitivement verrouillé. Il ne peut pas être modifié, même si vous désactivez les approbations ou si vous passez à une version inférieure.

Les utilisateurs réguliers peuvent ajouter de nouvelles heures à leur période approuvée, tant que les dates ne sont pas verrouillées. S'ils ajoutent du temps, ils devront soumettre à nouveau ce temps pour approbation, auquel cas le responsable pourra approuver ou rejeter que le temps récemment ajouté (le temps précédemment approuvé reste).

S'il y a eu une erreur et que vous devez modifier le temps approuvé :

1. En tant qu'administrateur, allez dans Approbation > onglet Approuvé
2. Trouvez la période qui doit être corrigée
3. Cliquez sur la demande d'approbation pour ouvrir ses détails
4.  Cliquez sur Retirer l'approbation dans le coin supérieur droit
5. Laissez une note détaillant ce qui n'allait pas, pourquoi et ce qui doit être modifié
6. Cliquez sur “Retirer”

Une fois l'approbation retirée, toutes les saisies de temps approuvées par cette demande deviendront modifiables par les admins dans le rapport détaillé (plus par leurs propriétaires, si les dates ne sont pas verrouillées). L'utilisateur et tous les administrateurs recevront l’email qui contient la note.

Lorsque le temps devient non approuvé, une copie permanente de toutes les saisies de temps précédemment approuvées (ainsi que leurs taux horaires d'origine) sera créée dans l'onglet Retiré à des fins d'audit, afin que vous ayez toujours une trace écrite de tous les changements.

Notifications

• Lorsqu'une feuille de temps est en attente d'approbation, l'élément “Approbations” de la barre latérale comporte un point orange
• Lorsque la feuille de temps est soumise, le responsable de l'équipe de l'utilisateur reçoit un email
• Lorsque la feuille de temps est approuvée, l'utilisateur recevra un email
• Lorsque la feuille de temps est rejetée, l'utilisateur reçoit un email avec la note
• Lorsque l'approbation est retirée, l'utilisateur et tous les administrateurs reçoivent un email

Remarque: Si vous êtes administrateur et souhaitez recevoir une notification par email lorsqu'un utilisateur soumet sa feuille de temps, vous devez avoir le rôle de responsable d'équipe pour les utilisateurs que vous gérez (vous serez donc à la fois administrateur et responsable d'équipe pour certains utilisateurs).

Vous pouvez envoyer des rappels par email à la fois aux utilisateurs pour qu'ils soumettent leurs feuilles de temps non soumises, et aux responsables pour qu'ils approuvent les feuilles de temps des membres de leur équipe.

The post Approval appeared first on Clockify Help.

La modification du profil est une fonctionnalité supplémentaire que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers l'un des plans payants. Seuls les propriétaires et les administrateurs de l'espace de travail peuvent l'effectuer.

Pour modifier le profil d'une personne :

1. Allez sur la page Équipe
2. Cliquez sur les trois points à côté de la personne.
3. Cliquez sur Modifier le profil
4. Effectuez les changements (nom, email, photo de profil, début de semaine, capacité et jours ouvrables).
5. Sauvegarder les changements

If you change their email, user will have to confirm the new email first and then the email will be changed.

Les changements de nom, d'email, de photo de profil, de début de semaine et de jours ouvrables sont envoyés par email à l'utilisateur lorsque les changements sont enregistrés.

Si vous avez activé champs utilisateurs actifs (par exemple, l'ID de l'employé, le département...), vous pouvez les modifier dans le profil.

Vous ne pouvez pas modifier le profil si un utilisateur :

• possède plus d'un espace de travail
• est inactif
• n'a pas encore accepté votre invitation à créer un espace de travail
• a le rôle de propriétaire

Toutefois, veuillez noter que la capacité journalière et les jours ouvrables peuvent être modifiés quel que soit le nombre d'espaces de travail dont dispose l'utilisateur.

Si un utilisateur possède un espace de travail dont il n'a pas besoin, il devra le quitter :

1. Ouvrez le sélecteur d'espace de travail en cliquant sur le nom de l'espace de travail dans le coin supérieur gauche
2. Si l'espace de travail de votre entreprise n'est pas actif, cliquez dessus pour l'activer
3. Ouvrez à nouveau le sélecteur d'espace de travail
4. Cliquez sur Gérer
5. Cliquez sur l'onglet Quitter ou Supprimer à côté de l'espace de travail dont vous n'avez pas besoin
6. Confirmez l'action

The post Edit profiles appeared first on Clockify Help.

• Chef de projet : peut voir tout le temps suivi sur ses projets, et modifier tout ce qui concerne ses projets (par exemple, définir des estimations, ajouter des tâches, gérer l'accès aux projets, etc.)
• Chef d'équipe : peut voir tout le temps suivi des membres et groupes de son équipe, modifier le temps de son équipe (si activé), et approuver les feuilles de temps soumises

La fonctionnalité Masquer la page affecte également les responsables. Les responsables peuvent toujours voir les rapports, et le chef de projet peut voir la page des projets.

Le rôle de chef d'équipe est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Entreprise.

Donner des droits de responsable

Pour faire de quelqu'un un responsable :

1. Allez sur la page “Équipe”
2. Cliquez sur +Rôle à côté de l'utilisateur dont vous souhaitez faire un responsable
3. Cochez si vous souhaitez qu'il gère des projets ou des membres de l'équipe
4. Sélectionnez les projets/membres qu'il doit gérer
5. Cliquez sur “Enregistrer”

Il est également possible de donner à quelqu'un le rôle de Chef de projet sur la page des projets lorsque vous cliquez sur l'onglet d’accès à un projet.

Les chefs d'équipe reçoivent des notifications par email lorsque leurs membres soumettent une feuille de temps pour approbation, demandent des congés, enregistrent trop de temps, etc.

Si vous avez le rôle d'administrateur et que vous souhaitez recevoir des notifications par email pour certains membres, vous devez vous attribuer le rôle de chef d'équipe pour ces utilisateurs (vous avez donc le rôle d'administrateur et de chef d'équipe).

Les chefs d'équipe peuvent également modifier les entrées de temps des membres de leur équipe si vous l'activez dans les paramètres de l'espace de travail (onglet Autorisations > Qui peut modifier le temps pour les autres : Admins et chefs d'équipe).

Vous pouvez également attribuer des groupes à un chef d'équipe. Cela facilite l'administration car vous pouvez simplement attribuer un groupe au chef d'équipe, et lorsqu'une nouvelle personne rejoint Clockify, il suffit de l'ajouter au groupe et le chef d'équipe obtiendra automatiquement des droits de gestion pour elle.

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Les responsables et les administrateurs peuvent également recevoir un email chaque jour/semaine/mois de toutes les personnes qui ont oublié de suivre leur temps ou si elles ont suivi plus que leur objectif.

Les objectifs et les rappels sont une fonction supplémentaire, que vous pouvez activer passant au plan Standard, Pro, ou Entreprise.

Il existe également des rappels Vous avez oublié de lancer le minuteur, que vous pouvez activer dans les applications de suivi du temps (application de bureau et extension de navigateur, fonction gratuite).

Mise en place des rappels de la feuille de temps

1. Accédez à l'onglet Équipe > Rappels
2. Indiquez le nombre d'heures cible (quotidien/hebdomadaire/mensuel) que les membres de votre équipe doivent suivre
3. Indiquez quand les rappels seront envoyés (lorsqu'ils ont suivi PLUS ou MOINS d'heures que le nombre cible)
4. Cliquez sur “Ajouter”

Lorsque les membres de l'équipe sélectionnés n'atteignent pas leurs objectifs ou les dépassent, Clockify leur envoie automatiquement un email :

• Si vous avez choisi Jour, , les membres de l'équipe recevront l'email de rappel le jour suivant (vous pouvez choisir des jours ouvrables pour les personnes qui doivent remplir leurs objectifs)
• Si vous avez défini le paramètre “Semaine”, les membres de l'équipe recevront l'email de rappel le premier jour de la semaine suivante (le premier jour de la semaine dépend du paramètre personnel La semaine commence le de chaque utilisateur). Si vous définissez le lundi comme votre premier jour et que mon premier jour de travail est le mercredi, et que vous définissez un rappel hebdomadaire pour moi, le rappel commencera à compter à partir du mercredi (mon premier jour). Un rappel reprendra toujours les informations de l'utilisateur. Vous pouvez demander aux utilisateurs de définir le même jour, la même heure et le même fuseau horaire, si cela est possible.
• Si vous avez défini un Mois, les membres de l'équipe recevront l'email de rappel le premier jour du mois suivant.

Les utilisateurs qui n'ont pas vérifié leur adresse email ne recevront pas de rappels.

Vous pouvez ajouter plusieurs rappels pour un utilisateur ou un groupe (par exemple, 7h par jour minimum, mais 40h par semaine et 150h par mois).

Attribuez votre équipe à des Groupes d'utilisateurs afin de pouvoir choisir plusieurs personnes en même temps au lieu de les sélectionner une par une.

Si un utilisateur est en congé ou en vacances ce jour-là, il ne recevra pas de rappel.

Emails pour les admins et les responsables

Si vous souhaitez recevoir un email lorsque quelqu'un oublie d'enregistrer son temps ou qu'il enregistre trop de temps, cliquez sur l'option Eux d'un rappel, et sélectionnez qui doit également recevoir l'email (admin, chef d’équipe).

• Le responsable et les administrateurs reçoivent un email une fois par jour/semaine/mois pour tous ceux qui sont en dessous ou au-dessus de leur objectif
• Tous les admins reçoivent des emails, tandis que les chefs d'équipe uniquement pour les membres de leur équipe
• Admins and managers receive an email according to their personal Day starts and Timezone settings

Modification des rappels

Pour modifier un rappel, il suffit de cliquer sur la section en surbrillance (utilisateurs, heures, etc.).

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La tarification des tâches est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Entreprise.

Taux horaire des tâches

Pour saisir des taux sur les tâches, vous devez d'abord activer les taux sur les tâches dans les paramètres de l'espace de travail.

Une fois les taux de tâches activés, tous les projets auront une nouvelle colonne Taux facturable sur leur page "Tâches". Si vous avez activé les taux de coût, le Taux de coût apparaîtra également.

Le taux de la tâche a priorité sur le taux facturable par défaut du projet, et le taux d'un membre du projet a priorité sur le taux de la tâche (s'il existe). Vous pouvez en savoir plus sur la hiérarchie des taux horaires ici.

Seuls les administrateurs peuvent définir les taux, ainsi que les chefs de projet si l'option Qui peut voir les taux facturables dans les paramètres de l'espace de travail est définie sur tout le monde.

Statut facturable de la tâche

Pour indiquer quelles tâches sont facturables et quelles tâches ne le sont pas, activez les tâches facturables et non facturables dans les paramètres de l'espace de travail.

Une fois que le statut facturable pour les tâches est activé, tous les projets auront une nouvelle colonne Facturable sur leur page des tâches.

Pour marquer les tâches comme facturables, définissez leur statut de facturation sur Oui, et toutes les nouvelles saisies de temps pour cette tâche seront définies comme facturables.

Si le projet est marqué comme facturable, toutes les nouvelles tâches seront définies comme facturables par défaut.

Toute personne ayant accès au projet peut voir le statut facturable des tâches, et les chefs de projet peuvent le modifier.

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Par exemple, vous pouvez arrondir le temps à la minute entière la plus proche dans les rapports afin de ne pas être distrait par les secondes lorsque vous consultez un rapport. Vous pouvez aussi arrondir le temps aux 6 minutes les plus proches et les exporter pour que toutes les entrées de temps s'affichent sous la forme d'un chiffre rond avec une seule décimale.

L'arrondissement du temps est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan payant Standard, Pro ou Entreprise.

Activation de l'arrondissement

Pour arrondir les saisies de temps, allez dans n'importe quel rapport et activez le bouton d'arrondi.

Pour choisir une autre option d'arrondi, cliquez sur la liste déroulante à côté de “Arrondissement” et choisissez “Paramètres”.

L'arrondissement est appliqué à chaque saisie de temps. L'arrondissement n'affecte que les rapports, ce qui signifie que les valeurs arrondies ne seront affichées que dans les rapports et les exportations.

Les effets de l'arrondissement lorsqu'il est activé

L'arrondissement du temps n'affecte que les rapports et peut être activé ou désactivé comme vous le souhaitez.

• Calcul de la durée: Clockify va d'abord arrondir la durée de chaque saisie de temps, puis les additionner.
• Exportation: les durées et les valeurs seront également arrondies dans l'exportation.
• Revenus calculés: lors du calcul de la valeur de vos heures facturables, Clockify prend les saisies de temps arrondies.
• Rapport détaillé: vous ne pouvez pas modifier les saisies de temps dans le rapport détaillé lorsque l'arrondi est activé.

L'arrondissement du temps ne modifie pas les données, mais seulement leur affichage, qui peut toujours être activé ou désactivé. Si vous avez réglé l'arrondissement à la minute la plus proche, votre entrée de temps 00:10:56 sera affichée comme 00:11:00 une fois que vous aurez activé l'arrondi. Et elle redeviendra 00:10:56 lorsque vous désactiverez l'arrondissement.

Options d'arrondissement

Vous pouvez définir l'intervalle d'arrondissement et la manière dont vous souhaitez arrondir les saisies de temps dans les paramètres de votre espace de travail :

• Arrondir à la valeur inférieure (par exemple, si l'intervalle est fixé à 30 minutes, une entrée de 1 à 29 minutes apparaîtra dans les rapports comme 0 minute)
• Arrondir à la valeur supérieure (par exemple, si l'intervalle est fixé à 30 minutes, une entrée de 1 à 29 minutes apparaîtra dans les rapports comme 30 minutes)
• Arrondir à la valeur la plus proche (par exemple : si l'intervalle est fixé à 30 minutes, une entrée de 1 à 14 minutes apparaîtra dans les rapports comme 0 minute, et une entrée de 16 à 29 minutes comme 30 minutes)

Si votre format de durée est défini sur hh : mm dans les paramètres de votre espace de travail, l'entrée du temps sera arrondie à la minute supérieure. Par exemple, si vous avez suivi 0 heure, 1 minute et 15 secondes (00:01:15), l'entrée sera affichée comme 0 heure et 2 minutes (00:02). Cela ne fait pas partie de la fonction d'arrondissement du temps et vous pouvez modifier le format de la durée dans les paramètres de l'espace de travail sur n'importe quel plan, y compris le plan gratuit.

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Créez des factures pour les clients en fonction du temps suivi, et marquez les entrées comme facturées pour ne pas facturer deux fois les clients.

La facturation est une fonction supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Entreprise.

Créer des factures

1. Activez la facturation dans les paramètres de l'espace de travail
2. Accédez à la page Factures dans la barre latérale
3. Cliquez sur Créer une facture
4. Choisissez le client
5. Modifiez la devise, le numéro de facture et les dates d'émission et d'échéance (si nécessaire)
6. Cliquez sur Créer
7. Ajoutez manuellement des éléments à la facture ou importez votre temps suivi
8. Téléchargez le PDF

Vous pouvez indiquer le sujet de la facture dans le champ Objet (qui apparaîtra en haut de la facture), et vous pouvez saisir des informations supplémentaires dans les champs Remarques (qui apparaîtront à la fin de la facture).

Vous pouvez également dupliquer une facture existante pour en créer rapidement une nouvelle avec toutes les mêmes informations que vous pouvez ensuite modifier (toute entrée de temps importée ne reportera pas sa dépendance).

Le champ Facturé par contient le nom, l'adresse et le logo des paramètres de votre espace de travail, tandis que le champ Facturé à contient l'adresse du client (vous pouvez modifier l'adresse du client en allant sur la page “Clients” et en cliquant sur l'icône de modification d'un client).

Vous pouvez ajouter d'autres contacts Facturé par dans les paramètres de la page des factures. Une fois que vous aurez ajouté d'autres contacts, vous pourrez les choisir dans la liste déroulante “Facture” de n'importe quelle facture.

Gestion des factures

Pour gérer une facture de quelque manière que ce soit, cliquez sur les trois points, puis choisissez une action dans le menu déroulant Actions situé dans le coin supérieur droit et choisissez l'une des actions suivantes :

• Voir toutes vos factures
• Filtrer les factures par statut
• Marquer les factures comme Envoyées, Payées, Annulées
• Modifier, supprimer, changer le statut d'une facture
• Télécharger les dépenses

Si vous choisissez l'option Enregistrer les paiements, une fenêtre modale Enregistrer le paiement s'affiche avec les champs Date (date du jour) et Montant (montant impayé) pré-remplis.
Vous pouvez modifier la Date, Montant, ou ajouter une Remarque. Saisissez le montant de la facture dans le champ Montant que vous souhaitez marquer comme Payées.
Après avoir cliqué sur Enregistrer, la facture sera marquée comme Payée – si vous avez saisi un montant total, ou Partiellement payée – si vous avez saisi une valeur inférieure au montant de la facture.

Amount is displayed in currency assigned to client.

Avec une facture partiellement payée, vous pouvez voir tous les paiements précédemment facturés.

Si la date d'échéance d'une facture Envoyée est dépassée, la facture prend automatiquement le statut En retard.
Si le statut est modifié en Non envoyée, tous les paiements précédemment traités sont supprimés. 

Les factures dont le montant est 0, ou dont le montant et négatif, peuvent être marquées comme Payées. Toutes les autres factures doivent être traitées par le biais de l'enregistrement du paiement.

Les factures ayant le statut suivant ne peuvent pas être modifiées :

• Partiellement payées
• Entièrement payées
• Annulées    

Pour pouvoir être éditées, les factures payées doivent être marquées comme Non envoyées ou Envoyées.

Pour filtrer les factures par Statut, Date d'émission, Client, ID, Facture du contact, et Montant choisissez un filtre en haut de la page Factures et cliquez sur Filtrer.

Vous pouvez également ajouter des Taxes et Remises à chaque facture. Il suffit de cliquer sur ce que vous souhaitez ajouter, d'entrer le nombre, et il sera ajouté à la facture sous la forme d'un pourcentage. La remise est appliquée au sous-total de la facture, puis la taxe est appliquée au résultat final.

Si vous utilisez la Taxe 2, vous pouvez choisir son mode de calcul en allant sur la page > Paramètres > Onglet Défauts,puis en cliquant sur Ajouter une deuxième taxe pour obtenir les options Mode d'imposition (ce paramètre est appliqué à toutes vos factures) :

• Simple – les deux taxes sont appliquées sur le total (par exemple, si le sous-total est de 100 $, la taxe1 de 10 % est de 10 $, la taxe2 de 10 % est de 10 $ et le total est de 120 $).
• Composé – la deuxième taxe est appliquée au montant taxé (par exemple, si le sous-total est de 100 $, la taxe 1 de 10 % est de 10 $, la taxe 2 de 10 % est de 11 $ et le total est de 121 $).

Les administrateur peuvent accéder à la page "Factures". Vous pouvez autoriser des membres spécifiques à les voir et à les gérer dans les paramètres de l'espace de travail, dans la section Qui peut gérer les factures.

Facturation des heures de suivi

1. Ouvrez la facture et cliquez sur Importer le temps
2. Choisissez les projets que vous souhaitez facturer pour ce client
3. Choisissez la période à partir de laquelle vous souhaitez facturer les entrées de temps
4. Choisissez comment vous souhaitez regrouper les éléments dans la facture :
   • Élément unique – toutes les heures seront fusionnées en un seul élément
   • Détaillé – chaque entrée de temps sera listée comme une ligne individuelle
   • Groupé – regroupez les heures par projet, utilisateur ou date (et sous-groupez ensuite le projet, l'utilisateur, la date ou la description)

Choisissez maintenant si vous souhaitez arrondir les heures importées et cliquez sur Importer pour terminer le processus.

L'importation prendra en compte toutes les entrées de temps qui correspondent à la plage de dates choisie et au projet sélectionné.

Vous pouvez définir l'option d'arrondi du temps dans les paramètres de l'espace de travail. Lorsque vous arrondissez le temps, chaque entrée de temps individuelle est arrondie (et pas seulement le total final).

Vous ne pouvez importer que les entrées de temps qui sont à la fois non facturées et facturables.

Une fois l'importation effectuée, les éléments de facturation seront automatiquement remplis et toutes les entrées de temps appropriées seront automatiquement marquées comme facturées. Cela se produit même si une saisie de temps est approuvée.

Si vous supprimez la ligne d’élément, toutes les entrées de temps de cette ligne perdront leur statut de facturation.

Vous pouvez modifier les lignes de l'importation comme vous le souhaitez (par exemple, changer la description, le montant ou le coût), et cela n'affectera pas les entrées de temps réelles.

Vous pouvez importer du temps dans une facture plusieurs fois (la seule limite est qu'il doit s'agir du même client).

Si vous supprimez la facture entière, toutes ses entrées seront marquées comme non facturées.

Facturation des dépenses

Vous pouvez facturer des frais fixes et d'autres dépenses liées à un projet en activant la fonction Dépenses et en ajoutant des dépenses (par somme ou par unité).

En savoir plus sur la facturation des dépenses

Trier selon les détails de la saisie de temps / des dépenses

Lorsque vous créez une nouvelle facture ou que vous modifiez une facture existante et que vous importez le temps et les dépenses, vous pouvez choisir de les afficher en fonction des détails dans l’affichage Détaillée. 

Pour y arriver, dans la section Importer le temps et les dépenses, choisissez Détaillé dans le menu déroulant Afficher le temps. 

Dans Afficher dans la facture choisissez la balise en cochant la case correspondante et réorganisez-la par glisser-déposer. La case à cocher que vous avez choisie apparaîtra dans la description de l'élément.

Les mêmes démarches s'appliquent aux Détails des dépenses et aux Détails de la saisie du temps.

Conversion de l'horloge au format décimal

Le montant total entre les rapports et les factures peut différer légèrement.

Les factures arrondissent le temps sur deux décimales, alors que les rapports prennent en compte plus de décimales. Par exemple, disons que vous avez une entrée de temps dont la durée est de 20min, ou 0.3333333h lorsqu'elle est convertie au format décimal. Lorsqu'un rapport la multiplie par un taux horaire de 100 $, le résultat dans le rapport est de 33,33 $. Mais lorsque cette entrée est importée dans une facture, la facture importe l'heure arrondie à deux décimales (0,33h), qui, multipliée par 100 $, donne 33,00 $.

L'option de regroupement peut également donner lieu à des montants totaux différents.

Disons que vous avez trois entrées sur un projet, chacune de 20 minutes. Si vous importez les heures une par une avec l'option Grouper les heures : Détaillé la facture comportera trois lignes de 0,33 et le montant total sera de 99,00 $ (3 x 0,33h x 100 $). Mais si vous choisissez l'option Heures groupées : Projet elles seront additionnées et arrondies avec plus de décimales (comme dans les rapports), ce qui donnera une facture de 100 $.

Pour éviter tout écart dû à l'arrondi des décimales, arrondissez les heures à la hausse, à la baisse ou aux 6/12/15/30 minutes les plus proches (c'est-à-dire tout nombre divisible par six).

Paramètres

Vous pouvez obtenir des factures dans une autre langue ou nommer les choses différemment (par exemple, changer l'étiquette de Taxe à TVA) :

1. Cliquez sur l'icône en forme de rouage (Paramètres) à côté du bouton Créer une facture sur la page Factures
2. Pour chaque étiquette, saisissez ce que vous souhaitez afficher à la place
3. Chaque PDF que vous générez affichera désormais les nouvelles étiquettes

Lorsque vous créez une nouvelle facture, elle peut hériter de certains objets, notes, dates d'émission et taxes prédéfinis. Vous pouvez définir des valeurs par défaut en cliquant sur l'icône en forme de rouage (Paramètres) dans les pages Factures > Onglets Défauts.

Vous pouvez Quantité et Prix unitaire des factures PDF dans l'onglet “Apparence” des paramètres des factures. Vous pouvez également y définir si vous souhaitez que le texte soit affiché de droite à gauche.

Marquer manuellement le temps comme étant facturé

Les entrées de temps qui sont facturées sont accompagnées d'un balise verte facturée dans le rapport détaillé.

Lorsque vous survolez la balise facturée , vous verrez le client et l'ID de la facture sous laquelle l'entrée de temps a été facturée (à moins qu'elle ait été marquée manuellement comme facturée).

Par défaut, l'incrémentation de l'ID de la facture est prédéfinie de la manière suivante : facture1, facture2, facture3... etc.

Vous pouvez filtrer les rapports par statut facturé/non facturé à partir du filtre “Statut”.

Pour marquer manuellement le temps comme facturé, sélectionnez toutes les entrées de temps dont vous avez besoin par le biais d'une modification en bloc, puis cliquez sur Marquer comme facturé (situé à côté de la Modification en bloc dans l'en-tête du tableau).

Pour marquer le temps comme non facturé, sélectionnez uniquement les entrées de temps facturées et cliquez sur Marquer comme non facturé.

Envoyer la facture sous forme d’email

Lorsque vous créez une facture, vous pouvez l'envoyer directement depuis Clockify. Cette fonctionnalité est disponible pour les administrateurs et les propriétaires d'espaces de travail sur les plans Standard, Pro ou Entreprise. 

Avant de pouvoir envoyer cet email, vous devez déterminer le modèle d'email de facture sur lequel ces emails seront envoyés.
Allez dans l'onglet Emails dans les Paramètres de facturation et configurez les Paramètres de l'email, le Modèle d'email et le Modèle d'email de rappel.

Dans la section Paramètres de l'email vous trouverez la liste de tous les paramètres que vous pouvez saisir dans l'email et qui seront remplacés par les valeurs effectives de la facture.

Le modèle d'email de facture est le contenu réel de l'email. Vous pouvez le modifier en fonction de vos besoins et de vos préférences.
L'email de rappel contient un rappel amical de la facture dont l'échéance est dépassée. 

Pour envoyer l'email, il suffit de se rendre dans l'ongletFacture et de choisir la facture que vous souhaitez envoyer. Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer la facture. Vous pouvez également cocher la case Joindre une note de frais ou Joindre la facture au format PDF. En choisissant l'une de ces deux options, toutes les dépenses incluses dans la facture seront envoyées au client au format PDF.
L'email de facturation sera envoyé à votre client en fonction des paramètres que avez définis dans les Paramètres de facturation.

Configurer des traductions

Les traductions vous permettent de personnaliser les libellés de vos factures, qu'il s'agisse des types d'articles ou des montants totaux dus.

Pour configurer les traductions de vos factures :

1. Cliquez sur l'icône en forme de rouage (Paramètres) à côté du bouton Créer une facture sur la page Factures
2. Sélectionnez l'onglet Traductions
3. Repérez le champ intitulé Type d'élément et saisissez votre traduction dans le champ prévu à cet effet
4. Répétez l'étape 3 pour chacun des champs suivants
5. Sauvegardez vos traductions

Si vous supprimez la valeur du champ libellé, ce libellé ne sera pas affiché dans le formulaire PDF de la facture.

Ces traductions apparaîtront sur les versions PDF et imprimées de toutes vos factures.

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Les congés sont une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Standard, Pro ou Entreprise.

Création et gestion des politiques

Avant que quiconque puisse demander un congé, vous devez d'abord activer les congés dans les paramètres de l'espace de travail et définir une politique de congé.

Vous pouvez accéder à toutes vos politiques et en créer de nouvelles sur la page “Congés” en cliquant sur l'icône des paramètres.

You can have multiple policies, one for each type of employees.

Chaque politique comporte plusieurs champs qui ne concernent que cette politique :

• Attributaire – seuls les membres de l'équipe que vous ajoutez à la politique pourront demander des congés pour celle-ci
• Unité de temps – vous pouvez suivre les congés et le solde en jours (comme les vacances) ou en heures (comme les heures accumulées, c'est-à-dire les congés compensatoires)
• Approbation requise – les membres de votre équipe peuvent soumettre des demandes de congé, que les responsables ou des membres spécifiques peuvent approuver (les administrateurs peuvent approuver des congés pour tout le monde). Si cette case n'est pas cochée, toutes les demandes sont automatiquement approuvées lorsqu'elles sont soumises.
• Accumulation automatique – tous les membres actifs de la politique recevront le nombre de jours ou d'heures sélectionné sur leur solde au début de chaque mois ou année
• Autoriser le solde négatif – si cette option est cochée, les membres de l'équipe peuvent demander des congés même s'ils n'ont pas suffisamment de jours/heures disponibles (vous pouvez utiliser cette option pour les congés de maladie). Vous pouvez également limiter le nombre de soldes négatifs autorisés
• Autoriser une demi-journée – si la politique de congé est calculée en jours, vous pouvez permettre aux personnes de demander un congé d'une demi-journée
• Autoriser une demi-journée sur plusieurs jours – si la politique de congé est calculée en jours et que l'option Autoriser une demi-journée vous pouvez laisser les personnes choisir des demi-journées de congé sur plusieurs jours
• Autoriser les heures sur plusieurs jours – si la politique de congés est calculée en heures, vous pouvez laisser les gens prendre des heures de congé sur plusieurs jours

Vous pouvez archiver les politiques qui ne sont plus utilisées (par exemple, Vacances 2021) en cliquant sur les trois points à côté de la politique, ainsi que les restaurer ou les supprimer de la même manière.

Lorsque vous archivez une politique, tous les soldes et toutes les demandes sont conservés, mais les membres de l'équipe ne peuvent pas choisir la politique archivée lorsqu'ils demandent des congés. La suppression d'une politique supprime toutes les demandes et tous les soldes pour cette politique.

Gestion des jours non ouvrables

Vous pouvez définir et gérer les congés et les politiques sur la page "Congés" lorsque vous cliquez sur l'icône des paramètres et définir les jours ouvrables dans les paramètres de l'espace de travail (par défaut, le samedi et le dimanche sont considérés comme des jours non ouvrables).

Gestion des jours fériés

Vous pouvez gérer les jours fériés en en créant plusieurs, en affectant des personnes différentes à des jours fériés différents (par exemple, si certaines personnes n'ont pas de congé pour un jour férié spécifique), en spécifiant si vous souhaitez que le jour férié ait lieu chaque année et en définissant une couleur de jour férié. Choisissez-en une ou créez une couleur personnalisée.

Lorsque des personnes demandent des congés, les jours fériés et les week-ends ne sont pas pris en compte. Par exemple, si une personne demande des congés du 1er au 7 janvier - et que le 1er janvier est un jour férié, le 2 janvier est un samedi et le 3 janvier est un dimanche - sa demande totale sera de 4 jours de congés.

Pour modifier ou supprimer des jours de congés, cliquez sur les trois points situés à côté du jour de congé dans la fenêtre modale Jours de congé.

Vous pouvez modifier le nom du jour férié, les personnes qui y sont affectées, la période, l'occurrence annuelle et la couleur.

Supprimer ou modifier des jours ouvrables n'a pas d'incidence sur les demandes de congé existantes.

Gestion des politiques

Les politiques des congés peuvent être gérées de la même manière que les jours fériés. Vous pouvez créer plusieurs politiques, assigner différentes personnes à différentes politiques (par exemple, si certaines politiques ne s'appliquent pas à certaines personnes), vérifier si la politique nécessite une approbation et doit être approuvée par l'administrateur ou le gestionnaire, ou par un autre membre spécifique.

Lors de la définition d'une politique, vous devez saisir le nom de la politique et choisir les membres ou les groupes de membres auxquels la politique sera appliquée.
En option, vous pouvez définir l'unité de temps (jours ou heures), si cette politique nécessite l'approbation des administrateurs, des gestionnaires ou de membres spécifiques, si elle peut être accumulée après une certaine période de temps, si un solde négatif ou une demi-journée de congé est autorisé et spécifier une couleur de politique. Choisissez-en une ou créez une couleur personnalisée.

Pour modifier ou supprimer des politiques, cliquez sur les trois points situés à côté de la politique dans la fenêtre des Politiques.

Les couleurs des congés et des politiques définies précédemment sont visibles sur les pages de la feuille de temps, du calendrier, des congés et de l'horaire.

Demande de congés

1. Accédez à la page des congés
2. Cliquez sur Demande de congé
3. Choisissez la politique de congé (vous pouvez voir toutes les politiques et le nombre de jours/heures disponibles dans la liste déroulante)
4. Spécifiez la période (les jours fériés et les week-ends ne sont pas pris en compte dans le total)
5. Ajoutez une note facultative pour l'approbateur
6. Cliquez sur Soumettre

Si votre solde est insuffisant (et que la politique n'autorise pas de solde négatif), vous ne pourrez pas sélectionner cette politique.

Si vous avez fait une erreur, vous pouvez retirer votre demande en attente ou approuvée en cliquant sur les trois points à côté de votre demande (lorsque la demande approuvée est retirée, votre responsable et votre administrateur recevront un email).

Si vous êtes un administrateur ou un chef d'équipe, vous pouvez créer des demandes de congé pour d'autres utilisateurs en sélectionnant un utilisateur différent dans la liste déroulante des utilisateurs lors de la demande de congé.

Notifications par email

• Lorsque quelqu'un demande un congé, la personne chargée d'approuver cette demande reçoit un email (comme défini dans la politique) :
• Les administrateurs reçoivent une notification par email uniquement s'ils sont les seuls à pouvoir approuver les demandes de congé.
• Si les chefs d'équipe peuvent approuver les demandes, les administrateurs peuvent recevoir des notifications par email en s'attribuant un rôle de chef d'équipe pour les utilisateurs qu'ils gèrent.
• Lorsque le congé est approuvé (ou rejeté), la personne qui a demandé le congé et son chef d'équipe reçoivent un email.

Approbation des congés

Lorsqu'un membre demande un congé, la personne responsable de cette politique reçoit un email (soit le chef d’équipe, soit une personne spécifique pour l'ensemble de la politique).

Vous pouvez approuver les demandes sur la page “Congés” dans l'onglet “Demandes”, qui répertorie toutes les demandes que vous pouvez approuver.

Vous pouvez filtrer toutes les demandes par statut (en attente, approuvées, rejetées), et par membre d'équipe spécifique.

Vous pouvez rejeter une demande et écrire une note, et la personne qui a fait la demande recevra un email. Vous pouvez également rejeter des demandes déjà approuvées s'il y a eu une erreur.

Vous pouvez cliquer sur l'icône de la note pour voir les notes de soumission et de rejet, et survoler l'étiquette du statut pour voir qui a approuvé la demande et quand.

Si une personne n'a pas assez de jours/heures et que la politique ne permet pas de solde négatif, le total de la demande sera rouge et la demande ne pourra pas être approuvée.

Visualisation des congés

Vous pouvez voir tous les membres de l'équipe qui ont planifié des congés dans l'onglet de la frise chronologique, afin de mieux planifier et synchroniser les congés.

Vous pouvez afficher les congés pour les 30 prochains jours ou choisir une période personnalisée.

Seules les personnes qui ont des congés dans cette période apparaîtront sur la frise chronologique sous forme de blocs :

• Vert (default) – approved time off request
• Orange (default) – pending request that’s waiting approval
• Gris (default) – holiday

Bien qu'il s'agisse des couleurs par défaut pour les politiques et les congés, vous pouvez les modifier lorsque vous créez de nouvelles politiques ou de nouveaux congés, ou lorsque vous modifiez des politiques ou des congés existants. Ainsi, au lieu du vert par défaut, vous pouvez avoir une couleur définie dans la politique comme couleur de demande de congé approuvée, une nuance plus claire de la couleur de la politique pour les demandes en attente et une couleur définie dans les congés comme couleur indiquant les congés.

Qui peut voir quoi :

• Les admins peuvent voir les congés de tout le monde
• Les chefs d'équipe peuvent voir les congés des membres de leur équipe
• Les utilisateurs réguliers peuvent voir leurs propres congés, ainsi que ceux de leur équipe (par exemple, les utilisateurs de leur chef d'équipe). Si vous activez l'option Les utilisateurs réguliers peuvent voir les congés des autres dans les paramètres de l'espace de travail, ils pourront voir les congés de tout le monde.

Gestion des accumulations

L'onglet “Solde” vous indique le nombre de jours de congé dont dispose chaque membre pour chaque politique, le nombre de jours qu'il a utilisés, ainsi qu'un historique détaillé des modifications apportées à son solde.

Vous pouvez consulter le solde par politique (par exemple, le solde des vacances de chaque membre de l'équipe) ou par utilisateur (par exemple, le solde de chaque politique pour un utilisateur spécifique).

Les utilisateurs réguliers peuvent voir l'historique des soldes uniquement pour leurs propres politiques, les administrateurs peuvent voir ceux de tout le monde, et les chefs d'équipe peuvent voir ceux des membres de leur équipe :

• Accumulés – combien de jours ou d'heures une personne a reçu
• Utilisés – combien de jours ou d'heures une personne a utilisé en demandant des congés
• Disponibles – combien de jours ou d'heures il reste à une personne pour qu'elle puisse demander des congés (accumulés moins utilisés)

Avant que les personnes puissent prendre des congés, vous devez d'abord leur donner des jours (ou des heures), qu'elles peuvent utiliser lorsqu'elles demandent du temps libre :

• Si une personne n'a pas de temps accumulé, vous pouvez établir un solde initial en cliquant sur “Ajouter"
• Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours/heures d'accumulation en cliquant sur les trois points (et laisser un commentaire expliquant pourquoi la personne a reçu ou perdu du temps libre)
• Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours/heures en vrac lorsque vous visualisez le solde groupé par politique, puis vérifier pour quels utilisateurs vous souhaitez ajouter/supprimer du temps libre

Lorsque l'administrateur ajoute ou supprime manuellement du temps libre, les colonnes accumulées sont mises à jour.

Lorsque le solde d'une personne est mis à jour manuellement (via l'ajout ou la suppression), cette personne et son chef d'équipe reçoivent un email.

Historique des soldes

Si vous avez besoin de savoir pourquoi une certaine personne a un nombre X de jours, vous pouvez cliquer sur les trois points et sur “Historique”.

• Les utilisateurs réguliers ne peuvent voir que leur propre solde, ainsi que l'historique des soldes.
• Les administrateurs peuvent voir le solde de chaque personne, ainsi qu'ajouter ou supprimer des jours/heures accumulés.
• Les chefs d'équipe peuvent voir le solde et l'historique des soldes de tous leurs membres, mais ne peuvent pas les modifier.

L'historique du solde répertorie toutes les demandes de congé faites par une personne, leur statut et les modifications apportées à leur solde, vous pouvez voir ce qui a été modifié, quand et qui l'a fait :

• Les demandes en attente et approuvées retirent du temps du solde
• Les demandes rejetées et retirées ajoutent le temps original au solde
• Une action manuelle de l'administrateur peut ajouter ou retirer du temps du solde accumulé (par exemple, un membre reçoit des jours de congé lorsqu'une nouvelle période commence, ou il fait des heures supplémentaires et reçoit du temps de remplacement)

Exporter les données relatives aux congés

Cette fonction permet aux administrateurs et aux chefs d'équipe d'exporter facilement les données relatives aux congés de leurs équipes aux formats CSV et Excel et de garder une trace de leurs demandes de congés et de leurs soldes. Elle est disponible sur la page Congés dans les onglets Demandes et Solde et est accessible aux utilisateurs Standard, Pro et Enterprise.

Pour exporter des données sur les congés à partir de l'onglet Demande :

1. Accédez à la page Congés dans la barre latérale gauche
2. Dans l'onglet Demandes, appliquez des filtres pour sélectionner les demandes à exporter
3. Cliquez sur Exportez dans le coin supérieur droit
4. Choisissez d'enregistrer les demandes sous forme de fichier CSV ou Excel

Les demandes de congé sont exportées en fonction des filtres que vous avez définis précédemment. Cela inclut le statut des demandes (en attente, approuvées ou rejetées), les utilisateurs et la période de temps.

To export time off data from the Balance tab:

1. Accédez à Congés dans la barre latérale gauche
2. Dans la section Solde filtrez les soldes de temps libre des utilisateurs que vous souhaitez exporter
3. Cliquez sur Exporter dans le coin supérieur droit
4. Choisissez d'enregistrer le solde sous forme de fichier CSV ou Excel

Les soldes de congés seront exportés en fonction des filtres que vous avez définis précédemment. Cela inclut la politique relative aux congés et les utilisateurs.

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L'intégration de QuickBooks est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers les plans Standard, Pro ou Entreprise.

L'intégration est compatible avec QuickBooks Online (plan Essentials ou Plus). Ne fonctionne pas avec QuickBooks Desktop ou QuickBooks Online plan Simple Start.

Si vous avez activé la fonctionnalité Paie dans QuickBooks, l'intégration de Clockify ne fonctionnera pas en raison des capacités du système.

Connexion à QuickBooks Online

1. Connectez-vous à votre compte Clockify
2. Cliquez sur “Paramètres” dans la barre latérale, puis sur l'onglet “Intégrations”
3. Développez la section QuickBooks et cliquez sur Connecter à QuickBooks
4. Autorisez Clockify à accéder à QuickBooks (vous devez être connecté à QuickBooks)
5. Synchronisez Clockify avec QuickBooks
6. Créez les utilisateurs manquants dans Clockify et les clients manquants dans QuickBooks

Avant de vous connecter à QuickBooks, assurez-vous que vous avez invité tous les utilisateurs dans Clockify, qu'ils ont accepté l'invitation et que leurs noms dans Clockify (dans les Paramètres du profil) et QuickBooks (leur nom d'affichage) sont les mêmes.

Si vous n'avez pas de projets dans Clockify, tout sera tiré de QuickBooks et vous n'aurez pas à créer quoi que ce soit manuellement.

Si vous ajoutez un nouvel utilisateur dans Clockify ou un nouveau client dans QuickBooks, vous devrez effectuer à nouveau la synchronisation manuellement dans les onglets d’intégration avant d'essayer d'envoyer du temps à QuickBooks (Clockify n'apportera aucune modification à votre compte QuickBooks à moins que vous ne le fassiez directement).

Veuillez noter que si vous ne pouvez pas synchroniser certaines entrées de temps, vous devez vérifier les paramètres du côté de QuickBooks et si l'option Close the Books est activée pour cette année.

Si vous souhaitez connecter un ou plusieurs projets spécifiques (par exemple pour tester l'intégration) :

1. Créez un projet avec le même nom que le client (ou le projet) dans QuickBooks
2. Créez un ou plusieurs utilisateurs dans QuickBooks avec le même nom que celui qu'ils ont dans Clockify
3. Connectez Clockify avec QuickBooks
4. Après la connexion, ne créez pas les utilisateurs et les projets manquants (à ce point, les utilisateurs et les projets entre Clockify et QuickBooks avec le même nom sont connectés les uns aux autres)
5. Allez à “Rapport détaillé”, filtrer le rapport par le projet/utilisateur dont vous avez besoin, et envoyez-le à QuickBooks

Configurer Clockify pour la première fois

1. Invitez les membres de l'équipe à suivre le temps
2. Assurez-vous que leurs noms dans Clockify et QuickBooks sont les mêmes
3. Connectez QuickBooks à Clockify
4. Synchronisez les utilisateurs et les clients (ceci créera un projet dans Clockify pour chaque projet/client QuickBooks)
5. Suivez le temps passé sur les projets dans Clockify
6. Envoyez le temps suivi à QuickBooks en utilisant le rapport détaillé

Data mapping

• Le nom d'utilisateur dans Clockify et le nom d'affichage de l'employé dans QuickBooks doivent être identiques pour que la synchronisation soit possible
• Si l'utilisateur n'existe pas dans QuickBooks en tant qu'employé, vous pouvez effectuer la synchronisation dans Paramètres > Intégrations > QuickBooks
• Le nom du projet dans Clockify et le nom du client (ou du projet) dans QuickBooks doivent être identiques pour que la synchronisation soit possible
• Si vous avez des clients parents dans QuickBooks, le Sous-client dans QuickBooks sera traité comme un Projet dans Clockify et son Parent dans QuickBooks sera traité comme un Client dans Clockify
• Si un projet n'existe pas dans QuickBooks en tant que client (ou projet), vous devrez d'abord le créer manuellement dans QuickBooks en utilisant exactement le même nom que dans Clockify, et effectuer la synchronisation dans Paramètres > Intégrations > QuickBooks

Also, keep in mind that QuickBooks has a robust structure with the hierarchy going up to four levels in depth:

• QuickBooks Customer ———> Clockify Client
  • QuickBooks Sub-customer 1————> Clockify Client and Project (same name)
    • QuickBooks Sub-customer 2 ———–> Clockify Client and Project (same name)
      • QuickBooks Sub-customer 3 ————> Clockify Project

This means that you can have customers that are both, a Parent customer and a Child customer (Sous-client) at the same time (e.g. Sub-customer 2). In that case, when mapping it into Clockify, it will be mapped both, as a Client (since it’s a Parent of Sub-customer 3) and a Projet (since it’s a Child of Sub-customer 1) with the same name.

QuickBooks also has a Projet in their system. Depending on its position in the hierarchy, QuickBooks Project can be mapped either as Project or Client in Clockify as presented in the scheme above.

Envoi du temps à QuickBooks

Une fois que vous avez connecté Clockify et QuickBooks, et synchronisé les utilisateurs et les clients/projets, vous verrez le bouton QuickBooks dans le rapport détaillé.

1. Accédez au rapport détaillé
2. Cliquez sur le bouton QuickBooks pour voir toutes les saisies de temps qui n'ont pas été envoyées à QuickBooks
3. Vérifiez si vous souhaitez envoyer toutes les données que vous voyez et utiliser des filtres si nécessaire
4. Cliquez sur Envoyer à QuickBooks

Clockify envoie les informations suivantes à QuickBooks :

• Utilisateur
• Description
• Projet
• Date
• Durée
• Statut de facturation
• Taux facturable

Une fois que toutes les saisies ont été envoyées avec succès, le système les marque comme envoyées. Pour voir les saisies de temps qui ont été envoyées, cliquez sur le menu déroulant QuickBooks (à côté de Afficher les saisies non envoyées), et choisissez Afficher les saisies envoyées.

Une fois qu'une saisie a été envoyée, elle ne peut plus être envoyée à nouveau. Si vous modifiez une saisie, le changement ne sera pas visible dans QuickBooks (ce qui signifie que vous devrez également mettre à jour manuellement les heures dans QuickBooks). Pour éviter cela, il est préférable d'envoyer uniquement heures approuvées à QuickBooks.

Remarques

• Il n'est pas possible d'envoyer une saisie facturable sans projet à QuickBooks
• Si vous activez l'arrondi, Clockify enverra des valeurs arrondies
• Seuls les administrateurs peuvent envoyer des heures à QuickBooks
• Les saisies individuelles de temps supérieures à 23h55m ne seront pas envoyées
• Clockify envoie le nom de l'utilisateur, la date, le projet (c'est-à-dire le client dans QB), le statut facturable, le taux horaire (si facturable), la durée, la description
• Clockify envoie également les entrées de temps des utilisateurs inactifs et supprimés qui ont été synchronisés précédemment.

Déconnexion de QuickBooks Online

Connectez-vous à votre compte Clockify

1. Connectez-vous à votre compte Clockify
2. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale, puis sur l'onglet “Intégrations”
3. Développez la section QuickBooks et cliquez sur Déconnecter
4. Confirmez l'action

Une fois que vous avez déconnecté QuickBooks, vous ne verrez plus le bouton QuickBooks dans le rapport détaillé et Clockify n'aura plus accès à votre compte QuickBooks.

Vous pouvez vous reconnecter à QuickBooks sur la même page en cliquant sur Connecter à QuickBooks.

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L'activation de la fonctionnalité 2FA pour votre compte est gratuite et peut être activée dans les Paramètres du profil.

Forcer le 2FA pour tous les membres de votre espace de travail est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers les plans Standard, Pro ou Entreprise.

Exiger le 2FA

Pour exiger le 2FA, allez dans “Paramètres de l'espace de travail” > onglet “Authentification” et activez l'option Exiger le 2FA pour accéder à l'espace de travail.

Chaque utilisateur de votre espace de travail sera invité à activer le 2FA (s'il ne l'a pas activé) et à se connecter à nouveau.

Une fois l'option 2FA activée, chaque utilisateur devra consulter son email pour pouvoir se connecter.

Si quelqu'un n'a pas activé le 2FA, il ne pourra pas se connecter à votre espace de travail.

Si vous utilisez la connexion Google ou votre propre SSO, ce paramètre est annulé.

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La personnalisation des kiosques est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez obtenir en mettant votre compte à niveau vers le plan STANDARD ou supérieur.

Durée de la session

Une fois que vous ouvrez et connectez un kiosque en tant qu'administrateur, il reste ouvert pendant 24h (ou jusqu'à ce que vous le fermiez), après quoi il doit être relancé à nouveau.

Si vous souhaitez qu'un kiosque reste ouvert plus ou moins longtemps pour ne pas avoir à le relancer chaque jour :

1. Allez à la page Kiosque
2. Cliquez sur les trois points à côté d'un kiosque
3. Cliquez sur Modifier
4. Cliquez sur le nombre à côté de "Kiosque se déconnecte après"
5. Entrez le nombre que vous souhaitez (en heures)
6. Cliquez sur Enregistrer

Kiosque personnalisé

Chaque kiosque affiche le logo Clockify sur l'écran d'accueil par défaut.

Pour afficher le logo de votre entreprise à la place, allez dans les paramètres de l'espace de travail et chargez le logo de l'entreprise.

Une fois chargé, le logo de votre entreprise remplacera celui de Clockify et sera affiché sur chaque kiosque.

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En utilisant le rapport de présence, vous pouvez voir quand les membres de l'équipe ont commencé et terminé leur travail, combien ils ont travaillé chaque jour, qui a pris des congés ou n'a pas enregistré d'heures et qui a fait des heures supplémentaires.

Pour accéder au rapport de présence :

1. Cliquez sur la section Rapports dans la barre latérale gauche
2. Sélectionnez Présence dans la section Équipe

En cliquant dessus, vous obtiendrez le rapport de présence de votre équipe.

Page du rapport de présence

Le rapport de présence comporte des colonnes pour l'utilisateur, la date, l'heure de début, l'heure de fin, la pause (si elle est activée), le temps de travail, la capacité et les congés (s'il est activé) et les heures supplémentaires.

• Utilisateur est la colonne qui présente les utilisateurs standards et limités et indique les minuteurs en cours
• Date est la colonne qui affiche la date dans le format des paramètres du profil de l'utilisateur
• Lancez et Fin des saisies de temps sont affichées dans le même format
• Pause est la colonne qui présente la durée totale des pauses saisies pour la journée
• Travail est la colonne qui contient le temps de travail total pour la journée
• Capacité est la colonne qui indique la capacité de travail quotidienne de l'utilisateur, y compris les pauses
• Heures supplémentaires est la colonne qui montre la différence entre le temps travaillé et la capacité, indiquant combien de temps l'utilisateur a travaillé au-delà de sa capacité (à l'exclusion des pauses)
• Congés est la colonne qui indique le nombre d'heures de congés de l'utilisateur pour un jour donné

Le rapport prend également en compte les saisies "de nuit".

Le rapport de présence est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau your workspace to Standard, Pro or Enterprise plan and is available for users with an admin, or team manager role.
Admins can see all users, while team managers can only see the users they manage.

Exporter le rapport de présence

Pour exporter un rapport, accédez à l'en-tête du tableau du rapport et recherchez Exportez dans le coin droit. Choisissez Enregistrez en tant que CSV ou Enregistrer au format Excel dans la liste déroulante. Un fichier contenant toutes les données disponibles sera généré et téléchargé.

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Le budget du projet est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.

Définissez le budget du projet

Pour définir le budget du projet, allez dans l'onglet des paramètres d'un projet et sous “Estimation”, sélectionnez Budget du projet:

• Vous pouvez définir un budget global pour le projet en utilisant l'option Manuel .

• Vous pouvez également choisir l'option Basé sur les tâches, puis définir un budget pour chaque tâche individuelle du projet (l'avancement global du projet sera toujours la somme de tous les budgets de ses tâches).

Lorsque le budget du projet est sélectionné, l'onglet d'état du projet et sa barre de progression reflètent le montant facturable de chaque entrée du projet par rapport au budget, et vous indiquent le montant dépensé et le montant restant.

Vous pouvez également choisir d'inclure les dépenses facturables dans le budget du projet en activant l'option Le budget inclut les dépenses facturables.

Les alertes tiennent toujours compte de l'état du projet et seront envoyées, que l'estimation du projet soit définie en temps ou en budget.

Estimations récurrentes

If you have projects that have different budgets over different time periods, you can set the Budget (or Estimate) resets after the time period you set in the project’s Settings tab located below the estimate section.

Project estimate can be reset for one of these three periods:

• Week (Monday is default week day)
• Month (default time period, 1st of the month is default day)
• Year (January is default month, 1st of the month is default day, 00:00 is default hour)

To set the estimate reset on a weekly/monthly/yearly basis:

1. Allez dans Projets page in sidebar
2. Choisissez Paramètres .
3. Naviguez vers Project estimate .
4. Turn the Reset estimate every <period> on the <date> at <time> switch on

Now, when estimate resets after each <week/month/year>, on each <date> at each <time>, the progress bar for the project will return to 0%.

This action can be performed by admins and owners and is available to project managers for the projects they are assigned to when Who can see hourly rates and amounts est définie sur Tout le monde.

After you set the estimate period, it is applied to all previous time periods. Also, only time entries that belong to the currently set time period will be displayed in the Tracked vs Estimated section of the project status.
Alerts also take into consideration the reset option.

Time format in the estimate is the one set in the Profile settings.

If estimate reset is turned on:

• info about currency per time is defined in the Project estimate
• reset period is specified on project and displayed when you hover over one project
• avec la balise Task-based estimate type, Time estimate, Budget du projet, Tracked, Montant, Statut et Progress are also reset
• the change is applied to Alertes et Journal d’audit

Estimations dans les rapports

Vous pouvez ouvrir un rapport résumé et activer l'option Afficher l'estimation pour voir les estimations et le budget de chaque projet et tâche directement dans le rapport, à côté du temps suivi.

Vous pouvez également télécharger le rapport avec les estimations via l'exportation, ou partager les numéros d'estimation lorsque vous partagez un rapport.

Les fichiers exportés ne comporteront des estimations que si le niveau de regroupement est soit Projet, soit Tâche, soit les deux. Gardez également à l'esprit que l'option Afficher l'estimation doit être activée.

Seuls les administrateurs peuvent voir, partager et télécharger les estimations dans les rapports.

Autorisations

Qui peut voir le budget dépend de Qui peut voir les taux facturables et Qui peut voir le statut du projet dans les paramètres de l'espace de travail :

• Les administrateurs peuvent voir et définir le budget du projet pour tous les projets
• Project managers can see and set project budget only if they can see billable rates. Otherwise, they can only see the progress.
• Les utilisateurs réguliers ne peuvent pas définir le budget. S'ils peuvent voir le statut du projet, ils peuvent voir l'avancement, et s'ils peuvent voir les taux facturables, ils peuvent voir le budget exact

The post Budget & estimates appeared first on Clockify Help.

Enregistrez les dépenses liées au projet via le web ou l'application mobile, et incluez-les dans les factures.

Vous pouvez également utiliser les dépenses pour enregistrer les frais fixes (p. ex. les taux journaliers, les provisions, la rémunération des heures supplémentaires, les remboursements, les salaires, etc.) et les dépenses qui sont basées sur des unités (p. ex. les heures, le kilométrage, les jours, les matériaux, etc.)

Les dépenses sont une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.

Ajouter des dépenses

Pour utiliser “Dépenses”, allez d'abord dans les paramètres de l'espace de travail et activez l'option Activer le suivi des dépenses dans la section Dépenses.

1. Cliquez sur Dépenses dans la barre latérale
2. Cliquez sur Ajouter une dépense
3. Choisissez la date, le projet et la catégorie
4. Entrez le montant (ou l'unité)
5. Entrez une note avec plus d'informations (facultatif)
6. Téléchargez le reçu (facultatif)
7. Cliquez sur Enregistrer

Pour les dépenses qui ont une unité, les utilisateurs saisissent l'unité (p. ex. les kilomètres) et le montant total est automatiquement calculé selon le montant par unité de cette catégorie.

Notez que ::

• chaque dépense hérite du statut facturable de son projet, que vous pouvez modifier pour chaque dépense
• chaque dépense hérite de la devise assignée au client
• vous pouvez modifier les dépenses existantes ou les supprimer en cliquant sur les trois points à côté de la dépense
• vous pouvez consulter les reçus des dépenses en cliquant sur l'icône de pièce jointe

Formats de fichiers pris en charge pour les pièces jointes : .png, .gif, .pdf, .jpg et .jpeg. Taille maximale des fichiers : 5MB.

Enregistrement des dépenses à l'aide d'une appli mobile

Vous pouvez aussi enregistrer vos dépenses via l'application mobile Clockify (iOS ou Android).

Qui peut ajouter et consulter les dépenses

• Chaque utilisateur peut voir et ajouter ses propres dépenses.
• Les chefs d'équipe peuvent voir et ajouter les dépenses des membres de leur équipe.
• Les administrateurs peuvent voir et ajouter des dépenses pour tout le monde.

Si vous verrouillez les feuilles de temps au-delà d'une certaine date, cela affectera également les dépenses, ce qui signifie que les utilisateurs réguliers ne pourront pas modifier ou ajouter de nouvelles dépenses pour les dates verrouillées passées.

Si vous êtes administrateur ou chef d'équipe, vous pouvez voir les dépenses des autres en cliquant sur le bouton "Collègue" dans le coin supérieur droit, et les modifier (si cela est autorisé).

Catégories de dépenses

Les administrateurs peuvent créer de nouvelles catégories de dépenses :

1. Cliquez sur Dépenses dans la barre latérale
2. Cliquez sur l'icône de la roue crantée (Paramètres)
3. Cliquez sur Ajouter une catégorie
4. Saisissez le nom de la catégorie
5. Cliquez sur Cette dépense a un prix unitaire si vous souhaitez que les utilisateurs saisissent l'unité au lieu de la somme totale (p. ex. les kilomètres), nommez l'unité et saisissez le prix par unité
6. Cliquez sur Créer

Vous pouvez mettre à jour, archiver, restaurer et supprimer une catégorie en cliquant sur les trois points.

Lorsqu'une catégorie est archivée, les utilisateurs ne pourront pas créer de nouvelles dépenses pour celle-ci, mais toutes les dépenses existantes ne seront pas modifiées.

Pour supprimer une catégorie, vous devez d'abord l'archiver, puis vous pourrez la supprimer. Lorsqu'une catégorie est supprimée, toutes les dépenses qui y sont liées deviennent non catégorisées.

Statut du projet

Si votre projet a un budget, vous pouvez activer l'option Le budget inclut les dépenses facturables dans les paramètres.

Une fois activé, le budget du projet comprendra à la fois le temps et les dépenses facturables dans le cadre de leur barre d'avancement (et des alertes).

Rapport de dépenses

Pour voir toutes les dépenses suivies, ouvrez le rapport de dépenses soit à partir de la barre latérale, soit en allant dans n'importe quel rapport et en cliquant sur Rapport du temps, puis en sélectionnant Rapport de dépenses.

Vous pouvez obtenir le rapport pour toute plage de dates dont vous avez besoin en sélectionnant la plage dans le coin supérieur gauche et en choisissant une plage prédéfinie ou en sélectionnant une plage personnalisée.

Vous pouvez filtrer le rapport selon les critères suivants : facturable (facturable, non facturable), l'approuver (approuvé, non approuvé) et facturation (facturé). 

Vous pouvez trier les dépenses en cliquant sur l'en-tête de la colonne dans le tableau.

Les dépenses qui sont facturées sont marquées comme facturées. Passez la souris sur la balise facturée pour voir quelle facture les a prises en charge.

Vous pouvez marquer manuellement les dépenses comme facturées en les sélectionnant par le biais de la modification en bloc, puis en choisissant Marquer comme facturé. Pour les marquer comme non facturées, sélectionnez uniquement les dépenses facturées.

Vous pouvez exporter toutes les dépenses vers CSV et Excel en cliquant sur “Exporter”.

Pour modifier ou supprimer une dépense, cliquez sur les trois points situés à côté d'une dépense.

• Les administrateurs peuvent voir et modifier toutes les dépenses
• Les responsables peuvent voir toutes les dépenses des membres de leur équipe ou des projets, et les modifier si Qui peut modifier le temps et les dépenses des autres est autorisé dans les paramètres de l'espace de travail
• Les utilisateurs réguliers peuvent voir et modifier que leurs propres dépenses (sauf si elles sont verrouillées)

En tant que propriétaire, administrateur, chef d'équipe ou chef de projet, vous pouvez également personnaliser une exportation PDF, Excel ou CSV du rapport de dépenses dans la page Rapport de dépenses détaillé.

1. Allez au rapport
2. Cliquez sur Exporter
3. Choisissez Personnaliser
4. Choisissez les informations que vous souhaitez obtenir
5. Enregistrer

Chaque rapport que vous exportez en PDF, Excel ou CSV contiendra les données sélectionnées.

Cette fonctionnalité est disponible sur les plans d'abonnement Pro et Entreprise.

Approuver les dépenses

Les dépenses ajoutées apparaissent dans la page Dépenses .

For expenses to be approved, an Admin or a Team Manager need to perform this action on the Approvals page. Prior to approving, expenses need to be submitted first.

Pour soumettre les dépenses à l'approbation : 

1. Cliquez sur le bouton Soumettre au-dessus de l'étiquette de Dépense que vous avez créée 
2. La modale de confirmation Soumettre pour approbation apparaît avec le délai indiqué et les dépenses
3. Cliquez sur SOUMETTRE

La balise En attente d'approbation s'affiche au-dessus de la dépense dépense soumise qui n'a pas encore été approuvée.

Si vous survolez la balise En attente d'approbation, vous verrez le nom de l'utilisateur qui a soumis les Dépenses. En cliquant sur le X, vous pouvez annuler l'approbation. Si vous faites cela, un administrateur ne pourra pas approuver le temps et les dépenses à moins que vous ne l'envoyiez à nouveau.  

Les administrateurs peuvent modifier les approbations de dépenses en attente. Les chefs d'équipe peuvent également effectuer cette opération pour les membres de leur équipe.

Les dépenses peuvent aussi être soumises à l'approbation à partir de la Feuille de temps et du Suivi du temps.

Facturation des dépenses

1. Ouvrez une facture
2. Cliquez sur Importer les temps et les dépenses
3. Sélectionnez la date et les projets
4. Activez Inclure les dépenses facturables
5. Choisissez la manière dont vous souhaitez que les dépenses soient affichées (affichez chaque dépense comme un nouveau poste, ou regroupez-les par projet, utilisateur ou catégorie)
6. Cliquez sur Importer

Seules les dépenses facturables non facturées sont importées dans la facture.

Si une dépense a une unité, la colonne unité prendra l'unité de la dépense et la colonne prix prendra le prix de la catégorie. Les dépenses qui n'ont pas d'unité seront affichées comme une seule unité.

Le temps importé sera affiché comme un type d'élément Service , et les dépenses comme un type d'élément Produit. Vous pouvez personnaliser le nom des types d'éléments dans les paramètres de la facture, ainsi que masquer la colonne des types d'éléments dans le PDF.

Chaque dépense importée sera marquée comme facturée afin que vous ne facturiez pas accidentellement deux fois la même dépense. Si vous supprimez un élément qui contient des dépenses importées (ou si vous supprimez toute la facture), ces dépenses seront marquées comme non facturées.

Vous pouvez toujours marquer manuellement une dépense comme facturée ou non facturée dans le rapport détaillé des dépenses en les sélectionnant via la modification en bloc.

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Les alertes sont une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.

Pour être averti lorsque quelqu'un comptabilise trop de temps, configurez des rappels d'heures supplémentaires.

Configurez les alertes de projet

1. Cliquez sur les “Paramètres” dans la barre latérale gauche
2. Passez à l'onglet “Alertes”
3. Choisissez si vous souhaitez que des alertes soient envoyées pour des projets ou des tâches, à quel pourcentage du temps estimé et à qui
4. Ajoutez l'alerte

Une alerte sera envoyée une fois que le pourcentage défini du temps estimé sera atteint. Si quelqu'un modifie son temps et que le pourcentage passe en dessous de celui qui a été défini, une alerte sera à nouveau envoyée dès que le pourcentage défini du temps estimé sera atteint.

Les alertes s'appliquent à tous les projets qui ont des estimations (vous ne pouvez pas configurer des alertes uniquement pour certains projets spécifiques).

Si vous excluez le temps non facturable de l'estimation du temps du projet, le statut du projet et les alertes ne compteront pas le temps non facturable comme faisant partie de l'estimation.

Vous pouvez choisir qui recevra les alertes :

• Tous les admins
• Tous les chefs de projet (pour leurs projets respectifs)
• Les personnes ajoutées au projet (pour l'alerte de projet)
• Les personnes assignées à la tâche (pour l'alerte de tâche)

Les alertes sont envoyées 30 minutes après que l'heure estimée a été atteinte.

Les utilisateurs qui n'ont pas vérifié leur adresse email ne recevront pas d'alertes.

Retirez les alertes

Pour supprimer une alerte, il suffit de cliquer sur le X situé à l'extrême droite de l'alerte que vous souhaitez supprimer et de sélectionner “Supprimer”.

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Lorsque vous filtrez et partagez un rapport, vous pouvez également spécifier qu'il soit envoyé par email à vous ou à toute autre personne de votre compte afin qu'elle reçoive toujours les dernières informations de suivi pour le jour, la semaine ou le mois précédent.

Only Owner and Admins can create Scheduled reports.

Les rapports programmés sont une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.

Planification des rapports

1. Allez dans n'importe quel rapport
2. Appliquez les filtres nécessaires au rapport (par exemple, filtrez par utilisateur, client, etc.)
3. Choisissez une plage de dates relative (par exemple, cette semaine, le mois dernier, etc.)
4. Cliquez sur l'icône “Partager”
5. Nommez le rapport (ce nom sera utilisé dans les emails, sur la page du rapport et dans les exportations)
6. Choisissez les destinataires
7. Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir le rapport (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle)
8. Cliquez sur Créer le lien

Notez que les rapports avec des plages de dates personnalisées ne peuvent pas être programmés et que seuls les administrateurs peuvent programmer des rapports.

Vous pouvez voir tous vos rapports programmés sur la page des rapports partagés. Les rapports qui sont envoyés par email auront la balise programmé à côté d'eux.

Vous pouvez activer ou désactiver la programmation des rapports partagés existants à partir de la page “Rapports partagés”, en cliquant sur les trois points situés à côté d'un rapport.

Les administrateurs peuvent choisir que le rapport ne soit envoyé qu'à eux-mêmes, ou sélectionner d'autres utilisateurs dans leur espace de travail Clockify.

Quand les emails sont-ils envoyés ?

• Les emails quotidiens sont envoyés chaque jour en fonction du paramètre Début de la journée du destinataire dans les paramètres du profil
• Les emails hebdomadaires sont envoyés au début de chaque semaine en fonction des paramètres de Début de la semaine et Début de la journée du destinataire dans les paramètres du profil
• Les emails mensuels sont envoyés le 1er de chaque mois, en fonction des paramètres Début de la journée du destinataire dans les paramètres du profil

Contenu de l'email du rapport

• Nom du rapport
• Dates exactes pour lesquelles le rapport est envoyé
• Le total des heures et des pauses suivies et la part facturable (calculée au moment de l'envoi de l'email). Si vous ne souhaitez pas que l'email affiche le temps facturable, assurez-vous que l'option Ne pas afficher le montant est sélectionnée avant de partager le rapport.
• Le lien vers le rapport de temps en direct pour plus d'informations (montre toujours la plage relative que vous avez enregistrée)
• Des liens directs pour télécharger le rapport au format PDF, CSV et Excel (le téléchargement portera sur les dates indiquées dans l'email)

S'il y a un nouveau total parce que vous avez ajouté ou modifié des feuilles de temps existantes, l'email contiendra des informations périmées, mais le lien affichera les informations actuelles.

Si vous avez verrouillé les dates dans le rapport, les liens de téléchargement de l'email respecteront les dates verrouillées (par exemple, si vous avez enregistré Hier et verrouillé la date, chaque email précédent vous dirigera vers le même téléchargement, c'est-à-dire hier).

Envoi de rapports à des personnes extérieures à Clockify

Si vous souhaitez que d'autres personnes reçoivent un rapport programmé, vous devez mettre en place un transfert d'email.

Vous devrez créer un filtre dans votre client de messagerie pour les emails contenant le sujet dont vous avez besoin, puis créer une règle pour que ces emails soient transférés vers un autre email.

Par exemple, vous pouvez filtrer un rapport par client, nommer le rapport Rapport hebdomadaire ClientX et programmer son envoi une fois par semaine, puis créer un filtre et une règle pour que ces emails soient envoyés automatiquement de votre boîte de réception à l'adresse email du client.

Comment configurer le transfert d'email pour : Gmail / Outlook / Mail (Mac)

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Il s'agit d'une fonctionnalité supplémentaire que vous pouvez utiliser en mettant à niveau votre espace de travail vers un plan Pro ou Entreprise.

Gardez à l'esprit que pour voir le rapport, la Planification doit également être activée.

Une fois que vous avez rempli toutes ces conditions, vous pouvez :

• Aller dans Rapports dans la barre latérale
• choose Assignments from the dropdown

Le rapport indique le temps total planifié des tâches publiées, le temps total suivi, la différence entre les deux et la colonne de performance avec une barre de progression sur la droite.

Les résultats sont regroupés par projet, client, utilisateur, groupe, balise et date. Cependant, vous pouvez ajuster l'affichage en configurant les critères selon vos besoins et en ventilant davantage les données en sous-groupes.

Par exemple, vous pouvez :

• Grouper par client -> utilisateur pour voir qui a travaillé pour quel client
• Grouper par groupe -> utilisateur -> date pour voir qui a travaillé quand

Vous pouvez également filtrer les résultats par date dans le sélecteur de date, équipe (utilisateurs et groupes), client ou projet et les exporter au format CSV et Excel.

Veuillez noter que les options de regroupement affecteront l'aspect de vos exportations. Ainsi, par exemple, si vous regroupez les données par utilisateur et les sous-groupes par projet, c'est de cette manière qu'elles seront regroupées dans l'exportation.

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Le coût de la main-d'œuvre est une fonction supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.

Définir les taux de coût

Pour voir et définir les taux de coût, vous devez d'abord activer les taux de coût dans les paramètres de l'espace de travail.

Les taux de coût fonctionnent de la même manière que les taux horaires facturables et vous pouvez les définir juste à côté des taux facturables.

Différence entre les taux facturables et les taux de coût :

• Les taux de coût sont toujours appliqués, qu'une entrée soit facturable ou non
• Vous pouvez effacer le taux de coût, par exemple pour les projets qui ne génèrent pas de coûts.

Voir les coûts et les bénéfices dans les rapports

Lorsque vous exécutez un rapport, vous pouvez choisir si vous souhaitez voir :

• Montant facturable – ce que vous facturez aux clients
• Le montant des coûts – ce que vous payez à votre équipe
• Les bénéfices – la différence entre le montant facturable et les coûts (peut être négatif si les coûts sont supérieurs au revenu)

This lets you track and compare costs and profit across dates, projects, and users in total (via Summary report), as well as see profit and cost for each individual time entry (via Detailed report).

Les exportations suivent ce que vous voyez dans l'interface. Par exemple, vous pouvez définir l'option Afficher le coût dans un rapport, l'exporter en PDF et l'envoyer au service de la paie ; ou vous pouvez définir l'option "Afficher le montant", l'exporter en PDF et l'envoyer aux clients.

Si vous exportez un rapport en CSV ou Excel :

• Show amount will give you Billable amount and Billable rate for each entry
• Show cost will give you Cost amount and Cost rate for each entry
• Afficher le bénéfice vous donnera tout : le Montant facturable, le Taux facturable, le Montant du coût, le Taux du coût, le Montant du bénéfice, et le Taux du bénéfice (différence calculée entre les deux taux)

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Le minuteur de force est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau vers le plan Pro ou Entreprise.

Vous pouvez activer le "Minuteur de force" au bas de l'onglet autorisations dans les paramètres de l'espace de travail.

Lorsque l'option "Minuteur de force" est activée, les utilisateurs :

• PEUVENT créer de nouvelles entrées en utilisant uniquement le minuteur (le mode manuel est désactivé)
• PEUVENT ajouter des entrées de temps via le Suivi automatisé
• PEUVENT supprimer des entrées existantes (sauf si elles sont verrouillées ou approuvées)
• PEUVENT modifier la description de l'entrée, le projet/tâche, la balise et le statut facturable (sauf si verrouillé ou approuvé)
• NE PEUVENT PAS changer l'heure de début d'un minuteur en cours d'exécution
• NE PEUVENT PAS modifier l'heure de début/fin et la durée d'une entrée de temps existante
• NE PEUVENT PAS dupliquer une entrée

Cette restriction s'applique à tous les utilisateurs, y compris les administrateurs. Les administrateurs ne peuvent pas ajouter du temps manuellement par le biais du suivi du temps, mais ils peuvent ajouter du temps pour d'autres personnes (y compris eux-mêmes) via le rapport détaillé.

Les chefs d'équipe peuvent ajouter/modifier le temps des membres de leur équipe si cette option est activée dans les paramètres.

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Grâce au suivi GPS, vous pouvez voir qui travaille actuellement sur le terrain et l'historique de la localisation de chacun tout au long de la journée pendant que son temps est compté.

Le suivi GPS est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.

Collecte de données et confidentialité

La localisation ne peut pas être suivie sans la connaissance et l’autorisation de l'utilisateur. Afin d'enregistrer l'emplacement :

• L'administrateur doit activer l'option Activer le suivi GPS dans les paramètres de l'espace de travail.
• Tous les membres de l'espace de travail recevront une notification lorsque l'enregistrement de la localisation est activé, via une notification web et mobile.
• L'utilisateur doit télécharger et suivre le temps via l'application mobile (iOS ou Android).
• L'utilisateur doit activer les Services de localisation sur son téléphone mobile.
• L'utilisateur doit autoriser l'application Clockify à accéder à sa localisation.
• Chaque utilisateur régulier peut voir tous ses lieux enregistrés. L'administrateur voit tous les lieux enregistrés dans l'espace de travail.
• L'emplacement est enregistré chaque fois que le minuteur est lancé et arrêté dans l’appli mobile. De plus, pendant que le minuteur est en marche, d'autres emplacements seront enregistrés si l'utilisateur se déplace de manière significative (généralement plus de 500 m) - mais cela varie en fonction de votre appareil (son système d'exploitation, sa version, ses paramètres et les autorisations accordées).
• Les lieux sont collectés même si l'application mobile fonctionne en arrière-plan.
• Chaque emplacement est lié à une entrée de temps. Si l'entrée de temps est supprimée, ses emplacements sont également supprimés.
• Les administrateurs peuvent supprimer l'emplacement de n'importe qui. Les utilisateurs réguliers peuvent supprimer leur propre emplacement.
• Vous pouvez afficher les lieux des 7 derniers jours. Tous les lieux datant de plus de 7 jours sont automatiquement supprimés pour toujours.

Visualisation des emplacements

Pour afficher les emplacements enregistrés, cliquez sur Activité dans la barre latérale, puis sur l'onglet “Localisations”.

Les administrateurs peuvent voir les emplacements enregistrés de tout le monde, tandis que les utilisateurs ordinaires ne peuvent voir que les leurs.

Vous pouvez voir les emplacements actuels de votre personnel, leurs itinéraires et l'horodatage du moment où l'emplacement a été enregistré.

Sur le côté droit, vous pouvez voir tous les utilisateurs actifs dans votre espace de travail, ainsi que leur dernier emplacement enregistré sur la carte pour cette journée et l'horodatage de l'enregistrement. Si un utilisateur n'a pas d'emplacement ce jour-là, vous verrez juste un tiret (-).

Si un utilisateur a un point d'enregistrement rouge à côté de lui, cela signifie que le minuteur est toujours en marche à cet endroit.

Pour voir tous les lieux enregistrés par un utilisateur dans la journée, cliquez sur lui dans la barre latérale. Vous obtiendrez une liste de tous les enregistrements, et vous pourrez voir son itinéraire sur la carte (en fonction des emplacements enregistrés ce jour-là).

Pour fermer la vue détaillée et revenir à l'aperçu de l'équipe, cliquez sur X à côté du nom de l'utilisateur.

Pour voir les emplacements des autres jours, cliquez sur > ou < dans le coin supérieur droit à côté de la date (vous pouvez remonter jusqu'aux 7 derniers jours).

Suppression des lieux enregistrés

Les administrateurs et les utilisateurs réguliers peuvent supprimer des lieux enregistrés.

Vous pouvez supprimer des lieux enregistrés sur la version web de Clockify, lorsque vous allez dans Activité > Localisations dans la barre latérale.

Si vous êtes administrateur, cliquez sur un utilisateur à droite pour accéder à sa vue d'itinéraire, survolez l'emplacement que vous souhaitez supprimer, et cliquez sur l'icône de la corbeille.

Si vous êtes un utilisateur régulier, passez simplement la souris sur l'enregistrement que vous souhaitez supprimer et cliquez sur l'icône de la corbeille.

Tous les emplacements datant de plus de 7 jours sont automatiquement supprimés pour toujours.

Il n'y a pas de possibilité d'annulation lorsqu'un emplacement est supprimé (chaque suppression est permanente et irrécupérable).

Si un utilisateur supprime son compte, toutes ses données de localisation sont également supprimées.

Précision de la localisation

La localisation GPS n'est pas précise à 100 % en raison de divers facteurs (système d'exploitation du téléphone, version, modèle, espace fermé ou ouvert, facteurs géographiques tels que la hauteur des bâtiments, etc.)

La précision de la localisation peut être :

• Haute précision - L'emplacement réel peut être faussé de moins de 150 m (500 pieds)
• Précision moyenne - L'emplacement réel est décalé de 150 à 500 m (500 à 1 600 pieds)
• Faible précision - L'emplacement réel est décalé de 500 à 1 000 m (1 600 à 3 200 pieds)

Lorsque la précision de l'emplacement enregistré est moyenne ou faible, un indicateur apparaît dans la vue détaillée de l'itinéraire de la personne.

Si la précision de la localisation est supérieure à 1 000 m (3,200 pieds), elle ne sera pas enregistrée.

Améliorer la précision de la localisation (Android)

Améliorer la précision de la localisation (iOS)

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Télécharger pour Windows →

Télécharger pour Mac →

Remarque: les applications de bureau Windows et Mac disposent de captures d'écran intégrées.

Les captures d'écran sont une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.

Collecte de données et confidentialité

Les captures d'écran ne peuvent pas être enregistrées à l'insu de l'utilisateur.
Afin d'enregistrer des captures d'écran :

• L'administrateur doit activer "Activer la capture d'écran" dans les paramètres de l'espace de travail
• Tous les membres de l'espace de travail recevront une notification lorsque la capture d'écran est activée via le web et l'application de bureau
• Les captures d'écran sont réalisées uniquement lorsque le minuteur est en cours (quel que soit le point de départ du minuteur) ET que l'application d'enregistrement des captures d'écran est installée
• Les captures d'écran sont en basse résolution et floues par défaut pour des raisons de confidentialité et de sécurité
• Chaque utilisateur régulier peut voir toutes ses captures d'écran. L'administrateur voit toutes les captures d'écran de l'espace de travail
• Chaque capture d'écran est liée à une entrée de temps. Si l'entrée de temps est supprimée, ses captures d'écran le sont également
• Si un utilisateur supprime une capture d'écran, le temps écoulé entre la capture d'écran précédente et celle en cours sera soustrait du temps total
• Vous pouvez visualiser les captures d'écran des 7 derniers jours. Toutes les captures d'écran datant de plus de 7 jours sont automatiquement supprimées pour toujours

Clockify peut aussi :

• Enregistrer les applications que vous utilisez et les sites web que vous visitez à l'aide du suivi automatisé, mais ces données sont totalement privées (les données ne sont pas disponibles pour les administrateurs de l'espace de travail).
• Détecter quand vous êtes inactif en utilisant la détection de l'inactivité (pas de mouvement de la souris ou de frappe au clavier), mais ces données ne sont affichées qu'une seule fois lorsque vous redevenez actif afin que vous puissiez décider si vous souhaitez conserver ou exclure les temps d'inactivité (les informations ne sont pas disponibles pour les administrateurs de l'espace de travail).

Enregistrer des captures d'écran

Pour capturer des captures d'écran, vous devez installer l'application de bureau pour Mac ou Windows.

Une fois installée, vous devez vous connecter et lancer le minuteur.

Les captures d'écran sont réalisées de manière aléatoire toutes les 5 minutes pendant que le minuteur fonctionne et que l'application de bureau est active.

Par exemple, si nous examinons 20 minutes de temps suivi, il y a quatre intervalles de 5 minutes dans ces 20 minutes.
Supposons que le minuteur soit lancé à 12:15. Le premier intervalle de cinq minutes est compris entre 12:15 et 12:20. La première capture d'écran est prise après cinq minutes, à la fin de ce premier intervalle, à 12:20.
Toutes les autres captures d'écran sont effectuées 3 à 8 minutes après le début de l'intervalle. 

Les captures d'écran ne seront pas effectuées si la durée d'une entrée de temps est inférieure à 5 minutes, ou si le minuteur fonctionne sur le web ou le mobile, mais pas sur l'application de bureau (ou si vous n'êtes pas connecté).

Lorsque Mac vous le demande, vous devez autoriser Clockify à faire des captures d'écran. Si vous cliquez sur “Refuser”, vous devrez aller dans Préférences Système > Sécurité et confidentialité > Enregistrement d'écran et cocher l'application Clockify.

Affichage des captures d'écran

Lorsque les captures d'écran sont activées, tous les utilisateurs de l'espace de travail voient la page Activité > Captures d'écran dans la barre latérale.

Les utilisateurs réguliers peuvent voir toutes leurs captures d'écran personnelles, et les administrateurs peuvent voir celles de tout le monde.

Tous les utilisateurs actifs de l'espace de travail sont répertoriés, et à côté de chaque personne, vous pouvez voir le nombre total de captures d'écran enregistrées dans la journée.

Si une personne a des captures d'écran, vous pouvez cliquer sur son nom ou sur l'icône de développement dans le coin droit pour voir les captures d'écran et le moment où chacune a été enregistrée.

Vous pouvez cliquer sur une capture d'écran pour ouvrir l’affichage de la galerie, puis faire des va-et-vient entre les captures d'écran.

Pour voir les captures d'écran des autres jours, cliquez sur > ou < dans le coin supérieur droit à côté de la date (vous pouvez remonter jusqu'à un an en arrière à partir du moment où la capture d'écran a été réalisée).

Suppression des captures d'écran

Les administrateurs et les utilisateurs réguliers peuvent supprimer des captures d'écran en cliquant sur l'icône de la corbeille lorsque vous survolez une capture d'écran.

Les utilisateurs réguliers ne peuvent supprimer que leurs captures d'écran personnelles, à moins que l'entrée de temps ne soit verrouillée ou approuvée (dans ce cas, l'administrateur doit la supprimer).

Pour supprimer une capture d'écran qui a été capturée à partir d'un minuteur en cours, vous devez d'abord arrêter le minuteur, puis vous pouvez supprimer la capture d'écran souhaitée.

Lorsqu'une capture d'écran est supprimée par un utilisateur régulier, le temps écoulé entre cette capture d'écran et celle qui la précède sera soustrait du temps total de l'entrée de temps. Si une entrée ne comporte qu'une seule capture d'écran, l'ensemble de l'entrée de temps sera supprimé. La suppression d'une capture d'écran pour une saisie de temps approuvée n'affectera pas la saisie.

Les administrateurs peuvent supprimer la capture d'écran de n'importe qui sans soustraction de temps.

Si une saisie de temps qui a une capture d'écran est supprimée par les utilisateurs ou l'administrateur, toutes ses captures d'écran sont supprimées automatiquement. Si un utilisateur supprime son compte, toutes ses captures d'écran sont également supprimées.

Toutes les captures d'écran datant de plus de 7 jours sont automatiquement supprimées pour toujours.

Il n'y a pas de possibilité d'annulation lorsqu'une capture d'écran est supprimée. Chaque suppression est permanente et irrécupérable.

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Grâce aux champs personnalisés, vous pouvez suivre les pauses, les heures supplémentaires, le statut de la facture, le nombre d'unités, les listes déroulantes personnalisées, la quantité, les codes, l'emplacement, l'équipement, l'estimation, le numéro de transaction, le lien vers le ticket, les reçus, les images, toutes sortes d'identifiants (facture, tâche, utilisateur, projet)... et plus encore !

In addition to user data, you can also track project metadata – perfect when you need to analyze data in pivot tables, or when you need to integrate Clockify with external systems via API.

If you wish to add custom fields to users (like Employee ID), you can use user fields.

Les champs personnalisés sont une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.

Les utilisateurs peuvent saisir des données dans les champs personnalisés via : le web, une extension de navigateur, iOS, Android et Mac (support pour Windows bientôt disponible).

Création de champs personnalisés

Vous pouvez créer des champs personnalisés dans les Paramètres de l'espace de travail > onglet Champs personnalisés. Vous pouvez avoir jusqu'à 50 champs dans un espace de travail.

Lorsque vous créez un champ, vous devez spécifier le type de champ :

• Texte – champ de saisie dans lequel vous pouvez taper ce que vous souhaitez (ID du projet, notes supplémentaires, coordonnées)
• Nombre – champ de saisie qui accepte uniquement des valeurs numériques (kilométrage, dépenses, nombre d'unités)
• Lien– champ de saisie qui accepte les URL de sites Web ou de fichiers (reçus, captures d'écran, documents, référence de la tâche)
• Champ interrupteur – un simple commutateur oui/non (facturé, payé, urgent)
• Sélectionner – champ de saisie qui permet aux utilisateurs de sélectionner une seule option dans une liste prédéterminée (emplacement, statut, catégorie)
• Sélectionner plusieurs – champ de saisie qui permet aux utilisateurs de sélectionner un nombre quelconque de valeurs dans une liste prédéterminée (équipement utilisé, liste de balises personnalisée pour un projet)

Vous pouvez également empêcher les utilisateurs ordinaires d'entrer ou de modifier des données en définissant l'option Qui peut modifier : Admins (par exemple, vous pouvez avoir un statut Impayé/Payé que les utilisateurs peuvent voir mais que seuls les administrateurs peuvent modifier).

Utilisation des champs

Pour que vos utilisateurs puissent voir et utiliser les champs que vous avez créés, glissez-déposez le champ dans l'emplacement visible de la colonne active. Les champs apparaîtront alors dans le suivi du temps et la feuille de temps pour tous les utilisateurs de l'espace de travail.

Dans la feuille de temps, vous pouvez saisir des données pour des champs supplémentaires lorsque vous survolez une cellule avec l'heure et cliquez sur les trois points.

Vous pouvez avoir jusqu'à 5 champs visibles pour l'ensemble de l'espace de travail, plus 5 autres sur les projets.

Les champs fonctionnent comme des entrées normales, selon le type de champ que vous avez spécifié. Les utilisateurs peuvent saisir du texte, un nombre, cocher une case ou choisir dans une liste de valeurs prédéterminées.

Quand utiliser les champs invisibles

Les champs invisibles sont utiles lorsque vous avez besoin d'intégrer Clockify avec des systèmes externes via une API, ou lorsque vous avez besoin que les entrées héritent de métadonnées supplémentaires des projets (comme l'ID du projet ou le type de projet) et que vous ne voulez pas surcharger vos utilisateurs avec des données non pertinentes.

Si vous activez un champ et le rendez invisible, les utilisateurs ne le verront nulle part, mais toutes les entrées créées en seront dotées. Les entrées peuvent hériter de la valeur des champs invisibles via le projet, ou vous pouvez les mettre à jour via l'API ou une autre intégration.

Les champs invisibles et leurs données apparaissent dans les exportations Excel et CSV du rapport détaillé.

Activation des champs sur les projets

Outre l'activation des champs personnalisés pour l'ensemble de l'espace de travail, vous pouvez également les activer par projet, ainsi que modifier la visibilité et la valeur par défaut dans les paramètres du projet.

Tous les champs invisibles s'affichent automatiquement dans les projets. Vous pouvez définir leur valeur par défaut pour ce projet, et les rendre visibles (ou invisibles) lorsqu'un utilisateur sélectionne ce projet.

Vous pouvez avoir jusqu'à 10 champs visibles dans un projet.

À part la gestion des champs actifs, vous pouvez également ajouter un champ à partir d'une liste de champs disponibles, afin que seules les entrées de ce projet particulier disposent de ce champ.

Si vous souhaitez que les champs aient une certaine valeur par défaut lorsqu'un utilisateur sélectionne un projet. Par exemple, si un utilisateur sélectionne ProjectX, le champ Localisation peut être défini sur les États-Unis, que l'utilisateur peut remplacer ultérieurement s'il ne s'agit pas des États-Unis.

Faites attention aux valeurs par défaut, car elles remplacent toujours les valeurs existantes. Par exemple, si une entrée de temps possède Ma valeur et que vous modifiez ensuite un projet avec une Valeur par défaut, celle-ci écrasera Ma valeur (vous pouvez saisir à nouveau Ma valeur, mais si vous modifiez à nouveau le projet d'une entrée de temps, Ma valeur sera perdue).

Un chef de projet peut modifier la visibilité d'un champ et définir une valeur par défaut pour ses projets.

Utilisation avancée

Vous pouvez réaliser n'importe quel flux de travail dont vous avez besoin en utilisant ces quatre mécanismes :

• Autorisation d'édition – Vous pouvez laisser les utilisateurs modifier les données d'un champ pour leurs entrées de temps, ou limiter l'édition aux administrateurs uniquement
• Visibilité – Affecte si les utilisateurs peuvent voir un champ dans le suivi du temps et la feuille de temps
• Valeur par défaut – Les champs sur les entrées de temps sont vides au départ, sauf si vous les remplissez avec une valeur par défaut
• Remplacement des projets – Vous pouvez remplacer la visibilité et la valeur par défaut d'un champ par projet

Par exemple, vous pouvez définir un champ comme non modifiable par les utilisateurs ordinaires et visible uniquement sur certains projets. Ou bien, vous pouvez rendre un champ invisible et définir une valeur par défaut pour les projets, de sorte que chaque entrée de temps possède ses métadonnées de projet.

Champ personnalisé obligatoire

Vous pouvez également configurer un champ personnalisé de saisie des temps pour qu'il soit obligatoire pour chaque saisie de temps au niveau de l'espace de travail.
Pour ce faire, un champ personnalisé de saisie du temps doit être défini comme Visible avec une valeur par défaut, ou édité par Tout le monde. S'il est configuré correctement, ce champ personnalisé apparaîtra dans les paramètres de l'espace de travail, sous la section Ne pas autoriser l'enregistrement du temps sans, dans l'onglet Général. Après avoir été sélectionné dans une case à cocher, le champ apparaîtra dans le suivi du temps et la feuille de temps comme un champ obligatoire.

Ainsi, la prochaine fois qu'un utilisateur voudra saisir une entrée de temps, il devra insérer les données dans ce champ obligatoire.

Modification et suppression des champs

L'activation d'un champ n'a pas d'impact sur les anciennes entrées. Seules les nouvelles entrées de temps à venir auront des champs personnalisés et des valeurs par défaut. Pour ajouter rétroactivement des champs aux entrées de temps, vous devrez mettre à jour manuellement les entrées de temps.

Si vous faites passer un champ d'Actif à Disponible, les nouvelles entrées ne comporteront plus ce champ, mais les entrées existantes conserveront leurs données et apparaîtront dans les exportations.

La suppression d'un champ personnalisé supprime ce champ et toutes ses données de toutes les entrées de temps, dans tout l'espace de travail. Une fois que vous avez supprimé un champ, c'est comme s'il n'avait jamais existé. Il n'y a pas d'annulation possible. Pour conserver les données, il est préférable de le désactiver en déplaçant le champ vers la colonne “Disponible”.

Si vous modifiez les options d'un champ de type Sélectionner , les entrées de temps existantes conserveront les valeurs originales. Sauf si :

• Vous modifiez manuellement la valeur du champ personnalisé de type Sélectionner sur l'entrée de temps à une valeur différente
• Vous changez le projet de l'entrée de temps en un projet qui a une valeur par défaut définie pour ce champ de type Sélectionner . Dans ce cas, l'entrée obtiendra la valeur par défaut pour le champ personnalisé de type Sélectionner du projet que vous avez sélectionné.

Exemple de modification

Disons que vous avez un champ personnalisé de type Sélectionner nommé Localisation avec 3 options de sélection : Los Angeles, New York, et Boston.

You create a time entry and select Los Angeles as your location. Then you go to Workspace settings and rename Los Angeles option to San Francisco.

L'entrée créée conservera la valeur Los Angeles.

Si vous modifiez l'entrée créée et changez son projet en un projet dont le champ Localisation a une valeur par défaut (par exemple, New York), l'entrée aura désormais New York comme emplacement. En d'autres termes, la valeur par défaut remplacera la valeur originale chaque fois que vous mettrez à jour une entrée.

Another example: let’s say you create a field called Updated, set default value 2020, and make it invisible. Your old entries won’t have that field, but each entry moving forward will have it.

Si quelqu'un modifie le projet sur son ancienne entrée, cette entrée reprendra la valeur 2020 même si elle ne l'a jamais eue, ce qui vous permettra de voir si une entrée a été modifiée.

Champs personnalisés dans les rapports

Vous pouvez récupérer les entrées de temps avec tous leurs champs et données dans le rapport détaillé via l'exportation Excel et CSV. Vous pouvez ensuite créer toutes sortes de rapports personnalisés dans des tableaux croisés dynamiques.

Vous pouvez voir et modifier les données des champs visibles directement dans le rapport détaillé. En outre, les administrateurs peuvent modifier les données des champs personnalisés que d'autres utilisateurs ont saisies (les membres réguliers ne peuvent modifier et supprimer que les entrées de temps qui leur appartiennent).

Vous pouvez aussi utiliser des Modifier en bloc pour mettre à jour les champs personnalisés de plusieurs entrées de temps en un seul clic.

Les exportations Excel et CSV répertorient tous les champs actifs. Si une entrée possède une valeur dans un champ personnalisé qui n'est plus actif ni dans l'espace de travail ni dans un projet, ce champ n'apparaîtra pas.

Download sample report (Excel)

Les rapports vous permettent également de filtrer le rapport par des champs personnalisés. Vous pouvez facilement activer ou désactiver les champs personnalisés que vous souhaitez voir apparaître comme filtres et les utiliser pour filtrer les entrées de temps.

Ces filtres sont spécifiques à l'utilisateur. Lorsque vous ajoutez certains champs personnalisés aux filtres, cela n'affecte pas les autres utilisateurs. Chaque utilisateur peut disposer de son propre ensemble de filtres.

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Il s'agit d'une fonctionnalité supplémentaire, disponible pour les utilisateurs des plans Pro et Entreprise.

Création de champs d'utilisateur

Pour créer un champ d'utilisateur, allez dans l'onglet Paramètres de l'espace de travail > Champs personnalisés, faites défiler la liste jusqu'à la section Champs personnalisés d'utilisateur, puis cliquez sur Créer.

Tout d'abord, vous devez spécifier le type de champ selon le type d'informations que vous souhaitez ajouter sur l'utilisateur.

• Texte – champ de saisie pour tout type d'information (p. ex. ID de l'employé, Emplacement, Date de début)
• Nombre – champ de saisie pour les valeurs numériques (p. ex. l'ID interne)
• Lien– champ de saisie qui accepte l'URL de sites Web ou de fichiers (p. ex. Certificat, Lien de profil)
• Champ interrupteur – un simple champ oui/non (p. ex. Temps partiel)
• Sélectionner – champ de saisie qui permet aux utilisateurs de sélectionner une seule option dans une liste prédéterminée (p. ex. Département)
• Sélectionner plusieurs – champ de saisie qui permet aux utilisateurs de sélectionner plusieurs valeurs à partir d'une liste prédéterminée (p. ex. Éligibilité)

Remplissez le nom, la description, le paramètre fictif et sélectionnez les valeurs (le cas échéant).

Une fois que vous avez créé un champ, faites-le glisser vers la colonne “Active” pour qu'il devienne visible dans les profils des utilisateurs.

Le nombre maximum de champs d'utilisateur créés est 50 et le nombre maximum de champs d'utilisateur actifs est 10.

Utilisation des champs d'utilisateur

Une fois le champ utilisateur créé et activé, allez sur la page Équipe et cliquez sur les trois points à côté d'un utilisateur.

Lorsque vous faites défiler la page vers le bas, vous verrez le champ d’utilisateur que vous avez créé et vous pourrez définir la valeur pour cet utilisateur. 

Les valeurs des champs utilisateur peuvent être saisies par les propriétaires et les administrateur.  

Modification et suppression des champs d’utilisateur

Si une valeur est définie pour le champ de l'utilisateur, une fois que ce champ est glissé et déposé dans la colonne Champs actifs , cette valeur est transmise à tous les utilisateurs de l'équipe (actifs, inactifs et invités). 

Si, à un moment donné, la valeur par défaut du Champ d'utilisateur actif change, cette nouvelle valeur est appliquée uniquement aux nouveaux utilisateurs (la valeur par défaut des utilisateurs existants ne change pas).

Les champs d'utilisateur peuvent être déplacés par glisser-déposer entre les champs disponibles et les champs actifs. 

La suppression d'un champ utilisateur supprime ce champ et toutes ses données de tous les membres, dans tout l'espace de travail. Une fois que vous avez supprimé un champ, c'est comme s'il n'avait jamais existé. Vous ne pouvez pas annuler cette action.

Pour conserver les données, il est préférable de désactiver un champ personnalisé en le déplaçant dans la Colonne disponible.

Champs d'utilisateur dans les rapports

Lorsqu'un champ d’utilisateur est rempli par un utilisateur, vous pouvez obtenir sa valeur lors de l'exportation de rapports avec les saisies de temps de cet utilisateur.

Pour obtenir des champs d’utilisateur dans CSV et Excel, vous devez d'abord les activer :

1. Allez au Rapport détaillé
2. Cliquez sur Exporter et choisissez Personaliser
3. Vérifiez les champs que vous souhaitez obtenir dans l'exportation
4. Sauvegardez les paramètres d'exportation
5. Exportez CSV ou Excel

Vous pouvez filtrer les rapports selon n'importe quel champ d’utilisateur en cliquant sur la flèche déroulante à côté du filtre et en cochant le filtre du champ utilisateur (seuls les champs actifs sont affichés). Ensuite, sélectionnez la valeur que vous souhaitez filtrer et cliquez sur Appliquer le filtre.

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• Qui est occupé et qui est disponible
• Quand quelqu'un sera-t-il disponible pour un nouveau projet
• Quand les projets commencent et se terminent

Vous pouvez visualiser les projets et les quarts de travail sur une frise chronologique et attribuer aux membres de l'équipe des tâches sur lesquelles ils doivent travailler, puis utiliser l'affichage “Équipe” pour voir en un coup d'œil qui est disponible et qui est surchargé.

Pour planifier les projets et les équipes, activez la planification des projets et des équipes dans les paramètres de l'espace de travail.

La planification est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.

Planification de projet

L’affichage “Projet” vous permet de voir et de planifier des projets sur une frise chronologique.

Vous pouvez ajouter un nouveau projet en cliquant sur “Ajouter un projet” et le projet sera chargé et toutes ses affectations (s'il y en a) seront affichées.

Pour supprimer un projet, cliquez sur les trois points à côté de celui-ci. La suppression d'un projet ne supprime pas les affectations, elle masque simplement le projet sur la frise chronologique.

Pour ajouter un jalon, cliquez n'importe où sur la frise chronologique et donnez-lui un nom. Pour modifier un jalon, faites-le glisser et déposez-le ou cliquez dessus pour changer son nom. Pour supprimer un jalon, ouvrez-le et cliquez sur les trois points pour le supprimer.

Développez n'importe quel projet pour voir qui y est affecté, ajouter de nouvelles personnes au projet et effectuer de nouvelles affectations.

Si le bloc d'un projet est souligné, cela signifie que quelqu'un est prévu pour y travailler ce jour-là. Si un utilisateur a un surlignement rouge, cela signifie qu'il dépasse sa capacité.

Filtrez la liste en recherchant un projet ou un client particulier.

Modifiez les dates dans le sélecteur de date pour afficher les affectations pour une période différente (par exemple, cette semaine, le mois prochain ou une période personnalisée comme les 30 prochains jours). La plage minimale est de 1 semaine et la plage maximale est de 8 semaines. Vous pouvez naviguer vers la période précédente ou suivante en utilisant les flèches.

Effectuez un zoom avant et arrière pour voir les affectations de manière plus détaillée.

Vous pouvez voir le nombre total d'heures attribuées pour chaque projet dans la plage horaire sélectionnée à côté du nom du projet.

Si un projet est public, vous pouvez y planifier n'importe qui. Si un projet est privé, vous devez d'abord y ajouter un utilisateur. Les projets archivés ne peuvent pas recevoir de nouvelles affectations, mais vous pouvez consulter les affectations existantes.

Vous pouvez cliquer sur un membre de l'équipe pour voir son planning plus en détail.

Vous pouvez modifier l'ensemble du planning d'un projet en cliquant sur les trois points situés à côté du projet et en sélectionnant Modifier le planning. Ensuite, vous devez fournir de nouvelles dates début et de fin et tout sera décalé en conséquence.

Planification de l'équipe

L’affichage “Équipe” vous permet de vérifier la capacité de votre équipe en un coup d'œil (qui est disponible et qui est surchargé).

L’affichage Projet et Équipe utilisent les mêmes données d'affectation, de sorte que vous pouvez planifier le travail en utilisant l'un ou l'autre affichage.

Vous pouvez ajouter un nouveau membre en cliquant sur “Ajouter un membre”. Le système ajoutera cet utilisateur et vous montrera toutes ses affectations (s'il y en a). Vous pouvez effectuer des affectations pour les utilisateurs actifs, inactifs et invités. Filtrez les affectations en fonction des utilisateurs et des groupes dans le menu “Équipe” situé dans la partie supérieure gauche de la page "Équipe".

Pour supprimer un membre, cliquez sur les trois points à côté de lui. La suppression d'un membre ne supprime pas ses affectations, elle le masque simplement de la frise chronologique.

Vous pouvez voir le total des heures attribuées à chaque membre dans la plage horaire sélectionnée à côté de son nom.

Vous pouvez cliquer sur un utilisateur pour voir son emploi du temps plus en détail.

Si un utilisateur a du temps libre pendant cette période, vous le verrez dans sa frise chronologique. S'il a une tâche à accomplir pendant son congé, vous verrez qu'il est en surcapacité.

Vous pouvez modifier la capacité d'un utilisateur en cliquant sur les trois points situés à côté de lui, ou à partir de la page “Équipe” en modifiant son profil.

• Complet – l'utilisateur est au maximum de sa capacité (par exemple, si sa capacité est de 8h/jour, il est assigné à 8h de travail ce jour-là dans tous les projets)
• Xh ouvert – l'utilisateur a un nombre X d'heures disponibles (par exemple, 1h ouvert signifie que vous pouvez lui attribuer une heure de travail supplémentaire pour cette journée)
• Xh supplémentaire – l'utilisateur a un nombre X d'heures assignées au-delà de sa capacité (par exemple, 1h supplémentaire signifie qu'il a 1h de plus que sa capacité pour cette journée)

Vous pouvez choisir d'afficher la capacité de l'utilisateur sur la page “Équipe” quotidiennement ou hebdomadairement.

Pour suivre les performances de vos employés en comparant les heures de travail qui leur ont été attribuées et celles qu'ils ont réellement effectuées, vous pouvez utiliser le Rapport des activités planifiées et des activités suivies.

Gestion des affectations

Pour créer une affectation :

1. Ouvrez l'onglet “Projet” (ou l'onglet “Équipe”)
2. Développez un projet ou ajoutez-en un nouveau (ou développez un membre ou ajoutez-en un nouveau)
3. Cliquez n'importe où sur la frise chronologique pour ajouter un bloc (ou cliquez-glissez pour créer une plage)
4. Choisissez combien de temps la personne devra travailler sur ce projet dans la plage sélectionnée
5. Choisissez l'heure de début (facultatif, si vous prévoyez des quarts de travail)
6. Ajoutez une note (facultatif, si vous avez des instructions à leur donner)
7. Choisissez si l'affectation doit se répéter chaque semaine
8. Cliquez sur “Créer”

Pour modifier une affectation, cliquez dessus pour l'ouvrir et apporter des modifications. Vous pouvez également faire glisser le bloc pour le déplacer vers un autre jour, ou faire glisser les bords pour modifier les dates de début et de fin.

Pour diviser une affectation, survolez la ligne qui sépare les jours et cliquez pour diviser l’affectation en deux devoirs individuels (que vous pouvez ensuite modifier).

Pour copier une affectation, cliquez dessus pour l'ouvrir, copiez-la en cliquant sur les trois points, et choisissez qui doit recevoir une affectation identique.

Pour supprimer une affectation, cliquez dessus pour l'ouvrir, et supprimez-la en cliquant sur les trois points.

Les heures totales sont calculées en multipliant le nombre de jours de travail par le nombre d'heures assignées.

Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs affectations de projet pour le même jour, mais ils ne peuvent pas avoir plusieurs affectations pour les mêmes projets aux mêmes dates.

Les affectations qui ont une remarque auront une icône de note sur le bloc de temps. Vous pouvez passer la souris sur l'icône pour voir la note dans son intégralité.

Les jours non ouvrables (week-ends, jours fériés et congés) ne sont pas inclus dans les affectations.

Les blocs de congés et de vacances sont colorés différemment et affichent une info-bulle au survol.

Pour planifier quelqu'un un jour non ouvrable, vous devez cliquer explicitement sur la date. Les affectations pendant les week-ends et les congés dépasseront automatiquement la capacité d'une personne.

Affectations répétitifs

Si une affectation doit être répétée ou est récurrente chaque semaine :

1. Ouvrez une affectation
2. Cochez Répéter chaque semaine
3. Sélectionnez et entrez le nombre de semaines où l’affectation doit être répétée
4. Enregistrer

Les affectations de plus de 7 jours ne peuvent pas être répétés.

Si vous modifiez le nombre de semaines, une affectation se répète :

• Si vous augmentez le nombre de semaines, de nouvelles affectations seront créées à l’avenir
• Si vous réduisez le nombre de semaines, les affectations les plus anciennes seront supprimées du passé

Si vous modifiez une donnée d'affectation (par exemple, la date, les heures, la note), vous pouvez choisir de mettre à jour toutes les affectations de la série ou de créer une série d'affectations distinctes.

Publication des affectations

Vous pouvez créer un planning et une fois que vous avez terminé, vous pouvez le publier afin que chaque utilisateur puisse voir sur quoi il doit travailler et quand.

• Contour – l'affectation n'est pas publiée et seuls les administrateurs peuvent la voir.
• Coloré – l’affectation est publiée et son destinataire peut la voir (ainsi que son responsable).

Chaque affectation que vous créez est d'abord non publiée, ce qui signifie que son destinataire ne peut pas la voir.

Si vous avez une affectation qui n'est pas publiée, le bouton Publier devient bleu et vous verrez un compteur pour le nombre d'affectations non publiées.

Lorsque vous cliquez sur Publier, toutes les affectations non publiées que vous voyez seront publiées et visibles (de plus, les destinataires recevront une notification par email si l'option Notifier les utilisateurs est cochée).

Si vous modifiez ou divisez une affectation publiée, elle restera publiée. Si vous copiez une affectation publiée, sa copie ne sera pas publiée.

Les affectations publiées dans la page Planification sont également visibles par les utilisateurs dans la page Calendrier et toute modification de l'affectation publiée sera également reflétée dans la page Calendrier.

Les affectations en cours de rédaction ne seront pas visibles.

Vous pouvez également suivre les performances de vos employés en comparant les heures de travail qui leur sont attribuées et les heures de travail effectuées grâce au Rapport des activités planifiées et des activités suivies.

Qui peut voir quoi

• Le propriétaire, l'administrateur et le chef de projet – créent, modifient et publient le planning et le calendrier
• Le chef d'équipe – voit le planning et le calendrier publiés pour ses membres
• Le chef de projet – voit le planning et le calendrier publiés pour ses projets
• Les utilisateurs réguliers – voient leur planning et leur calendrier publiés

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La prévision est une fonctionnalité supplémentaire, disponible uniquement pour les administrateurs. Vous pouvez l'activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Pro ou Entreprise.

Création d'un graphique

1. Accédez à la page Projets dans la barre latérale
2. Choisissez l'onglet Prévisions
3. Choisissez une date ou une période dans le futur

Chaque point de l'axe des X indiquera la valeur de la période spécifique que vous avez choisie (jour, semaine, mois).

Jour: La valeur sur l'axe des x est exprimée en jours et chaque point de la courbe indique la valeur par jour. 
Semaine: La valeur sur l'axe des x indique la semaine entière pour chaque point.
Mois: La valeur sur l'axe des x indique le mois entier pour chaque point.

Prévision de l'achèvement du projet

Le graphique montre l'achèvement du projet selon l'estimation du projet et les heures qui ont été enregistrées.

Achevé (ligne bleue continue)

Affiche les tâches terminées selon le temps de suivi facturable jusqu'à présent, c'est-à-dire tout ce qui a été fait jusqu'à aujourd'hui.
If estimate reset is turned on, first point is 0, but last point is set in defined period (week, month, year).

Prévisions (ligne bleue pointillée)

Shows completed tasks based on billable tracked time plus future scheduled billable time. It starts with Today, which means that the Forecasted curve starts where the Completed curve ends. If it goes over the estimated horizontal line, the part of the curve that is over the estimate will be in red.  
If estimate reset is turned on, first and last point are set in defined period (week, month, year).

Programmé (ligne grise continue)

Montre les tâches terminées en fonction des heures facturables programmées sur ce projet. Cette courbe est connectée à la fonctionnalité de Planification et prend les tâches de planification pour la valeur de l'axe Y (nombre d'heures planifiées).
If estimate reset is turned on, then first and last point of the line need to be in the defined period (week, month, year).

Estimation (ligne grise continue ou ligne rouge continue si le projet dépasse l'estimation) 

Shows completed tasks based on estimate in project settings.
If estimate reset is turned on, then first and last point are in the defined period (week, month, year).

If project estimate reset is set on a specific time of the day:

• entries and assignments are always placed based on their start time: e.g. Weekly reset is set for today, 2pm. Assignment is scheduled from 12pm-6pm. The assignment is assigned to the first half of the day, which belongs to the previous week. This week’s time range is from 2pm today to midnight and there is no assignment in that period.
• midnight is automatically assigned if assignment doesn’t have start time (belongs to the first part of the day) 
• today’s dot on the chart always belongs to the Forecasted line: e.g. Estimate reset is set to 2pm, so the first part of the day belongs to the previous week, however, it will still have a forecasted value for that dot until today is over  

Si la semaine ou le mois est sélectionné dans le sélecteur de période et que Aujourd'huiest incluse dans la période sélectionnée, tout ce qui se passe jusqu'à Aujourd'hui est terminé et tout ce qui se passe après Aujourd'hui, jusqu'à la fin de la semaine ou du mois, est Programmé. Par conséquent, les heures suivies d’Aujourd'hui seront incluses dans le total des tâche Achevées après minuit, dans votre fuseau horaire.  

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Clockify propose les emplacements régionaux suivants où vous pouvez choisir de stocker vos données : 

• USA (États-Unis d'Amérique) 
• AU (Australie) 
• EU (Allemagne) 
• UK (Royaume-Uni) 

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez être abonné aux plans PRO ou ENTREPRISE ou mettre à jour votre abonnement actuel.

Veuillez noter qu'il n'existe pas de version d'essai gratuite. Lorsque votre abonnement prend fin ou est annulé, et que la période payée s'achève, vous conservez l'accès au temps que vous avez suivi. Toutefois, vous ne pourrez plus suivre de nouvelles heures ni transférer ces données vers un autre serveur régional ou global. 

Choisissez votre région de données préférée lors de la création de votre compte : 

1. Allez sur la Page d'inscription 
2. Créez votre compte en saisissant votre adresse email et votre mot de passe 
3. Choisissez la région dans laquelle les données de votre espace de travail seront hébergées (la région mondiale est la région par défaut)

Si vous choisissez un serveur régional, vous serez redirigé vers le site régional approprié. 

Supposons que votre entreprise soit basée en Allemagne et que vous décidiez d'opter pour le serveur de l'UE pour héberger vos données sur Clockify. En choisissant le serveur européen, lorsque vous accédez à l'application, toutes vos demandes sont dirigées vers ce serveur. Grâce à sa proximité, vous bénéficiez d'une vitesse accrue, d'une meilleure réactivité et d'une meilleure performance globale lors de l'utilisation de l'application.

Pour l'instant, Clockify propose des services de migration exclusivement pour les utilisateurs auto-hébergés. 

Gardez également à l'esprit les points suivants : 

Si les données de votre espace de travail sont hébergées sur un serveur global 

• Le transfert des données d'un client d'un serveur global à un serveur régional ne peut être effectué que pour les espaces de travail nouvellement créés. Nous ne proposons pas de transfert du serveur global actuel vers un serveur régional spécifique pour un utilisateur déjà existant. 
• Si vous préférez héberger vos données sur un serveur régional, vous pouvez suivre les instructions mentionnées ci-dessus et créer un autre compte spécifiquement pour l'une des régions disponibles. 
• Les données qui existent déjà sur le serveur global y resteront et ne seront pas transférées. Ainsi, par exemple, si vous êtes en Allemagne et que vous créez un compte sans sélectionner de région de données spécifique, les données de votre espace de travail seront stockées par défaut sur un serveur global, quelle que soit votre localisation. 

Si les données de votre espace de travail sont hébergées sur un serveur régional

• Le transfert de données d'un serveur régional vers un serveur global n'est pas disponible. Si vous souhaitez déplacer les données de votre espace de travail d'un serveur régional vers un serveur global, veuillez noter que le transfert de données vers un serveur global n'est actuellement pas disponible. 
• Lorsque vous choisissez une région de données avant de créer un espace de travail, les données de votre espace de travail resteront en permanence sur ce serveur et ne seront pas transférées vers une autre région.  
• Soyez assuré que les données de l'espace de travail hébergé sont entièrement conformes au RGPD. 

Utilisateurs auto-hébergés 

• Au cours du processus de transfert de données, toutes les données, y compris les utilisateurs ajoutés à l'espace de travail spécifique, seront transférées. 
• Les utilisateurs actifs sur l'espace de travail auto-hébergé resteront actifs sur le serveur régional et pourront se connecter en utilisant les mêmes informations d'identification. 

API

• Si vous souhaitez envoyer des requêtes API à une région particulière, vous devez utiliser une URL spécifique à la région dans vos appels API. Par exemple, si les données de votre espace de travail sont hébergées sur le serveur de l'UE, l'exemple de point de terminaison sera https://euc1.clockify.me/api/v1/get/workspaces au lieu de l'adresse par défaut https://clockify.me/api/v1/get/workspaces. 
• Si vous créez un sous-domaine personnalisé sur un serveur régional, l'URL API résultante suivra le format : https://subdomainname.clockify.me/api/v1/get/workspaces.

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La définition de plusieurs devises est disponible pour les administrateurs sur tous les plans d'abonnement. Assigner une devise spécifique à un client n'est possible qu'avec un plan d'abonnement PRO ou supérieur, y compris les abonnements d'essai.

Suivez les instructions ci-dessous pour ajouter une nouvelle devise, modifier la devise par défaut et gérer efficacement les devises spécifiques à un client.  

Pour ajouter une nouvelle devise :

1. Allez dans les Paramètres de l'espace de travail
2. Naviguez jusqu'à la section Devises
3. Cliquez sur Modifier à côté du menu déroulant Devises

Dans la fenêtre Modifier les devises qui s'affiche, vous pouvez modifier la devise existante ou cliquer sur +Ajouter une devise si vous souhaitez en créer une nouvelle. 

Pour modifier la devise par défaut :

1. Allez dans les Paramètres de l'espace de travail
2. Naviguez jusqu'à la section Devises
3. Choisissez l'une des devises disponibles dans la liste déroulante

Si une devise personnalisée a été définie pour un client et que cette devise est supprimée, la devise par défaut lui est automatiquement attribuée. La devise par défaut sert d'option de repli lorsque la devise spécifique est manquante ou indisponible. La devise par défaut ne peut pas être supprimée.

Pour supprimer la devise définie :

1. Cliquez sur X à côté de la devise que vous souhaitez supprimer
2. Confirmez la suppression dans la fenêtre modale qui s'affiche
3. La devise sera supprimée en conséquence

Attribuer une devise à un client

Si vous travaillez sur des projets pour des clients qui utilisent différentes devises, au lieu d'utiliser une seule devise au niveau de l'espace de travail pour tous vos projets, vous pouvez assigner différentes devises à différents clients.

Par exemple : Le client A utilise le dollar américain comme devise et le client B l'euro. Vous pouvez enregistrer les dépenses liées au projet en dollars américains pour le client A et en euros pour le client B.

La devise assignée au niveau d'un espace de travail est assignée par défaut à tous les clients disponibles dans l'espace de travail. Pour assigner une devise à un client, vous devez être un administrateur et votre espace de travail doit être sur un plan d'abonnement PRO ou supérieur.

Pour assigner une devise à un client :

1. Accédez à la page Clients de votre espace de travail
2. Dans la liste des Clients, retrouvez le client que vous souhaitez modifier 
3. Cliquez sur le bouton Modifier à côté de son nom 
4. Choisissez la devise dans la barre de recherche qui apparaît avec toutes les devises disponibles dans l'espace de travail

Trial

• Une fois passé à un plan inférieur ou la fin d'une période d'essai, toutes les devises sont ramenées à la devise par défaut
• L'abonnement rétablit les paramètres de devise qui étaient en place avant la période d'essai

La devise est présente dans toutes les actions liées au client, depuis la création ou l'édition du client, jusqu'à l'aperçu du montant dans le tableau de bord, le statut du projet, etc. Si une devise autre que la devise par défaut est assignée à un client, cela affecte l'ajout d'entrées de temps dans l'application et dans les pages Clients, Dépenses, Rapports, Projets et Factures.

Clients

Par défaut, chaque client reçoit une devise par défaut pour son espace de travail. 

Chaque fois que la devise liée au client change, les valeurs actualisées de la devise seront présentées, la nouvelle étant marquée comme mise à jour.

Ajout d'entrées de temps dans le Suivi du temps, la Feuille de temps, le Calendrier, le Rapport détaillé

Les montants facturables et les coûts de l'entrée sont calculés dans la devise par défaut si :

• l'entrée n'a pas de projet
• le projet de l'entrée n'a pas de client

Les montants facturables et les coûts de l'entrée sont calculés dans la devise du client si :

• le projet de l'entrée a un client auquel une devise spécifique a été assignée 

Pour les entrées importées, la devise est dérivée du projet. 

La devise est liée au client et non à l'entrée, donc si la devise est modifiée au niveau d'un client, toutes les entrées affectées aux projets de ce client obtiendront une nouvelle devise. De même, si un projet ou un client lié à ce projet est supprimé, toutes les entrées de temps liées à ce projet reçoivent la devise par défaut.

Dépenses

Dans le cas où la devise est assignée au client, la devise par défaut est toujours utilisée lorsque :

• une nouvelle catégorie de dépenses ayant un prix unitaire est ajoutée
• le projet de la dépense est supprimé de l'espace de travail
• le client du projet est supprimé de l'espace de travail

Si la devise du client ou la devise par défaut change, ces changements n'auront pas d'impact sur les enregistrements existants, mais uniquement sur les enregistrements futurs. 

Rapport

Vous pouvez filtrer les rapports par devise ou trouver une devise dans la barre de recherche en haut de la page.

Les différentes devises des clients sont affichées dans les rapports résumés, les rapports de temps et de dépenses et les formats exportés.

Projet

La devise affichée dans les projets est celle liée au client. S'il n'y a pas de client dans le projet, la devise par défaut est affichée.  

Factures 

Comme toutes les factures sont établies pour un client spécifique, le montant est affiché dans la devise du client. Si la facture du client est mise à jour, la facture existante est également mise à jour dans cette devise.

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• Changer le nom des utilisateurs
• Voir quand un utilisateur s'est inscrit
• Voir et désactiver leur clé API
• Les supprimer de votre espace de travail
• Réinitialiser le mot de passe d'un autre utilisateur
• Se connecter en tant que votre utilisateur (si vous êtes sur un sous-domaine, vous pourrez uniquement vous connecter en tant que lui que dans votre espace de travail)
• Arrêter le minuteur pour une autre personne

Seul le propriétaire de l'espace de travail a accès à l'onglet “Comptes”.

Le contrôle des comptes est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan Entreprise.

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Le journal d'audit est une fonctionnalité supplémentaire, que vous pouvez activer en mettant à niveau votre espace de travail vers le plan ENTREPRISE.

Activation du journal d'audit

Pour commencer à enregistrer les actions :

1. Accédez aux Paramètres de l'espace de travail
2. Activez le journal d'audit
3. Cochez les modifications que vous souhaitez enregistrer (modifications des entrées de temps, des projets, des clients, des balises)

Par exemple, si vous vérifiez les entrées de temps, vous obtiendrez un enregistrement dans le journal d'audit chaque fois que quelqu'un crée une nouvelle entrée de temps, modifie une entrée existante ou la supprime.

Le journal d'audit enregistre également les modifications en cascade. Par exemple, si vous avez une entrée de temps sur un projet, et que ce projet est mis à jour (par exemple, il est renommé ou supprimé), vous obtiendrez un enregistrement dans le journal d'audit pour le projet mis à jour et pour l'entrée de temps mise à jour; Cela ne se produit que si vous enregistrez les deux changements dans les paramètres de l'espace de travail. Par exemple, si vous enregistrez les modifications apportées aux entrées de temps mais pas aux projets, vous n'obtiendrez pas d'enregistrement dans le journal d'audit lorsqu'un projet est mis à jour.

Exécution de l'audit

1. Allez dans les paramètres de l'espace de travail > onglet “Audit”
2. Choisissez la date
3. Choisissez l'auteur
4. Choisissez les actions
5. Cliquez sur Exécuter le rapport

Une fois que vous avez obtenu le rapport, vous pouvez examiner les événements dans le tableau (horodatage, utilisateur et action), et développer pour obtenir plus de détails.

Vous pouvez également exporter le journal d'audit sous forme de fichier CSV et l'analyser dans Excel ou un autre programme.

Comme les fichiers du journal d'audit peuvent être volumineux, leur génération prend un certain temps. Vous pouvez attendre et les télécharger une fois qu'ils sont terminés, ou vous pouvez choisir de le recevoir par email dans la demi-heure qui suit.

Les journaux d'audit datant de plus d'un an sont automatiquement supprimés (en raison de leur taille considérable). Nous recommandons de les exporter chaque mois et de les conserver personnellement à des fins d'archivage.

Si vous êtes un utilisateur auto-hébergé, les journaux d'audit ne sont jamais supprimés. Nous vous recommandons de les exporter régulièrement et de les supprimer personnellement de Clockify.

Vous pouvez filtrer le journal d'audit par les actions suivantes :

Nouvelles et anciennes valeurs dans les événements de mise à jour

Pour les événements de mise à jour, vous pouvez voir plus de détails sur ce qui a été mis à jour.

Nous vous recommandons d'activer le journal d'audit dès que vous commencez à utiliser Clockify afin d'avoir toujours l'ancienne et la nouvelle valeur pour les événements de mise à jour.

Si vous utilisez Clockify et que vous activez le journal d'audit pour un objet plus tard, vous risquez de ne pas avoir accès à la valeur précédente dans le journal d'audit car il n'enregistre pas les événements à ce moment-là.

Par exemple, si vous créez une entrée de temps alors que le journal d'audit est désactivé, que vous l'activez plus tard et que vous mettez à jour la même entrée, le journal d'audit indiquera qu'elle a été mise à jour mais vous ne pourrez pas comparer l'ancienne et la nouvelle valeur. Cependant, si vous mettez à nouveau à jour cette entrée, le journal d'audit indiquera à la fois la modification précédente comme ancienne valeur et ce qui a été exactement mis à jour dans la nouvelle valeur.

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