Das ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Enterprise-Plan aktualisierst.

Je nach dem Hosting-Typ gibt es verschiedene Weisen, wie du sie in Clockify einrichten kannst:

Self-Hosting

Wenn du Clockify selbst hostest, solltest du SSO in deinem Admin-Panel einrichten. Das ist über alle Arbeitsbereiche hinweg aktiviert.

Cloud Hosting

Um SSO zu verwenden, solltest du deinen Arbeitsbereich in eine Subdomain verschieben. Danach kannst du die SSO-Konfiguration hinzufügen und andere Formen der Anmeldung deaktivieren.

Benutzerdefinierte Subdomain einrichten

In Subdomain verschieben

Bevor du SSO konfigurieren und für die Autorisierung verwenden kannst, solltest du deine Clockify-App-Domain in eine benutzerdefinierte Subdomain verschieben.

Wenn du dein Clockify-Abonnement auf den Enterprise-Plan aktualisierst, erhältst du die Registerkarte "Authentifizierung" in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs. Da kannst du die Subdomain, die du verwenden möchtest, eingeben und deinen Arbeitsbereich verschieben.

So kannst du eine Subdomain einrichten:

1. Zur Registerkarte "Authentifizierung" in Arbeitsbereichseinstellungen navigieren
2. In das angegebene Feld deine benutzerdefinierte Subdomain eingeben
3. Auf "Subdomain erstellen" und "Erstellen" klicken, um die Aktion zu bestätigen

Nachdem du deine Subdomain erstellst hast und deinen Arbeitsbereich dorthin verschoben hast, funktioniert die Google-Anmeldung für dich und deine Benutzer nicht weiter.

Wenn du die Google-Anmeldung trotzdem verwenden möchtest, solltest du die manuell einrichten, indem du OAuth2 für SSO konfigurierst.

Für weitere Informationen kannst du "Google-Anmeldung einrichten" unten lesen.

Deine Nutzer können ihr Passwort einrichten, indem sie den Passwort-Reset in "Passwort vergessen" anfordern.

Auf Clockify von Subdomain zugreifen

Nachdem du deine Subdomain erstellt hast, wirst du aus allen Apps, in denen du mit deinem Clockify-Konto angemeldet warst, automatisch abgemeldet. Du hast den Zugriff auf sie nur über die Subdomain, die du erstellt hast (z. B. https://yourcompanysubdomain.clockify.me/login).

Arbeitsbereiche auf Subdomain

Eine Subdomain ist mit nur einem Arbeitsbereich verbunden. Benutzer auf einer Subdomain können nicht mehrere Arbeitsbereiche haben: es gibt keinen Arbeitsbereich-Umschalter, keine Arbeitsbereiche in der Randleiste und keinen Zugriff auf den Subdomain-Arbeitsbereich aus der Hauptdomain.

Um auf mehrere Arbeitsbereiche zuzugreifen, solltest du dich bei der Clockify-Hauptdomain anmelden.

Subdomain ändern

Du kannst die Subdomain-URL jederzeit ändern.

Wenn du deine URL änderst, werden deine Benutzer abgemeldet und sie sollten ihren Arbeitsbereich durch eine neue URL benutzen.

Wenn du das Abonnement für den Enterprise-Plan kündigst,

• gehst du zur Hauptdomain zurück, wenn das Abonnement endet
• wird deine Subdomain für andere Benutzer verfügbar
• müssen sich deine Benutzer mit ihrer E-Mail und ihrem Passwort anmelden

API-Schlüssel auf Subdomain

Aus Sicherheitsgründen erhält jeder Benutzer auf Subdomain seinen eigenen API-Schlüssel, der nur für diesen Arbeitsbereich funktioniert - das bedeutet, dass niemand auf deine Daten auf deiner Subdomain zugreifen kann, wenn sie die richtige Autorisierung nicht haben.

Wenn es beispielsweise einen Benutzer mit zwei getrennten Enterprise-Arbeitsbereichen gibt, können Besitzer der Arbeitsbereiche keine Daten von ihren Konten gegenseitig sehen oder auf sie zugreifen.

Neue Benutzer einladen

Wenn du im Subdomain-Arbeitsbereich bist, kannst du einzelne Benutzer über E-Mail einladen (wie vorher), oder sie beizutreten lassen, ohne jeden Benutzer manuell einladen zu müssen.

Um jeden beitreten zu lassen, solltest du das Kontrollkästchen "Benutzer können ohne eine Einladung beitreten" markierst.

Wenn du SSO verwendest und eine Person ohne Konto versucht, sich anzumelden, wird das Konto für sie automatisch erstellt und sie kann sich dann anmelden.

Wenn du "Anmeldung mit E-Mail und Passwort" zulässt, können Mitarbeiter ein Konto erstellen und deinem Arbeitsbereich automatisch beitreten.

SSO konfigurieren

Die Android-App wurde von der Domain clockify.me zur Subdomain app.clockify.me migriert. Deshalb sollen alle SSO-Konfigurationen, die von Clockify unterstützt sind, die Links app.clockify.me auch enthalten. Du solltest im "Redirect URL" -Abschnitt https://app.clockify.me/login/android/oauth2 zur Link https://clockify.me/login/android/oauth2 hinzufügen.

Clockify unterstützt alle wichtigen SSO-Identitätsanbieter:

• SAML2 (Google, OneLogin, Okta, Azure, Rippling, JumpCloud)
• OAuth2 (Google, Azure, Okta)

Nur Besitzer des Arbeitsbereichs können die Registerkarte "Autorisierung" ansehen, Subdomain verwalten, SSO konfigurieren und SSO ein-/ausschalten.

Wenn du die Anmeldung mit SSO erzwingen möchtest, solltest du im Kontrollkästchen "Anmeldung mit E-Mail und Passwort" die Markierung einfach aufheben. Sobald diese Änderung gespeichert wird, funktionieren die Passwörter, die mit Konten deiner Mitglieder verbunden sind, nicht weiter und die Verwendung von SSO erforderlich wird.

Die Daten in der SSO-Konfiguration können immer bearbeitet oder gelöscht werden. Wenn sie gelöscht werden, müssen deine Benutzer zur Anmeldung mit E-Mail und Passwort zurückwechseln.

Die Besitzer können sich immer mit der ursprünglichen E-Mail und dem ursprünglichen Passwort unter https://mysubdomain.clockify.me/login-owner anmelden.

Um Default Relay State hinzufügen, solltest du Parameter unten verwenden.

Du solltest sicherstellen, dass du geschweifte Klammern und gerade statt typografische Anführungszeichen verwendest, sonst funktioniert es nicht.

Default Relay State-Beispiel

{"location":"https://yourcompanysubdomain.clockify.me", "organizationName":"yourcompanysubdomain"}

SAML2 mit Okta

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Schritt 1: Subdomain in Clockify erstellen

Für weitere Informationen darüber kannst du den Abschnitt "Benutzerdefinierte Subdomain einrichten" lesen.

Schritt 2: Anwendung in Okta erstellen

1. Zu "Anwendungen" in der Randleiste navigieren
2. Auf die Schaltfläche "App-Integration erstellen" klicken
3. Im Fenster SAML 2.0 wählen
4. Auf "Weiter" klicken

SAML-Integration erstellen

In "Allgemeine Einstellungen" solltest du die folgenden Informationen eingeben und auf "Weiter" klicken:

• App-Name:: z. B. Clockify
• Logo: Clockify-Logo hochladen

In "SAML konfigurieren" solltest du die folgenden Informationen eingeben:

• Single Sign-om-URL (oder ACS): bestimmte URL, zu der SAML-Assertions aus Okta gesendet werden sollen (e.g. https://global.api.clockify.me/auth/saml2)
• Audience-URL (Entity ID in deiner App): einheitlicher Bezeichner deiner benutzerdefinierten Anwendung; gleich wie die Entity-ID im SAML-Authentifizierung-Feld (z. B. https://yourcompanysubdomain.clockify.me)
• Default Relay State: IdP-initiierte Authentifizierung, damit Benutzer sich an Clockify direkt von dem Okta-Dashboard aus anmelden können

Default Relay State-Beispiel:

{"location":"https://yourcompanysubdomain.clockify.me", "organizationName":"yourcompanysubdomain"}

Du solltest sicherstellen, dass du gerade statt typografische Anführungszeichen verwendest, sonst funktioniert es nicht.

Du solltest alles andere so lassen, wie es ist und auf "Weiter" klicken.

In Feedback solltest du "Ich bin Okta-Kunde, der eine interne App hinzufügt" abhaken und auf "Abschließen" klicken.

Dein Bildschirm sollte so aussehen:

Im letzten Schritt in diesem Abschnitt solltest du auf die Schaltfläche “Anweisungen zur Einrichtung ansehen” klicken, die du im Bildschirmfoto oben sehen kannst.

In "So wird SAML 2.0 für Clockify-Anwendung konfigurieret"erhältst du eine Liste mit Daten, die du benötigst, um deine Clockify-Anwendung zu konfigurieren.

Schritt 3: SSO-Konfiguration in Clockify hinzufügen

Jetzt solltest du im Clockify-Bildschirm "Authentifizierung" , in dem du deine Subdomain erstellt hast:

1. Auf "SSO konfigurieren" unten auf dem Bildschirm klicken
2. SAML2 als Authentifizierungstyp wählen
3. Okta als IdP-Vorlage wählen

Im Form SAML2-Authentifizierung wird angezeigt:

Du solltest Folgendes eingeben:

• Entity Id (Audience URI in Okta): e.g. https://yourcompanysubdomain.clockify.me
• Metadata Url:
  • Zu Okta zurücknavigieren
  • Identity Provider metadata-Link aus dem Abschnitt "Einstellungen" in Okta kopieren
  • Als .xml-Datei speichern und in Clockify hochladen
• SAML SSO URL: Identity Provider Single Sign-On URL aus "So wird SAML 2.0 für Clockify-Anwendung konfiguriert" für Okta kopieren und einfügen.

Zum Beispiel:

https://okta.ops.clockify.me/app/dev05335506_clockifytempsaml2_1/exk4erumfseHaalgs5d7/sso/saml

• Erweitert: X.509 Zertifikat von Oktay kopieren und einfügen

Dein Bildschirm in Clockify sollte etwa so aussehen:

und

Du solltest auf "Konfiguration abschließen" klicken, um den Vorgang abzuschließen und "Anmeldung mit SAML2" zu ermöglichen. Optional kannst du "Anmeldung mit E-Mail und Passwort" deaktivieren.

Schritt 4: Anwendung in Okta zuweisen

In Okta:

1. Zu "Anwendung" navigieren
2. Clockify wählen
3. In der Registerkarte "Aufträge" auf "Zuweisen" klicken
4. "Personen/Gruppen zuweisen" wählen, anhängig davon, wer von deinem Okta-Konto auf Clockify zugreifen möchte

Das ist alles! Jetzt können Benutzer deines Arbeitsbereichs und du mit SAML2 in eurem Arbeitsbereich anmelden.

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SAML2 mit Google

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Schritt 1: Subdomain in Clockify erstellen

Für weitere Informationen darüber kannst du den Abschnitt "Benutzerdefinierte Subdomain einrichten" lesen.

Clockify: 

1. Zur Registerkarte "Authentifizierung" navigieren 
2. "SSO-Konfiguration hinzufügen" wählen
3. SAML2 als Identitätsanbieter im Fenster "Authentifizierungstyp" wählen
4. Auf "Weiter" klicken 
5. Google als IdP-Vorlage wählen

Schritt 2: Anwendung in Google erstellen 

Google:

1. Google-Konto erstellen und zur Seite "Admin" gehen 
2. "Benutzerdefinierte SAML-App hinzufügen" in "App hinzufügen" wählen
   
3. Das Folgende eingeben
   – App-Name:: z. B. https://yourcompanysubdomain.clockify.me/
   – Beschreibung: z. B. Clockify SAML2 Demo-App
   – App-Symbol: Symbol optional hinzufügen
   
4. Auf "Weiter" klicken 
5. Du wirst zum Bildschirm Google-Identitätsanbieter-Details weitergeleitet
   Auf der Google-Seite:
   
6. IdP-Metadata-URL herunterladen und ins Feld Clockify/IdP Metadata URL hochladen
7. SSO-URL kopieren und ins Clockify-Feld Anmelde-URL hochladen
   Auf der Clockify-Seite:
   
8. Auf "Weiter" klicken
9. Du wirst zu "Dienstanbieter-Details" weitergeleitet
10. Das Folgende eingeben:
    – ACS URL: Reply URL , z.B. https://global.api.clockify.me/auth/saml2, aus Clockify kopieren/einfügen
    – Entity ID: ein einzigartiger Identifier deiner benutzerdefinierten Anwendung, z. B. Clockify
    – Start URL: Default Relay State aus Clockify kopieren/einfügen, z. B. 

{“location”:”https://yourcompanysubdomain.clockify.me”,”organizationName”:”yourcompanysubdomain”, “appName”: “WEB”}

11.  Auf "Weiter" klicken
12. Du wirst zum Bildschirm "Attribute mapping" weitergeleitet
    
13. Auf "Beenden" klicken, um den Vorgang abzuschließen

Nachdem du alle Schritte beendet und die App erstellt hast, solltest du die App-Einstellungen öffnen und in "Service status" die App für alle aktivieren.

Die App, die du erstellt hast, wird im Google-Arbeitsbereich für alle Benutzer des Arbeitsbereichs angezeigt.   

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SAML mit Rippling

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Schritt 1: Subdomain in Clockify erstellen

Für weitere Informationen darüber kannst du den Abschnitt "Benutzerdefinierte Subdomain einrichten" lesen.

Schritt 2: Anwendung in Rippling erstellen

1. Als Administrator an Rippling anmelden
2. "IT-Management" wählen
3. "Benutzerdefinierte App" wählen
4. App einen beschreibenden Namen geben, Kategorie auswählen und ein Logo hochladen
5. Single Sign-on (SAML) auswählen 
6. Auf "Weiter" klicken
7. Bestätige, dass du Anwendungsadministrator bist

Eine neue Seite mit SSO-Anweisungen wird geöffnet und du kannst mit dem nächsten Schritt fortfahren. Die Seite enthält "SSO-Anweisungen zur Einrichtung" mit der IdP Metadata XML Datei.

Du solltest IDP Metadata von Rippling herunterladen.

Schritt 3: SSO-Konfiguration in Clockify hinzufügen

In der Registerkarte "Authentifizierung" , in der du deine Subdomain erstellt hast, solltest du:

1. Auf "SSO-Konfiguration hinzufügen" klicken
2. SAML2 als Authentifizierungstyp wählen und auf "Weiter" klicken
3. Rippling als IdP-Vorlage wählen

In SAML2-Authentifizierung sollten die folgenden Informationen eingegeben werden:

• Entity-ID (Service Provider Entity ID in Rippling): z. B. https://yourcompanysubdomain.clockify.me
• Metadata Url: die IdP Metadata XML Datei hochladen, die du im Schritt 2 heruntergeladen hast
• Anmelde-Url: : IdP Metadata URL aus Rippling kopieren/einfügen

Du solltest auf "Konfiguration abschließen" klicken, um den Vorgang abzuschließen und "Anmeldung mit SAML2" zu ermöglichen. Optional kannst du "Anmeldung mit E-Mail und Passwort" deaktivieren.

Schritt 4: Anwendung in Rippling zuweisen

Du solltest zu Rippling zurücknavigieren:

Auf der Seite mit SSO-Anweisungen nach unten scrollen und Folgendes eingeben: 

• ACS URL: Reply URL aus Clockify kopieren/einfügen
• Service Provider Entity ID: Entity ID aus Clockify kopieren/einfügen 

1. Auf "Zum nächsten Schritt wechseln" klicken 
2. Zugriffsregeln beliebig auswählen
3. Bereitstellzeit beliebig auswählen
4. SSO für Admins bei Bedarf konfigurieren 
5. Gruppenattribute bei Bedarf konfigurieren
6. Auf "Über Rippling verbinden" klicken, wenn du die Verbindung zwischen Apps überprüfen möchtest oder einfach auf "Weiter" klicken

Das ist alles! Jetzt hast du deine Anwendung in Rippling erfolgreich installiert und du und deine Benutzer seid bereit, euch mit SAML2 im Arbeitsbereich anzumelden.

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SAML2 mit JumpCloud

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Schritt 1: Subdomain in Clockify erstellen

Für weitere Informationen darüber kannst du den Abschnitt "Benutzerdefinierte Subdomain einrichten" lesen.

Schritt 2: SSO-Konfiguration in Clockify hinzufügen 

In der Registerkarte "Authentifizierung" , in der du deine Subdomain erstellt hast, solltest du:

1. Auf "SSO-Konfiguration hinzufügen" klicken
2. SAML2 als Authentifizierungstyp wählen und auf "Weiter" klicken
3. JumpCloud als IdP-Vorlage wählen

Schritt 3: Anwendung in JumpCloud erstellen

1. Zu SSO in der Randleiste links navigieren
2. Auf + klicken, um eine neue App hinzufügen
3. Benutzerdefinierte SAML-App wählen
4. In "Anwendungsinformationen" Folgendes eingeben:

• Anzeigebeschriftung: Anwendungsname z. B. Clockify
• Logo: z. B. Clockify-Logo hochladen

In der SSO-Registerkarte kannst du mit dem nächsten Schritt fortfahren. Die Seite enthält "SSO-Anweisungen zur Einrichtung" mit der IdP Metadata XML Datei. Du solltest IDP Metadata von JumpCloud herunterladen und für später speichern.

Du kannst fortfahren, indem du die folgenden Felder ausfüllst:

• IdP Entity ID: z. B. https://yourcompanysubdomain.clockify.me 
• SP Entity ID: Default Relay State aus Clockify kopieren/einfügen

Default Relay State-Beispiel

{"location":"https://yourcompanysubdomain.clockify.me", "organizationName":"yourcompanysubdomain"}

Du solltest sicherstellen, dass du gerade statt typografische Anführungszeichen verwendest, sonst funktioniert es nicht.

• ACS URL: Reply URL aus Clockify kopieren/einfügen, z. B. https://global.api.clockify.me/auth/saml2

5. In "Benutzerattribute Mapping" Attribute hinzufügen, die den Attributnamen des Dienstanbieters zum JumpCloud Attributnamen zuordnen 
6. Auf "Aktivieren" klicken
7. Anwendung, die du erstellt hast, öffnen
8. Auf "IDP-Zertifikat gültig" links klicken und das Zertifikat herunterladen
9. Auf "Speichern" klicken

Du hast deine Anwendung in JumpCloud erfolgreich erstellt. Jetzt kannst du festlegen, welche Benutzer von deinem JumpCloud-Konto auf Clockify zugreifen können und die Konfiguration in Clockify abschließen.

Schritt 4: SSO-Konfiguration in Clockify abschließen

1. Zu Clockify zurücknavigieren
2. In "SAML2 Authentifizierung" die folgenden Informationen eingeben:

• IdP Entity ID: z. B. https://yourcompanysubdomain.clockify.me
• Metadata Url: die IdP Metadata XML Datei hochladen, die du im Schritt 3 heruntergeladen hast
• IdP Url: IDP URL aus JumpCloud kopieren/einfügen
• "Erweitert": IDP Zertifikat aus JumpCloud kopieren/einfügen

Du solltest auf "Konfiguration abschließen" klicken, um den Vorgang abzuschließen und "Anmeldung mit SAML2" zu ermöglichen. Optional kannst du "Anmeldung mit E-Mail und Passwort" deaktivieren.

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Google-Anmeldung

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Wenn du auf Subdomain umziehst, funktioniert die Google-Anmeldung nicht mehr und du sollst es manuell konfigurieren, um mit der Verwendung weiterzumachen.

Die Einrichtung von Google-Anmeldung ist schnell und einfach.

Du solltest ein G Suite- oder Cloud Identity -Konto haben, um das zu erledigen.

Du solltest OAuth 2.0 in deinem Google-Konto einrichten, ein Projekt erstellen und OAuth-Kunde-ID für eine Web-Anwendung erhalten.

In der Google-Cloud-Plattform solltest du zu "API und Dienste" navigieren und "Anmeldeinformationen" wählen. Öffne das Projekt/die Anwendung, das/die du erstellt hast und füge https://yoursubdomain.clockify.me/login in Autorisierte Umleitungs -URIs ein.

Außerdem solltest du die folgenden URIs hinzufügen, damit die OAuth-Anmeldung in mobilen Clockify-Apps funktioniert:

• https://app.clockify.me/login
• https://app.clockify.me/login/android/oauth2
• https://app.clockify.me/login/ios/oauth2

Regionale Weiterleitung

Wenn du regionale Server für Hosting verwendest, stehen dir die folgenden URLs zur regionalen Weiterleitung zur Verfügung:

Vereinigte Staaten (US)

• Android: https://use2.clockify.me/en/login/android/oauth2 
• iOS: https://use2.clockify.me/en/login/ios/oauth2

Australien (AU)

• Android: https://apse2.clockify.me/en/login/android/oauth2
• iOS: https://apse2.clockify.me/en/login/ios/oauth2

Europa (EU)

• Android: https://euc1.clockify.me/en/login/android/oauth2
• iOS: https://euc1.clockify.me/en/login/ios/oauth2 

Vereinigtes Königreich (UK)

• Android: https://euw2.clockify.me/en/login/android/oauth2
• iOS: https://euw2.clockify.me/en/login/ios/oauth2

1. In Clockify zur Registerkarte "Authentifizierung" gehen und auf "SSO konfigurieren" klicken
2. OAuth2-Authentifizierungstyp wählen
3. Google im Fenster "IdP-Vorlagen" wählen
4. Auf "Weiter" klicken
5. Kunde-ID und den geheimen Kundenschlüssel aus deiner Google-App wie im Beispiel unten (Felder im Abschnitt "Erweitert" werden vorausgefüllt) kopieren/einfügen

Dein Bildschirm in Clockify sollte so aussehen:

und

Du solltest auf "Konfiguration abschließen" klicken, um den Vorgang zu vervollständigen. Um mit der Verwendung der Google-Anmeldung zu starten, solltest du das Kontrollkästchen "Mit OAuth einloggen" wählen. Optional kannst du alle Mitarbeiter daran hindern, die Google-Identität deiner Firma zum Einloggen zu benutzen, indem du "Anmeldung mit E-Mail und Passwort" deaktivierst.

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OAuth mit Microsoft Azure

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Du kannst Azure mit Clockify verbinden, indem du OAuth einrichtest.

Schritt 1: Subdomain in Clockify erstellen

Für weitere Informationen darüber kannst du den Abschnitt "Benutzerdefinierte Subdomain einrichten" lesen.

Schritt 2: SSO-Konfiguration in Clockify hinzufügen

1. Auf "SSO konfigurieren" klicken
2. OAuth2 als Authentifizierungstyp wählen
3. Im Fenster "IdP-Vorlage"Azure wählen
4. Redirect URI kopieren

Schritt 3: Anwendung in AzureAD registrieren

1. Zur "App-Registrierung" navigieren
2. Auf "Neue Registration" klicken
3. Folgende Informationen eingeben:
   • Info:
     • Name: Clockify
     • Unterstützte Kontotypen: Wähle, was du bevorzugst; das ist in unserem Fall “Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis" (Nur Standardverzeichnis - Single Tenant) (Default Directory only – Single tenant)
     • Redirect URI: Füge ein, was du im Schritt 2 kopiert hast; https://yourcompanysubdomain.clockify.me/login (es kann auch sein: https://app.clockify.me/login/ios/oauth2 oder https://app.clockify.me/login/android/oauth2) und klicke auf "Registrieren", um weiterzumachen

Außerdem solltest du die folgenden URIs hinzufügen, damit die OAuth-Anmeldung in mobilen Clockify-Apps funktioniert: https://app.clockify.me/login/ios/oauth2 und https://app.clockify.me/login/android/oauth2 

Oder, wenn du einen regionalen Server verwendest, solltest du eine der regionalen URLs hinzufügen.

Schritt 4: Konfigurieren (Clockify und Azure)

AzureAD konfigurieren: 

• Zertifikate und Geheimnisse::
  • "Neuer geheimer Clientschlüssel" wählen
    • Beschreibung: Clockify
    • Ablaufdatum: nie
  • Auf "Hinzufügen" klicken
• Clientschlüssel (Client Secret): Geheimniswert kopieren und einfügen
• API-Berechtigungen:
  • Eine Berechtigung hinzufügen
    • Microsoft Graph
    • In "Delegierte Berechtigungen" permissions openid wählen
    • Berechtigungen hinzufügen (du kannst auch andere Berechtigungen markieren, wie E-Mail und Profil)
• Seite aktualisieren
• Zur "Übersicht" zurücknavigieren

Clockify konfigurieren

• OAuth2 -Authentifizierung::
  • Kunde-ID: Zu Azure navigieren - Übersicht - Anwendung(Client)-ID: die Wert kopieren und in Clockify einfügen
  • Clientschlüssel (Client Secret): das sollte in vorigen Schritten schon eingefügt werden (Zertifikate und Geheimnisse)
  • Directory (tenant) ID: Zu Azure navigieren - Übersicht - Directory(Tenant)-ID-Wert kopieren und in Clockify einfügen

Die Felder im Abschnitt "Erweitert" sind bereits ausgefüllt.

Dein Bildschirm in Clockify sollte so aussehen:

und

Auf "Konfiguration abschließen" to complete the process. Check the Log in with OAuth checkbox (and optionally disable "Anmeldung mit E-Mail und Passwort").

Alternativ kannst du Azure verbinden, indem du das SAML2-Authentifizierungsprotokoll benutzt und eine nicht gelistete Anwendung (Nicht-Kataloganwendung) zu deiner Azure AD-Organisation hinzufügst und dann die SAML-basierte einmalige Anmeldung für diese Nicht-Kataloganwendung konfigurierst.

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OAuth mit Okta

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Schritt 1: Subdomain in Clockify erstellen

Für weitere Informationen darüber kannst du den Abschnitt "Benutzerdefinierte Subdomain einrichten" lesen.

Schritt 2: Anwendung in Okta erstellen

1. Zu "Anwendungen" in der Randleiste navigieren
2. Auf die Schaltfläche "App-Integration erstellen" klicken
3. "OIDC – OpenID Connect" im Abschnitt "Anmeldemethode" wählen
4. "Web-Anwendung" im Abschnitt "Anmeldungstyp" wählen
5. Auf "Weiter" klicken

OIDC-Integration erstellen

In den Allgemeinen Einstellungen, "New Web App Integration" solltest du die folgenden Informationen eingeben und auf "Speichern" klicken.

1. App-Integration-Name: z. B. Clockify
2. Logo (optional): z. B. Clockify-Logo hochladen
3. Anmelde-Redirect-URIs: URL von "Redirect URL" ("Erweitert"-Abschnitt) kopieren und in Clockify-SSO-Konfiguration einfügen

Außerdem solltest du die folgenden URIs hinzufügen, damit die OAuth-Anmeldung in mobilen Clockify-Apps funktioniert:

• https://app.clockify.me/login
• https://app.clockify.me/login/android/oauth2
• https://app.clockify.me/login/ios/oauth2

Oder, wenn du einen regionalen Server verwendest, solltest du eine der regionalen URLs hinzufügen.

Dann solltest du im Abschnitt "Aufträge" nach unten scrollen, die Option "Zugriff jedem Benutzer in deiner Organisation zulassen" markieren und auf "Speichern" klicken, um die Aktion abzuschließen.

Dein Bildschirm sollte so aussehen:

Schritt 3: SSO-Konfiguration in Clockify hinzufügen

Jetzt solltest du im Clockify-Bildschirm "Authentifizierung" , in dem du deine Subdomain erstellt hast:

1. Auf "SSO konfigurieren" unten auf dem Bildschirm klicken
2. OAuth2 als Authentifizierungstyp wählen
3. Okta als IdP-Vorlage wählen
4. Auf "Weiter" klicken

Im OAuth-Authentifizierung-Form solltest du die folgenden Informationen eingeben:

• Kunde-ID: sie wurde in Okta im vorigen Schritt generiert; du solltest sie aus dem Abschnitt "Anmeldeinformationen des Kunden" kopieren
• Clientschlüssel (Client Secret): gleich wie die Kunde-ID; du solltest ih aus "Anmeldeinformationen des Kunden" kopieren
• Okta-Domain: Die aus Okta, "Allgemeine Einstellungen", Okta -Domain-Feld kopieren (Hinweis: Für die Okta-Domain ist nur ein Domain-Name erforderlich, zum Beispiel: doamin_name.okta.com statt https://domain_name.okta.com)
• Der Abschnitt "Erweitert" ist bereits ausgefüllt (automatisch generiert)

Der Bildschirm sollte so aussehen:

und

Schritt 4: Anwendung in Okta zuweisen

In Okta:

1. Zu "Anwendung" navigieren
2. Clockify wählen
3. In der Registerkarte "Aufträge" auf "Zuweisen" klicken
4. "Personen/Gruppen zuweisen" wählen, anhängig davon, wer von deinem Okta-Konto auf Clockify zugreifen möchte

In Clockify solltest du auf "Konfiguration abschließen" klicken, um den Vorgang zu vervollständigen und "Anmeldung mit OAuth" zu ermöglichen. Du kannst "Anmeldung mit E-Mail und Passwort" optional deaktivieren.

Dein Bildschirm in Clockify sollte etwa so aussehen:

Das ist alles! Jetzt können sich Benutzer deines Arbeitsbereichs und du bei deinem Arbeitsbereich mit OAuth anmelden.

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The post Single sign-on (SSO) appeared first on Clockify Help.

Du kannst zusätzliche Funktionen aktivieren, indem du einen unserer kostenpflichtigen Pläne abonnierst. Die angegebenen Preise sind pro Benutzerplatz.

Vor einem Upgrade solltest du sicherstellen, dass du in einem Arbeitsbereich angemeldet bist, in dem du zusätzliche Funktionen verwenden möchtest. Wenn du mehr als einen Arbeitsbereich hast, stehen dir zusätzliche Funktionen nur im Arbeitsbereich zur Verfügung, in dem du das Upgrade durchgeführt hast.

Das Upgrade ist pro Anzahl von aktiven Nutzern, die du im Arbeitsbereich hast, egal welche Rolle ihnen zugewiesen wurde oder welche Funktionen sie verwenden.

Benutzerplätze

Benutzerplätze stehen für die Anzahl von aktiven Nutzern, die du in deinem Arbeitsbereich haben kannst.

Wenn du einen kostenpflichtigen Plan abonnierst, musst du zuerst einen Platz für jeden aktiven Nutzer kaufen. Es gibt auch die Möglichkeit, weitere Benutzerplätze zu erwerben, wenn du vorhast, weitere Benutzer später einzuladen.

Aktive Benutzer sind alle Benutzer im Arbeitsbereich, egal welche Rolle ihnen zugewiesen wurde und welche Funktionen sie verwenden.

Jedes Mal, wenn du einen Mitarbeiter zu deinem Arbeitsbereich einlädst (oder wenn sie einem automatisch beitreten), wird ihnen ein Benutzerplatz zugewiesen. Wenn es keine verfügbaren Plätze mehr gibt, kannst du Benutzer nicht einladen und sie können deinem Arbeitsbereich nicht beitreten.

In jedem Abrechnungszeitraum wird dir die gesamte Anzahl von Benutzerplätzen, die du hast, in Rechnung gestellt. Es kann passieren, dass du mehr Benutzerplätze als aktive Benutzer in deinem Arbeitsbereich hast und alle Benutzerplätze werden dir in Rechnung gestellt, egal ob sie alle benutzt wurden.

Du benötigst einen Platz nur für einen aktiven Benutzer in deinem Arbeitsbereich . Wenn du, beispielsweise, eine jährliche Lizenz für einen Platz zahlst, kann ein Benutzer für einige Monate aktiv sein und dann kannst du ihn deaktivieren. Danach kannst du einen anderen Benutzer einladen, der seinen Platz besetzt (jedes Mal, wenn du einen Benutzer deaktivierst, gibst du seinen Platz frei).

Wenn der Kiosk aktiviert ist, kannst du eingeschränkte Benutzer hinzufügen, die separat abgerechnet werden.

Benutzerplätze hinzufügen und entfernen

Ausschließlich Besitzer/Admins eines Arbeitsbereichs können Abonnements verwalten und Benutzerplätze hinzufügen und entfernen.

Wenn alle enthaltenen Benutzerplätze in deinem Arbeitsbereich vergeben sind, kannst du weitere Benutzer hinzufügen, indem du zusätzliche Benutzerplätze im Abschnitt “Abonnement” in der linken Randleiste erwirbst.

In der Statusanzeige des Abschnitts “Abonnement” kannst du die Information zur Anzahl der vergebenen und erworbenen Benutzerplätze finden. Die Statusanzeige wird außerdem auf der Seite “Team” angezeigt, auf der Benutzer eingeladen, auf "inaktiv" festgelegt oder gelöscht werden.

Wenn es verfügbare Benutzerplätze gibt, ist die Statusanzeige blau und wenn es keine verfügbaren Plätze mehr gibt, ist sie rot.

Zusätzliche Benutzerplätze können jederzeit erworben werden, indem man die Option “Hinzufügen” auswählt.

Die Option zum Entfernen von Benutzerplätzen wird nur dann angezeigt, wenn mehr verfügbare als besetzte Benutzerplätze vorhanden sind. Anders gesagt, nur nicht besetzte Plätze können entfernt werden.

Wenn man die Option “Entfernen” oder “Hinzufügen” auswählt, wird ein Popupfenster angezeigt, in dem man die Anzahl von Benutzerplätzen festlegt, die hinzugefügt oder gelöscht werden sollen.

Es gibt keine Rückerstattungen für entfernte Benutzerplätze.

Wenn die Option “Automatisch beitreten” in der Unterdomäne aktiviert ist, können neue Benutzer nur dann beitreten, wenn es verfügbare Plätze gibt.

Wenn alle Plätze besetzt sind, erhalten die Benutzer, die automatisch beitreten möchten, die Meldung, dass es keine verfügbaren Plätze mehr gibt und dass sie ihren Admin kontaktieren sollen, damit er weitere Plätze erwirbt. Der Besitzer/Administrator erhält eine E-Mail, in der sie benachrichtigt werden, dass jemand ihrem Arbeitsbereich beitreten möchte und dass es keine verfügbaren Benutzerplätze gibt.

Um dir zu helfen, dein Konto proaktiv zu verwalten, benachrichtigt Clockify auch Besitzer/Admin, wenn 90% oder mehr Benutzerplätze besetzt sind und gibt euch Anweisungen, wie man weitere Plätze erwerben kann.

Zahlungsvorgang

Wenn du einen kostenpflichtigen Plan zum ersten Mal abonnierst, solltest du die folgenden drei Schritte ausführen:

• Kundeninfo: Kundenart und Land oder Staat auswählen - dies kann Währung und verfügbare Optionen in deiner Registerkarte "Zahlung" beeinträchtigen.
• Rechnungsinfo: Informationen ausfüllen, die in der Rechnung angezeigt werden, wie Firmennamen, E-Mail und Steuerart und Steuer-ID, wenn deine Kundenart eine Firma oder Organisation ist.
• Zahlungsinfo: Alle Zahlungsinformationen eingeben, einschließlich Informationen über deine Kreditkarte sowie unsere Nutzungsbedingungen lesen.

Sobald du deine Kreditkarte eingegeben hast und auf “Zahlung beenden”geklickt hast, wird der Betrag umgehend in Rechnung gestellt und du erhältst Zugriff auf zusätzliche Funktionen.

Die Zahlung erfolgt derzeit ausschließlich per Kreditkarte.

Aufgrund des ausgewählten Landes oder Staates in Kundeninformationen werden die Abonnementkosten in USD, EUR oder CHF berechnet.

Die Zahlung ist an den Arbeitsbereich gebunden. Wenn du mehrere Arbeitsbereiche hast, kannst du auswählen, für welche du zahlen möchtest.

Die Zahlung erfolgt sicher über Stripe. Wir speichern keine Kreditkartendaten.

Dein Abonnement wird automatisch jeden Monat erneuert und deshalb musst du dir keine Gedanken machen, dass du vergessen kannst, das Abonnement zu erneuern und dass einige Funktionen aus diesem Grund deaktiviert werden (z. B. Arbeitszeittabellen sperren).

Wir bieten in der Regel keine Rückerstattungen an, es sei denn, es gab einen Systemfehler. In diesem Fall solltest du unseren Support unter support@clockify.me kontaktieren, damit wir uns darum kümmern können.

Fehlgeschlagene Zahlungen

Falls du über ein gültiges Abonnement verfügst, aber aus irgendeinem Grund die Zahlung fehlschlägt, erhältst du eine 2-wöchige Kulanzfrist (überfällige Zahlung).

Während dieser Frist kannst du zum Abschnitt “Abonnement” gehen und deine Zahlungsinformationen aktualisieren, und unser Zahlungsprozessor versucht erneut, die Zahlung auszuführen.

Nach dem Ablauf der Frist wird dein Plan auf den kostenlosen Plan herabgestuft (du verlierst keine Daten, nur Zugriff auf zusätzliche Funktionen).

Jährliche Zahlungen

Zusätzlich zu monatlichen Abrechnungen kannst du auch jährlich zahlen. Bei jährlichen Zahlungen erhältst du 20 % Rabatt.

Du kannst jederzeit vom Abschnitt “Abonnement” aus zur jährlichen Abrechnung wechseln (der Link für jährliche Zahlung befindet sich auf der linken Seite, unter deinem aktuellen Plan).

Sobald du von monatlicher zur jährlichen Zahlung wechselst, wird der anteilige Preis sofort abgerechnet (dh. der jährliche Preis ohne verbliebene Berechnungen in deinem aktuellen Plan).

Falls du versuchst, von monatlicher zu jährlicher Zahlung über dein Handy oder Tablet zu wechseln und du keinen Link im Abschnitt “Abonnement” finden kannst, solltest du zur Seite "Upgrade" gehen und du kannst den Link für jährliche neben dem Link für monatliche Abrechnung finden.

Rechnungen herunterladen

Du kannst alle deine Rechnungen erhalten, indem du auf die Schaltfläche “Abonnement” in der Randleiste klickst und dann zur Registerkarte “Rechnungen” wechselst. Da kannst du “Frühere Rechnungen” finden und deine Rechnungen herunterladen.

Upgrade auf einen höheren Plan

1. Auf die Schaltfläche “Abonnement” in der Randleiste klicken
2. Zur Registerkarte “Pläne” wechseln
3. Einen Abrechnungszeitraum (monatlich/jährlich) auswählen
4. Auf "Upgrade" unter dem gewünschten Plan klicken
5. Upgrade bestätigen

Beim Upgrade wird der anteilige Preis des neuen Plans für den aktuellen Abrechnungsmonat umgehend in Rechnung gestellt.

Downgrade auf einen niedrigeren Plan

1. Auf die Schaltfläche “Abonnement” in der Randleiste klicken
2. Zur Registerkarte “Pläne” wechseln
3. Auf die Schaltfläche “Downgrade” unter dem gewünschten Plan klicken
4. Aktion bestätigen

Ein Informationsbanner oben auf dem aktuellen Plan zeigt das Downgrade auf einen niedrigeren Plan an und nach dem Ablauf des aktuellen Abonnements beginnt das neue, niedrigere Abonnement (das Gleiche passiert, wenn man von einem jährlichen zu einem monatlichen Plan wechselt).

Kündigung (vom kostenpflichtigen zum kostenlosen Plan)

Du kannst dein Abonnement jederzeit in nur wenigen Sekunden kündigen, indem du:

1. Auf die Schaltfläche “Abonnement” in der Randleiste klickst
2. Nach unten scrollst
3. Auf “Abonnement kündigen” in der unteren rechten Ecke klickst, Feedback gibst und deine Entscheidung bestätigst

Sobald du das Abonnement gekündigt hast,

• werden keine weiteren Kosten abgerechnet.
• kannst du noch immer alle deine früheren Rechnungen herunterladen.
• kannst du zusätzliche Funktionen bis zum Ende des bezahlten Zeitraums weiter verwenden.
• wird dein Plan nach dem Ende des bezahlten Zeitraums auf den kostenlosen Plan herabgestuft.
• Ein Upgrade/Downgrade kann sich nicht auf Daten, sondern auf Zugriff auf zusätzliche Funktionen auswirken (die Daten bleiben für immer beibehalten, es sei denn, dass du dich entscheidest, den Arbeitsbereich oder dein Konto zu löschen)

FREE-Plan

• Unbegrenzte Zeiterfassung
• Unbegrenzte Anzahl von Benutzern
• Unbegrenzte Anzahl von Projekten
• Kioskmodus
• Berichte
• Mehrere Währungen
• Apps und Integrationen zur Zeiterfassung (außer QuickBooks)
• Support
• API

BASIC-Plan

3.99 $ monatlich pro Benutzer, bei einem Upgrade auf den jährlichen Plan
4.99 $ monatlich pro Benutzer, bei einem Upgrade auf den monatlichen Plan

Der BASIC-Plan ermöglicht es seinen Benutzern, die Daten in ihrem Konto einfach zu bearbeiten und gewissermaßen zusätzliche Kontrolle zu haben. Folgende Funktionen werden im Plan eingeschlossen:

• Alle FREE-Funktionen
• Zeit für andere hinzufügen
• Zeit und Seiten ausblenden
• Pflichtfelder
• Massenhaft bearbeiten
• Dezimalformat
• Zeitprüfung
• Berichte anpassen
• Projektvorlagen
• Frühere Sätze
• Profile bearbeiten
• Arbeitszeittabellen importieren
• PIN
• Pausen in der Kiosk-App
• Pausen in der Web-App

STANDARD-Plan

5.49 $ monatlich pro Benutzer, bei einem Upgrade auf den jährlichen Plan
6.99 $ monatlich pro Benutzer, bei einem Upgrade auf den monatlichen Plan

Der STANDARD-Plan ermöglicht es seinen Benutzern, zusätzliche Kontrolle über ihr Konto zu haben und Benutzer einfacher zu verwalten. Folgende Funktionen stehen dir in diesem Plan zur Verfügung:

• Alle BASIC-Funktionen
• Arbeitsfreie Zeit
• Rechnungsstellung
• Genehmigung von Arbeitzeittabellen
• Arbeitszeittabellen sperren
• Zielvorgaben und Erinnerungen
• Managerrolle
• Aufgabensätze
• Zeitrundung
• QuickBooks-Integration
• 2FA / MFA erzwingen
• Kiosk anpassen
• Anwesenheit und Überstunden

PRO-Plan

7.99 $ monatlich pro Benutzer, bei einem Upgrade auf den jährlichen Plan
9.99 $ monatlich pro Benutzer, bei einem Upgrade auf den monatlichen Plan

Der PRO-Plan ist für Benutzer großartig, die erweiterte Funktionen zur Verfolgung von Projektrentabilität und Teamproduktivität benötigen. In diesem Plan stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung:

• Alle STANDARD-Funktionen
• Zeitplanung
• Ausgaben
• Arbeitskosten und Gewinn
• Budget und Voranschläge
• Benutzerdefinierte Felder
• Benutzerfelder
• E-Mail-Berichte
• Aufgabenbericht
• Warnmeldungen
• Timer erzwingen
• GPS-Tracking
• Screenshots
• Prognoseerstellung
• Datenregion
• Kunden Währungen zuweisen

ENTERPRISE-Plan

11.99 $ monatlich pro Benutzer, bei einem Upgrade auf den jährlichen Plan
14.99 $ pro Benutzer, bei einem Upgrade auf den monatlichen Plan

Der Enterprise-Plan ermöglicht Benutzern volle Kontrolle über ihr Konto. Er schließt alle vorhandenen Funktionen aus allen Clockify-Plänen ein.

• Alle PRO-Funktionen
• Einmalige Anmeldung (SSO)
• Benutzerdefinierte Unterdomäne
• Konten kontrollieren
• Überwachungsprotokoll

Benutzer mit einer in Indien ausgestellten Kreditkarte - Was bedeutet die Vorgabe der RBI (Zentralbank von Indien) für dein Abonnement?

Seit Oktober 2021 müssen Besitzer einer in Indien ausgestellten Kreditkarte Firmen (z. B. Clockify) eine Erlaubnis geben, wiederkehrende Änderungen an ihrer Kreditkarte vornehmen zu können.

Dies führte zur erhöhten Anzahl von fehlgeschlagenen Zahlungen unserer Benutzer, deren Kreditkarten in Indien ausgestellt sind. Du darfst damit rechnen, dass Clockify alles getan hat, um diese Vorgabe einzuhalten.

Im Wesentlichen solltest du Clockify eine Erlaubnis geben, damit es wiederkehrende Zahlungen vornehmen kann. Bevor dein Abonnement erneut wird, erhältst du eine E-Mail von uns, die deine Zahlung bestätigt.

Diese E-Mail wird an die Adresse gesendet, die du in den Rechnungsdaten in der Registerkarte “Abonnement” angegeben hast. Du solltest die Zahlung einfach bestätigen und danach sollte alles wieder funktionieren. Bei Zahlungen mit wiederkehrender Gebühr, die höher als 5,000 INR (~66 USD) sind, solltest du jede wiederkehrende Zahlung erlauben.

Es bedeutet, dass jedes Mal dein Abonnement erneut werden soll, erhältst du eine E-Mail von uns, damit du die Zahlung bestätigst und du musst sie bestätigen, damit die Zahlung erfolgreich ist. 

Hilfreiche Tipps:

• Du solltest sicherstellen, dass du eine Kreditkarte verwendest, die 2FA unterstützt (wenn das nicht der Fall ist, solltest du deine Kreditkarte in Abonnement > Zahlungsinformationen ändern).

• Du solltest im Posteingang überprüfen, ob du eine E-Mail erhalten hast, um die Zahlung zu genehmigen.

• Du solltest deine Bank kontaktieren, um die Zahlung zu bestätigen und zu genehmigen.

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Du kannst alle PRO-Funktionen 7 Tage kostenlos ausprobieren, dabei ist keine Kreditkarte erforderlich.

Wenn du mehr Zeit benötigst, um alles zu testen, kannst du uns für eine Verlängerung der Testversion oder für eine Live-Demo kontaktieren.

Testversion aktivieren

1. Bei deinem Clockify-Konto anmelden
2. Auf "Upgrade" in der oberen Leiste klicken (oder diesem Link folgen)
3. Auf "Testversion aktivieren" klicken
4. Bestätigen

Die Testversion kann nur einmal pro Arbeitsbereich aktiviert werden. Außerdem, falls im Arbeitsbereich ein Upgrade zu einem Zeitpunkt durchgeführt wurde, wird die Testversion nicht aktiviert.

Nach Ende der Testversion

Wenn die Testversion aktiviert ist, gibt es in Clockify, in der oberen linken Ecke, einen Countdown-Timer, der anzeigt, wie viele Tage noch übrig sind.

Nach dem Ablauf der Testversion wird dein Plan auf die FREE-Version zurückgesetzt.

Alle Daten, die du erstellt oder importiert hast, bleiben erhalten, aber die zusätzlichen Funktionen werden deaktiviert.

Ein Beispiel: Alle Zeiteinträge, die du importiert und Ausgaben, die du erstellt hast, bleiben erhalten, aber du kannst auf sie nicht zugreifen (dh. die Ausgaben werden in den Arbeitsbereich-Einstellungen deaktiviert).

Um auf zusätzlichen Funktionen und Daten zuzugreifen die du verwendet hast, solltest du ein Upgrade deines Kontos vornehmen.

Wenn du mehr Zeit zum Testen benötigst, dann kannst du uns für eine Verlängerung der Testversion kontaktieren und wir helfen dir gerne.
Falls du die Verlängerung der Testversion erhältst, zeigt dein Countdown-Timer die Anzahl von Tagen, für die deine Testversion verlängert wurde.

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Du kannst auswählen, ob reguläre Benutzer Folgendes sehen können:

• Alle erfassten Zeiten und Ausgaben: reguläre Benutzer können Zeiteinträge und Ausgaben sehen, die andere Mitarbeiter in jedem Projekt erstellt haben
• Zeiten und Ausgaben nur in öffentlichen Projekten: reguläre Benutzer können Zeiteinträge und Ausgaben sehen, die andere Mitarbeiter in öffentlichen Projekten erstellt haben
• Nur ihre eigenen Zeiten und Ausgaben: reguläre Benutzer können nur ihre eigenen Zeiteinträge und Ausgaben sehen

Du kannst außerdem auswählen, ob Benutzer auf das Team-Dashboard und die Registerkarte “Projektstatus” zugreifen können (damit sie den Fortschritt nachverfolgen können, sowie wie viel von der vorgeschlagenen Zeit und dem vorgeschlagenen Budget noch übrig ist). Falls die Benutzer auf Status zugreifen, aber keine abrechenbaren Sätze sehen können, können sie dann nur den Fortschritt sehen und alle Beträge bleiben ausgeblendet.

Diese Einstellung gilt nicht für Projektmanager. Projektmanager, obwohl sie reguläre Benutzer sind, können alle erfassten Zeiten für Projekte ansehen, bei denen ihnen die Managerrolle zugewiesen ist.

Weitere Informationen darüber, wer was tun und sehen kann, findest du hier.

Seiten ausblenden

Darüber hinaus kannst du Projekt-, Team- und Berichtsseiten in der Randleiste der regulären Benutzer ausblenden.

Das Ausblenden von Seiten funktioniert bei Managern anders:

• Projektmanager können Bericht- und Projektseiten immer ansehen
• Teammanager können Berichtsseiten immer ansehen

The post Hide time & pages appeared first on Clockify Help.

Das Hinzufügen von Zeiten für andere Mitarbeiter ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, wenn du deinen Arbeitsbereich auf einen der kostenpflichtigen Pläne aktualisierst.

Zeiten in Arbeitszeittabellen hinzufügen

Du solltest diesen Schritten folgen, um Zeiten in einer Arbeitszeittabelle deines Teammitglieds hinzuzufügen oder zu bearbeiten.

1. Zu deiner Seite "Arbeitszeittabelle" gehen
2. Auf die Schaltfläche "Teammitglieder" klicken
3. Teammitglied auswählen, um dessen Arbeitszeittabelle (Aktiv, Inaktiv, Alle) anzusehen
4. Projekt oder Aufgabe auswählen
5. Zeiten für das Teammitglied hinzufügen/bearbeiten

Wenn du “Arbeitszeittabelle” in der Randleiste nicht finden kannst, kannst du es in “Einstellungen” aktivieren.

Zeiten im detaillierten Bericht hinzufügen

Wenn du in Bezug auf die Zeiteinträge genauer sein solltest, kannst du die Zeiten für ein Mitglied deines Teams direkt auf der Seite “Detaillierter Bericht” mit nur wenigen Klicks hinzufügen.

Du kannst Zeiten für einen oder mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen.

1. In der Randleiste auf “Berichte” zeigen und auf “Detailliert” klicken
2. Auf die Schaltfläche "Zeit für andere hinzufügen" klicken
3. Auf "Benutzer auswählen" klicken
4. Mitglieder oder Gruppen auswählen, für die die Zeiten hinzufügen möchtest
5. Start- und Endzeit eingeben und ein Datum auswählen
6. Auf "Hinzufügen" klicken

Auch kannst du eine Beschreibung hinzufügen, ein Projekt auswählen. Tags hinzufügen oder wählen, ob der Zeiteintrag abrechenbar ist oder nicht.

Neben dem Hinzufügen von Zeiten für andere Mitarbeiter kannst du auch anderen Benutzern Einträge neu zuweisen. Du kannst die Einträge nacheinander neu zuweisen, indem du auf einen Eintrag vom Benutzer klickst und eine andere Person auswählst, oder gleichzeitig mehrere Einträge auf dem Bildschirm "Massenbearbeitung" neu zuweisen.

Besitzer oder Administratoren können Zeiteinträge anderer Mitarbeiter hinzufügen oder bearbeiten. Teammanager können diese Aktion ausführen, wenn die Option dafür in Arbeitsbereicheinstellungen aktiviert wurde. Reguläre Benutzer können nur ihre eigenen Zeiteinträge bearbeiten.

Zeiten im Kalender hinzufügen

1. Zur Seite "Kalender" gehen
2. Auf die Schaltfläche “Teammitglieder” klicken und ein Teammitglied auswählen, um seinen Kalender anzusehen
3. Auf ein beliebiges offenes Zeitfenster klicken, um einen Zeiteintrag hinzuzufügen
4. Klicken und nach oben oder unten ziehen, um einen Zeiteintrag für das gewünschte Zeitfenster zu erstellen

The post Add time for others appeared first on Clockify Help.

Massenbearbeitung ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf einen der kostenpflichtigen Pläne aktualisierst.

Mehrere Zeiteinträge aktualisieren

1. Zum “Detaillierten Bericht” gehen
2. Kontrollkästchen für Zeiteinträge auswählen, die du aktualisieren möchtest
3. Nach der Auswahl auf Massenhaft bearbeiten oben in der Tabelle klicken
4. Eigenschaften, die du aktualisieren möchtest, auswählen und neue Werte eingeben
5. Auf "Speichern" klicken, um alle ausgewählten Zeiteinträge mit den neuen Werten zu aktualisieren

Wenn du Tags zu Zeiteinträgen hinzufügst, kannst du auswählen, ob du neue Tags zu vorhandenen Tags hinzufügen oder diese überschreiben möchtest.

Vor Massenbearbeitung kannst du Zeiteinträge filtern, die du aktualisieren möchtest und dann auf das Kontrollkästchen ganz oben klicken, um alle gefilterten Einträge mit einem Klick auszuwählen.

Mehrere Projekte aktualisieren

1. Zur Seite "Projekte" gehen
2. Kontrollkästchen für Projekte auswählen, die du aktualisieren möchtest
3. Nach der Auswahl auf Massenhaft bearbeiten oben klicken
4. Eigenschaften, die du aktualisieren möchtest, auswählen und neue Werte eingeben
5. Auf "Speichern" klicken, um alle ausgewählten Projekte mit neuen Werten zu aktualisieren

Wenn du Mitglieder zu Projekten hinzufügst, kannst du auswählen, ob du neue Mitglieder zur vorhandenen Mitgliederliste hinzufügen oder die Liste überschreiben möchtest.

Tipp: Vor Bearbeitung kannst du Projekte filtern, die du aktualisieren möchtest und dann auf das Kontrollkästchen ganz oben klicken, um alle gefilterten Projekte mit einem Klick auszuwählen.

Aufgaben in mehreren Projekten löschen

Mit der Option zur Massenbearbeitung kannst du auch Aufgaben in mehreren Projekten löschen. Damit kannst du Zeit sparen und deine Effizienz verbessern. 

Um Aufgaben zu löschen, solltest du

• Zur Seite "Projekte" gehen
• Kontrollkästchen für Projekte auswählen, die du aktualisieren möchtest
• Nach der Auswahl auf die Option "Massenbearbeitung" klicken
• Im Massenbearbeitung-Fenster die Option "Aufgabe" auswählen
• Die Option "Vorhandene überschreiben" auswählen
• Auf "Speichern" klicken

Du solltest LÖSCHEN im Bestätigungsfenster eingeben und auf "Speichern" klicken, um die Aktion zu bestätigen.

Einstellungen zur Zeiterfassung von mehreren Mitgliedern aktualisieren

1. Zur Seite "Team" gehen
2. Auf der Registerkarte “Mitglieder” Teammitglieder auswählen, deren Einstellungen du aktualisieren möchtest
3. Nach der Auswahl auf Massenhaft bearbeiten oben klicken
4. Eigenschaften, die du aktualisieren möchtest, auswählen und neue Werte eingeben
5. Auf "Speichern" klicken, um alle ausgewählten Mitglieder mit neuen Werten zu aktualisieren

Nur Admins und Besitzer können diese Aktion ausführen.

Massenbearbeitung von Benutzern ist in jedem kostenpflichtigen Plan verfügbar. Wenn du aber den PRO-Plan hast und dir daher benutzerdefinierte Felder und Kostensatz zur Verfügung stehen, kannst du diese Eigenschaften ansehen und bearbeiten.

The post Bulk edit appeared first on Clockify Help.

Zeitprüfungen können von beiden Admins und regulären Benutzern ausgeführt werden.

• Admins können alle fehlerhaften Einträge im ganzen Arbeitsbereich mit einem Klick finden und sie korrigieren.
• Teammitglieder können ihre unvollständigen Einträge mit einem Klick finden und sie korrigieren

Zeitprüfung ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf einen der kostenpflichtigen Pläne aktualisierst.

Um Änderungen an Zeiteinträgen (z. B. wer die Anfangszeit geändert, Einträge gelöscht hat usw.) aufzunehmen und zu analysieren, kannst du die Überwachungsprotokoll-Funktion verwenden.

Wann wird Zeitprüfung verwendet?

• Du bist mitten in der Arbeit und möchtest einfach einen Timer starten oder ein Projekt hinzufügen/den Eintrag später kategorisieren.
• Bevor du Rechnungen an Kunden erstellst, musst du Arbeitszeittabellen bereinigen und Einträgen finden, die dein Team nicht kategorisiert hat.
• Zeiteinträge finden, die du versehentlich erstellt hast (kürzer als 1 Minute oder länger als 8 Stunden), damit du diese löschen kannst.

So wird Zeitprüfung verwendet

1. Zum “Detaillierten Bericht” gehen
2. Auf “Zeitprüfung” im Dropdownmenü klicken
3. Einträge auswählen, die du finden möchtest (ohne Projekt/Aufgabe, verdächtige Dauer)
4. Zeiteinträge direkt bearbeiten (Projekt/Aufgabe hinzufügen oder löschen, Dauer korrigieren)

Du kannst auch Filter oben auf der Seite verwenden.

Wenn du "Verdächtige Dauer" auswählst, kannst du die Dauer definieren, mit der ein Eintrag verdächtig vorkommt. Um den Filter für verdächtige Dauer zu löschen, solltest du auf "Alle löschen" klicken.

The post Time audit appeared first on Clockify Help.

Pflichtfelder sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf einen der kostenpflichtigen Pläne aktualisierst.

So werden Pflichtfelder aktiviert

Auf der Seite “Arbeitsbereichseinstellungen” können Administratoren definieren, welche Felder zur Erstellung eines Zeiteintrags obligatorisch sind.

Du kannst folgende Felder obligatorisch machen:

• Projekt
• Aufgabe
• Tag
• Beschreibung

When the task is a required field, projects that don’t have tasks don’t show up in the project picker.

So funktioniert es

Wenn du zum Beispiel ein Projekt und Tags als obligatorisch auswählst,

• kann niemand einen Zeiteintrag ohne ein Projekt oder Tag hinzufügen (sogar nicht Admins)
• kann der Timer aktiviert aber nicht gestoppt werden, bis du ein Projekt oder Tag hinzufügst
• kannst du, ohne ein Tag auszuwählen, Zeiten in einer Arbeitszeittabelle nicht hinzufügen

The post Required fields appeared first on Clockify Help.

Das Aktualisieren von früheren Sätzen ist eine zusätzliche Funktion, die du verwenden kannst, wenn du deinen Arbeitsbereich auf einen der kostenpflichtigen Pläne aktualisierst.

Wenn du einen Stundensatz bearbeitest, kannst du einen neuen Satz anwenden und zwar:

• Nur auf neue Zeiteinträge (z. B. Mitarbeiter hat Gehaltserhöhung bekommen oder du hast einen Preis erhöht und die Erhöhung gilt ab heute)
• Auf Einträge ab einem bestimmten Datum (z. B. du hast vereinbart, dass ein Satz ab Mai 2022 erhöht wird)
• Auf alle zukünftigen und vergangenen Zeiteinträge (z. B. der frühere Satz war falsch)

The post Historical rates appeared first on Clockify Help.

Das Dezimalformat ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf einen der kostenpflichtigen Pläne aktualisierst.

Dezimalformat aktivieren

Um das Dezimalformat zu aktivieren, solltest du zu Arbeitsbereichseinstellungen gehen und unter "Dauerformat" das Format "Dezimal (h.hh)" auswählen.

Sobald das Dezimalformat aktiviert ist,

• wird die Dauer überall auf der Benutzeroberfläche (Zeiterfassung, Berichte usw.) im Dezimalformat angezeigt
• wird die Dauer in PDF-Berichtexporten im Dezimalformat angezeigt
• werden Ziffern in Zellen von Arbeitszeittabellen (sowie bei anderen Eingaben von Dauer) als Stunden (z. B. wenn man 1 eingibt, wird das als eine Stunde interpretiert) angezeigt.

The post Decimal format appeared first on Clockify Help.

Das Anpassen von Exporten ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf einen der kostenpflichtigen Pläne aktualisierst.

Exporteinstellungen

Um Spalten zu wählen, die du im CSV-, Excel- oder PDF-Format exportieren möchtest, solltest du:

1. Zu einem Bericht gehen
2. auf "Exportieren" klicken
3. "Anpassen" auswählen
4. Informationen auswählen, die du erhalten möchtest, wenn du CSV/Excel/PDF exportierst
5. "Speichern"
6. Jeder Bericht, den du exportierst, enthält ab jetzt nur die ausgewählten Daten

Diese Anpassung funktioniert auf Pro-Benutzer-Basis und wird auch über Sitzungen hinweg gespeichert. Falls du entscheidest, dass du eine Spalte benötigst, kannst du sie jederzeit wieder einschalten.

Du kannst deinen eigenen Text in der Fußnote eines PDF-Berichts hinzufügen, indem du die Option “Notizen” auswählst und den Text eingibst. Alle PDF-Exporte für diese Art von Berichten beinhalten den Text, bis du “Notizen” deaktivierst.

Für jede Benutzergruppe kannst du außerdem eine separate Spalte im CSV/Excel-Format erhalten, sobald du "Gruppe" in den Exporteinstellungen des detaillierten Berichts aktivierst.

Gebrandete Berichte

Exportierte PDF-Berichte mit dem Logo deiner Firma

Du kannst das Logo deiner Firma in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs einfach hochladen. Dein Logo wird ein Teil jedes PDF-Berichts, den du exportierst und es wird "Mit Clockify erstellt" nicht weiter in der PDF-Fußnote angezeigt.

Gebrandete Berichte sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf einen der kostenpflichtigen Pläne aktualisierst. Du kannst die Funktion kostenlos ausprobieren, indem du die kostenlose Testversion aktivierst (keine Kreditkarte ist erforderlich).

Name auf gedruckten Berichten

Wenn du benötigst, dass ein benutzerdefinierter Text (z. B. anstelle des üblichen "Zusammenfassungsbericht") oben im Bericht angezeigt wird, solltest du den Bericht teilen, dann den Link öffnen und PDF exportieren.

Logo-Größe

Bei der Auswahl des Logos, das du hochladen möchtest, solltest du Folgendes beachten:

• Quadratische Logos (Seitenverhältnis 1:1) sehen am besten aus
• Logos, bei denen die Breite länger als die Höhe (3:1) ist, sehen größer aus
• Logos, bei denen die Höhe länger als die Breite ist (1:3), sehen kleiner aus

The post Customize report exports appeared first on Clockify Help.

Kostenloser Plan

Die Benutzer des kostenlosen Plans können Projekte nur ohne Anpassung exportieren. Die auf diese Weise exportierten Daten umfassen Projektnamen, Kunden, Aufgaben, ob das Projekt privat oder öffentlich ist, ob es abrechenbar ist usw. 

Basic- und Standard-Plan

Benutzer der Basic- oder Standard-Pläne können den Export anpassen. Abgesehen von Projektdetails können sie auch benutzerdefinierte Felder exportieren, falls es welche gibt. 

Pro- und Enterprise-Plan 

Die Benutzer der Pro- und Enterprise-Pläne haben die Möglichkeit, erfasste Stunden, veranschlagtes und verbleibendes Budget, Überschuss, wiederkehrende Kalkulationen oder Kostensatz zu exportieren.
Wenn "Ausgaben" und "Kostensatz" aktiviert sind, dann gibt es im Fenster "Export anpassen" zusätzliche Kontrollkästchen (Ausgaben, abrechenbare oder nicht abrechenbare Ausgaben und Kostensatz). 

Wenn Benutzer seinen Plan auf einen niedrigeren oder kostenlosen Plan herunterstuft, sind die im bezahlten/niedrigeren Plan verfügbaren Einstellungen und Konfigurationen nicht mehr verfügbar.

The post Customize project exports appeared first on Clockify Help.

Mit dem Importieren werden alle nötigen Projekte, Aufgaben, Kunden, Tags und Zeiteinträge erstellt - alles, was du tun solltest, ist eine Datei zu erstellen.

Das Importieren von Zeiten ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf einen der kostenpflichtigen Pläne aktualisierst. Wenn du über kein Abonnement verfügst, werden nur Projekte, Kunden und Aufgaben importiert.

Schritte zum Importieren

1. Zu Einstellungen des Arbeitsbereichs gehen
2. Registerkarte "Import" auswählen
3. CSV-Datei vorbereiten und hochladen (du kannst einen detaillierten Bericht im CSV-Format in Clockify exportieren, um zu überprüfen, wie die Datei aussehen sollte)
4. Clockify analysiert, wie viele Einträge importiert werden (und wie viele neue Projekte oder Aufgaben erstellt werden, falls einige fehlen)
5. Informationen überprüfen und auf "Import starten" klicken

Beispiel einer CSV-Datei

Du kannst einen detaillierten Bericht im CSV-Format in Clockify exportieren, um zu überprüfen, wie die Datei aussehen sollte.

Beispiel einer CSV-Datei herunterladen

Project,Client,Description,Task,Email,Tags,Billable,Start Date,Start Time,Duration (h)
PTO,Sol-Tech,Time off,Vacation,james.white@gmail.com,,No,08/31/2019,9:00 AM,8:00
GS-100 Administration,Global Solutions,Feature development,Development,dale.the.knight@gmail.com,,Yes,08/31/2019,9:00 AM,8:00
CT-200 Banking app,California Tech,Troubleshooting,Support,ethel.rose.parker@gmail.com,,Yes,08/30/2019,4:00 PM,1:00
CT-200 Banking app,California Tech,Wireframing,Design,yvonne.gardner.ivy@gmail.com,,Yes,08/30/2019,3:00 PM,2:00
GS-100 Administration,Global Solutions,Answering tickets,Support,ethel.rose.parker@gmail.com,€,Yes,08/30/2019,2:00 PM,2:00

Zeitformate

Du solltest sicherstellen, dass Formate (Zeit, Dauer, Datum) in der CSV-Datei mit denen in deinem Konto übereinstimmen.

Wenn die Anfangszeit in deiner CSV-Datei beispielsweise 1:00 ist, aber dein Konto 13:00 zeigt, schlägt der Import fehl. Dann solltest du entweder die Zeit in der CSV-Datei auf 13:00 Uhr umstellen oder zu Profileinstellungen gehen und das Uhrzeitformat zum 24-Stunden-Format wechseln.

• Dauerformat - du kannst es in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs ändern (hh:mm:ss, h:mm, h.hh)
• Datumsformat - du kannst es in Profileinstellungen ändern (DD/MM/YYYY, MM-DD-YYYY, usw.)
• Uhrzeitformat - du kannst es in Profileinstellungen ändern (12-Stunden, 24-Stunden)

Maximale Zeichenbegrenzung

• Beschreibung: 3000
• Aufgabe: 1000
• Projekt: 250
• Kunde: 100
• Tag: 100

Notizen

• Nur Admins können Zeiteinträge importieren.
• Du kannst eine Importaktion beliebig oft durchführen, aber die Dateigröße ist auf 1 MB begrenzt.
• Du kannst Zeiten nur für Benutzer (aktiv, inaktiv oder eingeladen) aus eigenem Arbeitsbereich importieren. Die E-Mail-Adressen von Benutzern in Clockify müssen mit ihren E-Mail-Adressen in der CSV-Datei übereinstimmen.
• Eingeschränkte Mitglieder (Mitglieder ohne E-Mail-Adresse) sind derzeit nicht unterstützt.
• Pflichtfelder beim Zeitimport: E-Mail, Startdatum, Startzeit, Dauer.
• Optionale Felder beim Zeitimport: Abrechenbar, Beschreibung, Projekt, Aufgabe, Kunde, Tag (falls ein Pflichtfeld aktiviert ist, ist es in CSV auch erforderlich).
• Wenn du Projekte nicht nach Kunden gruppierst, solltest du die Kundenspalte in der CSV-Datei entsprechend umbenennen.
• Dauer in der CSV-Datei sollte mit dem ausgewählten Dauerformat in den Einstellungen des Arbeitsbereichs übereinstimmen (hh:mm:ss oder h:mm).
• Werte in den Spalten "Startzeit" und "Startdatum" in der CSV-Datei sollten mit deinen Uhrzeit- und Datumsformat in deinen Profileinstellungen übereinstimmen.
• Enddatum und Endzeit werden anhand der Startzeit und Dauer automatisch berechnet.
• Zeiteinträge werden entsprechend der Zeitzone der Person importiert, die den Import ausführt.
• Wenn du den abrechenbaren Status eines Eintrags nicht genau angibst, wird er aus seinem Projekt übernommen.
• Stundensätze werden entsprechend der Hierarchie übernommen.

The post Import timesheets appeared first on Clockify Help.

Projektvorlage ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf einen der kostenpflichtigen Pläne aktualisierst. 

Vorlage erstellen

So richtest du ein Projekt als Vorlage ein:

1. Zur Seite “Projekte” gehen
2. Auf das drei Punkte neben dem Projektnamen klicken
3. "Als Vorlage festlegen" auswählen

Du kannst eine unbegrenzte Anzahl an Vorlagen einrichten.

Wenn Benutzer eines Projekts, das als Vorlage festgelegt wurde, noch kein Konto haben, haben sie keinen Zugriff auf die Projekte, die auf Basis dieser Vorlage erstellt wurden.

Projekte aus Vorlagen erstellen

Wenn du eine Projektvorlage eingerichtet hast, kannst du diese bei der Erstellung neuer Projekte verwenden.

1. Zur Seite “Projekte” gehen
2. Auf die Schaltfläche "Neues Projekt erstellen" in der oberen rechten Ecke klicken
3. Auf das Feld "Keine Vorlage" klicken
4. Deine Vorlage aus dem Dropdown-Menü wählen
5. Auf "Erstellen" klicken

Vorlage entfernen

Wenn du nicht weiter möchtest, dass ein Projekt als Vorlage dient, kannst du es als Vorlage einfach entfernen.

1. Zur Seite “Projekte” gehen
2. Auf das drei Punkte neben dem Projektnamen klicken
3. Auf "Nicht als Vorlage verwenden" klicken

Wenn du ein bestimmtes Projekt archivierst, das als Vorlage dient, solltest du dir keine Sorgen machen, da das Projekt weiter als Vorlage angeboten wird, bis du es als Vorlage nicht manuell entfernst.

Reguläre Benutzer können neue Vorlagen nicht erstellen oder vorhandene löschen. Darüber hinaus können nur reguläre Benutzer, die zu einem privaten Projekt, das man als Vorlage speicherte, zugewiesen wurden, diese Vorlage benutzen.

Vorlage ändern

Wenn du ein Projekt änderst, das als Vorlage gespeichert wurde, werden Projekte, die auf Basis dieser Vorlage erstellt wurden, nicht geändert.
Nur neue Projekte, die aus der geänderten Vorlage erstellt wurden, werden entsprechend geändert.

The post Project templates appeared first on Clockify Help.

Die PIN ist eine zusätzliche Funktionen, die du aktivierst, indem du dein Konto auf einen der KOSTENPFLICHTIGEN Pläne aktualisiert.

PIN aktivieren

Wenn du einen Kiosk erstellst oder bearbeitest, solltest du das Kontrollkästchen “PIN erforderlich” aktivieren. Wenn du das nicht tust, kann jede Person Profile von anderen Mitarbeitern auswählen und für sie einstempeln.

Jeder Kiosk kommt mit einer Universal-PIN , die es dir ermöglicht, für alle Personen (außer Admin) am Kiosk ein- und auszustempeln.

Du kannst beispielsweise Schichtmanagern die Universal-PIN mitteilen, damit sie, falls nötig, für andere einstempeln können.

PIN eingeben

Jede Person erhält einen persönlichen PIN-Code automatisch.

Wenn Mitarbeiter einen Kiosk öffnen, wählen sie ihr Profil aus und geben ihren persönlichen PIN-Code ein, um sich anzumelden.

Mitarbeiter können auch den Universal-PIN-Code des Kiosks eingeben (falls du ihn kennst), der einen persönlichen PIN-Code von Mitarbeitern überschreibt.

Du kannst dich mit der Universal-PIN im Profil des Admins nicht anmelden.

PIN-Codes verwalten

Um PIN-Codes für alle Benutzer eines Kiosks zu sehen, solltest du:

1. Zur Seite “Kiosk” gehen
2. Auf drei Punkte neben einem Kiosk klicken
3. Auf “Zugewiesene exportieren” klicken
4. Die CSV-Datei öffnen, um alle Kiosk-Zugewiesene und ihre PIN-Codes anzusehen

Um einen persönlichen PIN-Code zu bearbeiten, solltest du:

1. Zur Seite "Team" gehen
2. Auf die drei Punkte neben der Person klicken
3. Auf “PIN bearbeiten” klicken
4. Auf “Generieren” klicken (oder einen PIN-Code manuell eingeben)
5. Auf “Speichern” klicken

Um einen Universal-PIN-Code für einen Kiosk zu bearbeiten, solltest du:

1. Zur Seite “Kiosk” gehen
2. Auf drei Punkte neben einem Kiosk klicken
3. Sicherstellen, dass “PIN erforderlich” aktiviert ist
4. Auf “Generieren” klicken oder einen benutzerdefinierten Universal-Pin-Code eingeben
5. Auf “Speichern” klicken

PIN vergessen

Falls du deine PIN vergessen hast, kannst du auf den "Deine PIN vergessen?"-Link klicken.

Du solltest die Aktion bestätigen und Admins erhalten eine E-Mail, um dir helfen zu können.

PIN-Code-Anforderungen

• Ein regulärer Benutzer kann nicht den gleichen PIN-Code haben, wie ein Admin.
• Jeder Kiosk hat einen eindeutigen Universal-PIN-Code.
• Ein Admin kann nicht den gleichen PIN-Code und Universal-PIN-Code des Kiosks haben.
• Ein PIN-Code kann nicht die gleichen vier Ziffern haben (z. B. 1111).

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Sie können über ein Kiosk-Endgerät ihre Pausen starten oder beenden.

Administratoren und Manager können später in Berichten einsehen, wann und wie lange jeder Mitarbeiter eine Pause gemacht hat.

Die Pausen sind eine zusätzliche Funktionen, die du aktivierst, indem du dein Konto auf einen der KOSTENPFLICHTIGEN Pläne aktualisierst.

Admins können Pausen in Arbeitsbereichseinstellungen aktivieren.

So startet man eine Pause

1. Zum Kiosk gehen
2. Dein Profil wählen
3. Deine PIN (bei Bedarf) eingeben
4. "Pause starten" auswählen

Wenn du eingestempelt bist und eine Pause startest, wirst du automatisch ausgestempelt und ein Timer für den Pauseneintrag wird sofort gestartet.

Mitarbeiter, die gerade eine Pause machen, haben neben sich auf der Kioskliste einen orangen Punkt.

Im Team-Dashboard der Web-App wird auch angezeigt, wer gerade eingestempelt ist und wer eine Pause macht

So beendet man eine Pause

1. Zum Kiosk gehen
2. Dein Profil wählen
3. Deine PIN (bei Bedarf) eingeben
4. "Pause beenden" auswählen

Wenn du eine Pause beendest, wirst du automatisch wieder eingestempelt. Der Pausen-Timer wird beendet und nach dem Einstempeln wird ein neuer Timer gestartet.

Pausen in Berichten

Du kannst Pauseneinträge von regulären Arbeitseinträgen unterscheiden:

• In Zeiterfassungen über Timer, im detaillierten Berichten und in Genehmigungen hat ein Pauseneintrag ein graues “Pause”-Tag
• Im Kalender hat ein Pauseneintrag ein Kaffeetasse-Symbol
• In der Arbeitszeittabelle werden alle Pausen als eine neue Linie zusammengefasst

Du kannst in Kioskeinstellungen bestimmen, für welches Projekt Pausenzeiten erfasst werden sollen.

1. Zur Seite “Kiosk” gehen
2. Auf die drei Punkte neben einem Kiosk klicken
3. Ein Standardprojekt für Pause auswählen
4. Kiosk speichern und alle Pausenzeiten werden für das ausgewählte Projekt erfasst

Please note that you can change the default project/task break for one or multiple kiosks, if you’re a member of multiple kiosks. If you click a continue icon on a break entry (via Time Tracker or Calendar), a timer for a new break entry will start running.

In einer Arbeitszeittabelle kannst du Pausen bearbeiten oder sie aus der letzten Woche oder über Vorlage kopieren.

Im detaillierten Bericht oder Zeiterfassungssystem können Pauseneinträge auf die gleiche Weise wie andere Zeiteinträge bearbeitet werden. Du kannst sie daher in Rechnungen einbeziehen, wenn sie abrechenbar sind.

Du kannst Berichte nach Pausen- und Nicht-Pausenstatus mit Statusfilter filtern.

Du kannst Pausenstatus jedes Eintrags im Export des Detaillierten Berichts (Excel, CSV) einsehen.

Es ist nicht möglich, das Pausentag von einem Eintrag zu entfernen.

Falls du es benötigst, einen Pauseneintrag manuell zu erstellen, solltest du einen vorhandenen kopieren und seine Daten ändern (z. B. Start-/Endzeit, Benutzer usw.). Wenn du den Eintrag kopierst, während die Pausenfunktion inaktiv ist, wird stattdessen ein regulärer Eintrag erstellt.

Sobald du nicht weiter über einen kostenpflichtigen Plan verfügst, ist die Pausenfunktion nicht mehr aktiv. Die Zeiteinträge für Pausen, die bis zu diesem Zeitpunkt erstellt wurden, kannst du weiter ansehen, aber nicht mehr bearbeiten.

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This is an extra feature available on any paid subscription plan.

Pausen verfolgen

1. Zum "Zeiterfassungssystem" in der Randleiste navigieren
2. "Pausenmodus" im Dropdown-Menü rechts wählen
3. Pause starten

Ein Pauseneintrag funktioniert wie alle anderen Zeiteinträge. Der Timer läuft, bis du ihn stoppst und das blaue Favicon gibt an, dass deine Pause gerade läuft. In der Registerkarte wird dazu die verstrichene Zeit angezeigt.

Wenn du bereit bist, deine Pause zu beenden, solltest du auf die Schaltfläche "Pause stoppen" klicken, oder auf der Tastatur g drücken
Wenn du die Pause verlängern möchtest, solltest du im Pauseneintrag, den du gestoppt hast, auf die Schaltfläche “Wiedergabe” klicken. 

Pausen verwalten

Die Pauseneinträge können im Detaillierten Bericht von regulären Zeiteinträgen unterschieden werden. 
Admins und Besitzer eines Arbeitsbereichs können reguläre Zeiteinträge in Pauseneinträge umwandeln, indem sie auf die drei Punkte neben dem Eintrag klicken und die Option "Als Pause markieren" wählen. Man kann das Gegenteil tun und Pausen können in reguläre Zeiteinträge umgewandelt werden, indem man auf die drei Punkte klickt und die Option "Als Nicht-Pause markieren" wählt.
Wenn du einen detaillierten Bericht exportierst, kannst du den Export anpassen, damit Pauseneinträge darin eingeschlossen werden.
Wenn du dich entscheidest, sie einzuschließen, hat eine CSV- oder Excel-Datei dann eine zusätzliche Spalte, die angibt, ob der Eintrag Pause oder Nicht-Pause ist. 

Wenn Pauseneinträge für ein Projekt erstellt werden, das reguläre Einträge schon hat, wird die Zeile, die mit (Pause) markiert wird, auf der Seite "Arbeitszeittabelle" dupliziert. Du kannst Pauseneinträge für das Projekt hier hinzufügen.  

Auf der Seite Kalender werden Pauseneinträge mit dem Kaffeetasse-Symbol markiert.

Wenn es um Rechnungsstellung geht, werden nur abrechenbare Pauseneinträge importiert. 

Pausen werden auch in der Registerkarte Prognoseerstellung berechnet. Das versichert, dass die künftige Planung Pausen berücksichtigt. 

Die Pauseneinträge sind im Genehmigungsprozess eingeschlossen und in der eingereichten Zeit berechnet. Sie werden auch in der Tabelle neben anderen Zeiteinträgen angezeigt.

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Das Sperren von Arbeitszeittabellen ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Arbeitszeittabellen sperren

1. Einstellungen in der linken Randleiste öffnen
2. Zur Registerkarte “Berechtigungen” wechseln
3. Schalter "Einträge sperren" umschalten, um die Option zu aktivieren
4. Ein Datum festlegen, bevor alle Zeiteinträge gesperrt werden sollen
5. Änderungen werden nach der Auswahl des Datums oder dem Umschalten des Schalters "Einträge sperren" automatisch gespeichert

Sind die Einträge beispielsweise vor dem 15. April gesperrt, können reguläre Benutzer:

• Zeiteinträge mit dem Datum 14. April oder früher nicht bearbeiten
• neue Zeiteinträge mit dem Datum 14. April oder früher nicht hinzufügen

Das Sperren von Arbeitszeittabellen betrifft nicht Administratoren. Die Administratoren können Arbeitszeiten während des gesperrten Zeitraums weiterhin bearbeiten und hinzufügen.

Um die Arbeitszeittabellen zu entsperren, solltest du den Schalter ausschalten, und alle Mitarbeiter können ihre Zeiteinträge bearbeiten und neue zu jedem beliebigen Datum hinzufügen.

Wenn du Arbeitszeittabellen jeden Monat sperrst und Benutzer über Zeitzonen hinweg hast, solltest du die Sperre am 2. des Monats aktivieren. Falls du sie am 1. des Monats aktivierst, kann dein Team aus einer späteren Zeitzone Daten für den letzten Tag des Vormonats wegen der Zeitzonendifferenz nicht eingeben.

Automatische Sperre

Du kannst die automatische Sperre aktivieren und das Sperrdatum wird jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat automatisch aktualisiert, sodass du es nicht mehr manuell tun musst.

Automatische Sperre einrichten

1. Zu Einstellungen deines Arbeitsbereichs gehen und zur Registerkarte “Berechtigungen” wechseln
2. "Sperrdatum automatisch aktualisieren" aktivieren
3. Sperrhäufigkeit auswählen (wöchentlich, monatlich, früher als x Tage/Wochen/Monate)

Wenn du die Option “Wöchentlich” auswählst, solltest du zwei Tage auswählen: wann wird das Sperrdatum aktualisiert (z. B. Mittwoch) und wann ist der erste Wochentag in deinem Unternehmen (z. B. Montag). Auf diese Weise kann dein Team am Anfang der Woche (am Montag) noch immer ihre fehlenden Stunden für die vorige Woche hinzufügen, bevor die Woche gesperrt wird (es passiert am Mittwoch).

Sobald die automatische Sperre aktiviert wurde, kannst du ein Sperrdatum nicht manuell erstellen.

Wenn du ein Sperrdatum erstellst, das automatisch aktiviert wird und älter als 1 Tag ist, wird die Sperre am Ende des Tages automatisch aktiviert, damit Benutzer ihre gestrigen Stunden nicht bearbeiten können.

Die Tagessperre wird jeden Tag um Mitternacht nach der Zeitzone des Arbeitsbereichsbesitzers aktualisiert.

Wenn du Arbeitszeittabellen jeden Monat sperrst und Benutzer über Zeitzonen hinweg hast, solltest du die Sperre am 2. des Monats aktivieren - sonst kann dein Team aus einer späteren Zeitzone Daten für den letzten Tag jedes Monats nicht eingeben.

Arbeitszeiten von heute sperren

Du kannst aktuelle oder künftige Daten nicht sperren.

Um Mitarbeiter daran zu hindern, Zeiten für heute oder die Zukunft manuell hinzuzufügen (oder die Anfangs-/Endzeit ihrer Einträge zu ändern), solltest du "Timer erzwingen" aktivieren.

Ausgaben sperren

Wenn du Ausgaben verwendest, solltest du beachten, dass ein gesperrtes Datum auch Ausgaben betrifft, d.h. reguläre Benutzer können Ausgaben für ein gesperrtes Datum nicht hinzufügen oder bearbeiten.

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Alle genehmigten Arbeitszeittabellen werden endgültig gesperrt. Nicht einmal Admins können Änderungen an genehmigten Arbeitszeiten vornehmen, zumindest nicht ohne dass es dauerhaft schriftlich festgehalten wird.

Die Genehmigung der Zeiten ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, wenn du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Um die Zeitgenehmigung zu verwenden, solltest du sie zunächst in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs aktivieren.

Arbeitszeiten einreichen

Benutzer können ihre Zeiten über das Zeiterfassungssystem und Arbeitszeittabellen einreichen.

In der Zeiterfassung kannst du unter einer entsprechenden Woche oder einem entsprechenden Monat auf "Einreichen" klicken und alle Zeiten in dieser Woche oder in diesem Monat werden zur Genehmigung eingereicht. In einer Arbeitszeittabelle kannst du auf die Schaltfläche "Einreichen" ganz unten klicken.

Du kannst deine Arbeitszeittabellen weiter bearbeiten, während die Genehmigung für einen Zeitraum noch bevorstehend ist. Die Änderungen an den bevorstehenden Arbeitszeittabellen werden automatisch angezeigt, wenn Arbeitszeiten genehmigt werden.

Im Falle eines Fehlers kannst du die Einreichung zurückziehen, indem du auf X im ausstehenden Tag klickst. Wenn du einen ausstehenden Zeitraum zurückziehst, verschwindet deine Genehmigungsanforderung, und du kannst diesen Zeitraum wieder zur Genehmigung einreichen, wenn du bereit bist.

Hast du schon genehmigte Zeiten, kannst du dazu neue Zeiten hinzufügen (solange Daten nicht gesperrt sind), aber du solltest die neuen Zeiten zur Genehmigung einreichen, indem du diesen Zeitraum wieder zur Genehmigung einreichst.

Du kannst Arbeitszeittabellen einreichen, auch wenn die Daten gesperrt sind (aber, du kannst die Zeiten nicht bearbeiten).

Wenn Einträge genehmigt werden, werden sie endgültig gesperrt und du kannst sie nicht weiter bearbeiten.

Admins können für jeden Benutzer und Teammanager für ihre Mitglieder Arbeitszeittabellen über die Seite “Genehmigungen” > Registerkarte “Nicht eingereicht” einreichen, indem man auf die drei Punkte klickt (eine Genehmigungsanforderung enthält die Information darüber, wer die Arbeitszeittabelle eingereicht hat sowie wann).
Besitzer, Administratoren und Manager können auch die Stundenanzahl der genehmigten arbeitsfreien Zeit ansehen, die ein Benutzer in der Spalte "Arbeitsfreie Zeit" hat.

Arbeitszeiten einreichen (mobile App)

Mit der mobilen App (iOS und Android) kannst du Zeiten auch einreichen:

1. "Zeiterfassungssystem" oder "Arbeitszeittabelle" öffnen
2. Zum Zeitraum navigieren, den du einreichen willst
3. Auf "EINREICHEN" klicken
4. Überprüfen und bestätigen, nachdem du auf “EINREICHEN” geklickt hast

Alle eingereichten Wochen und Monate haben die Beschriftung “AUSSTEHEND”. Um eine Einreichung zurückzuziehen, solltest du auf die Beschriftung “Ausstehend” und dann auf “Zurückziehen” tippen.

Alle genehmigten Wochen und Monate haben die Beschriftung “GENEHMIGT” und die Einträge haben das Kennzeichen zur Genehmigung. Du kannst die schon genehmigten Zeiten nicht bearbeiten. Aber du kannst neue Zeiteinträge hinzufügen (falls der Zeitraum nicht gesperrt ist) und sie zur Genehmigung einreichen.

Arbeitszeiten genehmigen

Admins können die genehmigten Zeiten auf der Seite “Genehmigungen” (die man in der Randleiste findet) genehmigen und ablehnen.
Jede Genehmigungsanforderung enthält oben auf der Seite Informationen darüber, wer die Anforderung eingereicht hat und wann die Anforderung eingereicht wurde.

Wenn es eine Arbeitszeittabelle gibt, die auf die Genehmigung wartet, wird ein oranger Punkt als Anzeige in der Randleiste angezeigt.

In der Registerkarte “Ausstehend” werden Arbeitszeittabellen angezeigt, die auf die Genehmigung warten. Du kannst alle Anforderungen auf einmal genehmigen oder sie nach Benutzer oder Gruppe filtern.

Falls ein Teammitglied einen Teammanager hat, können Admins auf “An Genehmigung erinnern” klicken, um eine E-Mail-Erinnerung an jeden Teammanager zu senden, damit sie Arbeitszeittabellen ihrer Teammitglieder genehmigen.

Klicke auf die Anforderung, um eine Arbeitszeittabelle im Ganzen und mit weiteren Details anzusehen.

Um eine Anforderung abzulehnen, solltest du die Anforderung öffnen, auf “Ablehnen” in der rechten Ecke oben klicken und eine Notiz hinterlassen. Die Genehmigungsanforderung wird gelöscht, die Beschriftung “Ausstehend” entfernt und der Benutzer erhält eine E-Mail mit dieser Notiz.

Falls ein Mitglied, das eine Arbeitszeittabelle eingereicht hat, Zeiteinträge hat, die nicht richtig sind, kannst du entweder seine Arbeitszeittabelle ablehnen (und es bitten, Einträge zu korrigieren und erneut einzureichen) oder du kannst zum Detaillierter Bericht navigieren und selbst den Fehlen manuell korrigieren (das ist nur möglich, wenn du Admin oder Teammanager bist und über die Berechtigung verfügst, Zeiten anderer Mitarbeiter zu bearbeiten).

Sobald du die Zeiten genehmigt hast, werden Zeiteinträge endgültig gesperrt und nicht einmal Admins können sie bearbeiten.

Wenn du nach der Genehmigung die Zeiten in Rechnung stellst und markieren möchtest, was in Rechnung gestellt wurde, kannst du sie in die Rechnung importieren und auf diese Weise erhalten die genehmigten Zeiteinträge das Tag “In Rechnung gestellt” automatisch, damit du überprüfen kannst, was schon in Rechnung gestellt wurde und Berichte nach Status filtern.

Bitte beachten: Wenn die Anfangs- und die Endzeit einen Zeitraum von einer Nacht umfassen, erscheint neben der Endzeit eine hochgestellte Zahl, die angibt, wie viele zusätzliche Tage der Zeiteintrag umfasst.

Ausstehende Zeitanforderungen bearbeiten

Admins können die ausstehenden Anforderungen anderer Benutzer in der Registerkarte "Ausstehend" auf der Seite "Genehmigungen" direkt bearbeiten.
Solange Zeiteinträge nicht gesperrt sind, können Teammanager die ausstehenden Anforderungen ihres Teams bearbeiten.

Um eine ausstehende Anforderung zu bearbeiten, solltest du:

1. Zur Seite "Genehmigung" gehen
2. In der Registerkarte "Ausstehend" eingereichte Arbeitszeittabelle wählen
3. Auf das Stift-Symbol neben dem Zeiteintrag klicken
4. Im Fenster "Zeiteintrag bearbeiten" kannst du Folgendes bearbeiten:
   • Zeit und Datum
   • Beschreibung
   • Projekt
   • Abrechenbarkeit
   • Eintrag duplizieren/löschen

Nachdem du alle nötigen Änderungen vorgenommen hast, klicke auf "SPEICHERN" , um die Aktion zu beenden.

Managergenehmigung

Neben Admins können auch Teammanager Arbeitszeittabellen für Benutzer, die sie verwalten, genehmigen.

1. Zur Seite Team gehen
2. Auf + Role für die Person klicken, die du zum Manager machen möchtest
3. "Teammanager" abhaken
4. Benutzer auswählen, für die sie Arbeitszeittabellen sehen und genehmigen können
5. Änderungen speichern

Sobald Mitarbeitern die Teammanager -Rolle zugewiesen wird, wird “Genehmigung” in ihrer Randleiste angezeigt, und sie können Genehmigungsanforderungen nur von ihren Mitgliedern ansehen und diese genehmigen oder ablehnen.

Ausgaben genehmigen

Administratoren oder Teammanager können die eingereichten Ausgaben auf der Seite Genehmigungen genehmigen, ablehnen oder bearbeiten. Wie bei Arbeitszeitgenehmigung wird ein oranger Punkt als Anzeige für Ausgaben, die auf eine Genehmigung warten, in der Randleiste angezeigt.

Die Genehmigung von Ausgaben auf der Seite Genehmigungen einreichen:

1. Zur Registerkarte Genehmigungen in der Randleiste rechts navigieren
2. Auf die Schaltfläche "Nicht eingereicht" navigieren
3. Da gibt es eine Liste von allen nicht eingereichten Genehmigungen von Ausgaben mit dem Namen des Teammitglieds, gesamten Arbeitszeiten, der Anzahl von genehmigten Stunden der arbeitsfreien Zeit und dem Gesamtbetrag der Ausgaben

Sie sind nach dem Zeitraum gruppiert. Wenn du einen erweiterst und auf die nicht erreichten Ausgaben klickst, wirst du zur Seite “Arbeitszeittabellen” mit allen Zeiteinträgen, die eingereicht werden können, weitergeleitet. 

4. Auf "ZUR GENEHMIGUNG EINREICHEN" klicken
5. Bestätigungsfenster wird angezeigt
6. Auf "EINREICHEN" klicken, um die Aktion zu bestätigen

Wenn eine Ausgabe genehmigt wird, kann sie in keiner Weise bearbeitet werden.

Ausstehende Ausgaben bearbeiten

Admins können die Ausgaben anderer Benutzer in der Registerkarte "Ausstehend" auf der Seite "Genehmigungen" direkt bearbeiten.
Teammanager können ausstehende Anforderungen ihres Teams bearbeiten, es sei denn, dass die Ausgaben gesperrt sind.

Ausstehende Ausgaben bearbeiten:

1. Zur Seite "Genehmigung" gehen
2. In der Registerkarte "Ausstehend" eingereichte Arbeitszeittabelle wählen
3. Auf das Stift-Symbol neben dem Zeiteintrag klicken
4. Im Fenster "Ausgaben bearbeiten " kannst du Folgendes bearbeiten:
   • Datum
   • Projekt
   • Kategorie
   • Betrag
   • Abrechenbarkeit
   • Beleg hinzufügen/löschen
   • Anforderung löschen

Nachdem du alle nötigen Änderungen vorgenommen hast, klicke auf "SPEICHERN" , um die Aktion zu beenden.

Benutzer finden, die vergessen haben, ihre Zeiten einzureichen

Admins und Teammanager (für ihre Teammitglieder) können überprüfen, ob Benutzer ihre Zeiteinträge während der Woche hinzugefügt haben und Benutzern Erinnerungen senden, dass sie keine Zeit erfasst oder keine Arbeitszeittabelle eingereicht haben. 

Die Funktionalität ist ein Teil der Funktion "Genehmigungen" und steht Benutzern zur Verfügung, die "Genehmigungen" aktiviert haben.

Benutzer, die ihre Zeiten während der Woche nicht erfasst haben, werden in der Registerkarte "Nicht eingereicht" angezeigt. Inaktive und Eingeschränkte Benutzer werden in der Liste nicht angezeigt.   

Um zu überprüfen, wer die nicht eingereichten Zeiten hat (Benutzer, die Arbeitszeittabellen ausgefüllt, aber vergessen haben, sie einzureichen):

1. Zu "Genehmigungen" > Registerkarte “Nicht eingereicht” gehen
2. Benutzer mit nicht genehmigten Zeiten werden angezeigt (du kannst auf Zeiten klicken, um ihre Arbeitszeittabellen zu sehen)
3. Zwischen Zeiträumen navigieren und nach Benutzer oder Gruppe filtern
4. Auf “An Einreichung erinnern” klicken, um eine E-Mail-Erinnerung allen Benutzern zu senden, die in der Tabelle angezeigt werden
5. Zusätzlich kannst du Arbeitszeittabellen für Benutzer einreichen, indem du auf die drei Punkte und dann auf "Einreichen" klicken

Um zu überprüfen, wer KEINE genehmigten Zeiten hat (Benutzer, die vergessen haben, ihre Arbeitszeittabellen auszufüllen und einzureichen):

1. Zum “Wochenbericht” gehen
2. Berichte nach Benutzer gruppieren
3. Die Woche auswählen, die du überprüfen möchtest
4. Filter Status > Genehmigt wählen und anwenden
5. Auf "Benutzer ohne Zeit anzeigen" klicken
6. Benutzer mit 0 Zeiten weist darauf hin, dass sie keine genehmigten Zeiten haben

oder

1. Zur Seite "Genehmigungen" gehen
2. Die Registerkarte "Nicht eingereicht" finden
3. Auf "Benutzer ohne Zeit anzeigen" klicken
4. Auf "An Anmeldung und Einreichung erinnern" (die Schaltfläche ist verfügbar, wenn es wenigstens einen Benutzer mit keiner erfassten Zeit gibt)
5. Modalfenster mit der Liste erscheint, die alle Benutzer enthält, die die Erinnerung erhalten
6. Auf Senden klicken, um die Aktion abzuschließen

Dadurch

• erhalten die Benutzer, die keine Arbeitszeittabellen eingereicht haben, eine E-Mail-Erinnerung ihre Arbeitszeittabellen einzureichen
• erhalten die Benutzer, die nicht erfasste Zeit haben, eine Erinnerung, ihre Zeit zu erfassen und ihre Arbeitszeittabellen einzureichen

Arbeitszeittabellen korrigieren

Die genehmigten Zeiten sind endgültig gesperrt. Sie können nicht bearbeitet werden, auch wenn du Genehmigungen ausschaltest oder dein Konto downgradest.

Reguläre Benutzer können neue Zeiten zu ihrem genehmigten Zeitraum hinzufügen, nur wenn die Daten nicht gesperrt sind. Wenn sie weitere Zeiten hinzufügen möchten, müssen sie auch diese Zeiten zur Genehmigung einreichen. In diesem Fall kann der Manager nur die neu hinzugefügten Zeiten genehmigen oder ablehnen (die vorher genehmigten Zeiten bleiben unverändert).

Wenn es zu einem Fehler kommt und du musst die genehmigten Zeiten ändern:

1. Als Admin solltest du zur Registerkarte “Genehmigung > Genehmigt” gehen
2. Zeitraum finden, den man korrigieren sollte
3. Auf die Genehmigungsanforderung klicken, um die Details zu öffnen
4.  Auf “Genehmigung zurückziehen” in der oberen rechten Ecke klicken
5. Eine Notiz hinterlassen, in der es angegeben wird, was falsch ist, warum und was geändert werden soll
6. Auf "Zurückziehen" klicken

Sobald die Genehmigung zurückgezogen wird, können Admins (Besitzer auch, falls die Daten nicht gesperrt sind) alle Zeiteinträge, die nach dieser Anforderung genehmigt wurden, im Detaillierten Bericht bearbeiten. Sowohl der Benutzer als auch der Admin erhalten eine E-Mail mit Notiz.

Wenn Zeiten nicht genehmigt werden, wird eine dauerhafte Kopie aller früher genehmigten Zeiteinträge (mit ihren ursprünglichen Stundensätzen) für Prüfzwecke in der Registerkarte “Zurückgezogen” erstellt, sodass alle Änderungen schriftlich beibehalten werden können.

Benachrichtigungen

• Wenn es eine Arbeitszeittabelle gibt, die auf Genehmigung wartet, wird das Element in der Randleiste einen orangen Punkt haben
• Wenn eine Arbeitszeittabelle eingereicht wird, erhält der Teammanager des Benutzers eine E-Mail
• Wenn eine Arbeitszeittabelle genehmigt wird, erhält der Benutzer eine E-Mail
• Wenn eine Arbeitszeittabelle abgelehnt wird, erhält der Benutzer eine E-Mail mit der Notiz
• Wenn eine Arbeitszeittabelle zurückgezogen wird, erhalten der Benutzer und alle Admins eine E-Mail

Hinweis: Falls du Admin bist und eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchtest, wenn ein Benutzer seine Arbeitszeittabelle einreicht, benötigst du Teammanager -Rolle für Benutzer, die du verwaltest (du bist dann nicht nur Admin sondern auch Teammanager für bestimmte Benutzer).

Du kannst E-Mail-Erinnerungen sowohl Benutzern senden, damit sie ihre nicht eingereichten Arbeitszeittabellen einreichen, als auch Managern, damit sie Arbeitszeittabellen ihrer Teammitglieder genehmigen.

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Das Bearbeiten von Profilen ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf einen der kostenpflichtigen Pläne aktualisierst. Es kann nur von Arbeitsbereichs-Besitzern und -Admins ausgeführt werden.

Um ein Profil zu bearbeiten, solltest du:

1. Zur Seite “Team” gehen
2. Auf die drei Punkte neben der Person klicken
3. Auf "Profile bearbeiten" klicken
4. Änderungen machen (Name, E-Mail, Profilfoto, Wochenanfang, Kapazität und Arbeitstage)
5. Änderungen speichern

If you change their email, user will have to confirm the new email first and then the email will be changed.

Die Änderungen an Namen, Profilfoto, Wochenanfang, E-Mail und Arbeitstagen werden nach dem Speichern an einen Benutzer per E-Mail gesendet.

Wenn der "Benutzerfelder" (z. B. Mitarbeiter-ID, Abteilung usw.) aktiviert hast, kannst du sie in Profilen bearbeiten.

Du kannst Profile nicht bearbeiten, wenn Benutzer:

• mehr als einen Arbeitsbereich hat.
• inaktiv ist
• deine Einladung zu einem Arbeitsbereich noch nicht angenommen hat
• Besitzer-Rolle hat

Bitte beachte jedoch, dass die tägliche Kapazität und Arbeitstage unabhängig von der Anzahl der Arbeitsbereiche, die dieser Benutzer hat, bearbeitet werden können.

Falls du als Benutzer einen Arbeitsbereich hast, den du nicht benötigst, solltest du diesen Arbeitsbereich verlassen und zwar so:

1. Arbeitsbereichsauswahl öffnen, indem du auf einen Arbeitsbereichsnamen in der linken Ecke oben klickst
2. Wenn der Arbeitsbereich deines Unternehmens nicht aktiv ist, solltest du auf dessen Arbeitsbereich klicken, um zu ihm zu wechseln.
3. Arbeitsbereichsauswahl wieder öffnen
4. Auf "Verwalten" klicken
5. Auf "Verlassen" oder Löschen neben dem Arbeitsbereich klicken, den du nicht benötigst
6. Aktion bestätigen

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• Projektmanager können alle erfassten Zeiten für ihre Projekte einsehen und alles verbunden mit ihren Projekten bearbeiten (z. B. Voranschläge festlegen, Aufgaben hinzufügen, Zugriff auf Projekt verwalten)
• Teammanager können alle erfassten Zeiten für ihre Teammitglieder und Gruppen einsehen, die Zeiten ihres Teams bearbeiten (falls aktiviert) und übermittelte Arbeitszeittabellen genehmigen.

Auch die Funktion "Seite ausblenden" gilt für Manager. Manager haben immer die Möglichkeit, sich Berichte anzusehen, sowie Projektmanager Projektseiten.

Teammanager-Rolle ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Managerrechte vergeben

Um jemand zum Manager zu machen, solltest du:

1. Zur Seite "Team" gehen
2. Auf “+Rolle” neben dem Benutzer klicken, den du zum Manager machen möchtest
3. Auswählen, ob du möchtest, dass sie Projekte oder Teammitglieder verwalten
4. Auswählen, welche Projekte/Mitglieder sie verwalten sollten
5. Auf “Speichern” klicken

Es ist auch möglich, Rolle des Projektmanagers auf der Projektseite zu vergeben, wenn man in einem Projekt auf die Registerkarte “Zugriff” klickt.

Teammanager erhalten Benachrichtigungen per E-Mail, wenn ihre Mitglieder Arbeitszeittabellen zur Genehmigung übermitteln, arbeitsfreie Zeit anfordern, zu viel Zeit erfassen, usw.

Falls du Administratorrolle hast, aber E-Mail-Benachrichtigungen für bestimmte Mitglieder erhalten möchtest, solltest du dir Teammanagerrolle für diese Benutzer selbst zuweisen (du verfügst daher über Administrator- und Teammanagerrolle).

Teammanager können auch Zeiteinträge von Mitgliedern ihres Teams bearbeiten, wenn man das Recht in Einstellungen des Arbeitsbereichs aktiviert (Registerkarte “Berechtigungen” > Wer kann für andere Mitarbeiter Zeiten bearbeiten: Admins und Teammanager).

Du kannst außerdem Teammanagern Gruppen zuweisen. So wird die Verwaltung erleichtert, da du einer Gruppe einen Teammanager einfach zuweist, und wenn ein neuer Mitarbeiter Clockify beitritt, fügst du ihn einfach zu der Gruppe hinzu und der Manager erhält Managerrechte für ihn automatisch.

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Manager und Administratoren können täglich/wöchentlich/monatlich eine E-Mail mit allen Personen erhalten, die vergessen haben, ihre Zeit zu erfassen, oder die mehr als ihre Zielvorgabe erfasst haben.

Zielvorgaben und Erinnerungen sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Es gibt auch Erinnerungen, falls du vergessen hast, den Timer zu starten, die du in Zeiterfassung-Apps aktivieren kannst (Desktop-App und Browsererweiterung, kostenlose Funktion).

Erinnerung für Arbeitszeittabellen einrichten

1. Zur Seite "Team" > Registerkarte “Erinnerungen” gehen
2. Für Teammitglieder solltest du die Zielanzahl der Stunden (täglich/wöchentlich/monatlich) festlegen, die sie erfassen sollen
3. Du solltest festlegen, wann die Erinnerungen gesendet werden (falls Teammitglieder MEHR oder WENIGER als Zielstunden erfasst haben)
4. Auf "Hinzufügen" klicken

Falls ausgewählte Mitglieder ihre Zielvorgaben nicht erreichen oder sie überschreiten, sendet Clockify ihnen automatisch eine E-Mail:

• Wenn du Tag auswählst, erhalten Teammitglieder die Erinnerungsmail den nächsten Tag (du kannst Arbeitstage auswählen, für die Mitarbeiter ihre Ziele erreichen sollen)
• Wenn du Woche auswählst, erhalten Teammitglieder die Erinnerungsmail am ersten Tag der nächsten Woche (der erste Tag der Woche hängt vom “Wochenanfang” in Einstellungen jedes Benutzers ab). Wenn du Montag als dein erster Tag festlegst und mein erster Arbeitstag Mittwoch ist, und du eine wöchentliche Erinnerung für mich festlegst, beginnt eine Erinnerung ab Mittwoch zu ticken (mein erster Tag). Eine Erinnerung übernimmt immer die Daten von Benutzern. Du kannst bei Benutzern nachfragen, ob es möglich ist, den gleichen Tag, die gleiche Uhrzeit oder die gleiche Zeitzone festzulegen.
• Wenn du Monat auswählst, erhalten Teammitglieder die Erinnerungsmail am ersten Tag des nächsten Monats.

Benutzer, die ihre E-Mail-Adresse nicht bestätigt haben, erhalten keine Erinnerungen.

Du kannst mehrere Erinnerungen für einen Benutzer oder eine Gruppe hinzufügen (z. B. 7 Std. pro Tag mindestens, aber 40 Std. pro Woche und 150 Std. pro Monat).

Du kannst deinem Team Benutzergruppen zuweisen, damit du mehrere Mitarbeiter auf einmal auswählst anstatt einen nach dem anderen.

Falls ein Benutzer im Urlaub ist oder sich einen Tag freigenommen hat, erhält er dann keine Erinnerung.

E-Mails für Admins und Manager

Möchtest du eine E-Mail erhalten, wenn Mitarbeiter vergessen, ihre Zeiten zu erfassen oder zu viele Zeiten erfasst haben, solltest du auf die Erinnerungsoption "Sie" klicken und auswählen, wer noch die E-Mail erhalten soll (Admin, Teammanager).

• Manager und Admins erhalten eine E-Mail einmal pro Tag/Woche/Monat für alle Mitarbeiter, die unter/über ihrem Ziel sind
• Alle Admins erhalten E-Mails, und Teammanager nur für ihre Teammitglieder
• Admins and managers receive an email according to their personal Day starts and Timezone settings

Erinnerungen bearbeiten

Um eine Erinnerung zu bearbeiten, solltest du auf die hervorgehobene Option (Benutzer, Stunden usw.) klicken.

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Aufgabensätze sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Stundensätze für Aufgaben

Um Sätze für Aufgaben einzugeben, solltest du zuerst Aufgabensätze in Einstellungen des Arbeitsbereichs aktivieren.

Sobald die Aufgabensätze aktiviert sind, haben alle Projekte auf der Seite “Aufgaben” eine neue Spalte - "Abrechenbarer Satz". Falls du Kostensätze aktiviert hast, wird auch "Kostensatz" angezeigt.

Ein Aufgabensatz überschreibt einen standardmäßigen abrechenbaren Projektsatz, und ein Satz für Projektmitglieder überschreibt einen Aufgabensatz (falls vorhanden). Weitere Informationen über die Hierarchie von Stundensätzen findest du hier.

Nicht nur Admins können Sätze erstellen, sondern Projektmanager auch, wenn "Wer kann abrechenbare Sätze sehen" in den Arbeitsbereichseinstellungen auf "Jeder" eingestellt ist.

Abrechnungsstatus von Aufgaben

Um anzuzeigen, welche Aufgaben abrechenbar oder nicht abrechenbar sind, solltest du abrechenbare und nicht-abrechenbare aufgaben in Arbeitsbereichseinstelllungen aktivieren.

Sobald der Status von Aufgaben als “abrechenbar” markiert ist, erhalten alle Projekte auf der Seite "Aufgaben" eine neue Spalte "Abrechenbar".

Um Aufgaben als abrechenbar zu markieren, solltest du deren Abrechnungsstatus auf “Ja” festlegen und alle neuen Zeiteinträge für die Aufgabe werden zunächst als abrechenbar festgelegt.

Wenn ein Projekt als abrechenbar markiert ist, werden alle neuen Aufgaben als abrechenbar standardmäßig festgelegt.

Jeder Mitarbeiter, der auf das Projekt zugreifen kann, kann auch den Abrechnungsstatus von Aufgaben einsehen, wobei Projektmanager ihn auch bearbeiten können.

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Du kannst Arbeitszeiten in Berichten beispielsweise auf die nächste ganze Minute runden, sodass du nicht von Sekunden abgelenkt wirst, wenn du dir den Bericht ansiehst. Oder du kannst die Zeiten auf die nächsten 6 Minuten runden und sie exportieren, damit alle Zeiteinträge als eine runde Zahl mit nur einer Nachkommastelle angezeigt werden.

Die Zeitrundung ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

So wird Zeitrundung aktiviert

Um Zeiteinträge zu runden, solltest du zu einem Bericht gehen und den Rundungsschalter umschalten.

Um verschiedene Rundungsoptionen auszuwählen, solltest du auf das Dropdown-Menü neben “Zeitrundung” klicken und Einstellungen auswählen.

Die Rundung wird auf jeden Zeiteintrag angewendet. Die Rundung betrifft nur Berichte, d.h. gerundete Werte werden nur in Berichten und Exporten angezeigt.

Was Rundung betrifft, wenn sie aktiviert ist

Die Zeitrundung betrifft nur Berichte und kann nach Wunsch aktiviert und deaktiviert werden.

• Dauer berechnen: In Clockify werden alle Zeiteinträge zunächst gerundet und dann zusammengerechnet
• Export: Dauer und Werte werden auch im Export gerundet
• Verdienst berechnen: Wenn der Wert deiner abrechenbaren Stunden in Clockify berechnet wird, werden gerundete Zeiteinträge benutzt.
• Detaillierter Bericht: Du kannst Zeiteinträge im Detaillierten Bericht nicht bearbeiten, wenn die Rundung aktiviert ist.

Die Zeitrundung ändert nicht die Daten, sondern die Weise, wie sie angezeigt werden. Es kann immer aktiviert und deaktiviert werden. Wenn du die Rundung auf die nächste Minute festlegst, wird Zeiteintrag 00:10.56 als 00:11:00 angezeigt, wenn du die Rundung aktivierst. Und er wird auf 00:10:56 zurückgesetzt, wenn du die Rundung deaktivierst.

Rundungsoptionen

Du kannst Rundungsintervall in deinen Arbeitsbereichseinstellungen festlegen sowie wie du Zeiteinträge runden möchtest:

• Abrunden (Beispiel: wenn das Intervall auf 30 Min. festgelegt ist, wird ein Zeiteintrag von 1-29 Min. in Berichten als 0 Min. angezeigt)
• Aufrunden (Beispiel: wenn das Intervall auf 30 Min festgelegt ist, wird ein Zeiteintrag von 1-29 Min. in Berichten als 30 Min. angezeigt)
• Auf die nächste Zahl runden (Beispiel: wenn das Intervall auf 30 Min. festgelegt ist, werden ein Zeiteintrag von 1-14 Min. in Berichten als 0 Min. und ein Eintrag von 16-29 Min. als 30 Min. angezeigt)

Falls dein Dauerformat in Arbeitsbereichseinstellungen auf hh:mm festgelegt ist, wird ein Zeiteintrag auf Minuten gerundet. Du hast zum Beispiel 0 Stunden, 1 Minute und 15 Sekunden (00:01:15) erfasst, dann wird dein Eintrag als 0 Stunde und 2 Minuten (00:02) angezeigt. Es gehört nicht zur Zeitrundungsfunktion und du kannst das Dauerformat in Arbeitsbereichseinstellungen jedes Plans ändern, einschließlich in den Einstellungen des kostenlosen Plans.

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Du kannst Rechnungen für Kunden aufgrund der erfassten Zeiten erstellen und Einträge als “In Rechnung gestellt" markieren, sodass du Kunden nicht zweimal eine Rechnung sendest.

Die Rechnungsstellung ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Rechnungen erstellen

1. Rechnungsstellung in den Einstellungen des Arbeitsbereichs aktivieren
2. Inder Randleiste zur Seite "Rechnungen" navigieren
3. Auf "Rechnung erstellen" klicken
4. Einen Kunden wählen
5. Währung, Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum/Zahlungsfrist ändern (falls nötig)
6. Auf "Erstellen" klicken
7. Items zur Rechnung manuell hinzufügen oder deine erfassten Zeiten importieren
8. PDF herunterladen

Du kannst im Feld "Betreff" angeben, worum es in der Rechnung geht (das Feld wird oben in der Rechnung angezeigt) und du kannst zusätzliche Informationen im Feld Notizen angeben (das Feld wird unten in der Rechnung angezeigt).

Du kannst eine vorhandene Rechnung duplizieren, um eine neue schnell zu erstellen. Die neu erstellte Rechnung hat dieselben Informationen, die anschließend geändert werden können (importierten Zeiteinträge übernehmen nicht ihre Abhängigkeit).

Name, Adresse, und Logo in "Rechnung von" werden aus den Einstellungen deines Arbeitsbereichs übernommen und Adresse in "Rechnung an" wird von Kunden übernommen (du kannst Kundenadresse bearbeiten, indem du zur Seite “Kunden” gehst und auf das Symbol zum Bearbeiten für einen Kunden klickst).

Du kannst einen zusätzlichen Kontakt für "Rechnung an" in Einstellungen hinzufügen, die auf der Seite “Rechnungen” zu finden sind. Nachdem du mehrere Kontakte hinzugefügt hast, kannst du sie aus der Dropdownliste jeder Rechnung wählen.

Rechnungen verwalten

Um eine Rechnung auf beliebige Weise zu verwalten, solltest du auf die drei Punkte klicken und dann eine Ektion aus der Dropdownliste "Aktionen" in der rechten Ecke oben wählen und eine der folgenden Aktionen auswählen:

• All deine Rechnungen ansehen
• Rechnungen nach Status filtern
• Rechnungen als Gesendet, Bezahlt, Storniert markieren
• Rechnungsstatus bearbeiten, löschen, verändern
• Ausgaben herunterladen

Wenn du die Option "Zahlung aufnehmen" wählst, wird das Fenster "Zahlung aufnehmen" mit dem im Voraus ausgefüllten Datum (heutiges Datum) und Feldern "Betrag" (unbezahlte Beträge") angezeigt.
Du kannst das Datum und den Betrag ändern oder eine Notiz hinzufügen. Du solltest einen Rechnungsbetrag im Feld "Betrag" eingeben, den du als "Bezahlt" markieren möchtest.
Nachdem du auf "Speichern" geklickt hast, wird die Rechnung als "Bezahlt" markiert – wenn du einen vollen Betrag eingegeben hast, oder als "Teilweise bezahlt" – wenn du einen Wert eingegeben hast, der kleiner als der Rechnungsbetrag ist.

Der Betrag wird in der Währung, die dem Kunden zugewiesen wurde, angezeigt.

Bei einer teilweise bezahlten Rechnung kannst du alle vorher in Rechnung gestellten Zahlungen ansehen.

Nach dem Ablauf der Zahlungsfrist für gesendete Rechnungen erhält die Rechnung automatisch den Status "Überfällig".
Wenn der Status zu "Ungesendet" geändert wird, werden alle vorher verarbeiteten Zahlungen gelöscht. 

Die Rechnungen mit dem Betrag 0, oder mit einer negativen Zahl können als "Bezahlt" markiert werden. Alle anderen Rechnungen sollten durch die Option "Zahlung aufnehmen" bearbeitet werden.

Die Rechnungen mit dem folgenden Status können nicht bearbeitet werden:

• Teilweise bezahlt
• Voll bezahlt
• Stoniert    

Um eine bezahlte Rechnung zu bearbeiten, solltest du sie entweder als "Ungesendet" oder "Gesendet" markieren.

Um Rechnungen nach Status, Ausstellungsdatum, Kunde-, ID, Rechnungsstellung aus Kontakt, und Betrag zu filtern, solltest du einen Filter oben auf der Seite "Rechnungen" wählen und auf "Filter" klicken.

Außerdem kannst du zu jeder Rechnung Steuern und Rabatt hinzufügen. Du solltest einfach darauf klicken, was du hinzufügen möchtest, dann eine Summe eingeben und das wird zur Rechnung in Form eines Prozentsatzes hinzugefügt. Der Rabatt wird auf die Zwischensumme der Rechnung angewendet und die Steuern werden auf das Endergebnis angewendet.

Mit "Steuern 2" kannst du wählen, wie Steuern bezahlt werden, indem du zur Seite “Rechnungen”> Einstellungen > Registerkarte "Standards" gehst, und dann auf "Zweite Steuer hinzufügen" klickst, um die Optionen für Besteuerungsmodus zu erhalten (diese Einstellung wird auf alle deine Rechnungen angewendet):

• Einfach - beide Steuern werden auf die Gesamtsumme angewendet (z. B. wenn die Zwischensumme 100 Dollar beträgt, 10% der Steuer 1 10 Dollar beträgt, 10% der Steuer 2 10 Dollar beträgt, ist dann die Gesamtsumme 120 Dollar)
• Zusammengesetzt - die zweite Steuer wird auf die besteuerte Summe angewendet (z. B. wenn die Zwischensumme 100 Dollar beträgt, 10% der Steuer 1 10 Dollar beträgt, 10% der Steuer 2 11 Dollar beträgt, ist dann die Gesamtsumme 121 Dollar)

Admins können auf die Seite “Rechnungen” zugreifen. Du kannst bestimmten Mitgliedern in Arbeitsbereichseinstellungen, im Abschnitt "Wer Rechnungen verwalten kann" auch ermöglichen, die Rechnungen einzusehen und zu verwalten.

Erfasste Zeiten in Rechnung stellen

1. Rechnung öffnen und auf "Zeit importieren" klicken
2. Projekte wählen, die du für einen Kunden in Rechnung stellen willst
3. Zeitraum wählen, für den du Zeiteinträge in Rechnung stellen willst
4. Eine Weise wählen, wie du Elemente in der Rechnung gruppieren willst
   • Einzelnes Element - alle Stunden werden in einem Element mit einer einzelnen Zeile zusammengeführt
   • Detailliert - jeder Zeiteintrag wird als Element mit einzelner Zeile aufgelistet
   • Gruppiert - Stunden werden nach Projekt, Benutzer oder Datum (und weiter nach Projekt, Benutzer, Datum oder Beschreibung der Untergruppe) gruppiert

Jetzt solltest du wählen, ob du die importierte Zeit runden willst und auf "Importieren" klicken, um den Vorgang abzuschließen.

Der Import übernimmt alle Zeiteinträge, die zum ausgewählten Zeitraum und Projekt passen.

Du kannst die Option "Zeitrundung" in Einstellungen des Arbeitsbereichs festlegen. Wenn du die Zeit rundest, wird jeder einzelne Zeiteintrag gerundet (und nicht nur die Endsumme).

Du kannst nur Zeiteinträge importieren, die in Rechnung nicht gestellt und abrechenbar sind.

Nach dem Import werden Rechnungselemente automatisch ausgefüllt und alle passenden Zeiteinträge werden als “In Rechnung gestellt” automatisch markiert. Dies passiert, sogar wenn ein Zeiteintrag genehmigt ist.

Löscht du ein Element aus der Zeile, verlieren alle Zeiteinträge aus diesem Element ihren Status”In Rechnung gestellt”.

Du kannst Zeilenelemente aus den importierten Zeiteinträgen nach Bedarf bearbeiten (z. B. Beschreibung, Betrag oder Kosten ändern) und dies betrifft nicht die aktuellen Zeiteinträge.

Du kannst Zeiten in eine Rechnung mehrmals importieren (die einzige Einschränkung ist, dass es derselbe Kunde sein muss).

Löscht du die gesamte Rechnung, werden alle Einträge als “Nicht in Rechnung gestellt” markiert.

Ausgaben in Rechnung stellen

Du kannst feste Gebühren und andere projektbezogene Ausgaben in Rechnung stellen, indem du Ausgaben aktivierst und Ausgaben hinzufügst (entweder nach Summe oder nach Einheit).

Weitere Informationen über Rechnungsstellung von Ausgaben

Nach Zeiteintrag-/Ausgabendetails sortieren

Wenn du neue Rechnungen erstellst oder vorhandene bearbeitest und Zeiten und Ausgaben importierst, kannst du wählen, ob sie nach Details in der Ansicht “Detailliert” angezeigt werden. 

Um das alles zu tun, solltest du in "Zeit und Ausgaben importieren" "Detailliert" aus der Dropdownliste "Zeit anzeigen" auswählen. 

In "In Rechnung anzeigen" solltest du das Tag wählen, indem du das Kontrollkästchen markierst und alle Tags mit Drag & Drop neu anordnest. Die Kontrollkästchen, die du wählst, werden in der Element-Beschreibung angezeigt.

Das gleiche Verhalten wird auf "Ausgabendetails" und "Zeiteintragsdetails" angewendet.

Umrechnung aus dem Uhrzeit- ins Dezimalformat

Der Gesamtbetrag kann sich in Berichten und Rechnungen leicht unterscheiden.

Die Rechnungen runden Zeit auf zwei Dezimalstellen, während Berichte mehr Dezimalstellen Rechnung tragen. Angenommen, es geht um einen Zeiteintrag, dessen Dauer 20 Minuten oder 0.3333333 Stunden im Dezimalformat ist. Wenn das in einem Bericht mit dem Stundensatz von 100 Dollar multipliziert wird, beträgt das Ergebnis im Bericht 33.33 Dollar. Aber wenn der Eintrag in eine Rechnung importiert wird, importiert die Rechnung die auf zwei Dezimalstellen gerundete Zeit (0.33 Stunden) und dies, mit 100 Dollar multipliziert, beträgt 33.00 Dollar.

Die Gruppierungsoptionen können auch zu unterschiedlichen Gesamtbeträgen führen.

Angenommen, du hast drei Einträge von 20 Minuten in einem Projekt. Wenn du Zeiten mit der Option “Stunden gruppieren: Detailliert” einzeln importierst, macht die Rechnung drei Zeilenelemente von 0.33 Stunden und der Gesamtbetrag ist 99.00 Dollar (3 x 0.33h x $100). Wenn du die Option “Stunden gruppieren: Projekt” wählst, werden sie zusammengerechnet und mit mehr Dezimalstellen rundet (wie in Berichten), was zur Rechnung von 100 Dollar führt.

Um den Unterschied wegen der Dezimalrundung zu vermeiden, solltest du Zeit aufrunden, abrunden oder auf die nächsten 6/12/15/30 Minuten runden (d.h. jede durch sechs teilbare Zahl).

Einstellungen

Du kannst Rechnungen in verschiedenen Sprachen erhalten oder etwas anderes nennen (z. B: Beschriftung von Steuern in MwSt.) ändern:

1. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) neben der Schaltfläche auf der Seite “Rechnung erstellen” klicken
2. Für jede Beschriftung eingeben, was stattdessen angezeigt wird
3. In jedem PDF, das du generierst, wird die neue Beschriftung angezeigt

Wenn du eine neue Rechnung erstellst, kann sie Betreff, Notiz, Ausstellungsdatum und Steuern, die vordefiniert sind, erben. Du kannst Standards festlegen, indem du auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) auf der Seite "Rechnungen" > Registerkarte "Standards" klickst.

Du kannst “Quantität” und “Einheitspreis” aus den PDF-Rechnungen in der Registerkarte "Darstellung" in den Rechnungseinstellungen ausblenden. Da kannst du auch festlegen, wenn du willst, dass der Text rechts-nach-links angezeigt wird.

Zeit als “In Rechnung gestellt” manuell markieren

Die Zeiteinträge, die in Rechnung gestellt sind, haben ein grünes Tag für "In Rechnung gestellt" neben sich im Detaillierten Bericht.

Wenn du auf das Tag "In Rechnung gestellt" zeigst, kannst du den Kunden und die Rechnungs-ID ansehen, unter der der Zeiteintrag in Rechnung gestellt wurde (wenn er nicht als “In Rechnung gestellt” manuell markiert wurde).

Das Inkrement für die Rechnungs-ID wird standardmäßig auf die folgende Weise vordefiniert: Rechnung1, Rechnung2, Rechnung3 usw.

Du kannst Berichte nach ihrem Status “In Rechnung gestellt”/ “Nicht in Rechnung gestellt” vom Filter “Status” aus filtern.

Um Zeit als “In Rechnung gestellt” manuell zu markieren, solltest du alle nötigen Zeiteinträge über “Massenhaft bearbeiten” wählen und dann auf Massenhaft bearbeiten klicken (es befindet sich neben “Massenhaft bearbeiten” in der Tabellenkopfzeile).

Um Zeit “Als nicht in Rechnung gestellt” zu markieren, solltest du nur die in Rechnung gestellten Zeiteinträge wählen und auf "Als nicht in Rechnung gestellt markieren" klicken.

Rechnungs-E-Mail senden

Wenn du eine Rechnung erstellst, kannst du sie direkt aus Clockify senden. Diese Funktion ist für Admins und Besitzer des Arbeitsbereichs auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plänen verfügbar. 

Bevor du diese E-Mail senden kannst, solltest du die Vorlage für E-Mail-Rechnungen bestimmen, aufgrund der diese E-Mails gesendet werden.
Navigiere zur Registerkarte "E-Mails" tab in den Rechnungseinstellungen" und richte E-Mail-Parameter, Vorlage für Rechnung-E-Mails und Vorlage für Erinnerung- E- Mails ein.

In der Registerkarte "E-Mail-Parameter" steht dir zur Verfügung eine Liste mit allen Parametern, die du in eine E-Mail eingeben kannst und die werden mit aktuellen Werten aus der Rechnung ersetzt.

Die Vorlage für die Rechnungs-E-Mails ist der tatsächliche Inhalt der E-Mail. Er kann nach deinen Bedürfnissen und Vorlieben geändert werden.
Die Erinnerung-E-Mail enthält eine freundliche Erinnerung, dass eine Rechnung überfällig ist. 

Um die E-Mail zu senden, solltest du zur Registerkarte "Rechnungen" einfach navigieren und die Rechnung auswählen, die du senden willst. Dann solltest du auf die Schaltfläche "Rechnung senden" klicken. Du kannst auch das Kontrollkästchen "Ausgabenbericht anfügen" oder "Rechnung im PDF-Format anfügen" markieren. Wählst du eine von diesen zwei Optionen, werden alle in Rechnung einbezogenen Ausgaben an den Kunden im PDF-Format gesendet.
Die Rechnungs-E-Mail wird deinem Kunden nach den Parametern gesendet, die du in Rechnungseinstellungen definiert hast.

Übersetzungen einrichten

Mit Übersetzungen kannst du die Beschriftungen in deinen Rechnungen anpassen, vom Elementtyp bis zur Zahlungsfrist für den Gesamtbetrag.

Um Übersetzungen für deine Rechnungen einzurichten, solltest du:

1. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) neben der Schaltfläche auf der Seite “Rechnung erstellen” klicken
2. Registerkarte "Übersetzungen" wählen
3. Das Feld mit der Beschriftung “Elementtyp” finden und deine Übersetzung im vorgesehenen Feld eingeben
4. Für die nächsten Felder den Schritt 3 wiederholen
5. Deine Übersetzungen speichern

Löscht du einen Wert im Beschriftungsfeld, wird dieser Wert im PDF-Format der Rechnung nicht angezeigt.

Die Übersetzungen werden in der PDF-Version und in der gedruckten Versionen all deiner Rechnungen angezeigt.

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Arbeitsfreie Zeit ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, wenn du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Richtlinien erstellen und verwalten

Bevor arbeitsfreie Zeit anfordert werden kann, solltest du zuerst Arbeitsfreie Zeit in den Einstellungen des Arbeitsbereichs aktivieren und eine Richtlinie zur Arbeitsfreien Zeit definieren.

Du kannst auf alle deine Richtlinien zugreifen und neue auf der Seite “Arbeitsfreie Zeit” erstellen, indem du auf das Einstellungen-Symbol klickst.

Du kannst über mehrere Richtlinien verfügen, eine für jeden Typ der Angestellten.

Jede Richtlinie hat mehrere Felder, die nur diese Richtlinie betreffen:

• Zugewiesene Person - nur Teammitglieder, die du zur Richtlinie hinzufügst, können arbeitsfreie Zeit für die anfordern
• Zeiteinheit - du kannst arbeitsfreie Zeit und die Bilanz in Tagen (wie Urlaub) oder in Stunden (wie Überstunden bzw. Freizeitausgleich) verfolgen
• Genehmigung erfordern - dein Team kann Anforderungen von arbeitsfreier Zeit einreichen, die Manager oder bestimmte Mitglieder genehmigen können (Admins können arbeitsfreie Zeit für alle genehmigen). Wenn das nicht markiert wird, werden alle Anforderungen nach der Einreichung automatisch genehmigt
• Automatisch auflaufen -- alle aktive Mitglieder der Richtlinie erhalten die ausgewählte Anzahl der Tage oder Stunden am Anfang jedes Monats oder Jahres in ihrem Urlaubssaldo
• Negative Bilanz erlauben - wenn markiert, können Teammitglieder arbeitsfreie Zeit anfordern, sogar wenn sie nicht genug verfügbare Tage/Stunden haben (du kannst diese Option für Krankenurlaub verwenden). Du kannst auch die erlaubte negative Bilanz begrenzen.
• Halbtag erlauben -- wenn die Richtlinie zur arbeitsfreien Zeit in Tagen berechnet wird, kannst du Mitarbeitern zulassen, dass sie sich einen halben Tag frei nehmen
• Halbtag über mehrere Tage hinweg erlauben - wenn die Richtlinie zur arbeitsfreien Zeit in Tagen, aber mit Halbtag erlauben aktiviert, berechnet wird, ermöglichst du deinen Mitarbeitern, die erste oder zweite Hälfte von arbeitsfreien Tagen über mehrere Tage hinweg auszuwählen
• Arbeitsfreie Stunden über mehrere Tage hinweg erlauben -- wenn die Richtlinie zur arbeitsfreien Zeit in Stunden berechnet wird, können Mitarbeiter mehrere arbeitsfreie Stunden über mehrere Tage hinweg auswählen.

Du kannst archivieren , die nicht mehr verwendet werden (z. B. Urlaub 2021), indem du die drei Punkte neben der Richtlinie anklickst. Auf gleiche Weise kannst du sie wiederherstellen oder löschen.

Wenn du eine Richtlinie archivierst, sind alle Bilanzen und Anforderungen erhalten, trotzdem können Teammitglieder die archivierte Richtlinie beim Anfordern von arbeitsfreier Zeit nicht wählen. Wenn eine Richtlinie gelöscht wird, werden auch alle Anforderungen und Bilanzen für diese Richtlinie gelöscht.

Arbeitsfreie Tage verwalten

Du kannst Urlaube und Richtlinien zur arbeitsfreien Zeit auf der Seite “Arbeitsfreie Zeit” definieren und verwalten, indem du auf das Symbol “Einstellungen” klickst und Arbeitstage in den Einstellungen des Arbeitsbereichs definierst (Samstag und Sonntag werden standardmäßig als arbeitsfrei definiert).

Feiertage verwalten

Du kannst Feiertage verwalten, indem du mehrere Feiertage erstellst, verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Feiertagen hinzufügst (z. B. wenn manche Mitarbeiter für einen bestimmten Feiertag nicht frei bekommen), einen Feiertag festlegst, für den du möchtest, dass er jährlich angezeigt wird. Du kannst verschiedene Farben für Feiertage definieren, indem du eine auswählst oder eine benutzerdefinierte Farbe für jeden Feiertag erstellst.

Wenn Mitarbeiter arbeitsfreie Zeit anfordern, werden Feiertage und Wochenenden nicht angezeigt. Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter eine arbeitsfreie Zeit vom 1. bis zum 7. Januar anfordert - dabei ist der 1. Januar ein Feiertag, der 2. Januar ist Samstag und der 3. Januar ist Sonntag - ist die gesamte Anzahl der arbeitsfreien Tage 4.

Um Feiertage zu bearbeiten oder zu löschen, solltest du im Fenster "Feiertage" auf die drei Punkte neben dem Feiertag klicken.

Du kannst den Namen des Feiertages bearbeiten sowie zugewiesene Personen, Zeitraum, Farbe und ob er jährlich erfolgt.

Wenn Arbeitstage geändert oder gelöscht werden, hat das keinen Effekt auf die vorhandenen Anforderungen von arbeitsfreier Zeit.

Richtlinien verwalten

Die Richtlinien zur arbeitsfreien Zeit können auf gleiche Weise wie Feiertage verwaltet werden. Du kannst mehrere Richtlinien erstellen, verschiedenen Richtlinien verschiedene Mitarbeiter zuweisen (wenn eine Richtlinie z. B. für bestimmte Mitarbeiter nicht gilt), dann überprüfen, ob die Richtlinie Genehmigung erfordert und ob die von einem Admin oder Manager, oder einem anderen bestimmten Mitglied genehmigt werden soll.

Wenn eine Richtlinie definiert wird, solltest du den Namen der Richtlinie eingeben und Mitglieder oder Mitgliedsgruppen auswählen, für die die Richtlinie gilt.
Du kannst Zeiteinheit (Tage oder Stunden) optional definieren, ob eine Richtlinie Genehmigung von Admins, Managern oder bestimmten Mitgliedern erfordert, ob die Freizeit nach einer bestimmten Zeit aufgelaufen werden kann, ob die negative Bilanz erlaubt wird oder dass man sich einen halben Tag frei nimmt. Du kannst Farben für Richtlinien definieren, indem du eine auswählst oder eine benutzerdefinierte Farbe für jede Richtlinie erstellst.

Um Richtlinien zu bearbeiten oder zu löschen, kannst du im Fenster "Richtlinien" auf die drei Punkte neben der Richtlinie klicken.

Die Feiertage und Farben der Richtlinien, die schon festgelegt sind, kann man auf Seiten “Arbeitszeittabellen”, “Kalender”, “Arbeitsfreie Zeit” und “Zeitplan” ansehen.

Arbeitsfreie Zeit beantragen

1. Zur Seite "Arbeitsfreie Zeit" gehen
2. Auf "Arbeitsfreie Zeit anfordern" klicken
3. Richtlinie zur arbeitsfreien Zeit wählen (du kannst alle Richtlinien sehen sowie in der Dropdownliste überprüfen, wie viele Tage/Stunden noch verfügbar sind)
4. Zeitraum bestimmen (Feiertage und Wochenenden werden nicht hinzugezählt)
5. Eine Notiz für die genehmigende Person optional hinzufügen
6. Auf "Einreichen" klicken

Wenn du nicht genug Resturlaub hast (und die Richtlinie keine negative Bilanz erlaubt), kannst du die Richtlinie nicht auswählen.

Hast du einen Fehler gemacht, kannst du deine bestehende oder genehmigte Anforderung zurückziehen, indem du auf die drei Punkte neben deiner Anforderung klickst (wenn eine genehmigte Anforderung zurückgezogen wird, erhält dein Manager oder Admin eine E-Mail).

Wenn du Admin oder Teammanager bist, kannst du Anforderungen von arbeitsfreier Zeit für andere Benutzer erstellen, indem du einen Benutzer, der arbeitsfreie Zeit anfordert, in der Benutzer-Dropdownliste auswählst.

E-Mail-Benachrichtigungen

• Wenn ein Mitarbeiter arbeitsfreie Zeit anfordert, erhält die für die Anforderung verantwortliche Person eine E-Mail (gemäß der Richtlinie):
• Admins erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, nur wenn sie die einzigen sind, die Anforderungen genehmigen können.
• Wenn Teammanager Anforderungen genehmigen können, können Admins E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, indem sie sich die Rolle des Teammanagers für Benutzer zuweisen, die sie verwalten.
• Wenn arbeitsfreie Zeit genehmigt (oder abgelehnt) wird, erhält die Person, die die arbeitsfreie Zeit angefordert hat, und ihr Teammanager eine E-Mail.

Arbeitsfreie Zeit genehmigen

Wenn ein Mitglied arbeitsfreie Zeit anfordert, erhält die für diese Richtlinie verantwortliche Person eine E-Mail (Teammanager oder eine für die ganze Richtlinie bestimmte Person.

Du kannst Anforderungen auf der Seite “Arbeitsfreie Zeit” in der Registerkarte “Anforderungen” genehmigen, in der es eine Liste mit allen Anforderungen gibt, die du genehmigen kannst.

Du kannst alle Anforderungen nach Status (ausstehend, genehmigt, abgelehnt) und nach einem bestimmten Teammitglied filtern.

Du kannst eine Anforderung ablehnen und eine Notiz schreiben, und die Person, die die Anforderung erstellt hat, erhält eine E-Mail. Du kannst auch die schon genehmigten Anforderungen im Falle eines Fehlers ablehnen.

Du kannst auf das Notiz-Symbol klicken, um die Einreichungen einzusehen und Notizen abzulehnen, und auf die Status-Beschriftung zeigen, um einzusehen, wer die Anforderungen genehmigt hat und wann.

Falls eine Person nicht genug Tage/Stunden hat, und die Richtlinie die negative Bilanz nicht zulässt, ist die Gesamtzahl in der Anforderung rot und die Anforderung kann nicht genehmigt werden.

Anwesenheit ansehen

Du kannst alle Teammitglieder ansehen, die in der Registerkarte “Zeitachse” geplante Abwesenheit haben, sodass du Abwesenheiten besser planen und synchronisieren kannst.

Du kannst Abwesenheiten für die nächsten 30 Tage ansehen oder einen benutzerdefinierten Zeitraum wählen.

Nur Angestellte, die in diesem Zeitraum arbeitsfreie Zeit haben, werden auf der Zeitachse als ein Block angezeigt:

• Grün (standardmäßig) - genehmigte Anforderung von arbeitsfreier Zeit
• Orange (standardmäßig) - ausstehende Anforderung, die auf Genehmigung wartet
• Grau (standardmäßig) - Feiertag

Obwohl das die standardmäßigen Farben für Richtlinien und Feiertage sind, kannst du sie ändern, wenn du eine neue Richtlinie oder einen neuen Feiertag erstellst, oder wenn du die vorhandenen bearbeitest. Auf diese Weise kannst du eine Farbe bestimmen, die als die Farbe für genehmigte Anforderungen von arbeitsfreier Zeit festgelegt wird, anstelle von der Standardfarbe Grün, einen helleren Farbton der Richtlinie für ausstehende Anforderungen bestimmen sowie eine Farbe, die in “Feiertage” als die auf Feiertage hinweisende Farbe definiert wird.

Wer kann was sehen:

• Admins können arbeitsfreie Zeit für alle Angestellte sehen
• Teammanager können arbeitsfreie Zeit für ihre Teammitglieder sehen
• Reguläre Benutzer können ihre eigene arbeitsfreie Zeit sowie ihres Teams ansehen (z. B. Benutzer ihres Teammanagers). Wenn du “Reguläre Benutzer können arbeitsfreie Zeit anderer Personen sehen” in Arbeitsbereichseinstellungen aktivierst, können sie die arbeitsfreie Zeit von allen Angestellten sehen.

Aufgelaufene Zeit verwalten

In der Registerkarte “Bilanz” wird angezeigt, wie viel arbeitsfreie Zeit jedes Mitglied für jede Richtlinie hat, wie viel es gebraucht hat, und man kann ein detailliertes Protokoll der Änderungen im Bilanzverlauf sehen.

Du kannst eine Bilanz nach Richtlinie (z. B. Urlaubssaldo für jedes Teammitglied) oder nach Benutzer (z. B. Bilanz für jede Richtlinie für einen bestimmten Benutzer) ansehen.

Reguläre Benutzer können den Bilanzverlauf nur für ihre eigene Richtlinie, Admins für alle Angestellte und Teammanager für jede Richtlinie für einen bestimmten Benutzer ansehen:

• Aufgelaufen - wie viele Tage oder Stunden erhalten werden
• Gebraucht - wie viele Tage oder Stunden zur Anforderung von arbeitsfreier Zeit verbraucht wurden
• Verfügbar - wie viele Tage oder Stunden noch verfügbar sind und für Anforderungen von arbeitsfreier Zeit verwendet werden können (aufgelaufenes Minus gebraucht).

Bevor Angestellte arbeitsfreie Zeit nehmen können, solltest du zuerst ihnen Tage (oder Stunden) zuweisen, die sie bei der Anforderung von arbeitsfreier Zeit nehmen können:

• Falls eine Person keine aufgelaufene Zeit hat, kannst du die Anfangsbilanz erstellen, indem du auf “Hinzufügen” klickst
• Du kannst aufgelaufene Tage/Stunden hinzufügen, indem du auf die drei Punkte klickst (und einen Kommentar darüber hinterlässt, warum eine Person arbeitsfreie Zeit erhalten oder nicht erhalten hat)
• Du kannst Tage/Stunden massenhaft hinzufügen oder entfernen, wenn du die Bilanz überprüfst, die nach Richtlinie gruppiert wird, und dann markieren, für welche Benutzer du arbeitsfreie Zeit hinzufügen/entfernen möchtest.

Wenn ein Admin arbeitsfreie Zeit manuell hinzufügt oder entfernt, werden die Spalten “Aufgelaufen” aktualisiert.

Wenn die Bilanz einer Person manuell aktualisiert wird (über Hinzufügen oder Entfernen), erhalten sie und ihr Teammanager eine E-Mail.

Bilanzverlauf

Wenn du wissen solltest, warum eine bestimmte Person X Anzahl der Tage hat, kannst du auf die drei Punkte und dann auf “Verlauf” klicken.

• Reguläre Benutzer können nur ihre eigene Bilanz sowie den Verlauf ansehen.
• Admins können die Bilanz für jede Person ansehen, sowie aufgelaufene Tage/Stunden hinzufügen oder entfernen.
• Teammanager können für alle ihre Mitglieder die Bilanz und Verlauf ansehen, aber sie können sie nicht bearbeiten.

Der Bilanzverlauf führt alle Anforderungen von arbeitsfreier Zeit auf, die erstellt werden, ihren Status und Änderungen an der aufgelaufenen Zeit: du kannst sehen, was geändert wird, wann und wer die Änderung vorgenommen hat:

• Bestehende und genehmigte Anforderungen entfernen Zeit von der Bilanz
• Abgelehnte und zurückgezogene Anforderungen fügen die ursprüngliche Zeit zur Bilanz wieder hinzu
• Admin können aufgelaufene Zeit zur Bilanz manuell hinzufügen oder sie von der Bilanz auf gleiche Weise entfernen (z. B. Mitglieder erhalten arbeitsfreie Tage, wenn eine neue Zeitperiode anfängt oder wenn sie Überstunden machen und Freizeitausgleich bekommen).

Daten über arbeitsfreie Zeit exportieren

Diese Funktion ermöglicht Admins und Teammanagern, Daten über arbeitsfreie Zeit für ihre Teams im CSV- und Excel-Format einfach zu exportieren und einen Überblick über ihre Anforderungen von arbeitsfreier Zeit und die Bilanz zu behalten. Es steht auf der Seite Arbeitsfreie Zeit in den Registerkarten "Anforderungen" und "Bilanz" Standard-, Pro- und Enterprise-Benutzern zur Verfügung.

Um die Daten zur arbeitsfreien Zeit von der Registerkarte "Anforderungen" aus zu exportieren, solltest du:

1. Zur Seite "Arbeitsfreie Zeit" in der linken Randleiste gehen
2. In the Requests tab, apply filters to select the requests you want to export
3. Auf "Exportieren" in der rechten Ecke oben klicken
4. Anforderungen als CSV- oder Excel-Datei speichern

Die Anforderungen zur arbeitsfreien Zeit werden nach Filtern exportiert, die du schon erstellt hast. Das umfasst den Status der Anforderung (ausstehend, genehmigt oder abgelehnt), Benutzer und einen Zeitraum.

To export time off data from the Balance tab:

1. Zur Seite Arbeitsfreie Zeit in der linken Randleiste gehen
2. In der Registerkarte "Bilanz" die Bilanz der Benutzer ausfiltern, die du exportieren möchtest
3. Click Export at the top right corner
4. Bilanz als CSV- oder Excel-Datei speichern

Die Bilanz wird nach Filtern exportiert, die du schon erstellt hast. Das umfasst Richtlinie zur arbeitsfreien Zeit und Benutzer.

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Die QuickBooks-Integration ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Die Integration unterstützt QuickBooks Online (Essentials- oder Plus-Plan). Sie funktioniert nicht mit QuickBooks-Desktop oder QuickBooks Online Simple Start Plan.

Wenn du die Gehaltsabrechnungsfunktion in QuickBooks aktiviert hast, funktioniert die Clockify-Integration nicht wegen der Fähigkeiten des Systems.

Mit QuickBooks Online verbinden

1. Bei deinem Clockify-Konto anmelden
2. Zu Einstellungen in der Randleiste und dann zur Registerkarte “Integrationen” gehen
3. QuickBooks-Abschnitt erweitern und auf "Mit QuickBooks verbinden" klicken
4. Clockify autorisieren, auf QuickBooks zuzugreifen (du musst bei QuickBooks angemeldet sein)
5. Clockify mit QuickBooks synchronisieren
6. Fehlende Benutzer aus Clockify sowie fehlende Kunden aus QuickBooks erstellen

Vor der Verbindung mit QuickBooks solltest du sicherstellen, dass du alle Benutzer in Clockify eingeladen hast, sie die Einladung angenommen haben und dass ihre Namen in Clockify (in Profileinstellungen) und in QuickBooks (ihre Anzeigenamen) gleich sind.

Hast du keine Projekte in Clockify, wird dann alles aus QuickBooks übertragen, sodass du nichts manuell erstellen musst.

Wenn du einen neuen Benutzer zu Clockify oder einen neuen Kunden zu QuickBooks hinzufügst, solltest du die Synchronisierung manuell in den Registerkarten “Integrationen” ausführen und dann Arbeitszeiten an QuickBooks senden (Clockify nimmt keine Änderungen an deinem QuickBooks-Konto vor, es sei denn, dass du es selbst tust).

Bitte beachte, wenn du bestimmte Zeiteinträge nicht synchronisieren kannst, solltest du die QuickBooks-Einstellungen überprüfen sowie ob die Option Close the Books für dieses Jahr aktiviert wird.

Wenn du nur ein oder mehrere spezifische Projekte (z. B. um die Integrationen zu testen) verbinden möchtest, solltest du:

1. ein Projekt mit dem gleichen Namen wie der Name eines Kunden (oder Projekts) in QuickBooks erstellen
2. Benutzer in QuickBooks mit dem gleichen Namen wie in Clockify erstellen
3. Clockify mit QuickBooks verbinden
4. Nach der Verbindung solltest du NICHT fehlende Benutzer und Projekte erstellen (zu diesem Zeitpunkt sind Benutzer und Projekte mit dem gleichen Namen in Clockify und QuickBooks miteinander verbunden)
5. Zum Detaillierten Bericht gehen, den Bericht nach dem nötigen Projekt/Benutze filtern. und an QuickBooks senden.

Erstmalige Einrichtung von Clockify

1. Du solltest Teammitglieder auffordern, ihre Zeiten zu erfassen
2. Du solltest sicherstellen, dass ihre Namen in Clockify und QuickBooks gleich sind
3. QuickBooks und Clockify verbinden
4. Benutzer und Kunden synchronisieren (dadurch wird ein Projekt in Clockify für jedes Projekt oder jeden Kunden in QuickBooks erstellt)
5. Zeiten für Projekte in Clockify erfassen
6. Die erfassten Zeiten an QuickBooks über den Detaillierten Bericht senden

Datenzuordnung

• Benutzername in Clockify und Anzeigename in QuickBooks müssen identisch sein, um synchronisiert zu werden.
• Falls ein Benutzer als Mitarbeiter in QuickBooks nicht vorhanden ist, solltest du die Synchronisierung in Einstellungen > Integrationen > QuickBooks ausführen.
• Projektname in Clockify und Kunden- (oder Projektname) in QuickBooks müssen identisch sein, um synchronisiert zu werden.
• Falls du einen überordneten Kunden in QuickBooks hast, wird der untergeordnete Kunde in QuickBooks als Projekt in Clockify und der übergeordnete Kunde in QuickBooks als Kunde in Clockify behandelt.
• Falls ein Projekt als ein Kunde (oder Projekt) in QuickBooks nicht existiert, solltest du es zunächst manuell in QuickBooks erstellen, indem du den gleichen Namen wie in Clockify benutzt und die Synchronisierung in Einstellungen > Integrationen > QuickBooks ausführst.

Also, keep in mind that QuickBooks has a robust structure with the hierarchy going up to four levels in depth:

• QuickBooks Customer ———> Clockify Client
  • QuickBooks Sub-customer 1————> Clockify Client and Project (same name)
    • QuickBooks Sub-customer 2 ———–> Clockify Client and Project (same name)
      • QuickBooks Sub-customer 3 ————> Clockify Project

This means that you can have customers that are both, a der übergeordnete Kunde customer and a Child customer (der untergeordnete Kunde) at the same time (e.g. Sub-customer 2). In that case, when mapping it into Clockify, it will be mapped both, as a Kunde (since it’s a der übergeordnete Kunde of Sub-customer 3) and a Projekt (since it’s a Child of Sub-customer 1) with the same name.

QuickBooks also has a Projekt in their system. Depending on its position in the hierarchy, QuickBooks Project can be mapped either as Project or Client in Clockify as presented in the scheme above.

Arbeitszeiten an QuickBooks senden

Sobald du Clockify und QuickBooks verbunden und Benutzer mit Kunden/Projekten synchronisiert hast, wird die QuickBooks-Schaltfläche im Detaillierten Bericht angezeigt.

1. Zum Detaillierten Bericht gehen
2. Auf die QuickBooks-Schaltfläche klicken, um alle Zeiteinträge anzusehen, die an QuickBooks gesendet wurden
3. Überprüfe, ob du alle Daten, die du siehst, senden möchtest und falls nötig, wende Filter an
4. Auf "An QuickBooks senden" klicken

Clockify kann folgende Informationen an QuickBooks senden:

• Benutzer
• Beschreibung
• Projekt
• Datum
• Dauer
• Abrechnungsstatus
• Abrechnungssatz

Sobald alle Einträge gesendet wurden, markiert das System diese als gesendet. Um gesendete Zeiteinträge einzusehen, solltest du auf die Quickbooks-Dropdownliste (neben "Ungesendete Einträge werden angezeigt") klicken und "Gesendete Einträge werden angezeigt" auswählen.

Wenn ein Eintrag gesendet wird, kann er nicht wieder gesendet werden. Wenn du Änderungen an einem Eintrag vornimmst, wird die Änderung nicht in QuickBooks angezeigt (du solltest Zeiten auch in QuickBooks manuell aktualisieren). Um es zu vermeiden, ist es am besten, nur genehmigte Zeiten an QuickBooks zu senden.

Notizen

• Es ist nicht möglich, abrechenbare Einträge ohne ein Projekt an QuickBooks zu senden
• Falls du Rundung aktivierst, sendet Clockify gerundete Werte
• Nur Admins können Zeiten an QuickBooks senden
• Individuelle Zeiteinträge länger als 23h55m werden nicht gesendet
• Clockify sendet Benutzernamen, Datum, Projekt (dh. Kunden in QB), Abrechnungsstatus, Stundensätze (falls abrechenbar), Dauer, Beschreibung
• Clockify sendet auch Zeiteinträge von inaktiven und gelöschten Benutzern, die vorher synchronisiert wurden

QuickBooks Online trennen

So trennst du dein QuickBooks-Konto:

1. Bei deinem Clockify-Konto anmelden
2. Zu “Einstellungen” in der Randleiste und dann zur Registerkarte “Integrationen” gehen
3. QuickBooks-Abschnitt erweitern und auf "Trennen" klicken
4. Aktion bestätigen

Sobald QuickBooks getrennt wurde, wird die QuickBooks-Schaltfläche nicht weiter im Detaillierten Bericht angezeigt und Clockify hat keinen Zugriff mehr auf dein QuickBooks-Konto.

Auf derselben Seite kannst du mit QuickBooks erneut verbinden, indem du auf "Mit QuickBooks verbinden" klickst.

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Die Aktivierung von 2FA ist für dein Konto kostenlos und kann in Profileinstellungen aktiviert werden.

Das Erzwingen von 2FA für alle Mitarbeiter in deinem Arbeitsbereich ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

2FA erfordern

Um 2FA zu erfordern, gehe zu Arbeitsbereichseinstellungen > Registerkarte “Authentifizierung” und aktiviere “Für den Zugriff auf den Arbeitsbereich ist 2FA erforderlich”.

Es wird von jedem Benutzer in deinem Arbeitsbereich aufgefordert, die 2FA zu aktivieren (falls sie die nicht aktiviert haben) und sich wieder anzumelden.

Sobald die 2FA aktiviert ist, sollte jeder Benutzer seine E-Mail checken, um sich anzumelden.

Falls ein Mitarbeiter die 2FA nicht aktiviert hat, kann er sich in deinem Arbeitsbereich nicht anmelden.

Wenn du die Google-Anmeldung oder dein eigenes Einmaliges Anmelden (SSO) benutzt, ist diese Einstellung überschrieben.

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Die Anpassung von Kiosk ist eine zusätzliche Funktionen, die du erhältst, wenn du dein Konto auf den Standard-Plan oder höher aktualisierst.

Sitzungsdauer

Sobald du als Admin einen Kiosk öffnest und dich am Kiosk anmeldest, bleibt er 24 Stunden geöffnet (oder bis du ihn schließt). Danach soll er neu gestartet werden.

Wenn du willst, dass ein bestimmter Kiosk länger oder kürzer geöffnet bleibt, damit du ihn nicht jeden Tag neu starten musst, solltest du:

1. Zur Seite "Kiosk" gehen
2. Auf die drei Punkte neben dem Kiosk klicken
3. Auf "Bearbeiten" klicken
4. Auf die Zahl neben “Kiosk wird abgemeldet nach” klicken
5. Eine beliebige Stundenzahl eingeben
6. Auf "Speichern" klicken

Kiosk mit Firmenlogo

An jedem Kiosk wird das Clockify-Logo standardmäßig angezeigt.

Damit das Logo deiner Firma angezeigt wird, solltest du zu Einstellungen deines Arbeitsbereichs gehen und das Firmenlogo hochladen.

Sobald das Firmenlogo hochgeladen wird, ersetzt es das Clockify-Logo und wird an jedem Kiosk angezeigt.

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Mit dem Anwesenheitsbericht hast du den Überblick darüber, wann dein Team mit der Arbeit angefangen hat und fertig war, wie viel es jeden Tag gearbeitet hat, wer sich frei genommen oder keine Stunden erfasst hat und wer Überstunden gemacht hat.

Um auf den Anwesenheitsbericht zuzugreifen, solltest du:

1. Auf den Abschnitt Berichte in der linken Randleiste zeigen
2. Im Abschnitt "Teams" "Anwesenheit" wählen

Wenn du darauf klickst, kann du den Anwesenheitsbericht deines Teams ansehen.

Anwesenheitsbericht-Seite

Der Anwesenheitsbericht hat Spalten für Benutzer, Datum, Anfangszeit, Endzeit, Pause (wenn aktiviert), Arbeitszeit, Kapazität sowie für arbeitsfreie Zeit (wenn aktiviert) und Überstunden.

• Benutzer -Spalte umfasst sowohl Vollbenutzer als auch einschränkte Benutzer und zeigt laufende Timers an
• Datum -Spalte zeigt das Datum im Format der Profileinstellungen des Benutzers an
• Anfangs- und Endzeit wird im gleichen Format angezeigt
• Pausen -Spalte zeigt die gesamte Dauer von Pauseneinträgen für einen Tag an
• Arbeits -Spalte zeigt die gesamte Arbeitszeit für einen Tag an
• Kapazität -Spalte zeigt die tägliche Arbeitskapazität eines Benutzers samt arbeitsfreier Stunden an
• Überstunden zeigen den Unterschied zwischen Arbeit und Kapazität an und weisen darauf hin, wie lange Benutzer über seiner Kapazität gearbeitet hat (Pausen ausgenommen).
• Arbeitsfreie Zeit zeigt an, wie viele Stunden Benutzer an einem bestimmten Tag nicht arbeitet

Der Bericht umfasst auch Einträge, die über Nacht erstellt werden.

Der Anwesenheitsbericht ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst und sie ist für Benutzer verfügbar, die Admin- oder Teammanagerrolle haben.
Admins können alle Benutzer ansehen und Teammanager nur Benutzer, die sie verwalten.

Anwesenheitsbericht exportieren

Um einen Bericht zu exportieren, solltest du zum Tabellenkopf des Berichts gehen und "Exportieren" in der rechten Ecke finden. Dann solltest du "Als CSV speichern" oder "Als Excel speichern" aus dem Dropdownmenü wählen. Eine Datei wird generiert und mit allen verfügbaren Daten heruntergeladen.

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Das Projektbudget ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Projektbudget definieren

Um das Projektbudget festzulegen, solltest du zu einer der Registerkarten von Projekteinstellungen gehen und unter "Voranschläge" "Projektbudget" wählen:

• Du kannst das Gesamtbudget für ein Projekt mit der Option "Manuell" erstellen.

• Oder du kannst "Aufgabenbasiert" wählen und dann das Budget für jede einzelne Aufgabe im Projekt festlegen (der Gesamtfortschritt des Projekts ist immer die Summe aller seiner Aufgabenbudgets).

Sobald das Projektbudget ausgewählt wird, geben die Registerkarte “Projektstatus” und die Fortschrittsanzeige des Projekts den abrechenbaren Betrag jedes Eintrags im Projekt vs das Budget wieder, und es wird angezeigt, wie viel ausgegeben wurde und wie viel geblieben ist.

Du kannst auch auswählen, abrechenbare Ausgaben als ein Teil des Projektbudgets einzubeziehen, indem du "Budget umfasst abrechenbare Ausgaben" aktivierst.

Warnmeldungen berücksichtigen immer den Projektstatus, und sie werden gesendet, egal ob die Projektschätzung in Zeit oder im Budget erstellt wurde.

Wiederkehrende Voranschläge

If you have projects that have different budgets over different time periods, you can set the Budget (or Estimate) resets after the time period you set in the project’s Settings tab located below the estimate section.

Project estimate can be reset for one of these three periods:

• Week (Monday is default week day)
• Month (default time period, 1st of the month is default day)
• Year (January is default month, 1st of the month is default day, 00:00 is default hour)

To set the estimate reset on a weekly/monthly/yearly basis:

1. Zu Projekte page in sidebar
2. Im Fenster Einstellungen navigieren
3. Zu Project estimate kopieren
4. Turn the Reset estimate every <period> on the <date> at <time> switch on

Now, when estimate resets after each <week/month/year>, on each <date> at each <time>, the progress bar for the project will return to 0%.

This action can be performed by admins and owners and is available to project managers for the projects they are assigned to when Who can see hourly rates and amounts auf Jeder.

After you set the estimate period, it is applied to all previous time periods. Also, only time entries that belong to the currently set time period will be displayed in the Tracked vs Estimated section of the project status.
Alerts also take into consideration the reset option.

Time format in the estimate is the one set in the Profile settings.

If estimate reset is turned on:

• info about currency per time is defined in the Project estimate
• reset period is specified on project and displayed when you hover over one project
• with Task-based estimate type, Time estimate, Projektbudget, Tracked, Amount, Status und Progress are also reset
• the change is applied to Warnmeldungen und Überwachungsprotokoll

Voranschläge in Berichten

Im Zusammenfassungsbericht kannst du "Voranschläge anzeigen" aktivieren, damit Voranschläge und Budget für jedes Projekt und jede Aufgabe im Bericht, neben der erfassten Zeit angezeigt werden.

Du kannst den Bericht mit Schätzungen über Export auch herunterladen, oder die Schätzungszahlen teilen, wenn du einen Bericht teilst.

Exportierte Dateien haben nur dann Schätzungen, wenn die Gruppierungsebene entweder Projekt oder Aufgabe ist, oder beides. Du solltest auch beachten, dass der Schalter "Voranschläge anzeigen" aktiviert ist.

Nur Admins können Schätzungen in Berichten einsehen, teilen und herunterladen.

Berechtigungen

Es hängt von den Optionen "Wer kann abrechenbare Sätze sehen" und "Wer kann den Projektstatus ansehen" aus Arbeitsbereichseinstellungen ab, wer das Budget einsehen kann:

• Admins können das Projektbudget für alle Projekte einsehen und erstellen.
• Project managers can see and set project budget only if they can see billable rates. Otherwise, they can only see the progress.
• Reguläre Benutzer können das Budget nicht erstellen. Wenn sie den Projektstatus einsehen können, können sie auch den Fortschritt verfolgen. Wenn sie dazu abrechenbare Sätze einsehen können, können sie auch Einblick in das genaue Budget haben.

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Du kannst projektbezogene Ausgaben über die Web- oder mobile App erfassen und sie in Rechnungen einbeziehen.

Du kannst mit Ausgaben auch feste Gebühren (z. B. Tagessätze, Überschüsse, Überstunden, Rückerstattungen, Lohn usw.), und Ausgaben, die auf einer Einheit basieren (z. B. Stunden, Tage, Materialien, Kilometerleistung usw.) erfassen.

Die Ausgaben sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Ausgaben hinzufügen

Um Ausgaben zu verwenden, solltest du zu den Einstellungen deines Arbeitsbereichs zuerst gehen und "Ausgabenerfassung aktivieren" im Abschnitt "Ausgaben" aktivieren

1. Auf Ausgaben in der Randleiste navigieren
2. Auf "Ausgaben hinzufügen" klicken
3. Datum, Projekt und Kategorie wählen
4. Betrag (oder Einheit) eingeben
5. Notiz mit weiteren Informationen eingeben (optional)
6. Beleg hochladen
7. Auf "Speichern" klicken

Für Ausgaben mit Einheit sollten Benutzer die Einheit (z. B. Kilometer) eingeben und der Gesamtbetrag wird auf Grundlage des Kategoriebetrags pro Einheit automatisch berechnet.

Bitte beachte, dass:

• jede Ausgabe erbt den Abrechnungsstatus von ihrem Projekt, der pro Ausgabe geändert werden kann.
• jede Ausgabe die Währung, die dem Kunden zugewiesen wurde, erbt.
• du die vorhandenen Ausgaben bearbeiten oder löschen kannst, indem du auf die drei Punkte neben der Ausgabe klickst.
• du Belege der Ausgabe ansehen kannst, indem du auf das Anhangssymbol klickst.

Unterstützte Dateiformate für Anhänge: .png, .gif, .pdf, .jpg und .jpeg. Maximale Dateigröße: 5 MB.

Ausgaben mit mobiler App erfassen

Du kannst Ausgaben über die mobile Clockify-App (iOS oder Android) erfassen.

Wer kann Ausgaben ansehen und hinzufügen

• Jeder Benutzer kann seine eigenen Ausgaben ansehen und hinzufügen.
• Teammanager können Ausgaben für ihre Teammitglieder ansehen und hinzufügen.
• Admins können alle Ausgaben ansehen.

Wenn du Arbeitszeittabellen für ein bestimmtes Datum sperrst, wird dies auch Ausgaben betreffen, in dem Sinne, dass reguläre Benutzer neue Ausgaben für die gesperrten früheren Daten nicht bearbeiten oder hinzufügen können.

Wenn du Admin oder Teammanager bist, kannst du Ausgaben anderer Kollegen ansehen, indem du auf die Auswahl von Teamkollegen in der rechten Ecke oben klickst und sie bearbeitest (falls zulässig).

Ausgabenkategorien

Admins können neue Ausgabenkategorien erstellen, indem sie:

1. Auf Ausgaben in der Randleiste navigieren
2. Auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) klicken
3. Auf "Kategorie hinzufügen" klicken
4. Kategoriennamen eingeben
5. Auf “Diese Ausgabe hat einen Einheitspreis” klicken, wenn du möchtest, dass Benutzer anstelle einer Gesamtsumme eine Einheit (z. B. Kilometer) eingeben, die Einheit benennen und den Preis pro Einheit eingeben
6. Auf "Erstellen" klicken

Du kannst eine Kategorie aktualisieren, archivieren, wiederherstellen und löschen, indem du auf die drei Punkte klickst.

Wenn eine Kategorie archiviert wird, können Benutzer neue Ausgaben für sie nicht erstellen. Trotzdem werden sich alle vorhandenen Ausgaben nicht ändern.

Um eine Kategorie zu löschen, solltest du sie zuerst archivieren und dann kannst du sie löschen. Wenn eine Kategorie gelöscht wird, werden alle Ausgaben für sie unkategorisiert.

Projektstatus

Wenn dein Projekt über ein Budget verfügt, kannst du “Budget umfasst abrechenbare Ausgaben” in den Einstellungen aktivieren.

Wenn dies aktiviert wird, umfasst das Projektbudget abrechenbare Arbeitszeiten und abrechenbare Ausgaben als ein Teil der Statusanzeige (und Warnmeldungen).

Ausgabenbericht

Um alle erfassten Ausgaben einzusehen, solltest du den Ausgabenbericht entweder von der Randleiste öffnen oder zum Öffnen zu einem Bericht gehen, auf “Zeitbericht” klicken und "Ausgabenbericht" wählen.

Du kannst den Bericht für jeden Zeitraum deiner Wahl erhalten, indem du den Zeitraum in der linken Ecke oben wählst und einen vordefinierten oder benutzerdefinierten Zeitraum auswählst.

Du kannst den Bericht nach den folgenden Kriterien filtern: abrechenbar (abrechenbar, nicht abrechenbar) Genehmigung (genehmigt, nicht genehmigt) und Rechnungsstellung (in Rechnung gestellt) 

Du kannst Ausgaben sortieren, indem du auf die Spaltenüberschriften in der Tabelle klickst.

Die Ausgaben, die in Rechnung gestellt sind, sind als “in Rechnung gestellt” markiert. Du kannst auf das Tag der Rechnung zeigen, um anzusehen, zu welcher Rechnung sie gehören.

Du kannst Ausgaben als “in Rechnung gestellt” manuell markieren, indem du sie mit Massenbearbeitung auswählst und dann “In Rechnung gestellt”wählst. Um Ausgaben als nicht in Rechnung gestellt zu markieren, solltest du nur die in Rechnung gestellten Ausgaben wählen.

Du kannst alle Ausgaben im PDF-, CSV- und Excel-Format exportieren, indem du auf “Exportieren” klickst.

Um eine Ausgabe zu löschen oder bearbeiten, solltest du auf die drei Punkte neben der Ausgabe klicken.

• Admins können alle Ausgaben ansehen und bearbeiten.
• Manager können alle Ausgaben ihrer Teammitglieder oder ihres Projekts ansehen, und sie bearbeiten, wenn “Wer kann Zeit und Ausgaben für andere bearbeiten” in den Arbeitsbereichseinstellungen aktiviert wird.
• Reguläre Benutzer können nur ihre eigenen Ausgaben ansehen und bearbeiten (sofern sie nicht gesperrt sind).

Außerdem kannst du einen PDF-, Excel- oder CSV-Export des Ausgabenberichts auf der Seite “Detaillierter Ausgabenbericht” anpassen.

1. Zum Bericht gehen
2. Auf "Export" klicken
3. "Anpassen" auswählen
4. Information wählen, die du erhalten möchtest
5. "Speichern"

Jeder Bericht, den du im PDF-, Excel- oder CSV-Format exportiert, enthält die ausgewählten Daten.

Diese Funktion ist im Pro- und Enterprise-Abonnementplan verfügbar.

Ausgaben genehmigen

Die hinzugefügten Ausgaben werden auf der Seite Ausgaben angezeigt.

For expenses to be approved, an Admin or a Team Manager need to perform this action on the Approvals page. Prior to approving, expenses need to be submitted first.

Um Ausgaben zur Genehmigung einzureichen, solltest du: 

1. Auf die Schaltfläche "Einreichen" über dem von dir erstellten Etikett "Ausgabe" klicken 
2. Das Bestätigungsfenster "Zur Genehmigung einreichen" wird mit dem gewählten Zeitraum und den Ausgaben angezeigt
3. Auf "EINREICHEN" klicken

Das Tag für ausstehende Genehmigungen wird über einer eingereichten Ausgabe angezeigt, die noch nicht genehmigt wird.

Wenn du auf das Tag für ausstehende Genehmigungen zeigst, kannst du den Namen des Benutzers ansehen, der die Ausgaben eingereicht hat. Wenn du auf X klickst, kannst du die Genehmigung zurückziehen. Wenn du dies tust, kann Admin Zeit und Ausgaben nicht genehmigen, wenn du sie nicht noch einmal sendest.  

Admins können ausstehende Ausgabengenehmigungen bearbeiten. Teammanager können diese Aktion für ihre Teammitglieder auch durchführen.

Ausgaben können auch aus Arbeitszeittabellen und Zeiterfassungssystem zur Genehmigung eingereicht werden.

Ausgaben in Rechnung stellen

1. Eine Rechnung öffnen
2. Auf "Zeit und Ausgaben importieren" klicken
3. Datum und Projekt wählen
4. "Abrechenbare Ausgaben einbeziehen" aktivieren
5. Auswählen, wie die Ausgaben nach deiner Wahl angezeigt werden (jede Ausgabe als ein Element in der neuen Zeile anzeigen, oder sie nach Projekt, Benutzer oder Kategorie gruppieren)
6. Auf "Importieren" klicken

Nur abrechenbare Ausgaben, die nicht in Rechnung gestellt sind, werden in die Rechnung importiert.

Wenn eine Ausgabe eine Einheit hat, übernimmt die Einheitsliste die Einheit der Ausgabe und die Preisspalte übernimmt den Preis der Kategorie. Die Ausgaben, die keine Einheit haben, werden als eine Einheit angezeigt.

Importierte Zeit wird als Service- Elementtyp und Ausgabe als Produkt-Elementtyp angezeigt. Du kannst den Namen des Elementtyps in Rechnungseinstellungen anpassen sowie die Elementtyp-Spalte im PDF-Format ausblenden.

Jede in Rechnung gestellte Ausgabe wird als “in Rechnung gestellt” markiert, sodass du dieselbe Rechnung zufällig nicht zweimal in Rechnung stellst. Wenn du ein Zeilenelement entfernst, das importierte Ausgaben enthält (oder die gesamte Rechnung löscht), werden diese Ausgaben als “nicht in Rechnung gestellt” markiert.

Du kannst eine Ausgabe als ”in Rechnung gestellt” oder “nicht in Rechnung gestellt” im Detaillierten Ausgabenbericht immer manuell markieren, indem du sie mit Massenbearbeitung auswählst.

The post Expenses appeared first on Clockify Help.

Die Warnmeldungen sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Um benachrichtigt zu werden, wenn ein Mitarbeiter zu viel Zeit erfasst, solltest du Erinnerungen für Überstunden einrichten.

Warnmeldungen für Projekte einrichten

1. Auf “Einstellungen” in der linken Randleiste klicken
2. Zur Registerkarte “Warnmeldungen” wechseln
3. Wähle, ob die Warnmeldungen für ein Projekt oder eine Aufgabe, zu welchem Prozentsatz und an wen gesendet werden
4. Warnmeldung hinzufügen

Die Warnmeldungen werden erst dann gesendet, wenn der festgelegte Prozentsatz der vorgeschlagenen Zeit erreicht ist. Falls jemand die Zeit bearbeitet und der Prozentsatz den festgelegten Wert unterschreitet, wird die Warnmeldung noch einmal gesendet, wenn der festgelegte Prozentsatz der vorgeschlagenen Zeit erreicht wird.

Die Warnmeldungen werden auf alle Projekte angewendet, die Schätzungen haben (Du kannst Warnmeldungen nur für bestimmte Projekte nicht einrichten).

Wenn du die nicht abrechenbare Zeit von Zeitschätzungen im Projekt ausschließt, wird diese Zeit sowohl im Projektstatus als auch in Warnmeldungen als Teil der Schätzung nicht gezählt.

Du kannst wählen, wer Warnmeldungen erhält:

• Alle Admins
• Alle Projektmanager (für ihre jeweiligen Projekte)
• Persone, die zum Projekt hinzugefügt sind (für Projekt-Warnmeldungen)
• Personen, die Aufgaben zugewiesen sind (für Aufgaben-Warnmeldungen)

Die Warnmeldungen werden 30 Minuten nach Erreichen der geschätzten Zeit gesendet.

Die Benutzer, die ihre E-Mail-Adresse nicht bestätigt haben, erhalten keine Warnmeldungen.

Warnmeldungen entfernen

Um eine Warnmeldung zu löschen, solltest du einfach auf X ganz rechts in der Warnmeldung klicken, die du entfernen möchtest und dann “Löschen” wählen.

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Wenn du einen Bericht filterst oder freigibst, kannst du für ihn auch angeben, ob er dir oder jemand anderem in deinem Konto gesendet werden soll, damit sie die neuesten Informationen über Zeiterfassung für diesen oder vorigen Tag, Woche oder Monat immer erhalten.

Only Owner and Admins can create Scheduled reports.

Die geplanten Berichte sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivierst, wenn du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Berichte planen

1. Zu einem beliebigen Bericht gehen
2. Notwendige Filter anwenden, die der Bericht haben soll (z B. nach Benutzern, Kunden usw. filtern)
3. Einen relativen Zeitraum auswählen (z. B. diese Woche, letzter Monat, usw.)
4. Auf das Symbol “Freigeben” klicken
5. Den Berichte benennen (dieser Name wird in E-Mails, auf Seiten im Bericht und in Exporten benutzt)
6. Empfänger auswählen
7. Auswählen, wie oft du den Bericht erhalten willst (täglich, wöchentlich oder monatlich)
8. Auf "Link erstellen" klicken

Beachte, dass Berichte mit angepassten Datumsbereichen nicht geplant werden können und dass nur Admins Berichte planen können.

Du kannst alle deine geplanten Berichte auf der Seite “Geteilte Berichte” ansehen. Neben Berichten, die an E-Mail gesendet werden, steht das Tag "Geplant".

Du kannst die Planung für vorhandene geteilte Berichte auf der Seite "Geteilte Berichte” ein-/ausschalten, indem du auf die drei Punkte neben einem Bericht klickst.

Admins können auswählen, dass ein Bericht nur an sie gesendet wird, oder andere Benutzer in ihrem Arbeitsbereich wählen.

Wann werden E-Mails gesendet?

• Tägliche E-Mails werden jeden Tag gemäß der Einstellung des Empfängers für den Tagesanfang in Profileinstellungen gesendet
• Wöchentliche E-Mails werden am Anfang jeder Woche gemäß der Einstellung des Empfänger für den Wochenanfang und Tagesanfang in Profileinstellungen gesendet
• Monatliche E-Mails werden am 1. eines jeden Monats gemäß der Einstellung des Empfängers für den Tagesanfang in Profileinstellungen gesendet

Inhalt der E-Mail-Berichte

• Name des Berichts
• Genaue Daten, für die der Bericht gesendet wird
• Die gesamte erfasste Zeit und wie viel davon abrechenbar ist (dies wird im Moment des Sendens von E-Mails berechnet). Falls du willst, dass in der E-Mail die abrechenbare Zeit nicht angezeigt wird, solltest du sicherstellen, dass “Betrag nicht anzeigen” gewählt wird, bevor du den Bericht teilst.
• Link zum Live-Zeitbericht für weitere Informationen (der relative Datumsbereich, den du gespeichert hast, wird immer angezeigt)
• Direkte Links, um den Bericht im PDF-, CSV- und Excel-Format herunterzuladen (der Download ist für die Daten aus der E-Mail)

Wenn es eine neue Summe gibt, da du Arbeitszeittabellen hinzugefügt oder vorhandene bearbeitet hast, enthält die E-Mail veraltete Informationen, aber der Link zeigt aktuelle Informationen an.

Hast du die Informationen im Bericht gesperrt, berücksichtigen die Download-Links aus der E-Mail die gesperrten Daten (z. B. wenn du "Gestern" gespeichert und das Datum gesperrt hast, führt dich jede frühere E-Mail zum gleichen Download, z. B. von gestern).

Berichte an Mitarbeiter außerhalb Clockify senden

Wenn du willst, dass andere Mitarbeiter geplante Berichte erhalten, solltest du die Weiterleitung von E-Mails einrichten.

Du solltest einen Filter für die E-Mails in deinem E-Mail-Kunden erstellen, die den nötigen Betreff enthalten und dann die Regel erstellen, dass die E-Mails an eine andere E-Mail weitergeleitet werden.

Du kannst beispielsweise einen Bericht nach einem Kunden filtern, den Bericht KundeX Wochenbericht nennen und ihn so einplanen, dass er einmal pro Woche gesendet wird und dann einen Filter und eine Regel für diese E-Mails so erstellen, dass sie aus deinem Posteingang an die E-Mail-Adresse deines Kunden automatisch gesendet werden.

So wird die Weiterleitung von E-Mails für: Gmail / Outlook / Mail (Mac) eingerichtet.

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Dies ist eine zusätzliche Funktion, die du nutzen kannst, wenn du deinen Arbeitsbereich auf einen Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst, und sie ist für alle Benutzerrollen verfügbar.

Um den Bericht sehen zu können, muss auch die Zeitplanung aktiviert sein.

Wenn du alle diese Voraussetzungen erfüllt hast, kannst du:

• zu Berichte in der Randleiste navigieren
• in der Dropdownliste die Option "Aufträge" auswählen

Der Bericht zeigt die geplante Gesamtzeit der veröffentlichten Aufgaben, die verfolgte Gesamtzeit, die Differenz zwischen den beiden und die Leistungsspalte mit einer Fortschrittsanzeige auf der rechten Seite.

Die Ergebnisse werden nach Projekt, Kunde, Benutzer, Gruppe, Tag und Datum gruppiert. Du kannst die Anzeige jedoch anpassen, indem du die Kriterien nach deinen Bedürfnissen einrichtest und die Daten weiter in Untergruppen aufschlüsselst.

Zum Beispiel kannst du:

• Nach Kunde gruppieren -> Benutzer, um zu sehen, wer für welchen Kunden gearbeitet hat
• Nach Gruppe gruppieren -> Benutzer -> Datum, um zu sehen, wer wann gearbeitet hat

Du kannst die Ergebnisse auch nach Datum in der Datumsauswahl, Team (Benutzer und Gruppen), Kunde oder Projekt filtern und sie im CSV- und Excel-Format exportieren.

Hinweis: Die Gruppierungsoptionen wirken sich auf das Aussehen deiner Exporte aus. Wenn du beispielsweise nach Benutzer gruppierst und nach Projekt in Untergruppen aufteilst, werden die Daten im Export auf diese Weise gruppiert.

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Die Arbeitskosten sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Arbeitskosten definieren

Um Arbeitskosten einzusehen und zu definieren, solltest du Kostensätze in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs zuerst aktivieren.

Die Kostensätze funktionieren auf die gleiche Weise wie abrechenbare Stundensätze und du kannst sie direkt neben den abrechenbaren Sätzen definieren.

Der Unterschied zwischen abrechenbaren Sätzen und Kostensätzen:

• Kostensätze werden immer angewendet, egal ob ein Eintrag abrechenbar ist oder nicht
• Du kannst Kostensätze immer löschen –, z. B. bei Projekten, die keine Kosten verursachen

Kosten und Gewinn in Berichten anzeigen

Wenn du einen Bericht ausführst, kannst du wählen, was angezeigt wird:

• Abrechenbarer Betrag - wie viel du deinen Kunden in Rechnung stellst
• Kostenbetrag - wie viel du deinem Team bezahlst
• Gewinn - der Unterschied zwischen dem abrechenbaren Betrag und Kostenbetrag (er kann negativ sein, falls die Kosten größer als der Verdienst sind)

So kannst du sämtliche Kosten und Gewinn über verschiedene Daten, Projekte und Benutzer hinweg nachverfolgen und (im Zusammenfassungsbericht) vergleichen sowie Kosten und Gewinn für jeden einzelnen Zeiteintrag (im Detaillierten Bericht) einsehen.

Exporte zeigen an, was man in der Benutzeroberfläche ansehen kann. Du kannst beispielsweise “Kosten anzeigen” in einem Bericht festlegen, PDF exportieren und an Gehaltsabrechnung senden; oder du kannst “Betrag anzeigen” festlegen, PDF exportieren und an Kunden senden.

Wenn du einen Bericht im CSV- oder Excel-Format exportierst:

• Mit "Betrag anzeigen" werden Abrechenbarer Betrag und Anrechenbarer Satz für jeden Eintrag angezeigt
• Mit "Kosten anzeigen" werden Kostenbetrag und Kostensatz für jeden Eintrag angezeigt
• Mit "Gewinn anzeigen" wird alles angezeigt: Abrechenbarer Betrag, Abrechenbarer Satz, Kostenbetrag, Kostensatz, Gewinnbetrag, und Gewinnsatz (der berechnete Unterschied zwischen zwei Sätzen)

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Das Erzwingen des Timers ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Du kannst “Timer erzwingen” ganz unten in der Registerkarte “Berechtigungen” in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs aktivieren.

Wenn “Timer erzwinger” aktiviert ist, KÖNNEN Benutzer:

• Neue Einträge mit nur einem Timer erstellen (manueller Modus wird deaktiviert)
• Neue Einträge über den Auto-Tracker hinzufügen
• Vorhandene Einträge löschen (wenn sie nicht gesperrt oder genehmigt sind)
• Beschreibung, Projekt / Aufgabe, Tag und abrechenbaren Status des Eintrags ändern (wenn sie nicht gesperrt oder genehmigt sind)
• Startzeit eines laufenden Timers ändern
• Start-/Endzeit und Dauer eines vorhandenen Zeiteintrags ändern
• Einen Eintrag duplizieren

Die Einschränkungen gelten für alle Benutzer, einschließlich Administratoren. Die Admins können Zeiten über die Zeiterfassung nicht manuell hinzufügen, aber sie können Zeiten für andere (auch für sich selbst) über den Detaillierten Bericht hinzufügen.

Die Teammanager können Zeiten für ihre Teammitglieder hinzufügen/bearbeiten, wenn dies in den Einstellungen aktiviert ist.

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Mit der GPS-Ortung kannst du einsehen, wer gerade vor Ort arbeitet, sowie den Standortverlauf jedes Mitarbeiters im Laufe des Tages, während sie angemeldet sind.

Das GPS-Tracking ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Datensammlung und Datenschutz

Ein Standort kann nicht ohne Wissen des Benutzers aufgenommen werden. So kannst du einen Standort aufzeichnen:

• Admin sollte "GPS-Tracking aktivieren" in den Arbeitsbereichseinstellungen aktivieren.
• Alle Arbeitsbereich-Mitglieder erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Standortaufzeichnung über Webbenachrichtigung oder mobile Benachrichtigung aktiviert wird.
• Benutzer sollten ihre Arbeitszeiten über die mobile App (iOS oder Android) herunterladen und erfassen.
• Benutzer sollten Ortungsdienste auf ihrem Handy aktivieren.
• Benutzer sollten der Clockify-App ermöglichen, auf ihren Standort zuzugreifen.
• Jeder reguläre Benutzer kann alle seine erfassten Standorte ansehen. Admins kann alle erfassten Standorte im Arbeitsbereich ansehen.
• Standort wird jedes Mal aufgezeichnet, wenn ein Timer in der mobilen App gestartet und gestoppt wird. Während der Timer läuft, werden auch weitere Standorte aufgezeichnet, wenn sich ein Benutzer deutlich bewegt (gewöhnlich mehr als 500 Meter) - dies hängt von deinem Gerät ab (von Betriebssystem, Version, Einstellungen und genehmigten Berechtigungen).
• Standorte werden erfasst, auch wenn die mobile App im Hintergrund läuft.
• Jeder Standort ist mit einem Zeiteintrag verbunden. Wenn ein Zeiteintrag gelöscht wird, werden auch seine Standorte gelöscht.
• Admins können alle Standorte löschen. Reguläre Benutzer können ihre eigenen Standorte löschen.
• Du kannst Standorte für die letzten 7 Tage ansehen. Alle Standorte, die älter als 7 Tage sind, werden für immer automatisch gelöscht.

Standort ansehen

Um aufgezeichnete Standorte anzusehen, solltest du auf “Aktivität” in der Randleiste und dann auf die Registerkarte “Standorte” klicken.

Admins können alle erfassten Standorte ansehen, während reguläre Benutzer nur ihre eigenen Standorte ansehen können.

Du kannst aktuelle Standorte deiner Mitarbeiter, ihre Routen und Zeitstempel, wann ein Standort aufgezeichnet wurde, ansehen.

Auf der rechten Seite kannst du alle in deinem Arbeitsbereich aktiven Benutzer, ihren an diesem Tag zuletzt aufgezeichneten Standort auf der Karte ansehen sowie den Zeitstempel, wann der Standort aufgezeichnet wurde. Hat ein Benutzer keinen Standort an diesem Tag, dann siehst du nur einen Bindestrich (-).

Wenn ein roter Aufzeichnungspunkt neben einem Besitzer steht, bedeutet dies, dass sein Timer für einen Standort immer noch läuft.

Um alle aufgezeichneten Standorte eines Benutzers für den Tag anzusehen, solltest du auf sie in der Randleiste klicken. Du erhältst eine Liste mit allen Aufzeichnungen und kannst ihre Routen auf der Karte (aufgrund der an diesem Tag aufgezeichneten Standorte) ansehen.

Um die detaillierte Ansicht zu schließen und zur Team-Ansicht zurückzugehen, solltest du auf X neben dem Benutzernamen klicken.

Um Standorte für andere Tage anzusehen, solltest du auf > oder < in der rechten oberen Ecke neben dem Datum (du kannst bis zu 7 Tagen zurückgehen) klicken.

Standorte löschen

Sowohl Admins als auch reguläre Benutzer können aufgezeichnete Standorte löschen.

Du kannst erfasste Standorte in der Web-Version von Clockify löschen, indem du zu Aktivität > Standorte in der Randleiste navigierst.

Wenn du Admin bist, klicke auf einen Benutzer rechts, um seine Routen-Ansicht zu öffnen, dann zeige auf den Standort, den du löschen möchtest, und klicke auf das Papierkorb-Symbol.

Wenn du regulärer Benutzer bist, solltest du auf die Aufzeichnung, die du löschen möchtest, nur zeigen und auf das Papierkorb-Symbol klicken.

Alle Standorte, die älter als 7 Tage sind, werden für immer automatisch gelöscht.

Wenn ein Standort gelöscht wird, kann das nicht rückgängig gemacht werden (jedes Löschen ist dauerhaft und irreversibel).

Falls Benutzer sein Konto löscht, werden alle seine Standortdaten auch gelöscht.

Standortgenauigkeit

Die GPS-Ortung ist wegen verschiedener Faktoren (Handy-Betriebssystem, -Version, -Model, offener oder geschlossener Raum, geografische Faktoren wie Größe von Gebäuden usw.) nicht 100% genau.

Die Standortgenauigkeit kann sein:

• hohe Genauigkeit - tatsächlicher Standort kann um weniger als 150 Meter daneben liegen
• mittlere Genauigkeit - tatsächlicher Standort liegt um 150-500 Meter daneben
• niedrige Genauigkeit - tatsächlicher Standort liegt um 500-1000 Meter daneben

Wenn ein aufgezeichneter Standort mittlere oder niedrige Genauigkeit hat, erhältst du einen Hinweis in der detaillierten Route-Ansicht der Person.

Wenn die Standortgenauigkeit um mehr als 1000 Meter daneben liegt, wird dies nicht aufgezeichnet.

Standortgenauigkeit verbessern (Android)

Standortgenauigkeit verbessern (iOS)

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Für Windows herunterladen →

Für Mac herunterladen →

Hinweis: Die Desktop-Apps für Windows und Mac haben integrierte Screenshots.

Die Screenshots sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Datensammlung und Datenschutz

Screenshots können nicht ohne Wissen des Benutzers aufgenommen werden.
So werden Screenshots erstellt:

• Admin sollte “Erstellen von Screenshots aktivieren” in den Einstellungen des Arbeitsbereichs aktivieren
• Alle Arbeitsbereich-Mitglieder erhalten eine Benachrichtigung, wenn das Erstellen von Screenshots sowohl über die Web-App als auch über die Desktop-App aktiviert ist.
• Screenshots werden aufgenommen, nur während der Timer läuft (egal wo du den Timer gestartet hast) UND wenn du die App zum Erstellen von Screenshots installiert hast.
• Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen sind die Screenshots standardmäßig mit geringer Auflösung und unscharf. Admins und Besitzer können trotzdem eine höhere Auflösung für den ganzen Arbeitsbereich festlegen.
• Jeder Benutzer kann alle seine Screenshots ansehen. Admin kann alle Screenshots im Arbeitsbereich ansehen.
• Jeder Screenshot ist mit einem Zeiteintrag verbunden. Wenn der Zeiteintrag gelöscht wird, werden auch seine Screenshots gelöscht.
• Wenn Benutzer einen Screenshot löschen, wird die Zeit zwischen dem vorherigen und aktuellen Screenshot von der gesamten Zeit abgezogen.
• Du kannst Screenshots wieder ansehen, die sogar vor einem Jahr erstellt wurden. Alle Screenshots, älter als ein Jahr, werden dauerhaft automatisch gelöscht.

Clockify kann auch:

• Die verwendeten Apps und die besuchten Websites mit dem Auto-Tracker aufnehmen, aber die Daten sind komplett privat (für den Arbeitsbereich-Admin nicht verfügbar).
• Mit Leerlauferkennung erkennen, wenn du inaktiv bist (keine Mausbewegung oder Tastatureingaben), aber die Daten werden nur einmal angezeigt, wenn du wieder aktiv bist und du kannst entscheiden, ob du die Leerlaufzeit behalten oder ausschließen möchtest (die Information ist für den Arbeitsbereich-Admin nicht verfügbar).

Screenshots aufnehmen

Um Screenshots zu erfassen, solltest du die Desktop-App für Mac oder Windows installieren.

Wenn die App installiert wird, solltest du dich anmelden und den Timer starten.

Die Screenshots werden nach dem Zufallsprinzip in 5-Minuten-Intervallen erfasst, während der Timer läuft und die Desktop-App aktiv ist.

Wenn du beispielsweise 20 Minuten der erfassten Zeit ansiehst, gibt es vier 5-Minuten-Intervallen innerhalb dieser 20 Minuten.
Angenommen, dass der Timer um 12.15 Uhr gestartet wurde, ist das erste 5-Minuten-Intervall von 12:15 bis 12:20. Der erste Screenshot wird nach fünf Minuten, am Ende des ersten Intervalls, um 12:20 Uhr aufgenommen.
Alle anderen Screenshots werden 3-8 Minuten nach dem Beginn des Intervalls aufgenommen. 

Die Screenshots werden nicht aufgenommen, wenn die Dauer des Zeiteintrags kürzer als 5 Minuten ist oder wenn der Timer im Web oder auf dem Handy läuft, aber in der Desktop-App nicht (oder wenn du nicht angemeldet bist).

Wenn Mac es auffordert, solltest du Clockify zulassen, Screenshots aufzunehmen. Falls du auf “Verweigern” klickst, solltest du zu Systemeinstellungen > Sicherheit und Datenschutz > Bildschirmaufnahme gehen und die Clockify-App abhaken.

Screenshots ansehen

Wenn Screenshots aktiviert sind, können alle Benutzer in einem Arbeitsbereich die Seite Aktivität > Screenshots in der Randleiste sehen.

Reguläre Benutzer können alle eigenen Screenshots und Admins Screenshots von jedem Benutzer ansehen.

Alle aktiven Benutzer im Arbeitsbereich sind aufgelistet und du kannst neben jedem Benutzer die gesamte Anzahl von an diesem Tag aufgenommenen Screenshots ansehen.

Wenn ein Benutzer Screenshots hat, kannst du auf seinen Namen oder das Erweiterungssymbol in der rechten Ecke klicken, um die Screenshots, die Zeit der Aufnahme, sowie den Projektnamen, Aufgabe und Kunden, falls verfügbar, anzusehen.

Du kannst auf einen Screenshot klicken, um eine Galerieansicht zu öffnen und dann kannst du zwischen Screenshots wechseln.

Um Screenshots für andere Tage zu sehen, solltest du auf > oder < in der rechten Ecke oben neben dem Datum klicken (vom Zeitpunkt der Aufnahme kannst du bis zu einem Jahr zurückgehen).

Screenshots löschen

Sowohl Admins als auch reguläre Benutzer können Screenshots löschen, indem sie auf das Papierkorbsymbol klicken, wenn sie auf einen Screenshot zeigen.

Reguläre Benutzer können nur ihre eigenen Screenshots löschen - es sei denn, dass der Zeiteintrag gesperrt oder genehmigt ist (in diesem Fall sollte ein Admin ihn löschen).

Um einen Screenshot zu löschen, der vom derzeit laufenden Timer erfasst wurde, solltest du zunächst den Timer stoppen und dann kannst du den Screenshot löschen.

Wenn ein Screenshot von einem regulären Benutzer gelöscht wird, wird die Zeit zwischen diesem und dem vorherigen Screenshot von der Gesamtzeit des Zeiteintrags abgezogen. Wenn ein Zeiteintrag nur einen Screenshot hat, wird der ganze Zeiteintrag gelöscht. Wenn ein Screenshot für einen genehmigten Zeiteintrag gelöscht wird, ist der Eintrag betroffen.

Admins können jeden Screenshot ohne den Zeitabzug löschen.

Wenn ein Zeiteintrag mit Screenshots von Benutzern oder Admin gelöscht wird, werden alle seine Screenshots automatisch gelöscht. Wenn ein Benutzer sein Konto löscht, werden alle seine Screenshots auch gelöscht.

Alle Screenshots, älter als ein Jahr, werden für immer automatisch gelöscht.

Wenn ein Screenshot gelöscht wird, kann das nicht rückgängig gemacht werden. Jedes Löschen ist dauerhaft und irreversibel.

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Mit benutzerdefinierten Feldern kannst du Folgendes manuell verfolgen: Ausgaben, Kilometerleistung, Pausen, Überstunden, Rechnungsstatus, Anzahl von Einheiten, benutzerdefinierte Dropdownlisten, Quantität, Codes, Standorte, Schätzungen, Ausrüstung, Deal-Nummer, Link zum Ticket, Quittungen, Fotos, alle Arten von IDs (Rechnung, Aufgabe, Benutzer, Projekt)... und mehr!

Zusätzlich zu Benutzerdaten kannst du auch Metadaten in Projekten verfolgen - das ist perfekt, wenn du Daten in Pivottabellen analysieren oder Clockify mit externen Systemen über API integrieren solltest.

Wenn du Benutzern benutzerdefinierte Felder (z. B. Mitarbeiter-ID) hinzufügen möchtest, kannst du Benutzerfelder verwenden.

Die benutzerdefinierten Felder sind eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Benutzer können Daten über das Web, Browser-Erweiterung, iOS, Android und Mac (Unterstützung für Windows in Kürze) in benutzerdefinierte Felder eingeben.

Felder erstellen

Du kannst benutzerdefinierte Felder in den Einstellungen des Arbeitsbereichs > Registerkarte “Benutzerdefinierte Felder” erstellen. Du kannst bis zu 50 Felder in einem Arbeitsbereich haben.

Wenn du ein Feld erstellst, solltest du den Feldtyp bestimmen:

• Text - Eingabefeld, in das du alles, was du möchtest, eingeben kannst (Projekt-ID, zusätzliche Notizen, Koordinaten)
• Zahl - Eingabefeld, das ausschließlich numerische Werte akzeptiert
• Link- Eingabefeld, das URLs zu Websites oder Dateien (Belege, Screenshots, Dokumente, Aufgabenrefenz) akzeptiert
• Schalter - ein einfacher Ja/Nein-Schalter (in Rechnung gestellt, bezahlt, dringend)
• Auswählen - Eingabefeld, das Benutzern ermöglicht, einzelne Optionen aus einer vordefinierten Liste (Standort, Status, Kategorie) auszuwählen
• Mehrere auswählen - Eingabefeld, das Benutzern ermöglicht, jede Anzahl von Werten (verwendete Ausrüstung, Liste für benutzerdefinierte Tags in einem Projekt) aus einer vordefinierten Liste auszuwählen

Du kannst auch reguläre Benutzer verhindern, Daten einzugeben oder zu ändern, indem du “Wer kann bearbeiten: Admins” festlegst (Benutzer können beispielsweise den Status “Unbezahlt/Bezahlt” ansehen, aber nur Admins können ihn ändern).

Felder verwenden

Damit deine Benutzer die Felder, die du erstellt hast, sehen können, solltest du das Feld in den Slot “Sichtbar” in der Aktiv-Spalte ziehen und ablegen. Danach werden die Felder in “Zeiterfassungssystem” und “Arbeitszeittabelle” für alle im Arbeitsbereich angezeigt.

In einer Arbeitszeittabelle kannst du Daten in zusätzlichen Feldern eingeben, wenn du auf eine Zelle mit Zeitangaben zeigst und die drei Punkte anklickst.

Du kannst bis zu 5 sichtbare Felder für den gesamten Arbeitsbereich haben und 5 weitere in Projekten.

Die Felder funktionieren wie reguläre Eingaben, abhängig vom Feldtyp, den du bestimmst. Benutzer können Text oder Nummer eingeben, ein Kontrollkästchen markieren oder einen vordefinierten Wert aus der Liste auswählen.

Wann sollte man unsichtbare Felder verwenden

Unsichtbare Felder sind nützlich, wenn du Clockify mit externen Systemen über API integrieren möchtest, oder wenn Einträge zusätzliche Metadaten (Projekt-ID oder Projekttyp) aus Projekten erben sollen, aber du willst nicht deine Benutzer mit unwichtigen Daten überfordern.

Wenn du ein Feld aktivierst und es unsichtbar machst, können Benutzer das Feld nirgendwo sehen, trotzdem verfügen alle erstellten Einträge über es. Einträge können Werte für unsichtbare Felder über Projekt erben oder du kannst sie über API oder eine Integration aktualisieren.

Die unsichtbaren Felder und ihre Daten werden in Excel- oder CSV-Exporten des Detaillierten Berichts angezeigt.

Felder in Projekten einrichten

Zusätzlich zur Aktivierung von benutzerdefinierten Feldern für den gesamten Arbeitsbereich kannst du sie auch nach Projekt aktivieren sowie Sichtbarkeit und einen standardmäßigen Wert in Projekteinstellungen überschreiben.

Alle unsichtbaren Felder werden in Projekten automatisch angezeigt. Du kannst ihren standardmäßigen Wert für ein Projekt festlegen und sie sichtbar (oder unsichtbar) machen, wenn ein Benutzer dieses Projekt wählt.

Du kannst bis zu 10 sichtbare Felder in einem Projekt haben.

Zusätzlich zur Verwaltung von aktiven Feldern kannst du außerdem ein Feld aus der Liste der verfügbaren Felder hinzufügen, damit nur Einträge in diesem bestimmten Projekt das Feld haben.

Möchtest du, dass Felder einen standardmäßigen Wert haben, wenn Benutzer ein Projekt wählen? Wenn Benutzer ein Projekt wählen, kann beispielsweise das Feld Standort auf Deutschland festgelegt und später überschrieben werden, falls es nicht mehr Deutschland ist.

Du solltest mit standardmäßigen Werten vorsichtig sein, da sie vorhandene Werte immer überschreiben. Wenn ein Zeiteintrag beispielsweise "Mein Wert" hat und du dann ein Projekt mit "Standardmäßiger Wert"änderst, wird "Mein Wert" überschrieben (Du kannst "Mein Wert"erneut eingeben, aber wenn du das Projekt des Zeiteintrags wieder änderst, wird "Mein Wert" verloren).

Projektmanager können die Sichtbarkeit von Feldern überschreiben und einen standardmäßigen Wert für ihre Projekte festlegen.

Erweiterte Verwendung

Du kannst jeden Workflow archivieren, den du benötigst, indem du diese vier Mechanismen verwendest:

• Berechtigungen bearbeiten - Du kannst Benutzern ermöglichen, Daten für ihre Zeiteinträge in einem Feld zu bearbeiten, oder die Bearbeitung nur auf Admins begrenzen
• Sichtbarkeit - betrifft, ob Benutzer ein Feld im Zeiterfassungssystem oder in einer Arbeitszeittabelle sehen können
• Standardmäßiger Wert - Felder eines Zeiteintrags sind am Anfang leer, es sei denn, dass du sie mit einem standardmäßigen Wert im Voraus ausfüllst
• Projektüberschreibungen - Du kannst die Sichtbarkeit eines Feldes und Standardmäßigen Wert nach Projekt überschreiben

Du kannst zum Beispiel ein Feld als von regulären Benutzern nicht bearbeitbar sowie als nur in bestimmten Projekten sichtbar festlegen. Oder du kannst ein Feld unsichtbar machen und einen standardmäßigen Wert in Projekten festlegen, damit jeder Zeiteintrag seine Metadaten im Projekt hat.

Benutzerdefiniertes Pflichtfeld

Du kannst auch festlegen, dass ein benutzerdefiniertes Feld für jeden Zeiteintrag auf der Arbeitsbereichsebene erforderlich ist.
Um dies zu tun, sollte das benutzerdefinierte Feld eines Zeiteintrags auf "Sichtbar" mit einem standardmäßigen Wert festgelegt oder von "Jeder" bearbeitet werden. Wenn das benutzerdefinierte Feld richtig konfiguriert wird, wird es in den Einstellungen des Arbeitsbereichs, im Abschnitt "Zeitspeicherung nicht erlauben, ohne", in der Registerkarte "Allgemein" angezeigt. Nachdem das Feld im Kontrollkästchen markiert wurde, wird es als Pflichtfeld im Zeiterfassungssystem und in Arbeitszeittabellen angezeigt.

Also, wenn Benutzer nächstes Mal einen Zeiteintrag eingeben möchten, sollten sie Daten in dieses Pflichtfeld einfügen.

Felder bearbeiten und löschen

Das Aktivieren von Feldern betrifft nicht alte Einträge. Nur neue Zeiteinträge, die nach vorne laufen, haben benutzerdefinierte Felder und standardmäßige Werte. Um Zeiteinträgen Felder rückwirkend hinzuzufügen, solltest du Zeiteinträge manuell aktualisieren.

Wenn du ein Feld aus Aktiv nach Verfügbar wechselst, haben neue Einträge nicht das Feld, trotzdem behalten vorhandene Einträge ihre Daten und werden in Exporten angezeigt.

Wenn ein benutzerdefiniertes Feld gelöscht wird, werden das Feld und alle seine Daten aus allen Zeiteinträgen über den gesamten Arbeitsbereich hinweg gelöscht. Wenn ein Feld gelöscht wird, ist es, als ob es nie existiert hätte. Es kann nicht rückgängig gemacht werden. Um Daten zu speichern, ist es am besten, das Feld zu deaktivieren, indem es zur Verfügbar-Spalte verschoben wird.

Wenn du die Optionen des Feldtyps Auswählen bearbeitest, behalten die vorhandenen Zeiteinträge die Originalwerte. In folgenden Fällen jedoch nicht:

• Wenn du den Wert des Feldtyps Auswählen im Zeiteintrag in einen anderen Wert manuell änderst
• Wenn du das Projekt des Zeiteintrags in ein Projekt änderst, das einen standardmäßigen Wert für das Feldtyp Auswählen , erhält der Eintrag den standardmäßigen Wert vom Feldtyp Auswählen des gewählten Projekts.

Bearbeitungsbeispiel

Angenommen, du hast ein benutzerdefiniertes Feld des Feldtyps Auswählen namens "Standort" mit 3 ausgewählten Optionen: Berlin, München, und Köln.

Du erstellst einen Zeiteintrag und wählst Berlin als dein Standort. Dann navigierst du zu Einstellungen des Arbeitsbereichs und benennst die Option Berlin in Köln um.

Der erstellte Eintrag behält den Wert Berlin.

Wenn du den erstellten Eintrag bearbeitest und sein Projekt in ein Projekt änderst, das einen standardmäßigen Wert (z. B. München) als das Feld “Standort” hat, wird München ab jetzt als Standort im Eintrag festgelegt. Anders gesagt, der Originalwert wird jedes Mal, wenn du einen Eintrag aktualisierst, vom standardmäßigen Wert überschrieben.

Ein anderes Beispiel: angenommen, du hast ein Feld namens "Aktualisiert" erstellt, den standardmäßigen Wert auf 2020 festgelegt und es sichtbar gemacht. Deine alten Einträge haben das Feld nicht, aber jeder Eintrag, der nach vorne läuft, wird es haben.

Falls das Projekt in einem alten Zeiteintrag geändert wird, übernimmt dieser Eintrag den Wert 2020 , obwohl er den Wert nie hatte. Auf diese Weise kannst du überprüfen, ob ein Eintrag manipuliert wurde.

Benutzerdefinierte Felder in Berichten

Du kannst Zeiteinträge mit allen ihren Feldern und Daten im Detaillierten Bericht über Excel- oder CSV-Export abrufen. Dann kannst du alle Arten von benutzerdefinierten Berichten in Pivottabellen erstellen.

Du kannst Daten für sichtbare Felder im Detaillierten Bericht direkt ansehen und bearbeiten. Außerdem können Admins Daten aus benutzerdefinierten Feldern bearbeiten, die andere Benutzer eingegeben haben (Reguläre Mitglieder können nur Zeiteinträge bearbeiten und löschen, die zu ihnen gehören).

Du kannst auch "Massenhaft bearbeiten" verwenden, um benutzerdefinierte Felder in mehreren Zeiteinträgen mit einem Klick zu aktualisieren.

Der Excel- und CSV-Export listen alle aktiven Felder. Falls Einträge einen Wert in einem benutzerdefinierten Feld haben, das nicht nur im Arbeitsbereich, sondern auch in Projekten nicht mehr aktiv ist, wird das Feld nicht angezeigt.

Beispielsbericht herunterladen (Excel)

Außerdem ermöglichen dir die Berichte, einen Bericht nach benutzerdefinierten Feldern zu filtern. Du kannst einfach aktivieren oder deaktivieren, welche Felder du als Filter verwenden möchtest und sie verwenden, wenn du Zeiteinträge filterst.

Die Filter sind benutzerspezifisch. Wenn du ein benutzerdefiniertes Feld zu den Filtern hinzufügst, betrifft das nicht andere. Jeder Benutzer kann seinen eigenen Satz von Filtern haben.

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Das ist eine zusätzliche Funktion, die für Benutzer des Pro- und Enterprise-Plans verfügbar ist.

Benutzerfelder erstellen

Um ein Benutzerfeld zu erstellen, solltest du zu Einstellungen des Arbeitsbereichs > Benutzerdefinierte Felder gehen, nach unten zum Abschnitt "Benutzerdefinierte Benutzerfelder" scrollen und auf "Erstellen" klicken.

Zuerst solltest du den Feldtyp aufgrund der Art von Information bestimmen, die du zu einem Benutzer hinzufügen möchtest.

• Text - Eingabefeld für jede Art von Information (z. B. Mitarbeiter-ID, Standort, Startdatum)
• Zahl - Eingabefeld für Zahlenwerte (z. B. interne ID)
• Link- Eingabefeld, das eine URL zu Websites oder Dateien (z. B. Zertifikat, Profil-Link) akzeptiert
• Schalter - ein einfacher Schalter für Ja/Nein (z. B. Teilzeit)
• Auswählen - Eingabefeld, das Benutzern ermöglicht, einzelne Option aus einer vorbestimmten Liste (z. B. Abteilung) auszuwählen
• Mehrere auswählen - Eingabefeld, das Benutzern ermöglicht, beliebig viele Werte aus einer vorbestimmten Liste (z. B. Berechtigung) auszuwählen

Du solltest Name, Beschreibung, Platzhalter ausfüllen und Werte auswählen (falls es welche gibt).

Nachdem du ein Feld erstellt hast, solltest du es in die Aktiv-Spalte ziehen, sodass es in Benutzerprofilen angezeigt wird.

Die maximale Anzahl von erstellten Benutzerfeldern beträgt 50 und die maximale Anzahl von aktiven Benutzerfeldern beträgt 10.

Benutzerfelder anwenden

Nachdem ein Benutzerfeld erstellt und aktiviert wurde, solltest du zur Seite “Teams” gehen und auf die drei Punkte neben einem Benutzer klicken.

Wenn du nach unten scrollst, kannst du das Benutzerfeld sehen, das du erstellt hast und den Wert für diesen Benutzer erstellen. 

Die Werte für Benutzerfelder können Besitzer und Admins eingeben.  

Benutzerfelder bearbeiten und löschen

Wenn es einen Wert gibt, der für das Benutzerfeld definiert ist und nachdem das Feld in die Spalte "Aktive Felder" gezogen und abgelegt wurde, wird dieser Wert an alle Benutzer im Team (aktive, inaktive und eingeladene) übertragen. 

Falls der Standardwert eines aktiven Benutzerfeldes in einem Moment geändert wird, wird dann der neue Wert nur auf neue Benutzer angewendet (der Standardwert für vorhandene Benutzer wird nicht geändert).

Die Benutzerfelder können zwischen "Verfügbare Felder" und "Aktive Felder" hin und her gezogen und abgelegt werden. 

Wenn man ein Benutzerfeld löscht, werden das Feld und alle seine Daten von allen Mitgliedern über den gesamten Arbeitsbereich hinweg gelöscht. Sobald ein Feld gelöscht wird, ist es so, als ob es nie existiert hätte. Du kannst die Aktion nicht rückgängig machen.

Um Daten zu speichern, solltest du ein benutzerdefiniertes Feld deaktivieren, indem du das Feld zur Spalte "Verfügbar" verschiebst.

Benutzerfelder in Berichten

Nachdem Benutzer ein Benutzerfeld ausgefüllt haben, kannst du seinen Wert erhalten, wenn du Berichte zusammen mit Zeiteinträgen der Benutzer exportierst.

Um Benutzerfelder im CSV- und Excel-Format zu erhalten, solltest du sie zuerst aktivieren, indem du:

1. zum "Detaillierten Bericht" gehst
2. Auf "Exportieren" klickst und "Anpassen" wählst
3. Felder abhakst, die du im Export erhalten möchtest
4. Export-Einstellungen speicherst
5. CSV- oder Excel-Format exportierst

Du kannst Berichte nach Bentutzerfeldern beliebig filtern, indem du auf die Dropdown-Pfeile neben “Filter” klickst, und einen Benutzerfelder-Filter abhakst (nur aktive Felder werden angezeigt). Dann solltest du auswählen, nach welchem Wert du Berichte filtern möchtest und auf "Filter anwenden" klicken.

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• Wer ist beschäftigt und wer ist verfügbar
• Wann ist jemand für ein neues Projekt verfügbar
• Wann beginnt und endet ein Projekt

Du kannst Projekte und Schichten auf der Zeitachse visualisieren und Teammitgliedern Aufträge zuweisen, die sie erledigen sollen, um dann auf einen Blick in der Team-Ansicht einzusehen, wer verfügbar und wer zu beschäftigt ist.

Um Projekte und Teams einzuplanen, solltest du Projekt- und Teamplanung in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs aktivieren.

Die Zeitplanung ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst. 

Projektplanung

Die Projekt-Ansicht ermöglicht dir, Projekte auf einer Zeitachse zu planen.

Du kannst ein neues Projekt hinzufügen, indem du auf “Projekt hinzufügen” klickst und das Projekt wird geladen und alle seine Aufträge werden angezeigt (wenn es welche gibt).

Um ein Projekt zu entfernen, solltest du auf die drei Punkte neben ihm klicken. Wenn ein Projekt entfernt wird, werden die Aufträge nicht gelöscht, sondern nur das Projekt aus der Zeitachse ausgeblendet.

Um einen Meilenstein hinzuzufügen, solltest du auf der Zeitachse beliebig klicken und ihn benennen. Um einen Meilenstein zu bearbeiten, solltest du ihn ziehen und ablegen oder auf ihn klicken, um seinen Namen zu ändern. Um einen Meilenstein zu entfernen, solltest du ihn öffnen und auf die drei Punkte zum Löschen klicken.

Du kannst jedes Projekt erweitern, um einzusehen, wem es zugewiesen wird, um neue Mitarbeiter zum Projekt hinzuzufügen und neue Aufträge zu erstellen.

Falls ein Block im Projekt unterstrichen wird, bedeutet dies, dass an diesem Tag ein Mitarbeiter für die Arbeit am Projekt eingeplant ist. Falls ein Benutzer einen roten Überstrich hat, bedeutet dies, dass er überlastet ist.

Du kannst die Liste filtern, indem du nach einem bestimmten Projekt oder Kunden suchst.

Du kannst die Daten in der Datenauswahl ändern, um Aufträge für einen anderen Zeitraum einzusehen (z. B: diese Woche, nächsten Monat oder einen benutzerdefinierten Zeitraum wie 30 Tage). Der minimale Zeitraum beträgt 1 Woche und der maximale 8 Wochen. Du kannst mit Pfeilen zum vorigen oder nächsten Zeitraum navigieren.

Um Aufgaben mit mehr Details einzusehen, kannst du sie vergrößern und dann verkleinern.

Du kannst die gesamte Stundenanzahl für jedes Projekt im ausgewählten Zeitraum neben dem Projektnamen einsehen.

Wenn ein Projekt öffentlich ist, kannst du jeden Mitarbeiter für ihn einplanen. Wenn ein Projekt privat ist, solltest du zuerst einen Benutzer hinzufügen. Archivierten Projekten können keine neuen Aufgaben zugewiesen werden, aber du kannst die vorhandenen Aufgaben ansehen.

Du kannst auf ein Teammitglied klicken, um seinen Zeitplan im Detail anzusehen.

Du kannst den gesamten Zeitplan für ein Projekt verschieben, indem du auf die drei Punkte neben dem Projekt klickst und “Zeitplan verschieben”wählst. Du solltest dann ein neues Anfangs- und zur Link eingeben und alles wird entsprechend verschoben.

Teamplanung

Die Team-Ansicht ermöglicht dir, auf einen Blick die Kapazität deines Teams einzusehen (wer verfügbar und wer überlastet ist).

Die Projekt- und Team-Ansichten verwenden die gleichen Auftragsdaten, damit du die Arbeit mit beiden Ansichten planen kannst.

Du kannst ein neues Mitglied hinzufügen, indem du auf “Mitglied hinzufügen” klickst und das Mitglied wird geladen sowie seine Aufträge werden angezeigt (wenn es welche gibt). Du kannst Aufträge für aktive, inaktive, und eingeladene Benutzer erstellen. Du kannst Aufträge nach Benutzern und Gruppen im Team-Menü oben links auf der Seite “Team” filtern.

Um ein Mitglied zu entfernen, solltest du auf die drei Punkte neben ihm klicken. Wenn ein Mitglied entfernt wird, werden seine Aufträge nicht gelöscht, sondern nur der Benutzer aus der Zeitachse ausgeblendet.

Du kannst die gesamte Stundenanzahl, die einem Mitglied zugewiesen werden, im ausgewählten Zeitraum neben seinem Namen einsehen.

Du kannst auf einen Benutzer klicken, um seinen Zeitplan im Detail einzusehen.

Wenn ein Benutzer arbeitsfreie Zeit in diesem Zeitraum hat, kannst du dies auf seiner Zeitachse ansehen. Wenn ihm ein Auftrag während arbeitsfreier Zeit zugewiesen ist, wird es angezeigt, dass der Benutzer überlastet ist.

Du kannst die Kapazität eines Benutzers bearbeiten, indem du auf die drei Punkte neben ihm klickst sowie auf der Seite “Team”, indem du sein Profil bearbeitest.

• Voll - Benutzer hat maximale Kapazität erreicht (z. B. wenn seine Kapazität 8 Stunden pro Tag ist, werden ihm 8 Stunden Arbeit an diesem Tag über verschiedene Projekte hinweg zugewiesen)
• X Stunden offen - Benutzer verfügt über X Stunden (z. B. 1 Stunde bedeutet, dass du ihm eine zusätzliche Stunde Arbeit diesen Tag zuweisen kannst)
• X Stunden über - Benutzern werden X Stunden zugewiesen, die ihre Kapazität überschreiten (z. B. 1 Stunde über bedeutet, dass ihre Kapazität diesen Tag um eine Stunde überschritten wird)

Du kannst wählen, ob die Kapazität von Benutzern nach Tag oder Woche auf der Seite “Team” angezeigt wird.

Du kannst die Leistung deiner Mitarbeiter verfolgen, indem du ihre zugewiesenen und geleisteten Arbeitsstunden im Geplanten und Nachverfolgten Bericht vergleichst.

Aufträge verwalten

Um einen Auftrag zu erstellen, solltest du:

1. Registerkarte “Projekte” (oder “Team”) öffnen
2. Ein Projekt erweitern oder ein neues hinzufügen (oder ein Mitglied erweitern oder ein neues hinzufügen)
3. Auf der Zeitachse beliebig klicken, um einen Block hinzufügen (oder klicken und ziehen, um einen Zeitraum zu erstellen)
4. Festlegen, wie lange eine Person am Projekt im ausgewählten Zeitraum arbeiten soll
5. Anfangszeit auswählen (optional, wenn du Schichten planst)
6. Eine Notiz hinzufügen (optional, wenn du Anweisungen für Mitarbeiter hast)
7. Auswählen, ob sich der Auftrag jede Woche wiederholt
8. Auf “Erstellen” klicken

Um einen Auftrag zu bearbeiten, solltest du auf ihn klicken. Der Auftrag wird geöffnet und du kannst Änderungen vornehmen. Außerdem kannst du den Block ziehen und ablegen, um ihn auf einen anderen Tag zu verschieben, oder die Ecken ziehen, um das Anfangs- und Enddatum zu ändern.

Um einen Auftrag aufzuteilen, solltest du auf die Linie zeigen, die die Tage trennt und klicken, um den Auftrag in zwei getrennte Aufträge aufzuteilen (die du weiter bearbeiten kannst).

Um einen Auftrag zu kopieren, solltest du darauf klicken. Der Auftrag wird geöffnet und du kannst ihn kopieren, indem du auf die drei Punkte klickst und wählst, wem derselbe Auftrag zugewiesen wird.

Um einen Auftrag zu löschen, solltest du darauf klicken. Er wird geöffnet und du kannst ihn löschen, indem du auf die drei Punkte klickst.

Die gesamten Stunden werden berechnet, indem die Anzahl von Arbeitstagen mit der Anzahl von zugewiesenen Stunden multipliziert wird.

Benutzer können mehrere Projektaufträge an einem Tag haben, aber sie können nicht mehrere Aufträge für dieselben Projekte an denselben Tagen haben.

Die Aufträge, die über eine Notiz verfügen, haben das Notiz-Symbol im Zeitblock. Du kannst auf das Symbol zeigen, um die volle Notiz einzusehen.

Arbeitsfreie Tage (Wochenende, Feiertage und arbeitsfreie Zeit) sind nicht in Aufträgen eingeschlossen.

Die arbeitsfreie Zeit und Feiertage haben eine andere Farbe und ein Quickinfo wird beim Draufzeigen angezeigt.

Um einen Mitarbeiter an einem arbeitsfreien Tag einzuplanen, solltest du auf das Datum klicken. Mit Aufträgen an Wochenenden und während der arbeitsfreien Tagen wird die Kapazitätsgrenze von Mitarbeitern automatisch überschritten.

Wiederkehrende Aufträge

Wenn ein Auftrag wiederholt werden soll oder jede Woche wiederkehrend ist, solltest du:

1. Den Auftrag öffnen
2. "Jede Woche wiederholen" abhaken
3. Anzahl der Wochen bestimmen und eingeben
4. "Speichern"

Die Aufträge, die länger als 7 Tage sind, können nicht wiederholt werden.

Die Änderung der Anzahl von Wochen, in denen ein Auftrag wiederholt wird:

• Wenn du die Wochenanzahl erhöhst, werden neue Aufträge in der Zukunft erstellt
• Wenn du die Wochenanzahl reduzierst, werden die ältesten Aufträge aus der Vergangenheit gelöscht

Wenn du eine Eigenschaften des Auftrags (z. B. Datum, Stunden, Notiz) bearbeitest, kannst du bestimmen, ob du alle Aufträge in der Serie aktualisieren oder separate Auftragsserien erstellen möchtest.

Aufträge veröffentlichen

Du kannst einen Zeitplan erstellen und wenn du fertig bist, kannst du ihn veröffentlichen, damit jeder Benutzer einsehen kann, woran er arbeiten soll und wann.

• Unterstrichen - Auftrag wird nicht veröffentlicht und nur Admins können ihn ansehen
• Gefärbt - Auftrag wird veröffentlicht und die ihm zugewiesene Person (sowie ihr Manager) kann ihn ansehen

Jeder Auftrag, den du erstellst, ist am Anfang unveröffentlicht und seine zugewiesene Person kann den nicht ansehen.

Wenn du einen unveröffentlichten Auftrag hast, wird die Schaltfläche "Veröffentlichen" blau und ein Zähler für die Anzahl von unveröffentlichten Aufträgen wird angezeigt.

Wenn du auf "Veröffentlichen"klickst, werden alle unveröffentlichten Aufträge veröffentlicht und angezeigt (die zugewiesene Person erhält dazu eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn “Benutzer benachrichtigen” abgehakt ist).

Wenn du einen veröffentlichten Auftrag bearbeitest oder aufteilst, bleibt er veröffentlicht. Wenn du einen veröffentlichten Auftrag kopierst, ist seine Kopie unveröffentlicht.

Die Aufträge, die auf der Seite "Zeitplanung" veröffentlicht werden, können Benutzer auch auf der Seite "Kalender" ansehen und jede Änderung an veröffentlichten Aufträgen wird auch auf der Seite "Kalender" angezeigt.

Die Auftragsentwürfe werden nicht angezeigt.

Du kannst die Leistung deiner Mitarbeiter verfolgen, indem du ihre zugewiesenen und geleisteten Arbeitsstunden im Geplanten und Nachverfolgten Bericht vergleichst.

Wer kann was ansehen

• Besitzer, Admin und Projektmanager erstellen, bearbeiten und veröffentlichen Zeitpläne und Kalender
• Teammanager veröffentlichen Zeitpläne und Kalender für ihre Mitglieder
• Projektmanager können veröffentlichte Zeitpläne und Kalenderplanung für ihre Projekte ansehen
• Reguläre Benutzer können ihre veröffentlichten Zeitpläne und Kalender ansehen

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Die Prognoseerstellung ist eine zusätzliche Funktion, die nur Admins zur Verfügung steht. Du kannst sie aktivieren, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst .

Diagramm erstellen

1. Zur Seite "Projekte" in der Randleiste gehen
2. Registerkarte "Prognose" wählen
3. Ein Datum oder einen Zeitraum in der Zukunft auswählen

Jeder Zeitpunkt auf der X-Achse zeigt den Wert eines Zeitraums, den du ausgewählt hast (Tag, Woche, Monat).

Tag: Werte auf der X-Achse werden in Tagen angezeigt und jeder Punkt in der Kurve zeigt einen Wert nach Tag an 
Woche: Werte auf der X-Achse zeigen in jedem Punkt die gesamte Woche an
Monat: Werte auf der X-Achse zeigen in jedem Punkt den gesamten Monat an

Projektende prognostizieren

Das Diagramm zeigt das Projektende aufgrund der Projektschätzung und der Stunden an, die erfasst wurden.

Erledigt (blaue Volllinie)

Die Linie zeigt die erledigten Aufgaben aufgrund der bis jetzt erfassten abrechenbaren Zeit an. Das bedeutet, sie zeigt alles an, was bis heute erledigt wurde.
If estimate reset is turned on, first point is 0, but last point is set in defined period (week, month, year).

Prognostiziert (blaue Punktlinie)

Shows completed tasks based on billable tracked time plus future scheduled billable time. It starts with Today, which means that the Forecasted curve starts where the Completed curve ends. If it goes over the estimated horizontal line, the part of the curve that is over the estimate will be in red.  
If estimate reset is turned on, first and last point are set in defined period (week, month, year).

Geplante (graue Volllinie)

Die Linie zeigt erledigte Aufgaben aufgrund der geplanten abrechenbaren Stunden für dieses Projekt an. Die Kurve ist mit der Funktion Zeitplanung verbunden und übernimmt geplante Aufträge für den Y-Achse-Wert (Anzahl von geplanten Stunden).
If estimate reset is turned on, then first and last point of the line need to be in the defined period (week, month, year).

Geschätzt (graue Volllinie oder rote Volllinie, falls Projekte die Schätzung überschreiten) 

Shows completed tasks based on estimate in project settings.
If estimate reset is turned on, then first and last point are in the defined period (week, month, year).

If project estimate reset is set on a specific time of the day:

• entries and assignments are always placed based on their start time: e.g. Weekly reset is set for today, 2pm. Assignment is scheduled from 12pm-6pm. The assignment is assigned to the first half of the day, which belongs to the previous week. This week’s time range is from 2pm today to midnight and there is no assignment in that period.
• midnight is automatically assigned if assignment doesn’t have start time (belongs to the first part of the day) 
• today’s dot on the chart always belongs to the Forecasted line: e.g. Estimate reset is set to 2pm, so the first part of the day belongs to the previous week, however, it will still have a forecasted value for that dot until today is over  

Wenn Woche/Monat aus dem Zeitraumauswahl ausgewählt wird und Heute im ausgewählten Zeitraum einbezogen wird, ist alles bis Heute erledigt und alles nach Heute bis zum Ende der Woche/des Monats Geplant. Aus diesem Grund werden die nach Mitternacht erfassten Stunden von Heute, in deiner Zeitzone, in die Summe der Erledigten Aufgaben einbezogen.  

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Clockify bietet folgende regionale Standorte, an denen deine Daten gespeichert werden können: 

• USA (Vereinigte Staaten von Amerika) 
• AU (Australien) 
• EU (Deutschland) 
• UK (Vereinigtes Königreich) 

Um auf diese Funktion zuzugreifen, solltest du entweder den PRO oder ENTERPRISE Plan abonnieren oder dein aktuelles Abonnement aktualisieren.

Bitte beachte, dass eine kostenlose Demoversion nicht zur Verfügung steht. Wenn dein Abonnement endet oder gekündigt wird, und der bezahlte Zeitraum abläuft, behältst du den Zugriff auf deine erfassten Zeiten. Du kannst trotzdem nicht weiter neue Zeiten erfassen oder diese Daten auf einen anderen regionalen oder globalen Server übertragen. 

Du kannst eine bevorzugte Region auswählen, wenn du dein Clockify-Konto erstellst: 

1. Zur Registrierungsseite gehen 
2. Ein Konto erstellen, indem du deine E-Mail-Adresse und dein Passwort eingibst 
3. Die Region wählen, in der deine Arbeitsbereichsdaten gehostet werden (global ist standardmäßig)

Wenn du einen regionalen Server wählst, wirst du zum entsprechenden regionalen Standort weitergeleitet. 

Angenommen, deine Firma hat ihren Standort in Deutschland und du entscheidest dich für den EU-Server, auf dem die Daten gehostet werden, die du auf Clockify hast. Indem du den EU-Server wählst, werden beim Zugriff auf die App alle deine Anfragen an diesen Server gerichtet. Während der Verwendung der App hast du als Folge der Nähe eine höhere Geschwindigkeit, verbesserte Reaktionsfähigkeit und bessere Gesamtleistung.

Clockify bietet derzeit Migrationsservices nur für selbstgehostete Benutzer. 

Du solltest außerdem folgende Hinweise beachten: 

Deine Arbeitsbereichsdaten sind auf dem globalen Server gehostet 

• Die Übertragung von Kundendaten aus einem globalen auf einen regionalen Server ist nur für neu erstellte Arbeitsbereiche möglich. Wir bieten keine Übertragung aus einem aktuellen globalen auf einen bestimmten regionalen Server für einen bereits vorhandenen Benutzer. 
• Wenn du bevorzugst, dass Daten auf einem regionalen Server gehostet werden, kannst du den oben genannten Anleitungen folgen und ein anderes Konto, besonders für eine der verfügbaren Regionen erstellen. 
• Alle Daten, die auf dem globalen Server bereits vorhanden sind, bleiben dort erhalten und werden nicht übertragen. Wenn du dich beispielsweise in Deutschland befindest und ein Konto erstellst, ohne eine bestimmte Datenregion auszuwählen, werden deine Arbeitsbereichsdaten auf einem globalen Server standardmäßig gespeichert, unabhängig von deinem Standort. 

Deine Arbeitsbereichsdaten sind auf dem regionalen Server gehostet

• Die Übertragung von Daten aus einem regionalen auf einen globalen Server ist nicht verfügbar. Wenn du deine Arbeitsbereichsdaten aus einem regionalen auf einen globalen Server übertragen möchtest, beachte bitte, dass Datenübertragung auf einen globalen Server derzeit nicht zur Verfügung steht. 
• Wenn du eine Datenregion auswählst, bevor du einen Arbeitsbereich erstellst, bleiben deine Arbeitsbereichsdaten dauerhaft auf diesem Server erhalten und werden nicht in eine andere Region übermittelt.  
• Du kannst versichert sein, dass die gehosteten Arbeisbereichsdaten mit der DSGVO völlig konform sind. 

Selbstgehostete Benutzer 

• Während eines Vorgangs von Datenübertragung werden alle Daten mit Benutzern, die zu einem bestimmten Arbeitsbereich hinzugefügt werden, übertragen. 
• Aktive Benutzer aus einem selbstgehosteten Arbeitsbereich bleiben auf dem regionalen Server aktiv und können sich mit unveränderten Anmeldeinformationen anmelden. 

API

• Wenn du API-Anfragen an eine bestimmte Region senden möchtest, solltest du die regionsspezifische URL in deinen API-Anrufen verwenden. Ein Beispiel: wenn deine Arbeitsbereichsdaten auf dem EU-Server gehostet sind, sollte das Beispiel für den Endpunkt https://euc1.clockify.me/api/v1/get/workspaces anstelle vom standardmäßigen Endpunkt https://clockify.me/api/v1/get/workspaces sein. 
• Wenn du eine benutzerdefinierte Subdomain auf einem regionalen Server erstellst, folgt die resultierende API-URL dem Format: subdomainname.clockify.me und das Beispiel für den Endpunkt sollte https://subdomainname.clockify.me/api/v1/get/workspaces sein.

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Das Definieren von mehreren Währungen ist für Admins auf allen Abonnementplänen verfügbar. Das Zuweisen einer bestimmten Währung einem Kunden ist nur mit dem PRO oder einem höheren Abonnementplan möglich, einschließlich Testabonnements.

Folge den Anweisungen unten, um eine neue Währung hinzuzufügen, standardmäßige Währung zu ändern und kundenspezifische Währungen effektiv zu verwalten.  

Um eine neue Währung hinzufügen, solltest du:

1. Zu Einstellungen deines Arbeitsbereichs navigieren
2. Zum Abschnitt "Währungen" navigieren
3. Auf "Bearbeiten" neben "Währungen" im Dropdown-Menü klicken

Im Fenster "Währungen bearbeiten" solltest du eine vorhandene Währung bearbeiten oder auf "+Währung hinzufügen" klicken, wenn du eine neue erstellen möchtest. 

Um eine standardmäßige Währung zu ändern, solltest du:

1. Zu Einstellungen deines Arbeitsbereichs navigieren
2. Zum Abschnitt "Währungen" navigieren
3. Eine der verfügbaren Währungen aus dem Dropdownmenü auswählen

Wenn einem Kunden entsprechende Währung zugewiesen ist und diese Währung gelöscht wird, wird ihm die standardmäßige Währung automatisch zugewiesen. Die standardmäßige Währung ist eine alternative Option, wenn eine bestimmte Währung fehlt oder unverfügbar ist. Standardmäßige Währungen können nicht gelöscht werden.

Um eine festgelegte Währung zu löschen, solltest du:

1. Auf X neben der Währung klicken, die du löschen möchtest
2. Im Fenster, das angezeigt wird, das Löschen bestätigen
3. Die Währung wird entsprechend gelöscht

Kunden Währungen zuweisen

Wenn du für Kunden, die verschiedene Währungen verwenden, an Projekten arbeitest, kannst du verschiedenen Kunden verschiedene Währungen zuweisen, statt eine Währung auf Arbeitsbereichsebene für all deine Projekte zu verwenden.

Zum Beispiel: Der Kunde A verwendet US Dollar als Währung und der Kunde B Euro. Du kannst projektbezogene Ausgaben in US Dollar für den Kunden A und in Euro für den Kunden B aufnehmen.

Die Währung, die auf Arbeitsbereichsebene zugewiesen wurde, wird allen Kunden, die im Arbeitsbereich verfügbar sind, standardmäßig zugewiesen. Um Kunden Währungen zuzuweisen, solltest du Admin sein und dein Arbeitsbereich sollte auf dem PRO oder einem höheren Abonnementplan sein.

Um Kunden Währungen zuzuweisen, solltest du:

1. Zur Seite "Kunden" in deinem Arbeitsbereich gehen
2. In der Kundenliste einen Kunden finden, den du bearbeiten möchtest 
3. Auf die Schaltfläche "Bearbeiten" neben Kundennamen klicken 
4. Eine Währung aus der Suchleiste auswählen, die mit allen verfügbaren Währungen im Arbeitsbereich angezeigt wird

Testversion

• Nach Herabstufung oder Ende der Testversion werden alle Währungen zur standardmäßigen Währung zurückgewechselt.
• Abonnement stellt die Währungseinstellungen wieder her, die vor der Testversion gültig waren

Die Währung ist in allen kundenbezogenen Aktionen aktuell, von Kundenerstellung oder -bearbeitung bis zur Betragübersicht im Dashboard, Projektstatus usw. Falls einem Kunden nicht die Standardwährung zugewiesen wird, wirkt sich das auf das Hinzufügen von Zeiteinträgen in der gesamten App und auf Seiten mit Kunden, Ausgaben, Berichten, Projekten und Rechnungen aus.

Kunden

Eine Währung, die für einen Arbeitsbereich standardmäßig ist, wird jedem Standardkunden standardmäßig zugewiesen. 

Wenn die Währung, die einem Kunden zugewiesen ist, geändert wird, werden aktualisierte Währungswerte so angezeigt, dass der neue Wert als aktualisiert markiert wird.

Zeiteinträge zum Zeiterfassungssystem, Kalender, Detaillierten Bericht und zu Arbeitszeittabellen hinzufügen

Abrechenbare und Kostenbeträge von Einträgen sind in der Standardwährung berechnet, wenn:

• Eintrag kein Projekt hat
• Projekt eines Eintrags keinen Kunden hat

Abrechenbare und Kostenbeträge von Einträgen sind in der Kundenwährung berechnet, wenn:

• Projekt eines Eintrags einen Kunden hat, dem bestimmte Währung zugewiesen wurde 

Für importierte Währungen ist die Währung aus dem Projekt abgeleitet. 

Die Währung ist mit dem Kunden und nicht mit dem Eintrag verbunden, deshalb erhalten alle Einträge, die den Projekten des Kunden zugewiesen wurden, eine neue Währung, falls die Währung auf der Kundenebene geändert ist. Wenn ein Projekt oder ein Kunde, der zum Projekt gehört, gelöscht wird, erhalten alle Zeiteinträge, die zum Projekt gehören, die Standardwährung.

Ausgaben

Falls eine Währung einem Kunden zugewiesen ist, wird die Standardwährung immer noch verwendet, wenn:

• Eine neue Ausgabenkategorie hinzugefügt wird, die einen Einheitspreis hat
• Ein Ausgabenprojekt aus dem Arbeitsbereich gelöscht wird
• Projektkunde aus dem Arbeitsbereich gelöscht wird

Wenn eine Kundenwährung oder Standardwährung geändert ist, wirkt sich das nicht auf bereits vorhandene Datensätze aus, nur auf die künftigen. 

Bericht

Du kannst Berichte nach Währungen ausfiltern, oder eine Währung in der Suchleiste oben auf der Seite finden.

Verschiedene Kundenwährungen sind im Zusammenfassungsbericht, Zeit- und Ausgabenberichten und in exportierten Formaten angezeigt.

Projekt

Die Währung, die in Projekten angezeigt ist, ist diejenige, die zum Kunden gehört. Falls es keine Kunden im Projekt gibt, wird die Standardwährung angezeigt.  

Rechnungen 

Da alle Rechnungen für bestimmte Kunden erstellt werden, wird der Betrag in der Kundenwährung angezeigt. Falls die Kundenrechnung aktualisiert wird, wird die bestehende Rechnung mit dieser Währung auch aktualisiert.

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• Benutzernamen ändern
• Uhrzeit überprüfen, wann Benutzer einem Arbeitsbereich beigetreten ist
• API-Schlüssel von Benutzern ansehen und deaktivieren
• Benutzer aus deinem Arbeitsbereich entfernen
• Passwort für einen anderen Benutzer zurücksetzen
• Als Benutzer anmelden (wenn du auf einem Subdomain bist, kannst du dich als dieser Benutzer nur bei deinem Arbeitsbereich anmelden)
• Timer für anderen Benutzer stoppen

Nur Arbeitsbereichs-Besitzer hat Zugriff auf die Registerkarte “Konten”.

Die Kontrolle über Konten ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Enterprise-Plan aktualisierst.

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Das Überwachungsprotokoll ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den ENTERPRISE-Plan aktualisierst.

Überwachungsprotokoll aktivieren

Um mit der Aufnahme von Aktionen zu beginnen, solltest du:

1. Zu Einstellungen deines Arbeitsbereiches gehen
2. Überwachungsprotokoll aktivieren
3. Änderungen, die du aufnehmen möchtest, auswählen (Änderungen von Zeiteinträgen, Projekten, Kunden, Tags)

Wenn du Zeiteinträge markierst, erhältst du einen Datensatz im Überwachungsprotokoll, immer wenn jemand einen neuen Zeiteintrag erstellt, einen vorhandenen Eintrag bearbeitet oder ihn löscht.

Das Überwachungsprotokoll nimmt auch kaskadierende Änderungen auf. Wenn du beispielsweise einen Zeiteintrag in einem Projekt hast, und das Projekt wird aktualisiert (bzw. umbenannt oder gelöscht), erhältst du einen Datensatzprotokoll für sowohl “Projekt aktualisiert” als auch für “Zeiteintrag aktualisiert”; Das passiert nur, wenn du beide Änderungen in Einstellungen des Arbeitsbereichs aufnimmst. Wenn du zum Beispiel Änderungen von Zeiteinträgen und nicht von Projekten aufnimmst, erhältst du keinen Datensatz im Überwachungsprotokoll, wenn ein Projekt aktualisiert wird.

Überwachungsprotokoll durchführen

1. Zu Einstellungen des Arbeitsbereichs > zur Registerkarte “Überwachungsprotokoll” gehen
2. Datum wählen
3. Autor wählen
4. Aktions wählen
5. Auf "Bericht ausführen" klicken

Sobald du den Bericht erhältst, kannst du die Ereignisse in der Tabelle überprüfen (Zeitstempel, Benutzer und Aktion) und für mehr Details erweitern.

Du kannst auch ein Überwachungsprotokoll als CSV-Datei exportieren und in Excel oder einem anderen Programm analysieren.

Da Überwachungsprotokolldateien groß sein können, dauert es eine Weile, sie zu generieren. Du kannst abwarten und sie herunterladen, wenn es fertig ist oder du kannst auswählen, sie in einer halben Stunde per E-Mail zu erhalten.

Die Überwachungsprotokolle, die älter als ein Jahr sind, werden automatisch gelöscht (wegen ihrer enormen Größe). Wir empfehlen, dass man sie jeden Monat exportiert und zum Archivieren selbst speichert.

Wenn du selbstgehosteter Benutzer bist, werden Überwachungsprotokolle nie gelöscht. Wir empfehlen, dass du sie regelmäßig exportiert und aus Clockify selbst entfernst.

Du kannst Überwachungsprotokoll nach folgenden Aktionen filtern:

Neue und alte Werte in aktualisierten Ereignissen

In aktualisierten Ereignissen kannst du weitere Details darüber ansehen, was aktualisiert wurde.

Wir empfehlen, dass du das Überwachungsprotokoll von Anfang der Clockify-Verwendung aktivierst, damit du später alte sowie neue Werte für aktualisierte Ereignisse immer hast.

Falls du Clockify verwendest und das Überwachungsprotokoll für einen Zweck später aktivierst, kann es passieren, dass du keinen Zugriff auf den früheren Wert im Überwachungsprotokoll hast, da in diesem Moment keine Ereignisse aufgenommen wurden.

Wenn du beispielsweise einen Zeiteintrag erstellst, während das Überwachungsprotokoll deaktiviert war und du es später aktivierst und den Zeiteintrag aktualisierst, zeigt das Überwachungsprotokoll an, dass es aktualisiert wurde, aber du kannst nicht den alten und neuen Wert vergleichen. Wenn du jedoch den Eintrag wieder aktualisierst, zeigt das Überwachungsprotokoll sowohl die vorige Bearbeitung als auch den alten Wert an und was im neuen Wert genau aktualisiert wurde.

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