Dashboard "Nur ich"

Jede Person erhält ein personalisiertes Dashboard, das ihre erfasste Zeit anzeigt.

Du kannst auswählen, was das Diagramm anzeigen soll, indem du auf die Schaltfläche Projekt/Abrechenbarkeit in der oberen rechten Ecke klickst:

• Abrechenbarkeit - abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit vergleichen und sehen, wie viel Geld du verdient hast
• Projekt - sehen, wie viel Zeit du für jedes Projekt aufgewendet hast

Du kannst auch alle deine Aktivitäten in einem bestimmten Zeitraum sehen und wie viel Zeit du für jede einzelne aufgewendet hast. Standardmäßig siehst du deine 10 wichtigsten Aktivitäten, aber du kannst dir auch alle einzelnen Aktivitäten anzeigen lassen, an denen du gearbeitet hast.

Wenn du kein Administrator des Arbeitsbereiches bist und die Option Wer kann die abrechenbaren Sätze und Beträge sehen in den Arbeitsbereichseinstellungen auf “Nur für Administratoren sichtbar” gesetzt wird, werden die abrechenbaren Beträge nicht angezeigt.

Team-Dashboard

Das Team-Dashboard zeigt eine Übersicht über alle Aktivitäten in deinem Arbeitsbereich. Es zeigt den Gesamtbetrag der erfassten Zeit in deinem Arbeitsbereich sowie die Arbeit deines Teams.

Du kannst zwischen deinem persönlichen Dashboard und dem des Teams wechseln, indem du auf die Option Nur ich/Team in der oberen rechten Ecke klickst.

Die Teamaktivitätstabelle, die sich unter dem Diagramm befindet, gibt dir einen Überblick:

• Woran die einzelnen Personen in deinem Team gerade arbeiten (d. h. die Aktivität, für die der Timer läuft). Wenn bei einer Person der Timer nicht läuft, kannst du ihre letzte protokollierte Aktivität sehen.
• Gesamte erfasste Zeit für jede Person im Arbeitsbereich (auch wenn sie in einem bestimmten Zeitraum keine erfasste Zeit hat).
• Zeitaufschlüsselung für jede Person, entweder nach Abrechenbarkeit oder nach Projekt

Wenn du die Tabelle mit den Teamaktivitäten bei jedem Öffnen vom Team-Dashboard oben auf der Seite sehen möchtest, kannst du auf das Symbol "Oben anheften" klicken, das sich in der oberen rechten Ecke der Tabelle befindet.

Im Team-Dashboard werden alle aktiven Mitglieder des Arbeitsbereichs aufgelistet. Benutzer, die inaktiv gemacht oder aus dem Arbeitsbereich gelöscht werden, werden nicht angezeigt.

Du kannst die Tabelle entweder nach der insgesamt erfassten Zeit (um zu sehen, wer die meiste Zeit erfasst hat) oder nach der letzten Aktivität (um ganz oben zu sehen, wer gerade aktiv ist) sortieren.

Die Teamaktivität zeigt den jüngsten Eintrag nach dem Datum eines Eintrags an. Wenn eine Person zum Beispiel heute Zeit erfasst und dann Zeit für gestern hinzufügt, zeigt die Teamaktivität den Eintrag von heute als die jüngste Aktivität an, bis ein neuerer Eintrag vorhanden ist.

Wer kann was im Team-Dashboard sehen

Besitzer und Administratoren des Arbeitsbereichs können alles sehen (Zeit und Finanzen).

Projektmanager können alle für ihre Projekte erfassten Zeiten im Hauptdiagramm sehen.

Teammanager können alle für ihre Benutzer erfassten Zeiten im Hauptdiagramm sehen, und in der Teamaktivität können sie alle ihre Benutzer sehen.

Reguläre Benutzer können standardmäßig alles sehen, aber Administratoren können in den Arbeitsbereichseinstellungen einschränken, wer was sehen kann (wenn der Arbeitsbereich die Zusatzfunktion Zeit vor Benutzern ausblenden hat):

• Du kannst das Team-Dashboard komplett ausblenden, indem du die Option Benutzer können auf das Team-Dashboard zugreifen deaktivierst.
• Du kannst abrechenbare Beträge ausblenden , indem du die Option aktivierst Wer kann abrechenbare Sätze und Beträge sehen: Admin
• Du kannst Teamaktivitäten ausblenden , indem du die Option deaktivierst Reguläre Benutzer können sehen: Alle erfassten Zeiten

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Wie in jedem anderen Bericht kannst du die Daten filtern, den Zeitbereich ändern, den Bericht freigeben und die Ergebnisse drucken/exportieren.

Balkendiagramm

Das Balkendiagramm zeigt dir die Zusammenfassung aller Zeiteinträge für jeden Tag im ausgewählten Datumsbereich. Es zeigt auch, wie viel davon abrechenbar (dunkelgrün) und wie viel nicht abrechenbar (hellgrün) ist, oder wie viel Zeit für ein bestimmtes Projekt aufgewendet wurde.

Du kannst mit einem Dropdown-Menü auf der rechten Seite zwischen Abrechenbarkeit oder Projekt wechseln und den Mauszeiger über das Diagramm bewegen, um die genauen Zahlen zu sehen.

Tabelle zur Aufschlüsselung

Das Kreisdiagramm zeigt dir die Zusammenfassung aller Zeiteinträge, gruppiert nach einem bestimmten Kriterium (Projekt, Kunde, Benutzer, Gruppe, Tag und Datum).

Du kannst die Daten weiter nach Untergruppen aufschlüsseln.

Zum Beispiel kannst du:

• Nach Kunde gruppieren -> Benutzer, um zu sehen, wer für welchen Kunden gearbeitet hat
• Nach Gruppe gruppieren -> Benutzer -> Datum, um zu sehen, wer wann gearbeitet hat

Du kannst auf die Zahl neben der Gruppe klicken, um sie zu erweitern und eine detaillierte Aufschlüsselung für diese Gruppe anzuzeigen.

Um Daten ohne abrechenbare Beträge zu exportieren, solltest du auf "Betrag anzeigen" klicken und "Betrag ausblenden" auswählen.

Detaillierte Informationen

Wenn du auf ein Element aus dem Zusammenfassungsbericht (z. B. Benutzername, Kunde, Projekt usw.) klickst, wird der detaillierte Bericht mit dem entsprechenden Filter geöffnet. Der detaillierte Bericht kann zur besseren Übersicht und zum Vergleich im gleichen Fenster oder auf einer separaten Registerkarte geöffnet werden.

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Zeiteinträge bearbeiten

Das Besondere am Detailbericht ist, dass Admins die Zeiteinträge anderer bearbeiten und löschen können (reguläre Mitglieder können nur die Zeiteinträge bearbeiten und löschen, die ihnen selbst gehören). Außerdem können die Besitzer und Administratoren von Arbeitsbereichen Einträge zu archivierten Projekten in detaillierten Berichten hinzufügen.

Die Bearbeitung von Zeiteinträgen im detaillierten Bericht ist nützlich, wenn du Daten bereinigen und sicherstellen möchtest, dass alle Zeiteinträge korrekt ausgefüllt sind. Du kannst z. B. Filter verwenden, um alle Zeiteinträge zu sehen, bei denen ein Projekt oder ein Tag fehlt, und diese genau dort hinzufügen und sogar die Größe der Spalten anpassen, damit alle Daten sichtbar sind und richtig angezeigt werden.

Detaillierten Bericht exportieren

Das Exportieren von detaillierten Berichten kann in einem PDF-, CSV- oder Excel-Format erfolgen. Er kann nützlich sein, wenn du eine Datei benötigst, die alle Details jedes Zeiteintrags enthält (Projekt, Kunde, Beschreibung, Aufgabe, Benutzer, E-Mail, Tags, Genehmiger, abrechenbarer Status, Startdatum, Startzeit, Enddatum, Endzeit, Dauer, abrechenbarer Satz, abrechenbarer Betrag, Währung).

Der Export ist auch nützlich, wenn du mehr Kontrolle über die Gruppierung von Zeiteinträgen benötigst. Du kannst zum Beispiel deine Zeiteinträge in eine Excel-Datei exportieren und die Daten dann nach Belieben aufteilen und sortieren.

Wie in jedem anderen Bericht kannst du Filter verwenden, den Zeitrahmen ändern, den Bericht speichern und weitergeben sowie die Ergebnisse drucken und exportieren .

Zeit für andere in den detaillierten Bericht hinzufügen

Als Administrator kannst du mit wenigen Klicks direkt von der Seite "Detaillierte Berichte" aus Zeit für deine Teammitglieder hinzufügen.

Das Hinzufügen von Zeit für andere ist eine Basic-Funktion, die du aktivieren kannst, sobald du deinen Arbeitsbereich auf den Basic-Plan aktualisierst.

1. In der Randleiste auf “Berichte” zeigen und auf “Detailliert” klicken
2. Dann solltest du auf die Schaltfläche "Zeit für andere hinzufügen" klicken
3. Als nächster Schritt klickst du auf "Benutzer", um ein Teammitglied auszuwählen, für das du Zeit hinzufügen möchtest
4. Du gibst dann die Start- und Endzeit ein und wählst ein Datum
5. Auf "Hinzufügen" klicken

Du kannst auch eine Beschreibung hinzufügen, ein Projekt auswählen, Tags hinzufügen, wählen, ob der Zeiteintrag abrechenbar ist oder nicht, und benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

Bitte beachten: Wenn die Anfangs- und die Endzeit einen Zeitraum von einer Nacht umfassen, erscheint neben der Endzeit eine hochgestellte Zahl, die angibt, wie viele zusätzliche Tage der Zeiteintrag umfasst.

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Du kannst Zeiteinträge entweder nach Projekt oder nach Benutzer gruppieren:

• Die Gruppierung nach Projekten ist nützlich, wenn du sehen willst, wie viel Zeit du für jeden Kunden gearbeitet hast.
• Die Gruppierung nach Benutzern ist nützlich, wenn du sehen willst, wie viel Zeit jede Person in deinem Team pro Tag gearbeitet hat.

Anstelle der Zeit kannst du dir auch die Einnahmen für jeden Tag anzeigen lassen, indem du auf Zeit anzeigen -> Betrag klickst.

Wie in jedem anderen Bericht kannst du die Daten filtern, den Zeitbereich ändern, den Bericht freigeben und die Ergebnisse drucken/exportieren.

Benutzer ohne Zeit

Um zu sehen, wer in einer bestimmten Woche keine Zeit erfasst hat, kannst du den Bericht nach Benutzern gruppieren und auf "Benutzer ohne Zeit anzeigen"klicken. Nur Admins können diese Option sehen.

Du kannst auch nach dem Genehmigungsstatus filtern und sehen, wer seine Zeit nicht eingereicht hat und keine Genehmigung erhalten hat.

Wöchentlichen Bericht per E-Mail erhalten

Zu Beginn jeder Woche schickt dir Clockify eine Zusammenfassung aller erfassten Zeiten der Vorwoche. Bitte beachte, dass die E-Mail nur gesendet wird, wenn du in der Vorwoche Zeit erfasst hast, und sie enthält nur deine persönliche erfasste Zeit in allen deinen Arbeitsbereichen.

Du kannst die wöchentlichen E-Mails in den Profileinstellungen deaktivieren.

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Um einen vollständigen Export (mit allen Zeiteinträgen) zu erhalten), solltest du zu "Detaillierter Bericht" gehen, den längsten Datumsbereich auswählen und die Ergebnisse exportieren. Du kannst diese Datei für ein persönliches Backup oder zum Importieren von Einträgen in einen anderen Clockify-Arbeitsbereich oder eine andere App verwenden.

Um einen Bericht zu exportieren, solltest du:

1. zu dem Bericht gehen, den du exportieren möchtest
2. auf "Exportieren" klicken
3. das Format auswählen und der Bericht wird automatisch auf deinem Computer gespeichert

Es werden nur die Daten exportiert, die im Bericht enthalten sind. Wenn du also Filter angewendet hast, wird der Export nur gefilterte Daten enthalten.

Die Gruppierungsoptionen im Zusammenfassungsbericht wirken sich darauf aus, wie deine Exporte aussehen. Wenn du z. B. nach Benutzer gruppierst und nach Beschreibung in Untergruppen aufteilst, werden die Daten auch im Export auf diese Weise gruppiert.

Der Export des Zusammenfassungsberichts enthält keine Zeitstempel. Wenn du Zeitstempel benötigst, solltest du den detaillierten Bericht exportieren.

Wenn du die Zeit ohne abrechenbare Daten exportieren möchtest, kannst du auf "Betrag anzeigen" klicken und "Betrag ausblenden" auswählen.

Bitte beachte, wenn du ein Tag aus einem Arbeitsbereich, der im Namen Kommas enthält, exportierst und diese Datei exportierst, erhältst du zwei Tags anstelle eines. Das passiert, weil du ein Komma im Tagnamen verwendet hast. 

Zum Beispiel: 

1. Tag Müller, Peter erstellen
2. Bericht, der dieses Tag enthält, im CSV-Format exportieren 
3. Die CSV-Datei wieder importieren

Es werden zwei Tags erstellt, ein Tag für Peter, das andere für Müller.

Export anpassen

Mit der Funktion "Export anpassen" kannst du steuern, was du in den Exporten erhalten möchtest.

Du kannst z. B. bestimmte Informationen (Benutzer, Diagramme usw.) in der PDF-Datei ausblenden, den Namen des Berichts ändern, das Logo deines Unternehmens verwenden und vieles mehr.

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Diese Funktion ist kostenlos und für alle Abonnementpläne verfügbar.

Wie man einen Bericht teilt

1. Bericht anpassen (Filter, Datumsbereich wählen, gruppieren, sortieren, runden, Betrag anzeigen/ausblenden)
2. Auf das Symbol "Teilen" klicken (zwischen Drucken und Rundung)
3. Einen Berichtsnamen eingeben (dieser wird als Titel des Berichts in der Kopfzeile und beim PDF-Export angezeigt)
4. Dann auswählen, wer den Link öffnen kann (öffentlich/privat) und ob der Datumsbereich geändert werden kann (Daten sperren)
5. Auf "Link erstellen" klicken
6. Den Link kopieren und ihn an andere senden

Die Option "Daten sperren" verhindert, dass Betrachter deinen freigegebenen Bericht für verschiedene Datumsbereiche sehen können. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert, sodass die Betrachter verschiedene Datumsbereiche durchgehen können, wenn sie den Bericht ansehen.

Wenn du anstelle eines benutzerdefinierten Datumsbereichs einen relativen Datumsbereich wählst (z. B. Diese Woche, Letzter Monat usw.), erhältst du auch die Option "Immer öffnen als..." Das bedeutet, dass der Bericht beim Öffnen immer für den letzten oder aktuellen Tag, die aktuelle Woche oder den aktuellen Monat angezeigt wird (was du je nach den Einstellungen der Option "Daten sperren" ändern kannst).

Wenn du z. B. einen Bericht für den letzten Monat im Mai anzeigst, erhältst du beim Klicken auf Teilen die Option "Immer öffnen als..." , die standardmäßig aktiviert ist. Wenn du diese Option deaktivierst, wird der Bericht beim Öffnen immer Mai anzeigen.

Geteilte Berichte - Übersicht

Auf der Registerkarte "Geteilt" kannst du auf alle Berichte zugreifen, die du erstellt hast oder die jemand mit dir geteilt hat.

Jeden Bericht, den du erstellt hast, kannst du über das Feld "Nach Namen suchen" oben auf der Seite durchsuchen oder bearbeiten und löschen, indem du auf die drei Punkte klickst und die entsprechende Option wählst (Details zum Freigeben bearbeiten, löschen) oder siehst, welche Filter in einem Bericht angewendet werden.

Geteilte Berichte spiegeln immer die aktuellen Berechtigungen (welche Daten sie sehen können) und Einstellungen (ihre Zeitzone und den Wochenanfang zum Zeitpunkt der Erstellung) des Erstellers wider.

Wenn du z. B. ein Administrator bist und einen Link zu einem Bericht erstellst, in dem du die abrechenbaren Beträge und alle Zeiteinträge sehen kannst, aber später ein regulärer Benutzer wirst, wird der Link zu dem Bericht nicht mehr funktionieren, da du als Ersteller des Links keinen Zugriff mehr auf diese Informationen hast. Außerdem können Administratoren alle öffentlich geteilten Berichte sehen, auch wenn sie nicht direkt für sie freigegeben sind.

Auf der Seite "Geteilte Berichte" werden die Links angezeigt, die du selbst erstellt hast, sowie die Links, die andere Nutzer mit dir geteilt haben. Zusätzlich dazu kannst du die Liste der Benutzer sehen, mit denen du Berichte teilen kannst.

Sobald ein geteilter Bericht gelöscht wird, wird der Link inaktiv und der Browser zeigt eine leere Seite an.

Berichte planen

Du kannst einen geteilten Bericht planen und ihn jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat in deinem Posteingang erhalten.

Wer kann den Link öffnen

• Öffentlich: Jeder, der den Link hat, kann ihn öffnen.
• Privat: Niemand kann ihn sehen, es sei denn, er hat ein Clockify-Konto, ist Teil deines Arbeitsbereichs und gehört der ausgewählten Gruppe an.

Was die Betrachter tun können

• Den Datumsbereich ändern (es sei denn, du sperrst Daten)
• Die Ergebnisse in PDF, CSV und Excel exportieren
• Nach anderen Kriterien sortieren

Was die Betrachter nicht tun können

• Optionen für Gruppierung und Untergruppierung ändern
• Etwas bearbeiten (schreibgeschützt)

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Datumsbereiche

Wenn du sehen möchtest, woran du und dein Team in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet habt:

1. Zu einem beliebigen Bericht gehen
2. Auf "Diese Woche" in der oberen rechten Ecke klicken
3. Das Startdatum aus dem linken Kalender und das Enddatum aus dem rechten Kalender wählen

Du kannst auch schnell eine der vordefinierten Optionen auswählen (Heute/Gestern, Diese/Letzte Woche, Die letzten zwei Wochen, Dieser/Letzter Monat und Dieses/Letztes Jahr).

Du kannst auf klicken, um die Einträge der vorherigen oder nächsten Woche/Monat/Jahr zu sehen.

Filter

Du kannst Daten in Berichten nach Kategorie, Kunde, Währung, Beschreibung, Kiosk, Notiz, Projekt, Status, Tag, Aufgabe, Team, Benutzer-ID und benutzerdefinierten Feldern filtern.

Damit benutzerdefinierte Felder als Filter angezeigt werden, müssen sie zunächst in der Dropdownliste "Filter" ausgewählt werden.

Du kannst einfach einen oder mehrere Filter oben auf der Seite setzen und einen Bericht erstellen, der nur gefilterte Einträge enthält, indem du auf die Schaltfläche "Filter" klickst.

Du kannst auch nach fehlenden Daten filtern und Einträge ohne Kunde, Projekt, Aufgabe oder Tag suchen.

Wenn du benutzerdefinierte Felder verwendest, kannst du in der Dropdownliste "Filter" klicken und die Filter für die benutzerdefinierten Felder aktivieren, die du benötigst (oder die regulären Filter deaktivieren, die du nicht verwendest).

Du kannst Zeiteinträge auch nach der Beschreibung filtern. Zum Beispiel kannst du "Überstundenberichte aktualisieren" eingeben, um nach dem Zeiteintrag "Überstundenberichte aktualisieren" zu suchen.

Um einen Filter zu entfernen, solltest du auf "Filter löschen" klicken.

Du kannst Berichte mithilfe von drei Mechanismen nach Tags filtern:

• Enthält - der Bericht listet alle Zeiteinträge auf, die das ausgewählte Tag haben
• Enthält nicht - der Bericht schließt alle Zeiteinträge aus, die das ausgewählte Tag haben
• Enthält nur - der Bericht listet nur Zeiteinträge auf, die alle ausgewählten Tags enthalten

Wenn reguläre Benutzer die Zeiteinträge anderer Personen nicht sehen können, sehen sie auch den Teamfilter nicht. Manager sehen den Teamfilter, aber nur ihre Teammitglieder erscheinen in der Dropdownliste.

Einstellungen für das Zeitformat

Wie die Zeit in der Zeiterfassung und den Berichten angezeigt wird, kannst du in deinen Profileinstellungen ändern.

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Du kannst die detaillierten Berichte einfach als CSV- oder Excel-Datei exportieren, und jede Art von Bericht erstellen, die du möchtest:

• Gesamtstunden (oder Betrag) aufgeschlüsselt nach Kunde > Projekt > Aufgabe > Beschreibung
• Monatlicher Bericht mit Gesamtstunden (oder Betrag) pro Projekt (oder Benutzer) pro Tag

Beispiel ansehen (Google Sheets)

Wie man einen benutzerdefinierten Bericht erstellt

1. Den detaillierten Bericht von Clockify in CSV oder Excel exportieren und ihn in Google Sheets oder Excel öffnen
2. Die gesamte Tabelle auswählen
3. Excel: zu Einfügen > Pivot-Tabelle gehen; Google Sheets: zu Einfügen > Pivot-Tabelle gehen
4. Auf "OK" klicken
5. Schließlich wählt man, welche Felder in Zeilen/Spalten angezeigt werden sollen und was als Werte angezeigt werden soll. Beispiel: "Zeile: Projekt", "Spalte: Benutzer", "Wert: Dauer (dezimal)"

Zusätzliche Dimensionen hinzufügen

Du kannst Berichte mit benutzerdefinierten Feldern bei Zeiteinträgen erweitern. Deine Benutzer können alle möglichen Dinge erfassen, wie Ausgaben, Kilometerleistung, Einheiten usw. 

Du kannst den Zeiteinträgen auch Metadaten hinzufügen, indem du benutzerdefinierte Felder für Projekte verwendest. Auf diese Weise hast du mehr Möglichkeiten, die Zeit in Pivot-Tabellen zu gruppieren.

Musterbericht mit benutzerdefinierten Feldern herunterladen (Excel)

So findet man überschneidende Einträge

Wenn du Einträge mit sich überschneidenden Start- und Endzeiten hast, kannst du diese leicht in Excel oder Google Sheets finden.

1. Den detaillierten Bericht von Clockify in CSV exportieren
2. CSV-Datei in Excel/Google Sheets öffnen
3. Alle Daten auswählen und sie nach: Benutzer>Startdatum>Startzeit sortieren
4. Eine neue Überlappungsspalte erstellen
5. Für den ersten Datensatz verwendest du diese Formel: =IF(OR(IF($F1=$F2, IF($I2=$I1, IF($L1>$J2, true, false))),IF($F2=$F3, IF($I2=$I3, IF($L2>$J3, true, false)))), "overlap", "ok")
6. Die Formel erweitern und sie für jede Zeile anwenden
7. Bedingte Formatierung anwenden, um sich überschneidende Zeiteinträge hervorzuheben
8. Pivot-Tabelle auf der Grundlage der Daten in der Tabelle erstellen
9. In der Pivot-Tabelle auswählen: Zeile:Überschneidung,, Wert:Überschneidung (Anzahl)
10. Auf die Anzahl der Überschneidungen klicken, um nur die überschneidenden Einträge in einer neuen Tabelle zu sehen

So funktioniert die Formel: Sobald alle Einträge sortiert sind, vergleicht die Formel die vorherige und die nächste Zeile. Wenn die Zeilen vom gleichen Benutzer und vom gleichen Datum stammen, wird geprüft, ob sich die Startzeit des Eintrags mit der Endzeit des vorherigen Eintrags überschneidet oder ob sich die Endzeit mit der Startzeit des nächsten Eintrags überschneidet.

Beispiel für sich überschneidende Einträge ansehen (Google Sheets)

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Berichte

Es gibt drei Arten von Berichten in Clockify: Zusammenfassung, Detaillierter und Wöchentlicher Bericht.

Das Beste am Zusammenfassungsbericht ist, dass er deine Zeiteinträge auf viele verschiedene Arten gruppiert (nach Projekt, Kunde, Benutzer, Gruppe, Tag und Datum), sodass du die Daten genau so abrufen kannst, wie du sie für jeden beliebigen Datumsbereich benötigst.

Wenn du die Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter einsehen möchtest, ist das gängigste Szenario, um diese Informationen zu erhalten, die Gruppierung der Daten nach Benutzer und die Untergruppierung nach Projekt. Auf diese Weise erhältst du eine Aufschlüsselung der Stunden deiner Mitarbeiter nach Projekten.

Eine weitere nützliche Möglichkeit, die Stunden deiner Mitarbeiter einzusehen, besteht darin, sie nach Datum zu gruppieren, damit du die Gesamtzahl der von jedem Mitarbeiter pro Tag geleisteten Stunden sehen kannst.

Dies ist ideal, wenn du einen zweiwöchentlichen oder monatlichen Bericht über die Arbeitsstunden deines Teams benötigst und der wöchentliche Bericht nicht ausreicht.

Dieser Bericht verfügt über drei Gruppierungsebenen, sodass du dir einen detaillierteren Überblick über deine Daten verschaffen kannst.

Der wöchentliche Bericht eignet sich hervorragend, wenn du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter wöchentlich überprüfen möchtest, sodass du einen festen Datumsbereich wählen kannst. Du kannst auch eine Aufschlüsselung nach Benutzer oder Projekt erhalten.

Während es im wöchentlichen Bericht keine Möglichkeit gibt, einen Datumsbereich zu ändern, um mehr als eine Woche auf einmal anzuzeigen, kannst du den Zusammenfassungsbericht verwenden, einen beliebigen Datumsbereich in der oberen rechten Ecke der Seite auswählen und den Bericht nach Benutzer und Datum gruppieren, um die Gesamtzahl der Stunden zu sehen, die jeder Mitarbeiter pro Tag verfolgt hat.

Der detaillierte Bericht zeigt dir alle Details der Zeiteinträge deines Teams einzeln an, nicht gruppiert oder zusammengefasst. Es ist auch möglich, dass ein Administrator die Zeiteinträge des Teams in diesem Bericht bearbeitet.

Du kannst jeden der Berichte in PDF, Excel oder CSV exportieren.

Bericht für einen einzelnen Mitarbeiter

Wenn du Daten für einen einzelnen Mitarbeiter abrufen möchtest, solltest du in den Berichten Filter verwenden. Auf diese Weise kannst du einen bestimmten Benutzer auswählen und nur dessen Stunden im Bericht erhalten.

Berichte anpassen

Wenn die in Clockify integrierten Berichte nicht die von dir benötigte Struktur aufweisen, kannst du den detaillierten Bericht einfach als CSV exportieren und jede Art von Bericht mithilfe von Pivot-Tabellen in Excel/Google Sheets erstellen.

Arbeitszeiten der Mitarbeiter auf der Seite "Arbeitszeittabelle" anzeigen

Wenn du über ein kostenpflichtiges Abonnement verfügst, kannst du die Arbeitszeittabellen deiner Mitarbeiter einsehen und direkt auf der Seite "Arbeitszeittabellen" Zeit für sie hinzufügen.

Dieser Bericht ist dem wöchentlichen Bericht sehr ähnlich, wenn du ihn nach einem bestimmten Mitarbeiter filterst und ihn nach Projekten gruppierst.

Du kannst sogar die Druckoption in deinem Browser verwenden (oder die Tastenkombination STRG+P) und dann die Option "Als PDF speichern" auswählen, um die Arbeitszeittabelle auf deinem Computer zu speichern und sie bei Bedarf auszudrucken.

Überblick darüber, woran deine Mitarbeiter gerade arbeiten und wer die Zeit nicht erfasst hat

Du kannst alle derzeit aktiven Timer deiner Mitarbeiter in deinem Dashboard sehen. Du solltest einfach das Dashboard "Team" auswählen und den Abschnitt "Letzte Aktivität" für laufende Timer prüfen.

Das Dashboard ist auch der Ort, an dem du überprüfen kannst, wer in einem bestimmten Datumsbereich keine Zeit erfasst hat. Du kannst einfach den gewünschten Datumsbereich auswählen und die Spalte "Insgesamt verfolgt" in aufsteigender Reihenfolge sortieren. Alle Benutzer mit 0 Stunden haben in diesem bestimmten Datumsbereich keine Zeit erfasst.

Dies ist eine gute Möglichkeit zu überprüfen, ob deine Mitarbeiter ihr wöchentliches/monatliches Stundenkontingent erfüllt haben.

Eine andere Möglichkeit, um zu sehen, wer keine Zeit erfasst hat, besteht darin, die wöchentlichen Berichte aufzurufen, sie nach Benutzer zu gruppieren und auf "Benutzer ohne Zeit anzeigen"zu klicken. Der Hauptvorteil dieser Methode ist, dass du zum Beispiel nach dem Genehmigungsstatus filtern kannst und sehen, wer in einer bestimmten Woche keine genehmigte Zeit hat.

Benachrichtigung, wenn jemand unter oder über dem Zielwert liegt

Du kannst die Option Ziele und Erinnerungen für deine Mitarbeiter festlegen (z.B. 8h/Tag). Wenn dann jemand vergisst, seine Zeit zu erfassen, schickt Clockify ihm eine E-Mail-Erinnerung, um seine Arbeitszeittabellen auszufüllen.

Oder wenn jemand zu viel Zeit erfasst und sein Ziel überschreitet, können Administratoren und Manager eine E-Mail darüber erhalten.

Die Mitarbeiter haben die Zeit erfasst, aber du kannst sie nicht in deinen Berichten sehen

Manchmal behaupten Mitarbeiter, dass sie die Zeit erfasst haben, aber irgendwie kannst du sie in deinen Berichten nicht finden. Das passiert, wenn Mitarbeiter die Zeit in einem anderen Arbeitsbereich erfassen.

Wenn Benutzer ein Clockify-Konto erstellen, erhalten sie normalerweise ihren eigenen persönlichen Arbeitsbereich (es sei denn, sie haben sich über den Einladungslink bei Clockify registriert). Daher kommt es manchmal vor, dass Nutzer die Zeit fälschlicherweise in ihrem persönlichen Arbeitsbereich erfassen und nicht in dem, zu dem sie von ihren Managern eingeladen wurden.

Wenn du Schwierigkeiten hast, die Stunden deiner Mitarbeiter zu sehen, solltest du überprüfen, ob sie die Zeit im richtigen Arbeitsbereich erfasst haben.

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Clockify multipliziert jeden abrechenbaren Zeiteintrag mit dem entsprechenden Stundensatz und diese Zahl wird als Verdienst in einem Bericht angezeigt.

Damit Clockify Stundensätze berechnen kann, musst du zunächst Zeiteinträge im Abschnitt "Zeiterfassung" (oder im detaillierten Bericht) durch Klicken auf das $-Zeichen als abrechenbar markieren.

Wenn du keine Stundensätze verwendest, kannst du alle abrechenbaren Informationen für alle Benutzer aus der Benutzeroberfläche entfernen, indem du die Option "Abrechenbare Stunden aktivieren" auf der Registerkarte "Arbeitsbereichseinstellungen" > "Berechtigungen" deaktivierst, oder du kannst sie nur für reguläre Benutzer ausblenden.

Arten von Stundensätzen

In Clockify gibt es mehrere Arten von Stundensätzen:

• Arbeitsbereichssatz, den du in den Arbeitsbereichseinstellungen festlegen kannst; er wird auf alle abrechenbaren Zeitsätze angewendet, sofern er nicht durch einen spezifischeren abrechenbaren Satz überschrieben wird
• Satz für Mitglieder, den du auf der Seite "Team" für jeden Benutzer festlegen kannst
• Projektsatz, den du für jedes Projekt festlegen kannst
• Aufgabensatz, falls in den Arbeitsbereichseinstellungen aktiviert
• Satz für Projektmitglieder, den du auf der Registerkarte "Projektzugriff" festlegen kannst.

Zusätzlich zu den abrechenbaren Sätzen kannst du auch weitere Sätze für Arbeitskosten angeben.

Hierarchie der Stundensätze

Project’s member rate > Task rate > Project rate > Member rate > Workspace rate

Welcher abrechenbare Satz angewendet wird

Ein spezifischerer abrechenbarer Satz hat Vorrang vor einem weniger spezifischen Satz:
Satz für Projektmitglieder > Satz für Aufgaben > Satz für Projekte > Satz für Mitglieder > Satz für Arbeitsbereiche. > Aufgabensatz > Projektsatz > Mitgliedssatz > Arbeitsbereich-Satz.

Angenommen, du bist ein Freiberufler und hast einen Standardsatz, den du für alle Projekte berechnen kannst. Du definierst diesen Satz als deinen abrechenbaren Satz für den Arbeitsbereich. Dann hast du auch einen Kunden, dem du einen anderen Satz berechnest. In diesem Fall kannst du ein Projekt erstellen, es dem Kunden zuweisen und den gewünschten Stundensatz für dieses Projekt festlegen.

So legst du unterschiedliche Preise pro Kunde auf Projektebene fest:

1. Verschiedene Projekte erstellen
2. Sie den jeweiligen Kunden zuweisen
3. Zu "Projekte" gehen und auf den Projektnamen klicken
4. Auf die Registerkarte "Einstellungen" klicken
5. Den gewünschten abrechenbaren Satz für jedes Projekt im Abschnitt "Abrechenbarer Satz des Projekts" festlegen

Du kannst für einen bestimmten Zeiteintrag keinen benutzerdefinierten abrechenbaren Satz zuweisen. Du kannst jedoch ein Tag verwenden, um einen speziellen abrechenbaren Satz anzugeben, damit du weißt, wie viel du bei der Erstellung einer Rechnung berechnen musst.

Benutzerdefinierte Währung einstellen

Um die Währung zu ändern, solltest du in der linken Randleiste auf "Einstellungen" klicken und dann in den Arbeitsbereichseinstellungen deine Währung anstelle von USD eingeben. Du kannst mehrere Währungen zu einem Arbeitsbereich hinzufügen oder mehreren Kunden verschiedene Währungen zuweisen.

Die Währung kann nur vom Arbeitsbereichadministrator bearbeitet werden und wird auf das gesamte Konto angewendet (einschließlich der abrechenbaren Sätze).

Wer kann Stundensätze festlegen

Only workspace admin can set hourly rates for workspace, user, and project.
Project managers can set hourly rates for people on their projects if Who can see billable rates in workspace settings is set to everyone.
Regular members can’t set or edit any hourly rates.
For more info, check out the Who can do what article.

Zusätzliche Daten mit deinen Mitarbeitern teilen

Wenn du möchtest, dass deine Mitarbeiter ihren Verdienst und ihre Stundensätze sehen, aber nicht möchtest, dass sie die Sätze anderer Personen sehen, oder du möchtest, dass sie nur die Kostensätze sehen, kannst du einen gemeinsamen Bericht erstellen:

1. Zusammenfassung oder detaillierten Bericht öffnen
2. Nach Mitarbeiter filtern
3. Wählen, ob du den Betrag, die Kosten oder den Gewinn anzeigen möchtest
4. Auf das Symbol "Teilen" klicken
5. Den Bericht benennen und ihn auf "privat" festlegen
6. Wählen, wer den Bericht einsehen kann
7. Dein Mitarbeiter kann nun auf den von dir erstellten Bericht zugreifen

Abrechenbarkeit von Projekten und Aufgaben

Du kannst ändern, ob Zeiteinträge auf einem Projekt standardmäßig abrechenbar oder nicht abrechenbar sind.

Du kannst den standardmäßigen Abrechnungsstatus eines Projekts festlegen, indem du auf der Seite "Projekte" auf ein Projekt klickst und zur Registerkarte "Projekteinstellungen" wechselst.

Wenn du das Projekt als abrechenbar festlegst, wird der Zeiteintrag als abrechenbar markiert, wenn jemand die Zeit erfasst und die Abrechenbarkeit nicht angibt (was du später bearbeiten kannst).

Es ist möglich, den abrechenbaren Status auf dieselbe Weise zu ändern, wie du ihn auf der Registerkarte "Projekteinstellungen" festgelegt hast. Sobald der abrechenbare Status des Projekts geändert wird, z. B. von abrechenbar auf nicht abrechenbar, wirkt sich dies nicht auf zuvor erstellte Zeiteinträge aus. Ihs Status bleibt derselbe wie zum Zeitpunkt der Erstellung. Alle neuen Zeiteinträge, die mit diesem Projekt verknüpft sind, werden jedoch automatisch auf den neuen Status gesetzt, in diesem Fall auf nicht abrechenbar.

Wenn du einige Aufgaben im Projekt hast, die abrechenbar sind, und einige, die nicht abrechenbar sind, kannst du deren abrechenbaren Status auswählen, indem du die Aufgabensätze in den Arbeitsbereichseinstellungen aktivieren.

Wer kann den abrechenbaren Status von Einträgen sehen und ändern

Du kannst die Berechtigungen so einstellen, dass nur Administratoren den abrechenbaren Status von Zeiteinträgen sehen. Auf diese Weise können reguläre Benutzer das Währungssymbol überhaupt nicht sehen und somit den abrechenbaren Status von Einträgen nicht ändern.

Diese Option befindet sich in den Arbeitsbereichseinstellungen -> Berechtigung und ist verfügbar, wenn du ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Plan durchführst. Du kannst die Funktion kostenlos ausprobieren, indem du die kostenlose 7-Tage-Testversion aktivierst (keine Kreditkarte erforderlich).

Frühere Sätze

Wenn du einen Stundensatz änderst, wird dieser neue Satz nur auf neue Zeiteinträge angewendet, die du ab diesem Zeitpunkt erstellst.

Wenn der Satz eines Teammitglieds z. B. 20 $ beträgt und du ihn auf 40 $ änderst, gilt für alle seine bestehenden Zeiteinträge weiterhin der ursprüngliche Satz von 20 $. Wenn es jedoch einen neuen Zeiteintrag erstellt (egal für welches Datum), gilt für diesen neuen Eintrag der neue Satz von 40 $.

Du kannst den Stundensatz jedes Eintrags sehen, wenn du mit dem Mauszeiger auf den Betrag im detaillierten Bericht (sowie im CSV/Excel-Export) zeigst.

Neue Sätze auf bestehende Zeiteinträge anwenden

Zeiteinträge übernehmen den neuesten Satz jedes Mal, wenn du den Projekt-, Benutzer- oder abrechenbaren Status eines Zeiteintrags aktualisierst.

Zum Überschreiben des vorherigen Stundensatzes:

• Den neuen Satz rückwirkend auf bestehende Einträge anwenden, und zwar von dem Bildschirm aus, auf dem du den Satz änderst (jede Funktion eines kostenpflichtigen Plans)
• Zeiteinträge manuell aktualisieren:
  1. Zur "Zeiterfassung" oder zum "detaillierten Bericht" gehen
  2. Auf das Symbol "abrechenbar" klicken, um den Eintrag als nicht abrechenbar zu markieren
  3. Erneut klicken, um ihn als abrechenbar zu markieren (dadurch wird ihr Satz auf den neuesten Satz zurückgesetzt)
  4. Die Einträge manuell einzeln aktualisieren oder per Massenbearbeitung

Um zu verhindern, dass ein historischer Satz verloren geht, kannst du Arbeitszeittabellen sperren , sodass reguläre Benutzer ihre alten Zeiten nicht mehr bearbeiten oder Zeit in die Vergangenheit hinzufügen können. Um zu verhindern, dass Administratoren Änderungen vornehmen, musst du die Zeit genehmigen.

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