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A

Cuentas

En la pestaña de Cuentas, tienes control completo sobre tu cuenta en tu espacio de trabajo. Dependiendo de tus permisos, puedes cambiar el nombre de otros usuarios, ver cuándo se unió un usuario, ver y desactivar su clave API, eliminarlos de tu espacio de trabajo, enviar contraseñas olvidadas a ellos, iniciar sesión como tu usuario o detener el temporizador por otra persona.

Administrador

Administrador es un rol de usuario en el sistema de permisos de acceso de Clockify. Hay dos tipos de usuarios con funciones de administrador: propietario, que creó el espacio de trabajo, y administrador. Solo puede haber un propietario, pero varios administradores en un espacio de trabajo. El administrador puede restringir el acceso de los usuarios, administrar cuentas existentes y monitorear la productividad.

Alertas

Puedes configurar alertas para ayudarte a mantener un seguimiento mejor de las estimaciones de tu proyecto y obtener una notificación por correo electrónico si un proyecto completó un cierto porcentaje de tiempo estimado.

Clave API

Una clave de interfaz de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés) es un código utilizado para identificar y autenticar una aplicación o usuario. Las claves API están disponibles a través de plataformas y actúan como un identificador único y proporcionan un token secreto con fines de autenticación.

Aprobación

Los usuarios pueden enviar sus planillas semanales y solicitudes de tiempo libre a los gerentes para su aprobación. Entonces los administradores revisan y aprueban estas solicitudes con fines de facturación y nómina.

Encargado

El encargado es un miembro del equipo que tiene una tarea asignada.

Asignaciones

Assignment is a task assigned to a user (Assignee).

Registro de auditoría

Con el registro de auditoría, puedes registrar todo lo que pasa en tu espacio de trabajo y luego ver quién hizo qué y cuándo. Se trata de una función adicional la que puedes activar con la suscripción al plan Empresarial.

Rastreador automático

Con el rastreador automático, puedes ver cuánto tiempo pasas en programas y crear planillas horarias según tu actividad. El rastreador automático te puede ayudar a seguir y comprobar automáticamente la actividad de tu ordenador para un cierto período. Por defecto, registra la actividad de más de 60 segundos, pero este período se puede personalizar y ajustar a tus necesidades.

B

Básico (plan de suscripción)

Con el plan de suscripción básico, tienes acceso a todas las funciones gratuitas y también tienes cierto control adicional sobre tu cuenta. Consulta actualización y suscripción para obtener más información.  

El importe facturable

El importe facturable es la cantidad expresada en una cierta moneda y se factura a los clientes por la cantidad de trabajo hecho por los encargados del proyecto.

Horas facturables

Las horas facturables son tus horas rastreadas que se cobran con una tarifa determinada por la que se factura a un cliente por el tiempo y el esfuerzo que has invertido trabajando en un proyecto.

Tarifa facturable

La tarifa facturable es una tarifa que defines en el espacio de trabajo para facturar a tus clientes.

Entrada de descanso

La entrada de descanso es un bloque de descanso que puedes añadir en quiosco y en la aplicación web para realizar un seguimiento de tus descansos mientras trabajas en un proyecto.

C

Calendario

La pestaña de Calendario te permite ver todo tu tiempo rastreado en una vista de calendario.

Cliente

El cliente en Clockify es uno de los cuatro niveles de jerarquía según los que puedes clasificar y analizar tus entradas de tiempo. Se basa en un cliente empresarial que puedes asignar opcionalmente a un proyecto mientras trabajas en él. De este modo, los proyectos para los que rastreas el tiempo se pueden agrupar según clientes, permitiéndote buscar el tiempo rastreado con más facilidad.

Encargado de Clockify

El encargado de Clockify es un usuario asignado a una asignación de proyecto en Clockify.

Webhooks de Clockify

Con los webhooks de Clockify, puedes enviar mensajes o información automatizados desde Clockify a otras aplicaciones. 

Importe de coste (en informes)

Es la cantidad de dinero que pagas a tu equipo por el trabajo realizado en un proyecto determinado.

Tarifa de coste

La tarifa de coste es la tarifa para la que se fija el importe del coste.

Campo personalizado

Puedes añadir campos adicionales a las entradas de tiempo que te pueden ayudar con el seguimiento del tiempo y la organización del proyecto según tus necesidades y preferencias.

Informes personalizados

Clockify te permite personalizar tus informes creando tablas en hojas de cálculo de Excel/Google Sheet. Simplemente puedes exportar el informe detallado en CSV o Excel y crear cualquier tipo de informe que quieras.

Subdominio personalizado

El subdominio personalizado es una parte adicional personalizada de tu nombre de dominio. Los subdominios se crean para organizar y navegar a diferentes secciones en la aplicación de Clockify.

D

Panel

Visualiza tu tiempo registrado y el proyecto en el que está trabajando tu equipo.

Informe detallado

El informe detallado te deja ver, exportar y editar detalles completos de todas las entradas de tiempo.

Formato de fecha

El formato de fecha es un formato DD/MM/AA usado como una marca de tiempo.

Inicio del día

Marca el inicio de una nueva jornada laboral y se puede configurar en la configuración del perfil. También puedes recibir correos electrónicos diarios que informan sobre las tareas diarias completadas cada día.

E

Gastos

Usa gastos para registrar los gastos relacionados con los proyectos o tarifas fijas como las tarifas diarias, los anticipos, el pago de horas extras, los salarios. Los gastos se basan en las unidades (por hora, kilometraje, días, materiales…). Los gastos son una función adicional que se puede activar con la actualización al plan Pro o Empresarial. 

Tiempo estimado

Se trata del tiempo estimado necesario para terminar con un proyecto o tarea determinada. Dependiendo del tiempo estimado, los usuarios también pueden estimar el presupuesto gastado en un proyecto.  

Empresarial (plan de suscripción)

El plan de suscripción Empresarial otorga a los usuarios control completo sobre sus cuentas. Incluye todas las funcionalidades disponibles en todos los planes.

Estimación

La estimación se puede referir a la estimación de tiempo o de presupuesto. Puedes establecerlas como visibles en la configuración del proyecto. Para la estimación de tiempo, puedes definir una estimación general para todo el proyecto o para cada tarea individualmente. Para la estimación de presupuesto, puedes definir un presupuesto general para todo el proyecto, o un importe para cada tarea individualmente. 

F

Temporizador forzado

El temporizador forzado es una función con la que puedes deshabilitar el modo manual el la configuración del espacio de trabajo, para que los usuarios no puedan añadir el tiempo manualmente. Es una función adicional que puedes activar al actualizar tu espacio de trabajo al plan Pro o Empresarial.

Pronóstico

El Pronóstico te ayuda a visualizar el progreso de tu proyecto según el tiempo rastreado. Puedes ver cómo te has desempeñado en proyectos recurrentes cada mes, hacer predicciones basadas en asignaciones planificadas y añadir estimaciones o presupuesto para ver si el proyecto se superará o no.
Puedes habilitarlo actualizando a los planes de suscripción Pro o Empresarial.

Miembro/usuario completo

Los miembros completos son tipos de usuarios disponibles en el Quiosco. Tienen un nombre y un correo electrónico, pueden iniciar sesión en Clockify y usar aplicaciones (web, móvil, escritorio), cambiar tareas y proyectos, registrar la ubicación y ocupar un puesto completo.  

V

Grupo

El grupo se utiliza para gestionar fácilmente las personas asignadas a proyectos. En vez de añadir personas a proyectos una por una, puedes crear un grupo y asignarlo a un proyecto con un solo clic.

H

Tarifa horaria

La tarifa horaria es una entrada de tiempo facturable que se clasifica por hora. Hay varios tipos de tarifas horarias en Clockify: tarifa de espacio de trabajo, tarifa de miembro, tarifa de proyecto, tarifa de tarea y tarifa del miembro del proyecto.

Tarifa histórica

La tarifa histórica representa una tarifa antigua a la que no se aplicará la nueva. Por ejemplo, si la tarifa del miembro del equipo cambia de $20 a $40, entonces esta nueva tarifa se aplica a las nuevas entradas de tiempo y las existentes permanecen las mismas.

I

Detección de tiempo de inactividad

Tu ordenador puede detectar cuando estás ausente y si has dejado el temporizador en marcha por accidente. De esta manera, puedes eliminar el tiempo de inactividad y tener una planilla horaria precisa.

Integraciones

La integración conecta varias plataformas en un sistema unificado. Las integraciones conectan la aplicación de Clockify a un sistema de terceros, para que estos dos sistemas puedan compartir información entre sí. Comparten los datos de un sistema a otro y eso te proporciona más funcionalidades y opciones al usar el sistema. Para más información, consulta este artículo. Al integrar estos software con Clockify, puedes iniciar un temporizador dentro de otras herramientas web como: Jira, Asana, Trello, Todoist, etc. Ve la lista completa de integraciones aquí. 

Facturas

Una factura es un documento entregado al comprador por el vendedor para cobrar el pago. En Clockify, si habilitas la función de facturación en la configuración del espacio de trabajo, podrás crear facturas en la aplicación.

J

Integración de Jira

Jira es una aplicación de software usada para el seguimiento de problemas y la gestión de proyectos. Jira es una de las integraciones con las que puedes utilizar Clockify para rastrear el tiempo. Con la integración de Jira puedes hacer un seguimiento del tiempo en problemas directamente desde Atlassian Jira. El complemento de Clockify para Jira está disponible en la aplicación web de Jira, aplicación móvil para Android i iOS y la aplicación macOS.

K

Quiosco

El quiosco permite que los empleados fichen la salida y la entrada usando un dispositivo compartido, ya sea una tableta, teléfono móvil o cualquier otro dispositivo.

Encargado de quiosco

El encargado del quiosco es un usuario/empleado asignado al quiosco.

L

Coste laboral

El coste laboral es una función que te ayuda a definir la tarifa de coste y ver qué cobras a los clientes frente a lo que pagas a tu equipo, y de tal manera controlar la rentabilidad.

Miembro/usuario limitado

El miembro/usuario limitado es un tipo de usuario disponible en el Quiosco. Los usuarios limitados no tienen un correo electrónico y solo pueden registrarse a través de Quiosco. El usuario limitado solo tiene un nombre, solo puede usar Quiosco, puede fichar entrada y salida a través de un Quiosco compartido sin correo electrónico. Los miembros limitados se pueden convertir en miembros completos.  

M

Estimación manual

La estimación manual es la estimación que estableces manualmente para el proyecto entero en la pestaña de Configuración del proyecto.

Tarifa del miembro

La tarifa de miembro es un tipo de tarifa por hora que se define en la página de Equipo para cada usuario.

Rol de gerente

El rol de gerente se refiere a dos tipos de gerentes en Clockify: Gerente de proyecto que puede hacer un seguimiento del tiempo y editar todo en su proyecto (por ejemplo, establecer estimaciones, añadir tareas, gestionar accesos a proyectos) y Gerente de equipo que puede ver todo el tiempo rastreado de sus miembros del equipo y grupos, editar el tiempo de su equipo (si está habilitado) y aprobar planillas horarias enviadas.

Markdown

Markdown es un simple lenguaje de marcado que utiliza la sintaxis de formato de texto plano. “Formateas” un texto al añadir la negrita, la cursiva, las listas con viñetas, encabezados y más. El markdown es la sintaxis (o un conjunto de reglas) que se usa para formatear el texto en las páginas web. Está destinado para ser convertido en un HTML estructurado.

Hito

El hito representa la finalización de un paso determinado en la finalización general de un proyecto.

N

Boletín informativo

El boletín informativo es un formulario de correo electrónico enviado a los usuarios mensualmente que enumera las mejoras y actualizaciones realizadas en la aplicación Clockify. Los usuarios pueden recibir estos correos electrónicos de boletines si se suscriben en Gestionar preferencias de correo electrónico en la Configuración del perfil.

Horas no facturables

Las horas no facturables son las horas que los usuarios pasan sin trabajar activamente (por ejemplo, correos electrónicos, llamadas, preparación de facturas, etc.), y que, por tanto, no se pueden facturar.

Nota

La nota en Clockify es una nota de proyecto que te permite añadir información adicional a tu proyecto. Puede ser un resumen, unas instrucciones, pautas básicas o cualquier otro tipo de información que consideres relevante para el proyecto. El texto se puede formatear en markdown. La nota de proyecto es visible para todos, independientemente de su rol de usuario. Sin embargo, solo los administradores y gerentes de proyecto pueden añadirla y modificarla.

O

Organización

La organización es el mayor bloque constructivo en Clockify. Es un espacio virtual que puede representar una empresa real, organización, corporación, establecimiento o cualquier otra entidad relevante para tu lógica empresarial. El elemento básico de una organización es un espacio de trabajo.

P

Código PIN

El código PIN es un código de 4 dígitos que te permite fichar la entrada y la salida a través del quiosco. Cada quiosco obtiene un PIN universal que permite que los empleados fichen para cualquier persona menos el administrador.

Temporizador Pomodoro

El Pomodoro es una técnica de productividad y de gestión de tiempo disponible como un Temporizador Pomodoro en la aplicación de Clockify en forma de una extensión de navegador. 

Beneficio (en informes)

La diferencia entre el importe facturable y la tarifa de coste (puede ser negativa si los costes son mayores que los ingresos).

Pro (plan de suscripción)

El plan Pro contiene más funcionalidades avanzadas para seguir la rentabilidad de proyectos y la productividad del equipo. Incluye todas las funciones disponibles en el plan Estándar y las adicionales. Para más información, consulta nuestra sección de ayuda.

Proyecto

El proyecto se utiliza para agrupar y clasificar las entradas de tiempo que pertenecen al mismo tipo de trabajo.

Presupuesto de proyecto

El presupuesto del proyecto es una función adicional que te permite estimar la cantidad de presupuesto que se necesita para completar el proyecto. Podemos estimar el presupuesto manualmente o hacer una estimación basada en tareas.

Gerente de proyecto

El gerente de proyecto es un rol de usuario disponible en Clockify que puede crear, ver y editar nuevos proyectos y detalles relacionados con proyectos. Para más información, consulta nuestra sección de ayuda.

Tarifa de miembro del proyecto

La tarifa de miembro del proyecto es un tipo de tarifa por hora que se puede definir en la pestaña de Acceso de proyectos.

Tarifa del proyecto

La tarifa de proyecto es un tipo de tarifa por hora que defines para cada proyecto.

Estado de proyecto

El estado de proyecto es el estado del progreso de tu proyecto que puedes seguir para cada equipo.

Tiempo libre remunerado

El tiempo libre remunerado incluye las vacaciones, los festivos y otros tipos de bajas para los que se puede hacer un seguimiento de la acumulación y el saldo. Es una función adicional que puedes activar al actualizar tu suscripción al plan Estándar, Pro o Empresarial.

Q

Integración de QuickBooks

QuickBooks es un software de contabilidad que te permite mantener un registro de las funcionalidades financieras tal y como el ingreso, los gastos, el inventario y la salud financiera general de la empresa. Puedes conectar Clockify a la cuenta de QuickBooks Online para enviar entradas de tiempo. QuickBooks es una de las integraciones con las que puedes usar Clockify para hacer un seguimiento del tiempo. Esta es una función adicional que puedes activar al actualizar tu espacio de trabajo al plan Estándar, Pro o Empresarial.  

R

Recibo

Obtienes recibos por los gastos relacionados con los proyectos.

Usuario regular

El usuario regular es un usuario de la aplicación que puede hacer un seguimiento de tiempo en la app. Tiene permiso para añadir, eliminar y modificar su propio tiempo. 

Recordatorios

Los recordatorios son una funcionalidad de Clockify que te recuerda el uso de tu temporizador. Puedes establecer días y horas de trabajo, y después de cuánto tiempo te gustaría ser recordado. También puedes establecer recordatorios para que te envíen notificaciones diarias y semanales de recordatorio del equipo.

Informe

Un informe resume las entradas de tiempo según los intervalos de fechas y filtros que se adaptan a las necesidades del usuario.

Campos requeridos

Evita que los usuarios añadan entradas de tiempo incompletas con campos requeridos. De esta manera, todas las entradas de tiempo tendrán asignada una cantidad mínima de información obligatoria.

S

Informe programado

Informes personalizados de las entradas de tiempo que puedes recibir por correo electrónico cada día, semana o mes.

Planificación

La planificación permite a los usuarios planificar su trabajo con anticipación al ver el horario del usuario, la disponibilidad y cuándo comienza y finaliza el proyecto. Esta es una característica adicional, que puedes habilitar actualizando tu espacio de trabajo al plan Pro o Empresarial. 

Capturas de pantalla

Las capturas de pantalla son una funcionalidad disponible dentro de los planes Pro y Empresarial. Con esta función, las capturas de pantalla se toman aleatoriamente cada 5 minutos mientras el temporizador está en marcha. 

Informe compartido

El informe compartido es un informe en forma de un enlace privado enviado a otros miembros del equipo para que tengan acceso a los datos disponibles en un informe en tiempo real, independientemente de que tengan una cuenta de Clockify.

SSO

Inicio de sesión único is an authentication and authorization process that allows the user to access multiple applications automatically and with a single set of login credentials. This is an extra feature available on Enterprise plan. Before you can configure and start using SSO for authorization, you need to move the Clockify app to a custom subdomain. Clockify supports major SSO providers: SAML2 and OAuth2. 

Estándar (plan de suscripción)

Permite que los usuarios tengan más control sobre sus cuentas y gestionar los usuarios con más facilidad. Para más información, consulta esta sección de ayuda. 

Autohospedado

El subdominio es una parte adicional del nombre de dominio principal. Viene antes del nombre de dominio en la URL.

Por ejemplo, en https://help.article.org

https:// – protocolo
help – subdominio
article – nombre de dominio org – dominio de nivel superior

Clockify te permite crear un subdominio personalizado para tu espacio de trabajo.

Informe resumido

El informe resumido toma todas las entradas de tiempo en la cuenta del usuario y las agrupa por proyecto, cliente, usuario, grupo, etiqueta o fecha.

T

Etiqueta

Usa etiquetas para mantenerlo todo organizado en el proyecto en que estás trabajando. Las etiquetas se pueden utilizar también como palabras clave para ayudar a filtrar la información necesaria. Funcionan independientemente para el proyecto y puedes utilizarlas para añadir alguna información adicional que quizá necesites.

Tarea

Las tareas se utilizan para clasificar el uso del tiempo en proyectos.

Filtro de tareas

Puedes filtrar proyectos por tareas si estás usando muchas tareas. Este filtro es específico del usuario y se puede activar en la Configuración del perfil de usuario.

Estimación basada en tarea

Con este tipo de estimación, estableces la estimación del proyecto automáticamente en la pestaña de tareas del proyecto. De esta manera, el proyecto completo será una suma de todas las estimaciones de las tareas individuales.

Tarifa de la tarea

Un tipo de tarifa horaria basada en la tarea que haces. Puede diferir de la tarifa de tarea regular basada en la tarea que haces.

Equipo

El equipo es un grupo de miembros del equipo que trabajan juntos en un proyecto.

Gerente de equipo

El gerente de equipo es un miembro de tu equipo con el que trabajas en un proyecto y/o pertenecen a la misma empresa. Los gerentes de equipo pueden ver el tiempo de los usuarios en los informes, aprobar las planillas horarias de los usuarios y ver la pestaña de Informes de los usuarios (*si está oculta para los usuarios regulares).

Miembro de equipo

El miembro de un equipo de empleados que trabajan en un mismo proyecto.

Auditoría de tiempo

La auditoría de tiempo es el proceso de rastrear exactamente en que pasas el tiempo durante un período de tiempo específico.

Reloj de fichar

El reloj de fichar es una función disponible en el quiosco. Con el reloj de fichaje, los empleados pueden registrar su asistencia aún si no tienen acceso al quiosco en su ordenador o teléfono.

Entrada de tiempo

La entrada de tiempo es un bloque de tiempo que añades al trabajar en un proyecto para realizar un seguimiento de tiempo. También se conoce como entrada de calendario o bloque.

Formato de hora

El tiempo se puede introducir de varias maneras. En Clockify, el tiempo se introduce en el siguiente formato: HH:MM:SS.

Tiempo libre

El tiempo libre es cualquier tipo de permiso, incluidos los días festivos, viajes de negocios, vacaciones y cualquier otro tipo de baja para la que puedes seguir la acumulación y el saldo.

Política de tiempo libre

Antes de solicitar tiempo libre, es necesario activar la función de tiempo libre en la configuración del espacio de trabajo y definir una política de tiempo libre. En la política de tiempo libre defines los elementos requeridos para definir una política: encargado, unidad de tiempo, aprobación, acumulación, saldo negativo, número de días/medio días.

Solicitud de tiempo libre

La solicitud de tiempo libre es un tipo de solicitud creada por el usuario que incluye cualquier tipo de permiso: días festivos, viaje de negocios, vacaciones o cualquier otra baja para la que Clockify puede registrar la acumulación y los saldos. 

Redondeo de tiempo

El redondeo de tiempo se relaciona con el redondeo de las entradas de tiempo hacia arriba o hacia abajo a las horas o minutos. De esta manera, los informes de las entradas de tiempo parecen ordenados y sin ningún detalle confuso. Es una función adicional que puedes habilitar al actualizar tu suscripción al plan Estándar, Pro o Empresarial.  

Temporizador

El temporizador te ayuda a hacer un seguimiento del tiempo que pasas trabajando en las tareas. El temporizador se puede usar en la aplicación web, la aplicación de escritorio, la aplicación móvil y las extensiones de navegador.

Planilla de horarios

La planilla horaria es una pestaña en Clockify en la que puedes añadir y revisar el tiempo usando una vista de planilla.

Rastreador

El rastreador de tiempo es una herramienta en línea que se utiliza para mantener un registro de las horas que pasas trabajando. Ayuda a medir el tiempo de trabajo de los empleados y proporciona información sobre cuánto tiempo se gastó en diferentes tareas, proyectos y clientes. En Clockify, el rastreador de tiempo es una pestaña donde puedes ver tus entradas de tiempo y las de tus empleados.

Objetivo de seguimiento de tiempo

El objetivo de seguimiento del tiempo se puede establecer para recordar automáticamente a tu equipo por correo que deben registrar sus horas si no han rellenado un número mínimo de horas diarias/semanales, o si han registrado más tiempo del necesario. Los gerentes y los administradores pueden recibir un correo electrónico a nivel diario de todas las personas que se olvidaron de registrar el tiempo o si registraron más de su objetivo.

Zona horaria

La zona horaria en Clockify es la zona horaria en que se encuentra el usuario. Refleja la manera en la que se usa la aplicación (puede reflejar el seguimiento de tiempo) y se puede configurar manualmente. 

Tiempo rastreado

El tiempo rastreado es el tiempo que el usuario pasa trabajando en un proyecto y que ha introducido en un rastreador de tiempo. 

Transferir propiedad

Al transferir la propiedad, puedes hacer que otra persona sea la propietaria del espacio de trabajo. Para transferir la propiedad, haz clic en los tres puntos al lado del nombre de la persona a la que quieres transferir la propiedad y confirma la acción.

Trello

Trello es una de las integraciones que puedes utilizar con Clockify para seguir el tiempo. Puedes realizar un seguimiento del tiempo en las tarjetas de Trello y también ejecutar informes en Clockify.

Autenticación de dos factores (2FA)

El 2FA es la abreviatura de la autenticación de dos factores (en inglés: Two factor authentication) para mejorar la seguridad. En la configuración del espacio de trabajo, puedes requerir el 2FA para el acceso a tu espacio de trabajo. 

U

Campo de usuario

El campo de usuario te permite añadir información adicional sobre tus miembros del equipo, como el puesto de trabajo, la fecha de inicio, el cargo, el departamento, la identificación del empleado, el número de teléfono…). Puedes exportar los campos de usuario de la misma manera que las entradas de tiempo. Se trata de una función adicional disponible a los usuarios de Pro y Empresarial.

Grupo de usuarios

Con los grupos de usuarios, puedes gestionar fácilmente las personas en proyectos. En lugar de añadir personas a proyectos una por una, puedes crear un grupo y asignarlo a un proyecto.

Puesto de usuario

Los puestos de usuario representan un número de usuarios activos que tienes en tu espacio de trabajo. Al suscribirse a un plan de pago, tienes que comprar un puesto para cada usuario activo. Tienes la opción de comprar más puestos activos, si tienes planes de invitar a más usuarios posteriormente. Para más información sobre los puestos de usuario, consulta la Ayuda de Clockify.

V

Verificación de correo electrónico

Este paso es uno de los pasos que debes completar al registrarte en la cuenta de Clockify. Una vez que se registres y crees una cuenta en Clockify, recibirás este correo electrónico de verificación que te pedirá que verifiques tu dirección. El correo electrónico caduca después de 60 días. Para obtener más información, pueded consultar Empieza a usar Clockify.

W

Informe semanal

El informe semanal te muestra un desglose semanal de tu tiempo en una vista de planilla horaria. Es un resumen de todo el tiempo para cada día de la semana y el tiempo total.

Inicio de semana

El inicio de la semana es el inicio de la semana definido en la Configuración del perfil. Si recibes un informe semanal, se te enviará a tu correo electrónico al comienzo de cada semana con el resumen de todo el tiempo que rastreaste en la semana anterior.

Espacio de trabajo

El espacio de trabajo es un espacio virtual que representa un conjunto de personas y proyectos en Clockify.

Tarifa del espacio de trabajo

La tarifa del espacio de trabajo es un tipo de tarifa por hora que se define en la configuración del espacio de trabajo. Se aplica a todas las tarifas de tiempo facturables, a menos que se sustituya por una tarifa facturable más específica. 

X

Sin elementos.

Y

Sin elementos.

Z

Sin elementos.

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Simplemente tomas cualquier dispositivo que tengas (como una tableta), lo colocas en la puerta, abres un enlace donde la gente puede fichar y los empleados pueden entrar e introducir su PIN para fichar la llegada al trabajo.

Flujo de trabajo

1. Invitar al equipo: puedes invitarlos enviando un enlace de invitación por correo electrónico (en caso de que necesiten un inicio de sesión personal para poder usar la aplicación móvil) en la página del Equipo, o añadir empleados por nombre como miembros limitados
2. Crear grupos: asigna personas a grupos para facilitar la gestión de usuarios
3. Crear categorías: por defecto, el tiempo se asigna a proyectos, pero puedes cambiarlo a trabajos, ubicaciones o cualquier otro término que uses en el trabajo (ten en cuenta que el cambio de nombre de las categorías afectará a todo el espacio de trabajo y puede interrumpir un flujo de trabajo ya establecido, ya que no afecta solo al quiosco)
4. Crear quiosco: puedes tener un quiosco separado para cada tipo de trabajo o ubicación, y tener diferentes personas asignadas a cada uno
5. Obtener códigos PIN (Plan BÁSICO) - puedes exportar todos los códigos PIN del quiosco o ver el PIN de cada persona en la página de Equipo
6. Abrir el enlace del quiosco: coge cualquier dispositivo, abre el enlace, inicia sesión y habilita el modo de pantalla completa
7. Fichar entrada y salida (Plan BÁSICO) - tus miembros se seleccionan a sí mismos de la lista, introducen su código PIN y fichan la entrada (o inician el descanso)
8. Ejecutar informes - en los informes puedes ver todo el tiempo resumido, o tener un desglose detallado de cada fichaje y descanso (Plan BÁSICO), o verlo como una planilla semanal

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Rastreador

Todo en Clockify gira en torno a las entradas de tiempo. Registras el tiempo que pasas trabajando en cosas y luego analizas tu semana laboral en los informes. Clockify te permite invitar a otros también, así que podéis rastrear y analizar el tiempo juntos.

Hay varias maneras de create time entries in Clockify:

• Usando un temporizador, mientras trabajas
  Cuando empiezas a trabajar, escribe en qué estás trabajando e inicia el temporizador. Al terminar, detén el temporizador y la entrada de tiempo se añadirá automáticamente a tu planilla horaria.
• Añadiendo tiempo manualmente, tras terminar
  Si no quieres molestarte con el temporizador (o olvidaste ponerlo en marcha), puedes añadir el tiempo manualmente después. Simplemente escribe en qué has trabajado, selecciona el inicio y/o la duración, y añade la entrada de tiempo. También puedes crear entradas a través del calendario.
• dsfhbaskfjh
  If you need precision but forget to start and stop the timer, enable the auto tracker. dfhsdkfahgf (e.g. apps and websites you used) and create time entries from them.

Planilla de horarios

Registra el tiempo manualmente por día y actividad (primero tienes que habilitarla en la Configuración).

Quiosco

Configura un quiosco para que la gente pueda fichar con su código PIN (primero tienes que habilitarlo en la Configuración).

Calendario

Ve cómo está tu día, encuentra huecos y edita y añade el tiempo directamente.

Panel

Una vez que tengas algunas entradas de tiempo, visita el Panel para ver cuán productivo eres y dónde pasas la mayoría de tu tiempo.

Informes

Hay varios tipos de informes en Clockify:

• Informe resumido es tu informe clásico donde puedes filtrar y desglosar los datos
• Informe detallado es para cuando quieras ver todas las entradas de tiempo, filtrarlas y editarlas directamente
• Informe semanal es para ver quién rastreó cuánto tiempo cada semana
• Informes compartidos son enlaces a los informes que compartiste con los demás

Proyectos

Establece proyectos, tareas, encargados, tarifas de proyectos, y añade estimaciones o presupuesto de proyecto para seguir el progreso.

Equipo

Invite new members, define hourly rates for each member, give roles, and manage groups.

Tiempo libre

Crear políticas de tiempo libre, proporciona días o horas a miembros y deja que envíen solicitudes de bajas para su aprobación.

Plan

Plan projects and milestones, give assignments, publish schedule, and see who’s available.

Aprobación

Deja que las personas envíen su planilla semanal para la aprobación del gerente.

Gastos

Registra gastos (por suma o unidad), adjunta recibos, incluye gastos en el presupuesto de proyecto, aprueba con planillas horarias y expórtalo todo en informes.

Facturas

Create invoices based on tracked time and expenses, and send them to clients.

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Este artículo proporciona instrucciones sobre cómo incluir en la lista blanca las direcciones IP y los dominios que deben autorizarse, centrándose en evitar que los correos electrónicos se marquen como spam o basura. 

Lista blanca de direcciones IP

Para garantizar que los correos electrónicos de nuestro sistema lleguen a tu bandeja de entrada de manera confiable, se recomienda incluir en la lista blanca las siguientes direcciones IP:

116.203.2.185

116.202.180.226

195.201.255.208

 88.198.94.71

116.203.166.36

78.47.192.85

195.201.252.90

162.55.179.218

198.2.128.220

198.2.178.178

Consulta la documentación del administrador del sistema o del proveedor de servicios de correo electrónico para obtener instrucciones específicas sobre la inclusión de direcciones IP en la lista blanca. Este paso garantizará que los correos electrónicos que se originan en nuestras direcciones IP no se traten como spam o basura y se envíen a tu bandeja de entrada.

Autorizar dominios

Además de incluir en la lista blanca las direcciones IP, es importante autorizar los siguientes dominios:

Al añadir estos dominios a la lista de remitentes autorizados de tu servicio de correo electrónico, puedes mejorar las posibilidades de entrega de correo electrónico y evitar falsos positivos en el filtrado de spam.

Abordar los problemas de la carpeta de spam o basura

Si ves que nuestros correos electrónicos se dirigen constantemente a tu carpeta de spam o basura, sigue estos pasos:

1. Revisa tu carpeta de spam o basura. Ocasionalmente, los correos electrónicos legítimos pueden terminar en estas carpetas. Asegúrate de revisar periódicamente tu carpeta de spam o basura para localizar nuestros correos electrónicos.
2. Márcalos como No es basura o No es spam. Cuando identifiques un correo electrónico nuestro en tu carpeta de spam o basura, márcala como No es basura o No es spam. Esta acción ayuda al sistema de tu proveedor de servicios de correo electrónico a saber que nuestros correos electrónicos no son spam.
3. Pon en lista blanca nuestros dominios y direcciones IP. La inclusión en la lista blanca de los dominios y las direcciones IP mencionadas anteriormente puede reducir significativamente las posibilidades de que nuestros correos electrónicos se marquen como spam o basura.
4. Ponte en contacto con tu administrador de sistema. Si estás utilizando un sistema de correo electrónico empresarial, se recomienda comunicarse con el administrador del sistema o el departamento de TI. Pueden ayudarte a incluir en la lista blanca nuestros dominios y direcciones IP a nivel del sistema, lo que garantiza una entrega de correo electrónico uniforme.

Para optimizar la entrega de correos electrónicos y evitar que nuestros correos electrónicos se marquen como spam o basura, es importante incluir en la lista blanca las direcciones IP proporcionadas y autorizar los dominios mencionados. Al seguir estos pasos, puedes asegurarte de recibir nuestros correos electrónicos de inmediato, evitando retrasos o comunicaciones perdidas. 

Si necesitas más ayuda, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para obtener orientación personalizada sobre la configuración de tu correo electrónico.

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Si te gustaría usar la aplicación Clockify y todavía no tienes una cuenta, puedes crear una registrándote.

1. Ir a https://clockify.me/
2. Haz clic en Regístrate gratis en la pantalla de inicio de Clockify 
3. Escribe tus credenciales (correo electrónico y contraseña) en el modal de Registro
4. Marca la casilla de Estoy de acuerdo con las Condiciones de Uso

You can Create a free account, or Continue with Google.

Antes de crear una cuenta, puedes elegir el idioma o uno de nuestros servidores regionales del menú desplegable.
Con Crear una cuenta gratis, saltarás automáticamente a tu espacio de trabajo recién creado.

Al registrarte, recibirás un correo electrónico de verificación. Haz clic en Verificar dirección de correo electrónico para confirmar. 

El correo de verificación vence a los 60 días.

Si seleccionas Continuar con Google, se te pedirá que elijas tu dirección de correo electrónico (si tienes más de una). Después de elegir la dirección, se te redirigirá a tu nuevo espacio de trabajo recién creado.

También recibirás un correo electrónico con algunos consejos para empezar y los tutoriales de incorporación que te ayudarán a navegar fácilmente por la aplicación.     

Después del registro inicial, utiliza el inicio de sesión para acceder a tu cuenta en Clockify.

Si estás iniciando sesión con Google, ten en cuenta que no tienes una contraseña. Si te gustaría establecer una, puedes hacerlo en la Configuración del perfil.

Inicio de sesión

Utiliza esta opción si ya tienes una cuenta y simplemente te gustaría iniciar sesión en la aplicación. 

1. Ir a https://clockify.me/
2. Haz clic en Inicia sesión en la esquina superior derecha

Saltarás a la pantalla de inicio de tu espacio de trabajo. 

Si eres propietario de un espacio de trabajo, puedes activar la autenticación de dos factores para mejorar tu seguridad. 
Además, para evitar el uso de contraseña, correo electrónico, nombre de usuario o cualquier otra credencial de inicio de sesión, puedes crear un inicio de sesión SSO conectando el subdominio de Clockify a algunos de los proveedores disponibles.

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Junto con el seguimiento de las horas facturables, deberías realizar un seguimiento del tiempo no facturable (por ejemplo, correos electrónicos, llamadas de Skype, preparación de facturas, etc.). No puedes obtener un conocimiento real de tu estado financiero si no sabes cuánto tiempo realmente te toman las tareas.

Clockify te ayuda a ver cuánta actividad facturable y cuánta no facturable realizas y cómo eso afecta a tus ganancias.

Flujo de trabajo

Digamos que tienes un nuevo cliente y quieres seguir tus tarifas facturables. Aquí es cómo sería tu flujo de trabajo en Clockify.

Establece proyectos

1. Define una tarifa facturable para cada persona en la sección de Equipo y una tarifa facturable predeterminada en la Configuración del espacio de trabajo
2. Añade a un cliente en Configuración > Clientes
3. Crea un nuevo proyecto en la sección de Proyectos y selecciona el cliente. Si quieres, también puedes configurar:
   • Tareas, para que puedas seleccionarlas al rastrear el tiempo y luego en informes agrupar las entradas de tiempo por tareas
   • Estimaciones, para que puedas comparar el tiempo estimado con el rastreado en proyectos, y el dinero presupuestado con el gastado
   • Tarifas facturables de proyectos y tareas, para que Clockify pueda usar una tarifa diferente al calcular cuánto has ganado en ese proyecto o tarea particular

Controla el tiempo

1. Empieza a controlar el tiempo cuando comiences a trabajar: escribe en qué estás trabajando, selecciona el proyecto, haz clic en € para marcar el tiempo como facturable e inicia el temporizador
2. Detén el temporizador cuando termines con el trabajo y el tiempo se añadirá a tu planilla horaria
3. Cuando sigas trabajando en algo, haz clic en el ícono de reproducción junto a la entrada de tiempo adecuada para iniciar de nuevo el temporizador para esa actividad
4. Cuando tengas una reunión con el cliente, inicia el temporizador, escribe “Reunión”, selecciona el proyecto y marca el tiempo como no facturable. Al rastrear el tiempo no facturable como éste, tendrás una idea más realista sobre cuánto tiempo realmente dedicas al cliente (y no solo el tiempo que cobras). También puedes añadir una etiqueta de reunión para que puedas filtrar las entradas de tiempo por etiquetas en Informes

Ve el desglose de tiempo en informes

1. Cuando llegue el momento de facturar a tu cliente a fin de mes, ve al Informe resumido, selecciona Este mes, el proyecto (o solo el cliente si quieres facturar varios proyectos para los que realizas mostrar solo las entradas de tiempo facturables y haz clic en Filtrar para ver las entradas de tiempo que necesitas facturar.
2. Agrupa por Proyecto y subgrupa por Entrada de tiempo para hacer que el desglose de datos sea aún más útil.
3. Exporta el informe con un desglose de tiempo detallado en PDF y envíalo a tu cliente para su revisión.
4. Si tienes clientes que quieren ver cuánto tiempo has rastreado en cualquier momento, puedes compartir el informe y enviar un enlace a tu cliente. Entonces, tu cliente puede visitar el informe en cualquier momento y ver qué trabajo se ha hecho hasta ese momento en sus proyectos
5. Si necesitas "perdonar" y descartar algunas entradas de tiempo, puedes ir al Informe detallado, usar filtros para encontrar las entradas de tiempo que quieres cancelar y marcarlas como no facturables.

Factura el tiempo rastreado

1. Crea una factura para el cliente
2. Importa las entradas de tiempo facturables no facturadas a la factura y descarga el PDF
3. Si tienes entradas de tiempo que no quieres importar a la factura, puedes seleccionar un intervalo de tiempo diferente, seleccionar proyectos que no necesitas, o marcar manualmente esas entradas como facturadas
4. Marca la factura como enviada o pagada para saber su estado
5. Ve todas tus facturas que vencen pronto y filtra las pagadas

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Clockify te puede mostrar:

• El tiempo que cada miembro del equipo pasa en un proyecto
• Actividad registrada de cada miembro de equipo
• El tiempo total invertido en un proyecto

Flujo de trabajo

Aquí es cómo puedes configurar Clockify para que tu equipo pueda seguir el tiempo.

Establece tu espacio de trabajo

1. Si diriges una pequeña empresa, un espacio de trabajo es suficiente. Pero si tienes una empresa más grande, puedes usar múltiples espacios de trabajo para evitar que las cosas se mezclen (puesto que cada espacio de trabajo tiene su propia configuración, miembros, entradas de tiempo y todo lo demás). Puedes ir a Espacios de trabajo y crear un nuevo espacio para cada departamento o sucursal de la empresa.
2. En la configuración del espacio de trabajo, carga el logotipo de tu empresa y configura los permisos. Dependiendo de cuál sea la política de privacidad de tu empresa, puedes hacer que todo sea público o privado. Por ejemplo, puedes limitar los derechos de creación de proyectos solo a los administradores del espacio de trabajo para mantener las cosas ordenadas u ocultar las tarifas facturables si se trata de información confidencial.
3. Define grupos (por ejemplo, diseñadores, gerentes) para poder asignar equipos enteros a un proyecto en vez de añadir cada persona una por una; así que, cuando alguien llegue o se vaya, podrás añadirlo/eliminarlo del grupo en lugar de tener que pasar por cada uno de los proyectos.
4. Define etiquetas para que la gente pueda clasificar las entradas de tiempo con el tipo de actividad que están realizando. Entonces, puedes ejecutar informes y filtrar por etiqueta si quieres saber cuánto tiempo las actividades toman.
5. Añade clientes. Si tu negocio no trabaja con clientes, puedes usar esta función para otra cosa (por ejemplo, alguna actividad) para facilitar la clasificación puesto que todas las entradas de tiempo se clasifican por cliente y proyecto, donde el proyecto puede tener solo un cliente, pero un cliente puede tener varios proyectos.

Invita a tu equipo

1. Invita a usuarios yendo a la sección de Equipo, introduciendo correos electrónicos para cada miembro del equipo y añadiéndoles. Después de invitar a un miembro del equipo, él o ella debe hacer clic en el botón Aceptar invitación en el correo electrónico que recibe. Después de eso, saltará al formulario de Registro donde debe introducir su nombre completo y contraseña. Después de que acepte la invitación en el siguiente paso, se añadirá al espacio de trabajo al que fue invitado y podrá comenzar a controlar el tiempo.
2. Establece quién pertenece a qué equipo en la sección de Equipo. Una persona puede estar en varios equipos o en ninguno. También puedes establecer tarifas facturables personales si cobras diferentes tarifas a diferentes clientes, dependiendo de quién trabaja en qué (por ejemplo, un desarrollador senior puede tener una tarifa más alta que un junior).

Establece proyectos

1. Crea un proyecto, asigna un cliente y añade tareas (y asigna personas a ellas si hace falta) para que la gente pueda seguir el tiempo según proyectos y tareas.
2. Añade miembros del equipo a un proyecto privado.Todos pueden acceder a proyectos públicos, pero si son privados, los usuarios tienen que ser asignados manualmente. Puedes añadir miembros individuales uno por uno, o en masa a través de grupos.
3. Ahora que todo está configurado, tu equipo puede empezar con el control de tiempo por cada proyecto. Pueden iniciar el temporizador o añadir tiempo manualmente al final del día. Para cada entrada de tiempo, pueden añadir un proyecto/tarea, estado de facturabilidad y describir en qué están trabajando en una oración corta. También pueden añadir etiquetas si tenéis un flujo de trabajo específico para la organización de datos (por ejemplo, si utilizáis etiquetas para describir un tipo de actividad).

Utiliza informes

1. Para facturar a tus clientes al final del mes: ve al Informe resumido, filtra por cliente y facturabilidad, selecciona Este mes como el período de tiempo, agrupa las entradas de tiempo por proyecto y subgrúpalas por tarea (o entrada de tiempo) y exporta los resultados. O bien, si tu cliente quiere comprobar cuánto tiempo has trabajado en cualquier momento, comparte el informe y envía el enlace a tu cliente para que pueda generar informes sobre la marcha.
2. Tú y tu equipo podéis usar el Informe detallado para ver las entradas de tiempo a quienes les faltan datos, por ejemplo, las entradas que no tienen una descripción o un proyecto, y rellenar la información faltante. Esto hará que tus informes sean más precisos. Puedes filtrar entradas (como en un informe Resumido), la única diferencia es que en el informe Detallado puedes editar las entradas de tiempo directamente (mientras que en el Resumido solo las puedes ver y agrupar).

Este artículo cubre una variedad de funciones de Clockify que no están disponibles en el mismo plan de suscripción.

Lee más: Las 29 mejores prácticas de control del tiempo

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Por ejemplo, puedes decir a tu cliente que necesitas 50 horas para un proyecto, 20 para el diseño y 30 para la codificación. Por lo tanto, estableces un precio fijo, pensando que lo terminarás en menos de 50 horas. Pero, ¿cuánto tiempo necesitarás en realidad? Cuanto más grande sea el proyecto, más grande será el error.

Pero, si haces un seguimiento de tu tiempo, sabrás exactamente cuánto tiempo dedicas a cada actividad y si ganaste dinero en un proyecto. Digamos que terminas el proyecto en 70 horas, lo que supone 20 horas más de lo estimado. Puedes negociar con el cliente un precio más alto, o menos trabajo. Pero aún si cobres como si hubieras trabajado 50 horas, al menos estimarás mejor en el futuro y no perderás dinero.

Flujo de trabajo

Digamos que estás a punto de comenzar un nuevo proyecto de tarifa fija. Aquí está un ejemplo de cómo podrá estar tu flujo de trabajo en Clockify.

Antes de comenzar el proyecto

Para tener las entradas de tiempo clasificadas, primero define el nombre del cliente en la página de Clientes. También puedes definir etiquetas con el tipo de actividades (por ejemplo, gestión de proyectos). De esta manera, puedes filtrar las entradas de tiempo por etiquetas y controlar cuánto tiempo lleva cada actividad.

1. Crea un nuevo proyecto y selecciona el cliente
2. Añade tareas al proyecto (por ejemplo, Diseño, Desarrollo)
3. Utiliza la estimación (por ejemplo, Diseño: 20h, Desarrollo: 30h) o introduce una estimación manual (por ejemplo, 50h para todo el proyecto)
4. Establece tarifas facturables, además de tarifas de coste laboral

Después de comenzar el proyecto

1. Cuando sigues el tiempo, asegúrate de que cada entrada de tiempo tenga un proyecto y una tarea.
2. Cuando llegues a algún hito (por ejemplo, diseño terminado), comprueba el estado del proyecto para el tiempo rastreado vs. estimado. Si estás mucho más por encima de tu estimación inicial, quizá quieras hablar con el cliente para ajustar el presupuesto, los requisitos y las fechas
3. Una vez que termine el proyecto, ve al Informe resumido y filtra las entradas por proyecto. Entonces, exporta el informe en CSV e impórtalo a Excel donde puedes: analizar mejor los datos, ver qué actividades tomaron más tiempo de lo previsto, investigar por qué y establecer mejores estimaciones (y precios) en el futuro
4. En los informes, ve los importes para la facturación, el coste o el beneficio (la diferencia entre los dos)

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Con Clockify, puedes asignar un tiempo estimado a cualquier proyecto y controlar tu progreso en la página de Proyectos o en el estado del proyecto. Por ejemplo, puedes notar que algún proyecto interno tomó 100 horas, que es mucho más de lo que estimaste. Una vez que sepas eso, puedes preguntarle al equipo por qué, reevaluar las prioridades y elaborar un mejor plan. Puedes decidir poner a más personas en un proyecto o eliminar algunas actividades para terminar a tiempo y dentro del presupuesto.

Flujo de trabajo

Aquí está cómo puedes rastrear y gestionar la productividad de tu equipo en Clockify.

1. Set up workspace, tags, groups, and projects, and then invite team members so they can start tracking time.
2. Mientras tu equipo trabaja, comprueba el Panel del equipo para ver quién rastreó más tiempo y qué proyectos son los más activos.
3. Ejecuta un Informe resumido al final de cada mes, trimestre y año para analizar dónde pasas el tiempo. Puedes analizar los procesos internos, ver qué tipo de trabajo toma la mayoría de tu tiempo y pensar en lo que puedes hacer para optimizar la productividad de la empresa.
4. Ejecuta un Informe detallado y filtra las entradas a las que les falta un proyecto o una etiqueta para editarlas directamente y hacer los informes más precisos.
5. Ve al Informe semanal al final de cada semana y agrupa las entradas de tiempo por usuario para ver si todos han cumplido su cuota de 40h/semana.
6. Guarda un informe con los filtros que utilices con frecuencia mediante la opción de compartir informe, para que no tengas que configurar filtros cada vez que necesites un informe específico.
7. Exporta un informe en CSV e importa el CSV en una hoja de cálculo para que puedas aplicar formato condicional para analizar mejor los datos.
8. Puedes compartir un informe con tu personal de nómina para que no tengan que perseguir a cada persona para obtener los datos: simplemente pueden visitar el enlace, ver quién rastreó cuánto tiempo y calcular salarios.
9. Define tarifas facturables en la sección de Equipos para que Clockify pueda calcular cuánto te cuesta cada empleado (según la tarifa facturable que definiste). Una vez que veas cuánto te cuesta cada persona, puedes comparar el coste con el valor que obtienes y ver si puedes usar sus habilidades de una manera mejor en algún proyecto diferente.
10. Una vez que un proyecto esté a punto de terminar, puedes evaluar cuánto tiempo has invertido en el estado del proyecto, multiplicar el tiempo por el coste de cada empleado y comparar el número con el beneficio que realmente ganaste (si Presupuesto y estimaciones está habilitado).

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