Problem: Unable to sync time entries in QuickBooks

Every time you try to sync time entries in QuickBooks, you receive a notification that 0 time entries were sent, even if the new time entries were set properly.

Solution:

If you choose the option Close the books in QuickBooks that may be causing the issue. You can turn that option off as that can block the import of the time entries to QuickBooks. 

 To do that:

1. Zu Account settings
2. Choose the "Erweitert" navigieren
3. Choose edit in the Accounting kopieren
4. Turn off the Close the Books switch

This should resolve the problem of importing time entries into the QuickBooks. When you’re closing the books, the previous year is finalized and all time entries created in that closed year will not be imported.

Issue 2: Importing data from another system

Problem: How to import data from another system into Clockify

Solution:

Import projects, clients, tasks, and tags from a file. If you’re on a paid plan (or trial), you can also import timesheets.

If you’re computer savvy and know your way around the command line, for importing specifically data from Toggl, you can use one of the two unofficial Toggl to Clockify importers. The Projekt is developed and maintained by third-party developer, so you should use it at your own discretion. 
For non-techie users:

1. Navigate to Profile settings
2. Choose Date and time settings
3. Make necessary improvements

Most of the issues with importing occur due to date/time format mismatch.

Issue 2: Implementing AI integration to Clockify

Currently, there are no plans to implement the AI for automating time tracking, logging and the project attribution.

Issue 3: Timer in integrations

Problem:

There are a couple of cases in which you can’t start the timer if you’re using a Clockify integration:

• Extension description box is not being properly displayed
• Timer icon disappears

It may also happen that: 

• Clockify tracking button disappears from the usual place in the application
• Description box contains strange symbols when the timer is started
• Description can’t be edited 

Solution:

One possible workaround to solve these problems is to select the text anywhere on the page, do the right-click with the mouse and choose "Timer mit Beschreibung starten". Use this hack to track time with the default project, when it’s possible and this may help. 

If there are issues with the integration connection, there are a couple of troubleshooting tips you can try out.

If the timer is not displayed in integration:

1. Check if the extensions is pinned
2. Check if you are logged into extension

Issue 4: Managing extensions

Problem: 

• Clockify button disappears in integrations
• Strange symbol appears in the description box
• Timer is started via the Clockify button and the user can’t edit the description
• You want to make your employees track time strictly in one way from Jira to minimize errors or manual time adding (Jira)
• Your employees can track time strictly in one way, from Jira, with a timer to minimize any errors or manual time adding (Jira)

With these settings, regular users won’t be able to track time via Clockify web app, or the extension.
However, since the Jira plug-in is handled via the API, users’ time will be tracked regularly and they will be logged in at all times.    
You may not need to handle the extension, depending on the type of other integrations in which the timer would be used. 

Problem: Clockify integration missing (Asana, BS, Trello)

Solution: 

If the Clockify’s timer isn’t displayed in the app, it can be added to the Chrome Extension by using a custom domain of that certain app URL. Any custom URL can be added to the Clockify’s set of integrations. This option is available when the users add Chrome extensions by using the Benutzerdefinierte Domäne.  

To integrate Clockify extension with any other domain:

1. Erweiterung öffnen
2. Open settings in the upper right corner 
3. Auf Integrationen
4. Scroll down
5. Enter your domain under Benutzerdefinierte Domänen
6. Choose tool that’s on that custom domain
7. Auf Hinzufügen.

User will have integration within the app they’re frequently using and even upgrade the subscription to a higher plan if they want to use more features from Clockify.

Problem: Timer in Clockify extension

You can’t see the timer in the Clockify extension.

Solution:

1. Check if you installed the browser extension on your side (In case you installed the extension, but you can’t see the icon, click on the puzzle icon and pin our extension)
2. Check if you logged in with the same email address you are using in Clockify (You need to be logged in. In another instance, you need to check if you’re using two emails)
3. Contact our support team (In case everything is set up correctly, but you’re still encountering the issue, present the problem and provide more details)

Problem: Can’t see Clockify extension in the web application

Solution:

1. Check if you’re logged in into the extension
2. Check if you’re using the extension in the browser you’re using the app in
3. Check in the browser extension settings if Clockify is checked in the application list
4. Zu Einstellungen gehen
5. Choose Extension
   – Choose Clockify extension
   – Check if you’re using the same email address for Clockify and other web applications
   – Are you logged in to the correct workspace in the browser extension
6. In Details go to Extension option
7. Search that list

The post Navigating Clockify integrations appeared first on Clockify Help.

• Web app at https://clockify.me/tracker
• Browsererweiterung für Chrome / Firefox / Edge
• Desktop-App für Mac / Windows- / Linux-
• Mobile App für Android / iOS

Du kannst die Daten mit jeder beliebigen App nachverfolgen, und alle Daten werden online synchronisiert, sodass du von überall aus auf alle deine nachverfolgten Daten zugreifen kannst. 

Zeiterfassung über den Webbrowser

1. Du sollst den Timer-Modus aktivieren, indem du auf das Uhr-Symbol in der oberen linken Ecke der Time Tracker-Seite klickst.
2. Optionally type what you’re working on in the What are you working on? box
3. Optional kannst du die Zeit als abrechenbar markieren, ein Projekt/eine Aufgabe auswählen und Tags hinzufügen.
4. Durch Klicken auf die Schaltfläche START kannst du den Timer starten
5. Wenn du deine Arbeit beendet hast, sollst du den Timer stoppen, indem du auf die Schaltfläche STOP klickst

Du sollst beachten, dass der Timer, sobald du ihn gestartet hast, so lange läuft, bis du ihn stoppst. Er läuft auch dann weiter, wenn du die Seite verlässt oder den Browser schließt (es sei denn, du verwendest die Erweiterung und hast die Möglichkeit, ihn automatisch zu stoppen).

Wenn der Timer läuft, wechselt das Favicon im Browser von schwarz zu blau, damit du einen visuellen Hinweis darauf hast, ob du vielleicht vergessen hast, den Timer zu starten oder zu stoppen. Außerdem zeigt Clockify auf der Registerkarte an, wie lange der Timer schon läuft.

Fortgesetzte Zeiteinträge

Wenn du an einer Sache weiterarbeitest, kannst du mit einem Klick einen Timer für diese Aktivität starten.

Um einen Zeiteintrag fortzusetzen, sollst du den Eintrag in deiner Arbeitszeittabelle suchen, den du fortsetzen möchtest, und auf das Wiedergabe-Symbol klicken. Clockify kopiert alle Informationen (Beschreibung, Projekt, Abrechenbarkeit und Tags) und der Timer beginnt zu ticken.

Tastenkombinationen

Tastenkombinationen können auf der Time Tracker-Seite verwendet werden und funktionieren nur, wenn du keine Felder bearbeitest (wenn der Cursor nicht aktiv ist).

n = Neuen Timer starten;
c = Neuesten Eintrag fortsetzen.
s = Laufenden Timer stoppen;
m = zum Manuellen Modus wechseln;

Du kannst auch Tastenkombinationen in der Mac-App und Browsererweiterung verwenden.

Automatisch vervollständigen

Mit der Option zur automatischen Vervollständigung kannst du die Details deiner alten Einträge leicht finden. Du sollst einfach anfangen zu tippen und es öffnet sich ein Dropdownmenü mit bis zu 8 Vorschlägen, die chronologisch sortiert sind.

Du musst mindestens zwei Zeichen eingeben, die sich auf eine der Kategorien beziehen können, die du zuvor eingegeben hast: Beschreibung, Projekt, Kunde, Aufgabe oder Tag.

Andernfalls klickst du einfach auf das leere Beschreibungsfeld (Woran arbeitest du?) und es werden deine 8 letzten Zeiteinträge angezeigt.

Die AutoVervollständigen-Liste berücksichtigt die letzten 250 Zeiteinträge der letzten 60 Tage. Wenn ein Eintrag nicht dabei ist, wird er nicht in AutoVervollständigen angezeigt.

Startzeit des laufenden Timers ändern

Du kannst die Startzeit ändern, während der Timer läuft, indem du auf die laufende Zeit klickst. Dann kannst du deine tatsächliche Startzeit manuell eingeben.

Dies ist nützlich, wenn du eine Aktivität beginnst, aber den Timer nicht in diesem Moment starten kannst (z. B. wenn du in einer Besprechung bist und dich nicht am Computer befindest).

Mehrere Timer laufen lassen

Du kannst nur einen Timer in einem Arbeitsbereich laufen lassen. Wenn du jedoch mehrere Arbeitsbereiche hast, kannst du mehrere Timer gleichzeitig laufen lassen, einen in jedem Arbeitsbereich.

Du kannst schnell zwischen Arbeitsbereichen wechseln, indem du auf den Namen des Arbeitsbereichs in der oberen Leiste (neben der Benachrichtigungsglocke) klickst und einen anderen Arbeitsbereich auswählst. Du kannst auch in allen Apps zwischen den Arbeitsbereichen wechseln.

Du solltest beachten, dass die gesamte Zeit, die du in einem Arbeitsbereich erfasst, in den anderen Arbeitsbereichen nicht verfügbar ist. Jeder Arbeitsbereich ist ein in sich geschlossenes Konto (Du kannst jedoch Einträge zwischen den Arbeitsbereichen übertragen).

Gruppierung und Aufhebung der Gruppierung von Zeiteinträgen

Zeiteinträge für dieselbe Tätigkeit werden als ein einziger Zeiteintrag angezeigt. Wenn du die Gruppe bearbeitest, wird jeder einzelne Zeiteintrag in der Gruppe bearbeitet.

Wenn du die Einträge in chronologischer Reihenfolge sehen möchtest, kannst du die Zeitgruppierung in deinen Profileinstellungen deaktivieren:

1. Auf das Profilsymbol in der oberen rechten Ecke klicken und die Profileinstellungen öffnen
2. Die Option "Ähnliche Zeiteinträge gruppieren" ändern

Apps zur Zeiterfassung

Zusätzlich zur Zeiterfassung in deinem Browser-Tab kannst du die Zeit auch über eine mobile App (Android/iOS), eine Desktop-App (Mac, Windows, Linux), und eine Browsererweiterung (Chrome/Firefox) erfassen.

Wenn du eine spezielle Zeiterfassung-App verwendest, musst du Clockify nicht ständig in einer Registerkarte geöffnet halten. Stattdessen kannst du die Zeit dort erfassen, wo es für dich am bequemsten ist.

Zusätzlich zu den regulären Zeiterfassungsfunktionen bieten die Apps zusätzliche Funktionen, die in der Webversion fehlen, wie z. B. Erinnerungen, Leerlauferkennung, automatischer Start/Stopp-Timer, und vieles mehr.

E-Mail über einen langlaufenden Timer

Wenn du vergessen hast, den Timer zu stoppen, kann Clockify dir eine E-Mail über einen langlaufenden Timer (über 8 Stunden) schicken. Du kannst diese Option in deinen Profileinstellungen ein- und ausschalten.

Hinweis: Zeiteinträge zeigen den Zeitstempel an, der die aktuell eingestellte Zeitzone enthält. Wenn sich die Zeit automatisch auf eine andere Zeit ändert, wenn du den Timer stoppst, solltest du deine Zeitzoneneinstellungen in den Profileinstellungen überprüfen.

Timer für einen anderen Benutzer stoppen

Admins können den Timer einer anderen Person stoppen, indem sie:

• in ihr Konto einloggen und den Timer stoppen
• sie auf der Kalender auswählen und auf dem Block, für den der Timer läuft, auf Stopp klicken
• ihr Profil an einem Kiosk auswählen, dem sie zugewiesen sind, und den Timer starten/stoppen (du kannst die Universal PIN zum Ein- und Ausstempeln für andere verwenden)

Zeiterfassung ausblenden

Wenn du den Arbeitszeittabellen-Modus bevorzugst und die Zeiterfassungsseite nicht benötigst, kannst du sie jetzt in den Arbeitsbereichseinstellungen deines Kontos ausblenden.

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Der manuelle Modus ist auch nützlich, wenn du vergangene Aktivitäten/Ereignisse (z. B. den Tag der Vorwoche) zu deiner Arbeitszeittabelle hinzufügen möchtest.

Im manuellen Modus kannst du nacheinander Zeiteinträge hinzufügen, Start- und Endzeiten sowie das Datum angeben.

1. Den manuellen Modus aktivieren, indem du auf der Time Tracker-Seite auf das Listensymbol in der oberen rechten Ecke klickst.
2. Optional eingeben, woran du gearbeitet hast, und zwar im Feld Woran hast du gearbeitet?
3. Optional kannst du die Zeit als abrechenbar markieren, ein Projekt/eine Aufgabe auswählen und Tags hinzufügen.
4. Die Start- und Endzeit festlegen, oder die Zeit nach Dauer hinzufügen
5. Bei Bedarf das Datum ändern, indem du auf das Kalendersymbol klickst und das Datum auswählst
6. Den Eintrag hinzufügen, indem du auf HINZUFÜGEN klickst

Wenn du einen Zeiteintrag für ein anderes Datum hinzufügst, wird dieser in die entsprechende Tagesüberschrift eingefügt (unabhängig davon, ob das Datum in der Vergangenheit oder in der Zukunft liegt).

Du kannst auch Tastenkombinationen verwenden, um durch die Seite "Zeiterfassungssystem" zu navigieren. Du solltest "REGISTERKARTE" verwenden, um zwischen den Feldern zu wechseln, und die "EINGABETASTE" drücken, wenn du "HINZUFÜGEN" auswählst, um einen neuen Eintrag hinzuzufügen.

Zeit nach Dauer hinzufügen

Im manuellen Modus kannst du Zeiteinträge nach Dauer hinzufügen. Angenommen, du hast vor 2 Stunden mit der Arbeit begonnen, aber den Timer nicht gestartet. So fügst du vergangene Zeit hinzu:

1. Zum manuellen Modus wechseln
2. Auf die Uhrzeit klicken (00:00:00)
3. 2h eingeben (oder 200 oder 2:00)
4. Auf "HINZUFÜGEN" klicken, um den Zeiteintrag hinzuzufügen

Wenn du 2h eingibst, wird die aktuelle Zeit als Startzeit und "die aktuelle Zeit + 2h" als Endzeit verwendet.

Du kannst die Zeit sowohl in Uhr- als auch in Dezimalschreibweise eingeben. Wenn du beispielsweise 2 Stunden und 45 Minuten gearbeitet hast, kannst du entweder "2.75" in Dezimalschreibweise oder "2:45" in Uhrschreibweise eingeben.

Anleitung zum Dauerformat

• Wenn du etwas zwischen 1 und 59 eingibst, wird dies als Minuten (1 wird zu 1m) interpretiert
• Wenn du das Dezimalformat verwendest, wird es als Stunden interpretiert (1 wird zu 1h)
• Wenn du 60 oder 99 eingibst, wird dies als 1h oder 1h39m interpretiert
• Wenn du 123 oder 1234 eingibst, wird dies als 1h23m oder 12h34m interpretiert
• Wenn du 1:1 eingibst, wird dies als 1h1m interpretiert (1:61 wird zu 2h01m)
• Wenn du 1:1:1 eingibst, wird dies als 1h1m1s interpretiert
• Wenn du 1h, 30m, 1s, 1h30m1s eingibst, wird dies als 1 Stunde, 30 Minuten, 1 Sekunde oder 1 Stunde, 30 Minuten und 1 Sekunde (oder eine andere Kombination) interpretiert
• Wenn du 0.1 eingibst, wird dies als 6 Minuten interpretiert (0,2 wird zu 12m, 1,5 wird zu 1h30m, 7,2 wird zu 7h12min)
• Wenn du 1.0 oder 1,0 eingibst, wird dies als 1 Stunde interpretiert
• Wenn du :30 eingibst, wird dies als 30 Minuten interpretiert
• Wenn du .5 oder .25 eingibst, wird dies als 30 Minuten oder 15 Minuten interpretiert
• Wenn du mehrere Zeiteinträge hinzufügst, wird die Endzeit des vorherigen Eintrags zur Startzeit des nächsten Eintrags

Eingabeformat für Start- und Endzeit

Wenn du die Start- und Endzeit eingibst, wird die Dauer im Dezimalformat angezeigt, das in den Einstellungen festgelegt wird: Voll (hh:mm:ss), Kompakt (h:mm), Dezimal (h.hh).

Clockify akzeptiert auch alternative Eingaben:

• Du kannst die Doppelpunkte auslassen (z. B. 0345 wird zu 03:45/3:45AM)
• Du kannst auch Punkte anstelle von Doppelpunkten verwenden (z. B. 9.45 wird zu 9:45)
• Du kannst 1am/1 am, 1pm/1 pm eingeben und es wird in 01:00/1:00AM bzw. 13:00/1:00PM umgewandelt
• Wenn du nur eine oder zwei Zahlen eingibst, werden diese als Stunden behandelt (z. B. 1 wird zu 01:00/01:00AM und 13 wird zu 13:00/1:00PM)
• Wenn du drei Zahlen eingibst, wird die erste Zahl zur Stunde und die letzten beiden werden zu Minuten (z. B. 130 wird zu 1:30/1:30AM)

Du kannst in deinen Profileinstellungen festlegen, ob Clockify die Zeit im 12- oder 24-Stunden-Format anzeigen soll.

Bitte beachten: Wenn die Anfangs- und die Endzeit einen Zeitraum von einer Nacht umfassen, erscheint neben der Endzeit eine hochgestellte Zahl, die angibt, wie viele zusätzliche Tage der Zeiteintrag umfasst.

Zeit manuell hinzufügen, während der Timer läuft

Es ist zwar nicht möglich, die Zeit manuell einzugeben, während ein aktueller Timer läuft, aber du kannst die Option zum Duplizieren eines früheren Eintrags verwenden.

Dadurch wird ein neuer Zeiteintrag genau wie der vorherige erstellt, und du kannst die Details dieses Eintrags so ändern, wie du es benötigst.

Timer erzwingen

With the Force Timer feature available in the Pro plan, the manual mode on the Time Tracker can be disabled.

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Um die Arbeitszeittabelle zu aktivieren, sollst du auf die Schaltfläche Einstellungen in der linken Seitenleiste klicken und den Umschalter "Arbeitszeittabelle" einschalten, um sie zu aktivieren.

Die Arbeitszeittabellen-Ansicht ist eine viel schnellere Methode zum Eingeben von Zeiten und eignet sich perfekt für Mitarbeiter, die daran gewöhnt sind, ihre Arbeitszeittabellen am Ende des Tages manuell auszufüllen und viele Zeiten auf einmal eingeben müssen.

Du solltest einfach die Projekte/Aufgaben auswählen, an denen du während der Woche gearbeitet hast, und die Zeit für jeden Tag ausfüllen.

Zeit hinzufügen

1. Ein Projekt/eine Aufgabe auswählen, an dem/der du gearbeitet hast
2. Dann aufschreiben, wie viel du an diesem Tag an dieser Aufgabe gearbeitet hast
3. Eine Zeile für jedes zusätzliche Projekt/jede zusätzliche Aufgabe hinzufügen, an dem/der du gearbeitet hast
4. Zu einer anderen Woche mithilfe der Datumsnavigation in der oberen rechten Ecke wechseln
5. Um weitere Details hinzuzufügen (Beschreibung, Tag, Start-/Endzeit, abrechenbarer Status), sollst du den Mauszeiger über eine Zelle mit Zeit bewegen und auf die drei Punkte klicken

Tipp: Wenn du 1 eingibst, wird daraus 1 Minute. Wenn du jedoch zum Dezimalformat wechselst, wird 1 zu 1h

Bitte beachten: Wenn die Anfangs- und die Endzeit einen Zeitraum von einer Nacht umfassen, erscheint neben der Endzeit eine hochgestellte Zahl, die angibt, wie viele zusätzliche Tage der Zeiteintrag umfasst.

Zeiterfassungssystem und Arbeitszeittabelle teilen sich deine Zeitdaten. Wenn du also Zeit über das Zeiterfassungssystem hinzufügst, siehst du diese Zeit auch in der Arbeitszeittabelle und umgekehrt.

Alle Benutzer können ihre Zeiten bearbeiten oder löschen, solange sie nicht gesperrt sind. Du kannst auch Zeiten löschen, indem du auf das X klickst. Wenn du einen Zeiteintrag in der Arbeitszeittabelle löschst, werden alle mit dieser Aufgabe verbundenen Zeiten für diese Woche gelöscht, also sei vorsichtig.

Die über die Arbeitszeittabelle hinzugefügte Zeit übernimmt den Status der Abrechenbarkeit des Projekts. Wenn du den Status der Abrechenbarkeit ändern möchtest, solltest du die Zeiterfassungsfunktion verwenden oder mit dem Mauszeiger auf eine Zelle mit der Zeit zeigen, auf die drei Punkte klicken und die Änderung vornehmen.

Sobald die Arbeitszeittabellen-Ansicht aktiviert ist, wird das Feld Projekt automatisch zu einem Pflichtfeld und kann nicht deaktiviert werden (d. h. alle Zeiteinträge müssen ein Projekt haben, bevor sie hinzugefügt werden können).

Der erste Eintrag, den du für diesen Tag erstellt hast, erhält seine Startzeit von deinem Tagesanfang (Zeiteinstellungen) in den Profileinstellungen. Jeder weitere Eintrag für diesen Tag wird automatisch erhöht, basierend auf der Reihenfolge, in der du die Zeit eingegeben hast.

Neue Arbeitszeittabellen schnell erstellen

Wenn eine neue Woche beginnt, erhältst du eine leere Arbeitszeittabelle für diese Woche. Du kannst deine leere Arbeitszeittabelle schnell mit Aufgaben füllen, indem du zwei Methoden verwendest:

Letzte Woche kopieren: Wenn du tagtäglich an denselben Aufgaben arbeitest, kannst du die Projekte und Aufgaben aus deiner letzten Arbeitszeittabelle kopieren, ohne dass die Zeit erfasst wird.

Vorlagen: Du kannst eine Arbeitszeittabelle mit Projekten/Aufgaben aus einer beliebigen Woche als Vorlage speichern. Wenn deine Arbeitszeittabelle leer ist, solltest du unten auf die gewünschte Vorlage klicken, und deine Arbeitszeittabelle wird mit allen Projekten/Aufgaben aus der Vorlage ausgefüllt.

Die Vorlagen für die Arbeitszeittabelle sind nur für den Benutzer verfügbar, der sie erstellt hat.

Du kannst die letzte Woche kopieren und Vorlagen sind nur verfügbar, wenn du eine leere Arbeitszeittabelle für die ausgewählte Woche hast.

Zeit für andere in Arbeitszeittabelle hinzufügen

Note: Adding time for others is an extra feature, which you can enable by upgrading your account (to Basic).

1. Zu deiner Arbeitszeittabelle gehen
2. Auf die Schaltfläche Teamkollegen klicken und einen Teamkollegen auswählen, um dessen Arbeitszeittabelle anzuzeigen
3. Ein Projekt oder eine Aufgabe wählen
4. Zeit für diesen Teamkollegen hinzufügen/bearbeiten

Nur der Besitzer oder die Administratoren können die Zeiteinträge einer anderen Person in der Arbeitszeittabelle sehen, hinzufügen oder bearbeiten. Reguläre Benutzer können nur ihre eigenen Zeiteinträge bearbeiten.

Wenn du für jemanden Zeit für ein Projekt hinzufügst, auf das diese Person keinen Zugriff hat, kann sie in der Arbeitszeittabelle keine Zeit für dieses bestimmte Projekt ändern, bearbeiten oder hinzufügen.

Arbeitszeittabelle drucken/PDF

Wenn du dich auf der Arbeitszeittabellen-Seite befindest, kannst du eine schöne druckoptimierte Ansicht erhalten, indem du in den Optionen deines Browsers auf Drucken klickst (oder Strg+P drücken). Wenn du dich im Druckmodus des Browsers befindest, erhältst du die Option, die Seite als PDF zu speichern.

Du kannst den wöchentlichen Bericht auch speichern und exportieren:

1. Bericht nach einem bestimmten Benutzer filtern
2. Auf Export -> Anpassen klicken und Untergruppe anzeigen deaktivieren
3. Auf das Teilen-Symbol klicken und den Bericht benennen (z. B. Janes Arbeitszeittabelle)
4. Link jede Woche öffnen und den Bericht als PDF exportieren

Beschreibung und Tags hinzufügen, Eintrag löschen und den Abrechenbarkeitsstatus eines Eintrags ändern

Um einem Eintrag in der Arbeitszeittabelle eine Beschreibung oder Tags hinzuzufügen, sollst du mit dem Mauszeiger auf den Eintrag zeigen und auf die drei kleinen Punkte klicken.

Es wird ein Feld angezeigt, in dem du eine Beschreibung oder ein Tag hinzufügen oder den Abrechenbarkeitsstatus eines Eintrags ändern kannst.

So löscht man einen Eintrag:

1. Auf die drei Punkte im Modal "Bearbeiten" klicken
2. "Löschen" auswählen
3. LÖSCHEN eingeben, um die Aktion zu bestätigen

oder

1. erfasste Zeit löschen
2. Auf Löschen klicken

oder

1. erfasste Zeit auswählen
2. in die Zelle 0 eingeben
3. Auf Löschen klicken

Zeiterfassungsseite ausblenden und nur Arbeitszeittabellen verwenden

Wenn du den Arbeitszeittabellen-Modus bevorzugst und die Zeiterfassungsseite nicht benötigst, kannst du sie jetzt in den Arbeitsbereichseinstellungen deines Kontos ausblenden.

Timer erzwingen

Da die Funktion "Timer erzwingen" mit dem Pro-Plan verfügbar ist, kann die Zeiteingabe über die Arbeitszeittabelle deaktiviert werden. In diesem Fall kann die Arbeitszeittabelle nur verwendet werden, um die Zeiteinträge zu sehen.

Für weitere Informationen klickst du hier.

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• auf einen Blick sehen kannst, wie dein Tag aussieht und Arbeitsmuster erkennen kannst
• sehen kannst, ob du Lücken im Tagesablauf hast, in denen du vergessen hast, die Zeit zu erfassen
• überprüfen kannst, ob du doppelt gebuchte Zeit und sich überschneidende Einträge hast

Zeit anzeigen

Jeder Zeiteintrag wird als Zeitabschnitt in den Zeitfenstern des Kalenders angezeigt.

Der aktuelle Tag ist in der Tabellenüberschrift blau markiert, und die aktuelle Uhrzeit wird durch die blaue horizontale Linie angezeigt.

Jedes Zeitfenster entspricht 1 Stunde, aber du kannst über das Pluszeichen in der oberen linken Ecke bis hinunter zu Zeitabschnitten von 30/15/5 Minuten zoomen.

Du kannst mit dem Mauszeiger auf einen Zeitabschnitt zeigen, um die vollständigen Eintragsdetails zu sehen, oder auf den Abschnitt klicken, um den Vollbildmodus des Zeiteintrags zu öffnen.

Du kannst den ersten Tag der Woche in deinen Profileinstellungen ändern.

Um arbeitsfreie Tage auszublenden, solltest du auf das Einstellungen-Symbol klicken und die Option aktivieren.

Kalender eines Teammitglieds anzeigen

Admins und Teammanager können die Kalender anderer Benutzer einsehen. Diese Option ist mit der kostenpflichtigen Funktion Zeit für andere hinzufügen verfügbar.

So siehst du den Kalender eines Benutzers:

• oben auf der Kalenderseite auf die Auswahl “Teammitglieder” klicken
• einen Benutzer aus der Liste wählen

Admins können jeden aktiven Benutzer im Arbeitsbereich auswählen, Teammanager nur die Benutzer, die sie verwalten.

Wenn du ein Administrator bist, kannst du die Zeit für ein Teammitglied direkt im Kalender bearbeiten oder hinzufügen. Diese Option ist verfügbar, wenn du deinen Arbeitsbereich auf einen unserer kostenpflichtigen Pläne aktualisierst.

Zeit hinzufügen und bearbeiten

Du kannst Zeiteinträge direkt im Kalender bearbeiten:

• die Ränder der Start-/Endzeit des Zeitabschnittes ziehen, um den Eintrag zu verkürzen/verlängern
• den gesamten Zeitabschnitt per Drag & Drop ausführen, um ihn auf ein anderes Zeitfenster (oder Datum) zu verschieben

Du kannst auch direkt im Kalender neue Zeiteinträge hinzufügen:

• Auf ein beliebiges offenes Zeitfenster klicken, um einen Zeiteintrag hinzuzufügen
• Klicken und nach oben oder unten ziehen, um einen Zeiteintrag für das gewünschte Zeitfenster zu erstellen

Du solltest Cmd/Strg drücken und die linke Maustaste auf einem Zeitabschnitt gedrückt halten, um schnell eine Kopie eines Zeiteintrags zu erstellen und diesen per Drag & Drop auf ein gewünschtes Zeitfenster zu ziehen.

Bitte beachten: Wenn die Anfangs- und die Endzeit einen Zeitraum von einer Nacht umfassen, erscheint neben der Endzeit eine hochgestellte Zahl, die angibt, wie viele zusätzliche Tage der Zeiteintrag umfasst.

Wenn du ein Administrator bist, kannst du den Timer eines Teammitglieds direkt im Kalender stoppen und die Zeit bearbeiten/hinzufügen. Diese Option ist verfügbar, wenn du deinen Arbeitsbereich auf einen unserer kostenpflichtigen Pläne aktualisierst.

Mit Google Kalender oder Outlook verbinden

Clockify kann Ereignisse aus dem Google-Kalender oder aus Outlook (Office 365) anzeigen, sodass du vergleichen kannst, wie du deinen Tag geplant hast und wie er tatsächlich aussah (d.h. was du nachverfolgt hast), und Zeiteinträge basierend auf Kalenderereignissen erstellen.

So verbindest du Google Kalender oder Outlook:

1. Zur Seite "Kalender" gehen
2. Auf das Einstellungen-Symbol (neben Teammitglieder) klicken
3. Auf Verbinden für Google Kalender oder Outlook klicken
4. Clockify für den Zugriff auf die Ereignisse in deinem Kalender autorisieren

Sobald der Kalender verbunden ist, siehst du alle deine Ereignisse aus Google Kalender oder Outlook direkt in Clockify in einer neuen Spalte.

Wenn du Änderungen im externen Kalender vornimmst, werden diese Änderungen in Clockify angezeigt. Die Ereignisse aus deinem verbundenen Kalender werden nur in Clockify angezeigt.

Ganztägige Ereignisse werden nicht angezeigt. Es werden nur Ereignisse mit einer Start- und Endzeit angezeigt.

Wenn du auf das Ereignis in Clockify klickst, kannst du:

• einen Timer für dieses Ereignis starten
• einen Zeiteintrag aus dem Ereignis erstellen
• das Ereignis direkt im externen Kalender öffnen

Jeder Benutzer muss seinen Kalender persönlich verbinden. Nur du kannst Ereignisse aus deinem verbundenen Kalender sehen (Administratoren und Manager können keine Ereignisse aus deinem verbundenen Kalender sehen).

Zu den von Clockify gesammelten Daten gehören: Name des Ereignisses, Start- und Endzeit sowie der Link zum Ereignis. Clockify hat nur Lesezugriff auf den Kalender (es kann keine Ereignisse bearbeiten).

Hinweis: Es wird nur Cloud Outlook unterstützt (lokale und Hybrid-Versionen werden derzeit nicht unterstützt).

Mit mehreren Kalendern arbeiten

Wenn du mehrere Kalender hast, kannst du auswählen, welche du in Clockify sehen möchtest.

Wenn du Ereignisse aus anderen Kalenderkonten sehen möchtest, musst du diese Kalender zu deinem Google- oder Outlook-Konto hinzufügen. Dann werden sie im Verbindungsfenster von Clockify aufgelistet, wo du sie aktivieren kannst:

• Kalender von einem anderen Konto hinzufügen (Google Kalender)
• Kalender von einem anderen Konto hinzufügen (Outlook-Kalender)

Verbindung zu Google Kalender oder Outlook trennen

Um die Verbindung zum Kalender zu trennen, solltest du auf die Schaltfläche "Verbinden" klicken und dann auf die drei Punkte, um die Option "Verbindung trennen" zu sehen.

Du kannst Clockify auch den Zugriff auf Outlook widerrufen, indem du zu Outlook-Konto > deine Apps verwalten > Clockify > Berechtigungen entfernen gehst.

Du kannst Clockify auch den Zugriff auf Google Kalender widerrufen, indem du zu deinem Google-Konto > Sicherheit > Apps mit Zugriff auf dein Konto > Zugriff entfernen gehen.

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Wenn du Mitarbeiter hast, die keine E-Mail haben, kannst du sie als eingeschränkte Mitglieder hinzufügen, die nur über den Kiosk einstempeln.

Kiosk erstellen

1. Zur Kiosk-Seite in der Seitenleiste gehen
2. Auf Kiosk erstellen klicken
3. Name des Kiosks eingeben (keine Sonderzeichen erlaubt; z. B. Westside Bar: Personal)
4. Mitglieder auswählen, die über diesen Kiosk einstempeln können
5. Das Standardprojekt auswählen, für das die gesamte Zeit an diesem Kiosk erfasst werden soll (optional)
6. PIN anfordern aktivieren, wenn die Mitarbeiter ihre persönliche PIN eingeben müssen, bevor sie einstempeln können
7. Auf "Erstellen" klicken

Der Kioskmodus ist in den Arbeitsbereichseinstellungen standardmäßig aktiviert.

Du kannst auch eine Aufgabe im Feld Standardprojekt auswählen. So kannst du z. B. einen Kiosk für einen Typ von Arbeitnehmern erstellen, bei dem die gesamte Zeit unter Projekt: Aufgabe A, und einen anderen, bei dem die Zeit für Projekt: Aufgabe B erfasst wird.

Wenn du Pausen aktiviert hast, kannst du auch ein Standardprojekt/eine Standardaufgabe für die Pausenzeiteinträge wählen. Der Kiosk ermöglicht dir auch, dich bei dem ausgewählten Projekt oder der ausgewählten Aufgabe anzumelden und zwischen verschiedenen Projekten und Aufgaben in den Arbeitsbereichseinstellungen zu wechseln, indem du "Wechsel zwischen Projekten und Aufgaben im Kiosk erlauben" aktivierst.

Wenn das Standardprojekt definiert ist, kann der Benutzer wählen, ob er sich bei dem Standardprojekt anmelden oder das Projekt wechseln und ein anderes auswählen möchte.

Die Funktion ist kostenlos und für alle Benutzer verfügbar.

Die Zeit in Clockify ist standardmäßig nach Kunde, Projekt und Aufgabe kategorisiert. Du kannst die Bezeichnungen in den Arbeitsbereichseinstellungen in etwas ändern, das besser zu deiner Firma passt (z. B. Abteilung, Standort, Job...).

Kiosk starten

Alle deine Kioske und Links zu ihnen werden auf der Kiosk-Seite angezeigt.

Kiosk kann über einen Link auf jedem Gerät im Browser gestartet werden (jedes Tablet, jeder Computer oder jedes Telefon, keine spezielle Ausrüstung erforderlich).

Um einen Kiosk zu starten:

1. Zur Kiosk-Seite gehen, um alle deine Kioske zu sehen
2. Den Link zum Kiosk kopieren, den du starten möchtest
3. Den Link auf dem Gerät (z. B. dem Tablet) öffnen
4. Mit deinen Admin-Anmeldeinformationen anmelden (E-Mail und Passwort, mit denen du dich bei Clockify anmeldest)

Um einen Kiosk zu schließen:

1. Dein Admin-Profil auf dem Kiosk wählen
2. Deine PIN (bei Bedarf) eingeben
3. Kiosk schließen in der unteren linken Ecke wählen.

Wenn du einen Kiosk schließt, werden die vorhandenen Benutzer nicht ausgestempelt. Du solltest dich also vergewissern, dass alle Benutzer ausgestempelt sind, sonst können sie ihren Timer nicht stoppen (der Administrator muss dies für sie in der Web-App tun, indem er ihren Kalender besucht und den Timer in ihrem laufenden Zeitabschnitt stoppt).

Der Kiosk bleibt standardmäßig 24 Stunden lang geöffnet. Danach läuft die Sitzung ab und der Administrator muss sie erneut starten. Um eine benutzerdefinierte Dauer festzulegen, nach der die Sitzung abläuft, solltest du auf STANDARD oder höher aktualisieren.

Um den Kiosk auf mehr als einem Gerät oder an mehr als einem Standort zu starten, solltest du ein Upgrade auf einen beliebigen kostenpflichtigen Plan durchführen.

Einstempeln

1. Zu dem Gerät gehen, auf dem dein Kiosk eingerichtet ist
2. Dein Profil wählen
3. Deine PIN eingeben (falls erforderlich)
4. Einstempeln eintippen

Mitarbeiter, die eingestempelt sind, haben einen grünen Punkt neben sich auf der Kiosk-Liste.

Team Dashboard also shows who’s currently clocked-in in the web app.

Wenn der Pausen aktiviert hast, kannst du eine Pause einlegen, wenn du dich am Kiosk anmeldest.

Projekt/Aufgabe wählen

Um ein Projekt oder eine Aufgabe zu wählen, solltest du:

1. Zum aktivierten Kiosk navigieren 
2. Auf die Schaltfläche "Projekt auswählen" tippen
3. Du erhältst eine Liste mit allen Projekten/Aufgaben
4. Um dich bei einem Projekt anzumelden, solltest du darauf tippen, oder erweitern und eine bestimmte Aufgabe auswählen

Jede Änderung an Projekten oder Aufgaben betrifft auch die Web-App.

Zwischen Projekten/Aufgaben wechseln

Willst du mit der Arbeit an einem anderen Projekt oder einer anderen Aufgabe anfangen, kannst du zur Projektliste zurückgehen, ein Projekt auswählen und auf den Schalter ganz unten auf dem Bildschirm tippen.

Das Wechseln zum anderen Projekt oder zur anderen Aufgabe stoppt den aktuellen Zeiteintrag und startet einen neuen.

Ausstempeln

1. Zum Kiosk gehen
2. Dein Profil wählen
3. Deine PIN eingeben (falls erforderlich)
4. Ausstempeln eintippen, um deine Schicht zu beenden und den Timer für die Arbeit zu stoppen

Beachte, wenn du dich nicht ausstempelst, läuft dein Timer auch dann noch, nachdem der Kiosk automatisch gesperrt wurde.

Einstempeln für andere

1. Zum Kiosk gehen
2. Das Profil der Person auswählen
3. Die Universal-PIN des Kiosks eingeben (falls erforderlich)
4. Ein- oder ausstempeln eintippen (oder Pause starten und beenden)

Wenn die PIN des Kiosks deaktiviert ist, kann jeder für jeden anderen einstempeln.

Wenn die PIN des Kiosks aktiviert ist, können nur Personen, die die Universal-PIN kennen (befindet sich in den Kiosk-Einstellungen), für andere einstempeln. Die Universal-PIN funktioniert nicht für Admin-Profile.

Vollbildmodus (Tablet)

Um einen schnellen Zugriff auf den Kiosk vom Tablet aus zu ermöglichen und ein versehentliches Verlassen zu verhindern, solltest du den Link an den Startbildschirm anheften.

iOS

1. Link zum Kiosk in Safari öffnen
2. Teilen
3. Zum Startbildschirm hinzufügen
4. Deine Tastenkombination benennen
5. Zu Einstellungen > Bedienungshilfen > Allgemein > Geführter Zugriff gehen
6. Tastenkombination für Bedienungshilfen aktivieren
7. Zu deinem Startbildschirm gehen und die Tastenkombination für Kiosk öffnen
8. Den geführten Zugriff durch dreifaches Klicken auf die Schaltfläche “Startseite” starten
9. Zu Optionen in der linken unteren Ecke gehen und alle Optionen außer Touch und Tastatur deaktivieren
10. Geführten Zugriff fortsetzen

Weitere Informationen: Geführter Zugriff (iOS) | Eine Tastenkombination hinzufügen (iOS)

Android

1. Zu Einstellungen gehen
2. Zu Sicherheit & Standort > Erweitert > Anheften von Apps gehen (Wenn du dies nicht finden kannst, solltest du dich an den Gerätehersteller wenden)
3. Anheften von Apps aktivieren
4. Link zum Kiosk in deinem Browser öffnen
5. Nach oben in die Mitte des Bildschirms wischen
6. Auf das Symbol des Browsers tippen
7. Auf Anheften tippen

Weitere Informationen: Anheften von Apps (Android)

Kiosk verwalten

Um einen Kiosk zu bearbeiten, zu aktivieren/deaktivieren oder zu löschen, solltest du auf die Seite Kiosk gehen und auf die drei Punkte neben dem Kiosk klicken, den du bearbeiten möchtest.

Wenn du einen Kiosk deaktivierst, funktioniert seine URL nicht mehr und die Mitarbeiter können nicht mehr einstempeln. Sobald du ihn aktivierst, funktioniert die URL wieder.

Wenn du einen Kiosk löschst, funktioniert seine URL nicht mehr, und die an diesem Kiosk vorgenommenen Zeiteinträge verlieren die zugehörigen Daten (die Zeiteinträge werden jedoch nicht gelöscht).

Nur Personen, die dem Kiosk zugewiesen sind, können dort ein- und ausstempeln.

Wenn du einen STANDARD-Plan nutzt und das Firmenlogo in den Arbeitsbereichseinstellungen hochgeladen hast, wird dein Logo auf deinem Kiosk angezeigt.

Kiosk-Berichterstellung

Die Benutzer können sehen, wie viel Zeit sie in dieser Woche und an diesem Tag erfasst haben, wenn sie sich in ihrem Profil anmelden.

Du kannst alle Zeiteinträge, die über den Kiosk gemacht wurden, einsehen:

• Das Team Dashboard - hier kannst du sehen, wer gerade eingestempelt ist
• Zusammenfassung und wöchentlicher Bericht - zusammengefasste Zeit nach Benutzer, Datum und Projekt
• Detaillierter Bericht - hier kannst du jedes Ein- und Ausstempeln sehen und bearbeiten

Einträge, die über Kiosk erstellt wurden, enthalten die Informationen des Kiosks, über den sie erstellt wurden. Diese kannst du durch den Export eines Detaillierter Bericht (CSV, Excel) erhalten.

Um die Zeit in Berichten nach Kiosk zu filtern, musst du zunächst den Kioskfilter einblenden, indem du auf das Filterdropdown klickst und den Kioskfilter auswählst. Danach kannst du alle Daten nach Kiosk sehen und filtern.

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Um die Beschreibung zu ändern, solltest du einfach darauf klicken und eingeben, was du möchtest. Du kannst bis zu 3000 Zeichen als Beschreibung für den Zeiteintrag eingeben. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.

Du kannst auch Projekte, Aufgaben, Abrechenbarkeit, Tags, Start- und Endzeiten, Datum und Dauer auswählen oder ändern, wenn du darauf klickst, was du ändern möchtest, und den neuen Wert eingibst.

Die Person, die den Zeiteintrag erstellt hat, kann ihn jederzeit bearbeiten. Admins können alle Zeiteinträge (im Detaillierter Bericht) bearbeiten, unabhängig davon, wer sie erstellt hat.

Zeiteinträge löschen

Wenn du einen Zeiteintrag löschen möchtest, solltest du auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Zeiteintrags klicken, Löschen auswählen und bestätigen.

Wenn du versehentlich einen Timer gestartet hast, kannst du auf X klicken, um den Timer abzubrechen.

Massenbearbeitung im Zeiterfassungssystem

Du kannst deine Zeiteinträge auf der Seite “Zeiterfassungssystem” auch massenhaft bearbeiten, indem du auf das kleine Bearbeiten-Symbol neben der Gesamtzahl der an diesem Tag erfassten Stunden klickst. Die Massenbearbeitung wird dann für diesen bestimmten Tag aktiviert.

Hinweis: Wenn du die Massenbearbeitung verwendest, um die Tags für Zeiteinträge zu ändern, werden die vorhandenen Tags durch ein neues Tag ersetzt. Du kannst jedoch auch die Funktion "Zu vorhandenen hinzufügen" verwenden, wobei die alten Tags nicht überschrieben werden.

Zeiteinträge im detaillierten Bericht bearbeiten

Admins können alle Zeiteinträge im detaillierten Bericht bearbeiten. Dort kannst du alle Zeiteinträge nach beliebigen Kriterien filtern und die Ergebnisse direkt bearbeiten.

Die Bearbeitung von Zeiteinträgen im detaillierten Bericht ist nützlich:

• Wenn du Daten bereinigen und unvollständige Zeiteinträge korrigieren möchtest (z. B. Einträge, die keine Beschreibung oder kein zugeordnetes Projekt haben oder denen ein Tag fehlt).
• Wenn du mehr abrechenbare Zeit als nötig erfasst hast und einige Zeiteinträge "verzeihen" und als nicht abrechenbar markieren möchtest.

Zeiteinträge in einen anderen Arbeitsbereich verschieben

Du kannst auch die (kostenpflichtige) Funktion "Arbeitszeittabelle importieren" verwenden, um viele Zeiteinträge von einem Arbeitsbereich in einen anderen zu verschieben:

1. zum "Detaillierten Bericht" gehst
2. einen geeigneten Datumsbereich wählen (und den Bericht nach Bedarf filtern)
3. den Bericht im CSV-Format exportieren
4. beim anderen Arbeitsbereich anmelden
5. zu Einstellungen > Importieren gehen
6. die CSV-Datei hochladen (dabei solltest du sicherstellen, dass sie richtig formatiert ist)
7. den Import starten

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Zur weiteren Kategorisierung kannst du auch Tags verwenden, die unabhängig von der Hierarchie funktionieren.

Wenn du die Zeit anders kategorisieren möchtest, kannst du die Bezeichnungen für Projekt, Kunde und Aufgabe umbenennen.

So kann man Zeiteinträge organisieren

• Wenn du für Kunden arbeitest, kannst du deine Projekte mit dem Titel des Auftrags benennen, den dir dein Kunde erteilt hat (z. B. "E-Commerce-Analyse", "Website-Redesign", "SuperApp"). Du kannst auch ein spezielles Projekt haben, in das du alle nicht abrechenbaren Zeiteinträge (z. B. E-Mails, Freizeit, Besprechungen) eingibst.
• Wenn du für einen Kunden arbeitest, es aber einfach gestalten willst, kannst du den Namen des Kunden als Projektnamen verwenden und dann mit Aufgaben angeben, welche Art von Dienstleistung du erbracht hast (Du kannst auch die Bezeichnung des Projekt so ändern, dass stattdessen Kunde steht).
• Wenn du gemeinsame Projekte für verschiedene Kunden hast, kannst du Projekte für die Art der Dienstleistung (z. B. Marketing, Entwicklung) verwenden und Tags verwenden, um anzugeben, für welchen Kunden ein bestimmter Zeiteintrag erfolgte.
• Wenn du nicht mit Kunden arbeitest, kannst du Projekte als allgemeine Arbeitsbereiche verwenden (z. B. Vertrieb, Betrieb, Support).
• Wenn du Clockify zur Verfolgung deiner persönlichen Produktivität verwendest, kannst du Projekte nach Aktivitäten benennen (z. B. E-Mails, Arbeiten, Lernen, Kochen).

Kunden, Projekte und Aufgaben

Projekte sind die Hauptmethode, mit der du deine Zeit in Clockify organisieren kannst. Auf einer höheren Ebene kannst du Projekte nach Kunden (oder Abteilung oder was auch immer) gruppieren. Weitere Informationen über die Verwaltung von Projekten findest du hier.

Kunden werden zur Organisation von Projekten verwendet. Ein Kunde kann viele Projekte haben, aber ein Projekt haben, aber ein Projekt kann nur zu einem Kunden gehören.

Es ist nicht möglich, nur einen Kunden zu einem Zeiteintrag hinzuzufügen, da Kunden als Gruppierungsmechanismus für Projekte verwendet werden. Du kannst jedoch ein Projekt erstellen, das nach einem Kunden benannt ist. Alternativ kannst du für jeden Kunden ein Tag erstellen und diese zu einem Zeiteintrag hinzufügen, sodass du die Einträge später nach dem Tag gruppieren kannst.

Wenn du zusätzliche Kontrolle benötigst, kannst du die Zeiteinträge mithilfe von Aufgaben (d.h. Unterprojekten oder Aufträgen) weiter klassifizieren und sie dazu verwenden, die Art der Arbeit (z.B. Design, Schreiben, Programmierung) oder für andere Zwecke (z.B. Bugs, Sprint A, Phase X) zu bezeichnen.

Während Aufgaben häufig verwendet werden, um die Art der Aktivität zu bezeichnen (z.B. Design, Coding), wird das Beschreibungsfeld meist für die eigentliche Sache verwendet, an der du gearbeitet hast (z.B. "Fix bug #638").

Bezeichnungen ändern

Standardmäßig kann die Zeit in Clockify nach Kunde/Projekt/Aufgabe kategorisiert werden.

Um diese Bezeichnungen in etwas anderes zu ändern:

1. Zu Einstellungen gehen
2. Zeit organisieren nach suchen
3. Schließlich wählen, was du umbenennen möchtest

Kunden verwalten

Standardmäßig können Besitzer und Administratoren Kunden erstellen. Diese Berechtigungen können jedoch geändert werden, wenn in den Arbeitsbereichseinstellungen "Wer kann Projekte und Kunden erstellen" auf "Admins und Manager" oder "Jeder" festgelegt ist.

Wer kann Kunden erstellen, wenn ausgewählt:

• Admins (Standard): Admins
• Admins und Projektmanager: Admins und Projektmanager
• Jeder: Administratoren, Projektmanager, Teammanager, reguläre Benutzer

Regular users will be able to create clients when they create a new project. However, they still won’t be able to see the Clients page.

Wie Besitzer, Administratoren und Projektmanager Kunden erstellen können

Wenn du der Besitzer oder ein Administrator des Arbeitsbereichs sind, kannst du einfach einen Kunden erstellen:

1. Über die Seitenleiste zur Seite Kunden gehen
2. Den Namen des Kunden in das Feld Neuen Kunden hinzufügen eingeben
3. Auf "Hinzufügen" klicken

Wie reguläre Benutzer Kunden erstellen können

Wenn du möchtest, dass reguläre Benutzer Kunden hinzufügen können:

1. Der Administrator oder Besitzer muss "Wer kann Projekte und Kunden erstellen" auf "Jeder" festlegen
2. Ein regulärer Benutzer kann dann auf die Seite “Projekte” gehen, um ein Projekt zu erstellen
3. Auf Kunden auswählen klicken
4. Kundennamen eingeben
5. Auf "Kunden erstellen" klicken oder die Tastenkombination Strg+Eingabe drücken

Wenn du nur einen Kunden erstellen möchtest, solltest du den Kunden einfach mit den oben genannten Schritten erstellen und die Projekterstellung abbrechen.

Kunden archivieren

Nur Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können Kunden archivieren. Erst wenn der Kunde archiviert ist, kannst du ihn löschen.

1. Über die Seitenleiste zur Seite “Kunden” gehen
2. Auf die drei Punkte neben dem Namen des Kunden klicken
3. “Archivieren” auswählen
4. Die Aktion im Popupfenster bestätigen. Dort hast du auch die Möglichkeit, alle Projekte zu archivieren, die diesem Kunden zugewiesen sind

Kunden wiederherstellen

Nur Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können archivierte Kunden wiederherstellen. Kunden können nur wiederhergestellt werden, nachdem sie archiviert wurden..

1. Über die Seitenleiste zur Seite “Kunden” gehen
2. Im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” wählen
3. Auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Kunden klicken
4. “Wiederherstellen” auswählen
5. Aktion bestätigen

Kunden löschen

Nur Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können Kunden löschen. Kunden können nur gelöscht werden, nachdem sie archiviert wurden.

1. Über die Seitenleiste zur Seite “Kunden” gehen
2. Im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” wählen
3. Auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Kunden klicken
4. “Löschen” auswählen
5. Aktion bestätigen

Tags verwalten

Wenn Projekte und Aufgaben nicht ausreichen, um die Dinge zu organisieren, solltest du Tags verwenden.

Das Beste an Tags ist, dass sie im gesamten Arbeitsbereich verfügbar sind. Tags funktionieren unabhängig vom Projekt. Du kannst also ein Tag erstellen, es für mehrere Projekte verwenden und Berichte auf der Grundlage dieser Tags filtern. Du kannst sogar mehrere Tags verwenden, um Berichte noch genauer zu filtern.

Tags können auch dazu verwendet werden, den Zeiteinträgen zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Du kannst zum Beispiel:

• Zeiteinträge mit nicht standardmäßigen Abrechnungssätzen oder Währungen markieren, damit du weiß, wie du sie in Rechnung stellen kannst
• Zeiteinträge markieren, die du in Rechnung gestellt hast, mit dem Tag "in Rechnung gestellt", damit du einem Kunden nicht zweimal eine Rechnung ausstellst (Du kannst die Massenbearbeitung verwenden, um mehrere Einträge auf einmal zu aktualisieren)
• den welche Art von Arbeit oder Dienstleistung du anbietest (z. B. Projektmanagement, Feedback, Debuggen, Codierung), damit du sehen kannst, wie viel Zeit für eine bestimmte Art von Arbeit über alle Projekte hinweg benötigt wird
• den Geschäftsbereich markieren, in dem du arbeitest (z. B. intern, Support, Kundenarbeit, mobil)
• die Zeit markieren, in der du Überstunden geleistet hast

Tags are useful because you can use them as keywords by which you can filter reports to find exactly what you need.

Bevor du Tags verwenden kannst, musst du sie erstellen, indem du einen neuen Tag-Namen in die Tag-Auswahl eingibst und Strg+Eingabe drückst. Sobald du ein Tag erstellt hast, können alle Benutzer in deinem Arbeitsbereich es bei der Zeiterfassung auswählen.

Jeder kann Tags erstellen (allerdings kannst du die Erstellung in den Arbeitsbereichseinstellungen auf Admins beschränken). Nur Admins können Tags bearbeiten und löschen. Du kannst so viele Tags erstellen, wie du möchtest.

Tags erstellen

1. Über die Seitenleiste zur Seite “Tags” gehen
2. Tag-Namen eingeben und auf HINZUFÜGEN klicken

Oder:

1. Auf das Tag-Symbol in einem Zeiteintrag klicken
2. Mit der Eingabe des Tag-Namens beginnen
3. Auf "Tag erstellen" klicken oder die Tastenkombination Strg+Eingabe drücken

Tags archivieren

1. Über die Seitenleiste zur Seite “Tags” gehen
2. Auf die drei Punkte neben dem Namen des Tags klicken
3. “Archivieren” auswählen
4. Die Aktion im Popupfenster bestätigen.

Sobald das Tag archiviert ist, kannst du es löschen.

Tags wiederherstellen

1. Über die Seitenleiste zur Seite “Tags” gehen
2. Im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” wählen
3. Auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Tags klicken
4. “Wiederherstellen” auswählen
5. Aktion bestätigen

Tags löschen

1. Über die Seitenleiste zur Seite “Tags” gehen
2. Im Dropdown-Menü die Option “Archivierte anzeigen” oder “Alle anzeigen” wählen
3. Auf die drei Punkte neben dem Namen des archivierten Tags klicken
4. “Löschen” auswählen
5. Aktion bestätigen

Hinweis: Um Tags löschen zu können, müssen sie zunächst archiviert werden.

Berichte nach Tags filtern

Du kannst Zeiteinträge in Berichten auf drei Arten filtern:

• Enthält – alle Einträge, die dieses Tag enthalten, werden angezeigt (z. B. wenn ein Eintrag die Tags A und B hat und du nach Enthält: A filterst, wird dieser Eintrag angezeigt)
• Doesn’t contain – only entries that don’t have that tag will be shown (e.g. if an entry has tag A and B, and you filter Doesn’t contain: A, that entry won’t show up)
• Enthält nur - es werden nur Einträge angezeigt, die dieses und nur dieses Tag haben (z. B. wenn ein Eintrag die Tags A und B hat, und du nach Enthält: nur A filterst, wird nur dieser Eintrag angezeigt)

So funktioniert die Bearbeitung von Tags

• Wenn du den Namen des Tags im Abschnitt Tags änderst, bleiben die Zeiteinträge, denen dieses Tag zugewiesen wurde, mit dem umbenannten Tag versehen
• Wenn du die Massenbearbeitung verwendest, um Tags für Zeiteinträge zu ändern, hast du die Möglichkeit, ein neues Tag zu einem bestehenden hinzuzufügen oder ein bestehendes zu überschreiben
• Wenn du ein Tag löschst, werden alle Zeiteinträge, die mit diesem Tag versehen waren, nicht markiert bleiben.

Erweiterte Organisation

Mit Clockify kannst du die Zeit mit benutzerdefinierten Feldern noch weiter kategorisieren. Das benutzerdefinierte Feld ist eine zusätzliche Funktion, die du durch ein Upgrade auf den PRO-Plan aktivieren kannst.

Mit benutzerdefinierten Feldern können deine Benutzer zusätzliche Informationen zu Zeiteinträgen hinzufügen (z. B. Ausgaben, Kilometerleistung usw.), und du kannst Zeiteinträge auf der Grundlage eines Projekts automatisch kategorisieren.

Wenn beispielsweise einige Projekte an einem Standort und andere an einem anderen durchgeführt werden, kannst du ein benutzerdefiniertes Feld mit der Bezeichnung des Standorts erstellen und angeben, welches Projekt zu welchem Standort gehört. Wenn du dann einen Bericht herunterlädst, kannst du einen benutzerdefinierten Bericht erstellen und die Zeit nach Standort gruppieren und sortieren.

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