Problem: Track time during daylight saving time period

You’re wondering if the daylight saving time period is affecting your time tracking.

Solution:

If you, at some point, realize that you’re missing an hour, or have an extra hour in your time entries, don’t worry, it’s probably due to the daylight saving time. Daylight saving time (DST) is a practice of turning the clock an hour ahead as the warmer weather approaches and an hour back as it becomes colder again. 

According to the current EU law, DST starts on the last Sunday in March and ends on the last Sunday in October. 

In Clockify, during DST:

• Time entries are an hour shorter
• Time changes from 2am to 3am and from 2am to 1am depending on the UTC time zone
• During transition, when the clock moves forward by an hour, that is one hour of time that doesn’t exist
  ex.: When the clock jumps from 2am to 3am, the time between 2am and 3am doesn’t exist. Therefore, it’s not possible to choose a time that falls within that missing hour.
• During the transition from DST, when the clock moves back by one hour, there is one hour of time that occurs twice
  ex.: When the clock jumps from 2am back to 1am, the time between 1am and 2am occurs twice, so, it’s possible to choose a time that falls within that repeated hour. 

If you have any additional questions regarding this, feel free to reach out to our support team. 

Issue 2: Disable option to manually track time

Problem: Can you disable the option to manually track time?

You are wondering if you can disable the option to manually track time.

Solution:

Yes, it’s possible to disable tracking time manually. If you’re on the Pro, or Enterprise plan, you can disable the option to add or edit time manually by using the Force Timer feature.

If Force timer is enabled, users:

• can create new entries using only timer
• can add time entries via the Rastreamento automático
• can delete existing entries (unless bloqueadas ou aprovadas)
• can change entry’s description, project/task, tag, and billable status (unless bloqueadas ou aprovadas)
• can’t change start time of a running timer
• can’t change start/end time and duration of an existing time entry
• can’t duplicate an entry

Restriction applies to all users, including Admins. Admins can’t add time manually through the Time tracker, but they can adicionar tempo para outras pessoas (including themselves) via the Detailed report. Team managers can add/edit time for their team members if enabled in Settings.
If you ask for all time entries programmatically via the API, entries made in timer have microseconds which are not equal to 0. 

If you’re using the Standard plan, you can bloquear planilhas so that no time entries can be added or edited after a certain period.

Issue 3: Track time on tag level

Problem: You’d like to track time on a tag level

If you’d like to track time for time entries based on tags, you can do that by using Campos personalizados.

Solution:

When referring to the default Tags per project, you can use the Custom fields option and create a field Tag (or name it as you like) and set values for this field.

To do that:

1. Acesse a configurações do espaço de trabalho .
2. Escolha Campos personalizados .

Now, you can start creating the custom field in the Time entry custom field .

1. Clique no ícone de Criar in a Time entry custom field .
2. Digite os seguintes dados:
   – Custom field name: e.g. tag
   – Type: e.g. text
   – Optionally add description
3. Clique no ícone de Criar para concluir o processo

Now, you can set a tag to be visible for specific projects. This way, you can group time entries according to tags and organize and manage your time more efficiently.

Issue 4: Manually add time while timer is running

Problem: Manually add time while timer is running

At the moment, it is not possible to manually add time while the timer is running.

Solution:

Although you can’t use the option to manually add time while timer is running, you can use the workaround and duplicate the previous time entry. This way, you create a new time entry as the previous one and change the details of that entry to fit your needs.

To duplicate a time entry:

1. Navigate to the Time tracker
2. Choose the time entry you want to duplicate
3. Click on the three dots menu
4. Escolha Duplicate

The entry will be duplicated and you will be able to modify the details to fits your needs.  

Issue 5: Share Timesheets with Clients in real time

Problem: I’d like to share Timesheet with my Clients in real time

I’d like to share tracked time in a Timesheet with all the real-time updates with my Clients.

Solution:

To share Timesheet with Clients:

1. Use filters to filter out data
2. Customize report (choose date range, grouping, sort, rounding, show/hide amount)
3. Clicar no ícone de compartilhamento (localizado entre Imprimir e Arredondar)
4. Digitar o nome do relatório (isso será exibido como título do relatório no cabeçalho e na exportação para PDF)
5. Escolher quem pode abrir o link (público/privado) e se o intervalo de datas pode ser alterado (bloquear datas)
6. Clique no ícone de Criar link
7. Copiar o link e enviar para outras pessoas

Others will be able to see the time as you track it on their projects, export data, and change grouping options and timeframe, but they won’t be able to edit anything.

Buscar aqui more info on sharing reports with clients.

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Problem: You’re wondering about data safety in Clockify

When using Clockify, I am sharing my data and I’d like to know if my data is safely stored in the app.

Solution:

Your data is completely safe. Clockify data is hosted on the Amazon Web Services, so it’s as secure as it can get. Our servers are protected both physically and electronically. Any connection between you and Clockify is protected by 256-bit SSL encryption.

Read more about Clockify security aqui.

Although we make regular backups, they’re for the infrastructure disaster recovery purposes. We don’t offer per account recovery for user generated activities (e.g. someone deletes their workspace, or accidentally overwrites their time entries). This is why the best solution would be to export your entries in the CSV each month, for personal backup.

Collect private data

Clockify collects data in the following way:

• Cookies are used to log in and Google Analytics to track the pages people visit on our website (all data is anonymized).
• Clockify is a manual timer and time logger, meaning it contains data you insert (regarding what you’re working on and when).
• Clockify has an detecção de inatividade but it just sends you a personal note (if turned on manually in the Profile settings) through the browser add-on or desktop app (admins can’t see that you were idle).
• Clockify has an auto track feature to show you how much time you spend on apps and websites, but all data is local on your computer and only visible to you (admins can’t access data).
• Clockify has the screenshot recording e location tracking features, but these need to be explicitly enabled by admins. When enabled, all users receive a privacy notification. Only the mobile app collects location data (if allowed on device), and desktop app collects screenshots (if installed and running).

Se você delete your account, you can also delete all the data in it any time you want.
Check our Privacy policy para obter mais informações.

Issue 2: Download data for personal backup

Problem: Can I download all my Clockify data for personal backup?

Solution:

You can export all your data, any time you want. 

To do that:

1. Vá para a página Relatório detalhado
2. Choose the biggest time frame possible
3. Click export CSV (you can automate this with third-party services, like Coupler)

CSV export of Relatório detalhado contains all the data you need to recreate your data from scratch if the need ever arises, or if you just need a reference on how your data looked like before. 

We also make regular backups, but they’re for the infrastructure disaster recovery purposes. We don’t offer per account recovery for user-generated activities (e.g. someone deletes their workspace or accidentally overwrites their time entries).

Please note that you can also import your exported CSV file back into the system.

• Importing a list of projects, tasks, tags, and clients is available to all users
• Importing timesheets is available to users on any plano pago

Issue 3: Deleting Clockify data

Problem: How to delete all workspace data

You’d like to delete all your workspace data without deleting your workspace.

Solution:

To delete all your workspace data without deleting your workspace:

1. Navegue até a página Relatórios .
2. Escolha Relatório detalhado
3. Delete all time entries from Relatório detalhado

Approved entries can not be deleted. If you want to remove these entries, you need to withdraw these approvals.

To remove approved time entries:

1. Navegue até a página Aprovações .
2. Em guia Arquivar tab, choose the user whose time you want to withdraw
3. See a button in the top right corner that says Rejeitar aprovação
4. Leave a note on why you are withdrawing approval

After you have withdrawn the approvals, navigate back to the Relatório detalhado and delete these entries, as well.

If you’d like to start fresh, you can delete the current workspace and create a new one. Once the workspace is deleted, all data related to it will be automatically deleted, as well. 

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Problem: You’d like to delete Clockify account, but are not sure how it works

You’d like to delete or close Clockify account, but are not sure about the mechanism behind it or what the deletion entails.

Solution:

Para deletar a ua conta:

1. Vá para a página https://app.clockify.me/user/settings/delete
2. Deixe-nos saber por que você quer remover a sua conta
3. Digite a sua senha para confirmar

Clockify stores your data by default. Therefore, when deleting your account, you’ll be asked if you’d like to delete your data, too.  

If you’re the owner of the workspace and there are other users in your workspace, you won’t be able to delete your account until you either:

• Transferir seu papel de proprietário para outra pessoa
• Remove all active team members of the workspace(s) you are the owner of

Quando você confirmar que deseja remover a sua conta:

• Sua conta será removida imediatamente
• All workspaces (and data in them) where you are the owner will be deleted forever
• Time entries you’ve made in someone else’s workspace won’t be deleted
• Time entries will be preserved under your name until the owner of that workspace Deletes the workspace
• Once you delete the account, there’s no undo
• If you’d like a backup of all your time entries, you can export them in the Relatório detalhado
• You won’t receive any more emails from us
• Sua assinatura terminará
• For more information, check out this artigo 

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Problem: Can I change username for my team members?

Solution:

You can directly edit your team members’ details yourself, without waiting your users to update it.

Profile editing pessoas é uma ferramenta extra, que você pode ativar atualizando o seu espaço de trabalho para qualquer um dos planos pagos.

Only admins and owners can perform this action. Also, keep in mind that if the user has multiple workspaces, their profile cannot be edited. 

To edit user’s profile:

1. Acesse a Equipe .
2. Clique nos três pontos ao lado do usuário
3. Clique no ícone de Editar perfil
4. Faça alterações (nome, e-mail, foto de perfil, início da semana, função e dias úteis)
5. Clique em Salvar para registrar as alterações

Se você alterar o e-mail, o usuário terá que confirmar o novo e-mail primeiro. Só depois disso, ele será alterado.

If you’re on a free plan, your users will be able to edit their names on their own from their Configurações do perfil (hover over profile picture and click Configurações). 

Issue 2: Change workspace owner

Problem: How to change workspace owner?

Solution:

To change the workspace owner:

1. Acesse a Equipe .
2. Click the three little dots next to the team member’s name 
3. Escolha Transferir a propriedade

Team member is now set as a new owner.  

There can be only one owner. owner can transfer their role to someone else at any time. Only primary workspace owner can transfer the ownership to another user.
If you’d like to reclaim the ownership, a new primary owner needs to transfer that role back to you.

When you transfer the owner’s role, you’ll be downgraded to an admin and no longer in charge of the workspace. A team member you gave the owner’s role will receive a notification that you made them the new owner of the workspace.

Issue 3: Stop team member’s timer

Problem: How to stop team member’s timer

Solution:

If you’d like to stop someone else’s timer, you can desativar that user on the Equipe page and then reactivate them again. After deactivation, user’s time entries are discarded.
After reactivation, the user or admin and owner on a paid plan can add these time entries manually, again.

If you’re a workspace owner on an Enterprise plan, you can log in as any user and directly stop the timer.

To do that:

1. Acesse a Contas .
2. Clique em Log into another person’s account

If you’re on a Basic plan, or any plan above, your team can stop the team member’s timer with the owner and admin user roles.

1. Vá para a página Calendário .
2. Choose teammate
3. Click red dot in Hoje .

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Problem: You can’t log in to your web application because your login page is invalid

Solution:

If you’re encountering an issue when logging in to your web application, for example, trying to log in to your account and find a gray page on your screen without the option to enter username and password, try to connect to another network and solve the problem.
If the issue persists, you can try to solve the problem by whitelisting one of the following domains:

• img.clockify.me
• api.clockify.me
• global.api.clockify.me
• reports.api.clockify.me
• stomp.clockify.me
• IP address: 198.2.128.220 

Issue 2: Invitation link not working

Problem: Invitation link isn’t working and you can’t log in

Solution:

You may have already created the account. In that case, you won’t be able to log in with the invitation link anymore. Instead, you need to go to the Login . https://clockify.me/login.  

Also, it can happen that due to the security measures set by the network Administrator, links related to Clockify are prohibited. When the user tries to access Workspace from the invitation link An unhandled low-level occurred. The application logs may have details message appears in the new tab.

While this problem didn’t originate from our side, there are a few possible workarounds you can apply:

1. Contact the network administrator and ask them to create an exception for our emails/links
2. Manually edit the link and remove the extra part of the URL (see attachment)
3. Suggest users to visit Clockify website and create an account using the same email address that the owner of the workspace used to invite them. After an account is created, advise users to change the workspace to the one they were initially invited to.

Each of these solutions above will resolve the issue.
However, to stop this issue from repeating, you can contact the network Administrator and get permission to access the links from Clockify. In this way, the issue will be resolved permanently. 

The post Login procedures appeared first on Clockify Help.

Problem: Clockify desktop app has poor performance

You are experiencing poor performance with the Clockify desktop app.

Solution: Reinstall desktop app

If you come across some issues with the desktop app, follow these steps to completely remove it from your PC and then reinstall it.

Reinstall desktop app from Windows OS

To delete desktop app:

1. Delete the app from its location C://ProgramFiles/Clockify/ClockifyDesktop.exe (default location, can be different if you set it somewhere else)
2. Vá para a página C:/ProgramData/Clockify and clean it out (if hidden, you’ll have to enable view for hidden folders)

Re-install the app from our website.

After completing these steps, the desktop app should be up and running.

If it doesn’t help, contato conosco.

Reinstall desktop app from macOS

If you have trouble reinstalling the desktop app from macOS, here are a few ways in which you can delete a Clockify application from a macOS device.

Uninstall Clockify application from macOS

To completely remove the application from a device:

1. Log out (if you manage to enter the app)
2. Close the app
3. Open terminal: CMD+Space and type terminal 
4. Type this command: defaults delete coing.ClockifyDesktop
5.  Pressione Digite o
6. Type this command: tccutil reset All coing.ClockifyDesktop
7. Pressione Digite o
8. Abra Finder 
9. Vá para a página Home folder (name of the mac) 
10. Vá para Library (if you can’t see it, press CMD+Shift+”.” ) 
11. Vá para a página Application Support 
12. Escolha coing.ClockifyDesktop 
13. Excluir ‘default.realm’ file and ‘default.realm.lock’ file
14. Excluir ClockifyDesktop app from computer

If you’re getting an error, there are some other ways to delete the app, recommended by Apple.

Use Launchpad for App store version

1. Clique no botão Launchpad in the Dock
   – OR open from Aplicativos folder
   – OR pinch closed with your thumb and three fingers on your trackpad
2. Type Clockify in the search field at the top of the screen
   – OR swipe right or left with two fingers on your trackpad to show the next or previous page
3. Press and hold the Option (⌥) key
   – OR click and hold the app until the apps jiggle
4. Click next to the Clockify app
5. Clique no ícone de Excluir to confirm

The app is immediately deleted.

To delete the web version of the app, use Finder instead.

Use Finder

1. Locate the Clockify app in the Finder 
2. Clique no ícone de Aplicativos in the sidebar of any Finder window
   – OR use Spotlight to find the Clockify app 
3. Press and hold the Command (⌘) key while double-clicking the app in Spotlight
4. Drag the app to the Trash
   – OR select the app 
   – Choose File 
   – Move to Trash

The post Navigating desktop app appeared first on Clockify Help.

Problem: Cannot update hourly rate

You’re trying to update hourly rates by clicking the Currency button, but the amount stays the same.

Solution:

There are a couple of things that can cause this issue:

• More specific rates are set
• You are on a Free plan with the old rate applied
• You clicked the Currency button too fast and that the app didn’t register the change 

Therefore, to troubleshoot this problem:

1. Check if all hourly rates are properly set and that there are no more specific rates
2. Export and send detailed report before and after the change so that you can compare them
3. If the previous steps don’t help, check this Help Center article on how to update hourly rates
4. Ask the user on how they do the change
5. You need to wait for 1-2 seconds before every click on the currency symbol since the system needs to register the change

Issue 2: Billable by default

Problem: Set billable time by default

I’d like my tracked time to be billable by default.

Solution:

In order to do this, you first have to mark each project as billable. 

To do this:

1. Open a project
2. Click on a Configurações do projeto . 
3. Toggle Billable by default to Sim

Then, each time you choose a project in the Time tracker, time will be marked as billable without you having to mark it as such. You can also hide billable status and sign from regular users in workspace settings so regular users can’t see or change billable status of their time entries.

Also, you can set New projects are by default: Billable in workspace settings so you don’t forget to mark each project as billable.

Issue 3: Hourly rate per client

Problem: Set hourly rate per client

Is it possible to set an hourly rate per client?

Solution:

Clockify doesn’t have a client rate specifically. As a workaround, you can use project template, so once you create new projects for a certain client, the rate gets picked up from the template.

Uma taxa faturável mais específica substitui uma menos específica:

Project’s member rate > Task rate > Project rate > Member rate > Workspace rate

ex.: Let’s say you’re a freelancer and you have a default rate you charge on all projects. You define that rate as your workspace billable rate. Then, you also have a client to whom you charge a different rate. In that case, you can create a project, assign it to the client, and set the desired hourly rate for that project.

Although you can’t set a billable rate per client, you can set a different pricing per client on a project level.

Para definir preços diferentes por cliente ao nível de projetos:

1. Crie projetos diferentes
2. Atribua-os aos respectivos clientes
3. Vá para a página Projeto and click the project name
4. Clique no ícone de Configurações .
5. Defina a taxa faturável desejada para cada Taxa de projeto .

You can’t assign a custom billable rate for a specific time entry. But, you can use a tag to indicate a special billable rate so you know how much to charge when preparing an invoice.

Issue 4: Hourly and cost rates via webhooks

Problem: Webhooks not sending hourly and cost rates

Webhooks are not sending hourly and cost rates.

Solution:

Webhooks don’t have the option to send hourly and cost rates due to permissions set in the workspace settings, where Who can see hourly rates and amounts poderá ser definido como Administradores ou Todos. This is something that might be added in the future.
However, there is one important exception since it is possible to send information about Task hourly e taxas de custo with webhooks. 

Workaround solution would be:

Get information about Project hourly and cost rates, use the endpoint for the Detailed report: POST/https://reports.api.clockify.me/v1//workspaces/{workspaceId}/reports/detailed

The post Handling billable rates appeared first on Clockify Help.

Problem: Display discrepancy in Invoices and Reports

Solution:

If you use the time format type you set in the Workspace settings (full hh:mm:ss or compact h:mm), note that invoices will display time in decimal format, while reports can show time in either full or compact form. Invoices round time to two decimals, whereas reports consider more decimals.
For detailed information, refer to this Help center article.

Issue 2: Issue with importing invoices

Problem: Invoices not successfully imported

Solution:

If you receive a successful completion message but find that invoices were not imported, follow these steps:

1. Time entries can be invoiced only once. Check if the entries you are trying to invoice have already been imported

2. Navigate to Reports and open Detailed Report

3. Filter the report by Client and Project matching the import

4. Set the date range to match the import period

5. Check if time entries are marked as Invoiced

6. If marked, select entries and click Mark as Invoiced or delete the invoice where these entries were initially imported.

Issue 3: Make invoices from time logs

Problem: Difficulty creating invoices from tracked time

Solution:

To create invoices from tracked billable time:

1. Navigate to Workspace Settings

2. Enable Invoicing in the Invoicing section

3. Open the Invoices page from the sidebar

4. Click Create Invoice no canto superior direito

5. Populate the Create Invoice modal with the necessary information

6. Click Criar

7. To import time entries:
– Click Import Time and Expenses on the created invoice
– Choose the project for time and expenses import
– Click Importar para concluir a ação

8. After the import, invoice items will be populated, and all imported time entries will be automatically marked as invoiced

Issue 4: Get invoice for my subscription payment

Problem: Difficulty accessing subscription invoices

Solution:

To retrieve all your subscription invoices:

1. Click Subscription na barra lateral

2. Switch to the Invoices tab

3. Here, you can view Past Billing Statements or download your invoices

If you encounter persistent issues or require further assistance, feel free to contact our support team for personalized help.

The post Invoice management appeared first on Clockify Help.

Problem: Reports data and project data don’t match

Solution:

If, for some reason, when reviewing client’s hours, the detailed report data doesn’t match project status data, you can try to troubleshoot this problem.

1. Vá para as configurações do espaço de trabalho 
2. Set the time format to: , (hh:mm:ss
3. Run the report 
4. See if there is a match between the two

Issue 2: Inactive users in reports

Problem: Inactive users are not displayed in reports

Solution:

All time entries are kept in the system and displayed in the reports. 

This is done if: 

1. User is deleted/inactive
2. Project is archived
3. Task is marked as done 

Entries disappear only when deleted manually, either by the user who created them, or by the admin.

You can see the time entries of deleted/inactive users in the e.g. Summary report when you group it by user and export the full report.

To see deactivated users’ time entries:

1. Acesse a Relatórios .
2. Em Summary report, choose Inativo no modal de Equipe filtre

You’ll get a list of inactive users.

OR

1. Vá para a página Relatórios .
2. Em Summary report, choose Usuários no modal de Equipe filtre
3. Mudar para o Detalhado relatório

You’ll see each time entry of inactive or deleted user.

Issue 3: Generating project report with invoices

Problem: Is it possible to generate project report with invoices

Solution:

This feature is not available at the moment.

However, Clockify offers you a workaround. You can only filter out time entries if they’re invoiced in the filter Status, but not the actual invoice.

After your entries have been invoiced:

1. Acesse a Relatórios .
2. Escolha Summary relatório
3. Filter out your time entries in the filter Status

Now you have a list of invoiced time entries in a Summary report. If you’d like to have this list in some other format, you can do that by exporting it in some of the formats that we support.
For more information on the export, check this Central de Ajuda .

The post Managing reports appeared first on Clockify Help.

Problem: Unable to merge projects

Solution:

While direct project merging is not available, you can achieve a similar result by following these steps:

1. Navigate to the Reports in the sidebar

2. Select Detailed Reports

3. Locate the time entry you want to merge into another project

4. Click on the project and choose the desired project to merge the entry into

5. The entry will be automatically added to the selected project

6. Archive and delete the project you no longer need

Issue 2: Unable to select Project in Time Tracker

Problem: No access symbol in Time Tracker

Solution:

If you encounter difficulty selecting a project in the Time Tracker and see a No Access symbol:

1. Go to Workspace Settings

2. Navigate to the Não permitir salvar tempo sem .

3. Check if Task is enabled as a required field

4. If Task is required, projects without any tasks may have a No Access symbol, making them unselectable

Issue 3: Can’t import projects

Problem: 

Project import was completed without any errors. However, after that, the project didn’t appear in the list of projects. 

Solution: 

It may be the case that the two projects have the same name and are connected to the same client. In that case, the projects that have the same name will be omitted. 
For example, if there is an archived Project A, assigned to Client B, you won’t be able to import another Project with the name A via the CSV file. Therefore, you should check the list of Arquivado projects to make sure that there are no duplicated names.  

To check if this is the case, you can do the following:

1. Clique no sinal Projeto na barra lateral
2. On the list of filter criteria, click on Ativo
3. From the drop-down, choose Arquivado
4. Clique no ícone de Aplicar filtro on the right side

After finding it, the project can be activated:

1. Click on the three dots next to the Project’s name
2. Escolha Restaurar from the drop-down 

The project will now be displayed on the list of the active ones. In case some of the project names are repeating, you should either delete the archived ones, or rename the ones you’d like to import. 

Issue 4: Default project

Problem: Setup

How to set up a default project?

Solution:

Default projects can be set by using the templates in the Timesheets. After the template is created, it can be applied to any timesheet in the Calendar. 

You can save a timesheet with projects/tasks from any week as a template. 

Then, when your timesheet is empty, click on the desired template at the bottom, and your timesheet will be populated with all the projects/tasks from the template.

O modelo de planilha de horas estará disponível apenas para o usuário que o criou.

Copie a semana passada e os modelos estarão disponíveis quando você tiver uma planilha vazia para a semana selecionada.

For more information on timesheets, check out this Help Center article.

Issue 5: Project subcategories

Problem: Subprojects

At the moment, Clockify doesn’t support subcategories for projects.

Solution:

While Clockify does not support subprojects, you can simulate subprojects using project tasks or tags. For a more advanced hierarchy, utilize custom fields on projects.

Issue 6: Managing multiple Clients on Projects

Problem: Handling multiple Clients on Projects

Solution:

For projects with multiple clients:

1. Use Tasks instead of the Client field

2. Alternatively, employ tags that work across multiple projects

3. The most robust solution involves using custom fields on projects, allowing you to define fields with options and associate projects accordingly

Issue 7: Viewing Project statistics and Expenses

Problem: Accessing Project statistics and Expenses

Solution:

1. To view project statistics, go to the Projects page, open the project, and click on the Status bar

   Status bar is visible to Admins and Project Managers.

2. Access project expenses in the Expenses feature. Refer to this Help page for detailed information on tracking and managing expenses.

Issue 8: Can’t See/Access Projects

Problem: Regular user can’t see or access Projects on workspace

Solution:

If you cannot see or access projects after being invited to the workspace:

1. Admin, owner, or manager needs to go to Projects > Access Tab

2. Choose Project visibility from Public to Private or vice versa

3. If the project must stay private, add members to the project on the Access page to grant them access

You should now be able to see assigned projects and track time on them. If issues persist, you can inform their owner, admin, or manager for further assistance.

The post Project management in Clockify appeared first on Clockify Help.

To enable tracking breaks:

1. Acesse a configurações do espaço de trabalho
2. Escolha Geral .
3. Scroll to Intervalos section, enable breaks and/or choose default break project

Now that you’ve enabled breaks, you can start tracking them.

To start tracking breaks: 

1. Navegue até a página Rastreador de tempo na barra lateral
2. Selecionar Break mode in the dropdown menu on the right
3. Start the break

A entrada de intervalo funciona como qualquer outra entrada de tempo. O cronômetro funcionará até você pará-lo, com o favicon azul indicando que seu intervalo está em andamento. Além disso, a guia exibirá o tempo decorrido.

To wrap up your break, click the Parar intervalo button, or press s on the keyboard.
If you’d like to extend the break, click the reprodução button of the break entry you’ve stopped.

For more information on breaks, check this Help Center article.  

The post Strategy for tracking breaks appeared first on Clockify Help.

Problem: Which servers are used to host Clockify data?

I’d like to find out more about how is Clockify data hosted.

Solution:

We use AWS for cloud infrastructure, a US-based company with servers around the world. This ensures the lightning speed of data delivery. This way, no matter where you are, your data loads instantly in Clockify from the server that’s closest to you.

By opting to store data on servers in a specific geographic region instead of using a global server, you can achieve reduced latency and improved app performance. This way, you can access your data faster and have an overall smoother user experience.

Clockify offers the following regional locations: 

• EUA (Estados Unidos das Américas)
• AU Austrália 
• UE (Alemanha)
• Inglaterra (Reino Unido)

This feature is available on PRO and ENTERPRISE subscription plans. 

For more information, check out this . 

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Problem: You can’t see my employees’ time entries

You’ve been managing your employees’ time and, at one point, you’re no longer able to do that.

Solution:

There are a couple of reasons for why you’re not able to see your employees’ time entries:

1. Employees are tracking time in another workspace without realizing that’s the case.
   If that’s the case, you can try to move entries from personal to company workspace by importing Timesheets available in the Detailed reports screen. 

2. In some cases, admins are not able to see all tasks in projects despite their access permissions.

Clockify also allows you to see the tasks that users who haven’t tracked time are currently working on, and how to troubleshoot in case you can’t see your employees’ time entries.

There are a few steps you can take to troubleshoot this problem: 

1. Check if you have access to the tasks
   – Go to the Access tab of the projects these tasks belong to 
   – Check if you’re using the Timesheet page and check if the tasks are already added
2. Check the tasks’ assignees in the Tarefas tab of the projects

Please note that the Planilha de horas mode enables you to add the same project or task twice. The alternative option can be adding time manually via the Rastreador de tempo. 

Issue 2: Users’ minimum working hours

Problem: See team member’s completed minimum working hours

Solution:

To have an overview of all users on your workspace and check who hasn’t completed the minimum weekly hours, you need to run a weekly report and group it by user. The total at the bottom shows how much time everyone tracked during the chosen week. 

To see tracked time of individual users:

1. Acesse a Summary relatório
2. Group the report by user
3. Choose custom date in the upper right corner to see the hours by user for a specific period of time

If you’d like to alert your team members about their missing time, you can use lembretes.  

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Problem: User received the workspace invitation, but cannot join the team

You received workspace invitation, but cannot join the workspace you were invited to.

Solution:

The cause of this issue may be in the email used to create user account. The email used to create the account needs to be the same as the email used to invite you to the workspace.

Workspace invitation can be sent only by the Workspace owner, or admin.

If that is the case and the emails are not the same, you can solve the problem in the following way:

1. Clique no botão Invite again
2. You’ll be prompted to create new account
3. Create account using email address used to initially invite you to the workspace

If you already have account:

1. Log in and hover over Notificações
2. Navigate to the invitation and accept it

This way, you became a member of that workspace.

To switch to that team’s workspace:

1. Navigate to your profile
2. Switch to your team’s workspace

OR

1. Acesse a Espaços de trabalho .
2. Activate your team’s workspace to start tracking time

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Problem: Difference between Owner and Admin access permissions

Solution:

There are two types of Admins in Clockify:

• Owner (created workspace)
• Admin (user with administrative permissions)

Owner vs Admin:

• Only Owner can strip user of an Admin role, or deactivate another Admin
• Only Owner can transfer Owner role to another user
• Only Owner can set up SSO
• Owner cannot be deleted or deactivated from workspace
• When Owner leaves workspace, or deletes account, whole workspace is deleted, forever

There can be only one workspace Owner, but the Owner role can be transferred to another workspace user at any time. 

Admin can:

• Give Admin rights to other workspace users
• Assign users to groups
• Invite people to workspace
• Set users as inactive/active
• See and define billable rates for workspace and team members
• See all time entries at all times
• Edit all time entries
• See and edit all projects
• See status of all projects
• Give and revoke manager rights on all projects
• Change project visibility and change estimation 
• Editar configurações do espaço de trabalho
• Editar entradas de tempo pendentes e despesas

Issue 2: Regular user permissions

Problem: Which actions is Regular user allowed to perform?

Solution:

Everyone invited to a workspace is a regular user by default. 

If regular users create a project, they can become project managers, or admins if an admin gives them admin rights. 

Regular users can perform all actions related to public and private projects they’re a member of. 

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Problem: I’d like to turn off time entry grouping

Solution:

If you want to see entries in chronological order rather than grouped, you can do that in the following way:

1. Click the profile icon to open Configurações do perfil
2. Disable Agrupar entradas de tempo semelhantes option in the Group time entries .

Issue 2: Overlapping time entries

Problem: Can time entries in Clockify overlap?

Solution:

Clockify allows you to have multiple running time entries with overlapping running time.
As an admin, you may need to check if your employee tracked the time properly if there are entries that were started one the same day, started at different times, but ended at the same time. 

If this happens, you can check which of these entries are correctly checked. One of the possible answers on how that happened is that one entry was started via tracker and for the other the time was added manually. 

As an admin, you can ask the regular user a couple of questions: 

1. Which duration format is used?
2. Was time entered manually, or was the timer started?

Also, keep in mind that if you’re using compact duration format, you can ask users to switch to full duration format. 

Issue 3: Undo deleted time entry

At the moment, it’s not possible to undo the deletion.

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Problem: Start a Free trial in Clockify, how long does it last and which features it includes?

Solution:

Try out all the extra features (except for SSO, Custom subdomain, Control user account, Audit log) for free for 7 days.

Free trial is available for 7 days, with no credit card required and only in the workspaces that never had the extra features activated. 

To activate Free trial:

1. Entre na sua conta Clockify
2. Click the button in the app to activate Free trial

If you can’t find the Activate free trial now link, it means that the workspace is no longer eligible for the Free trial for one of the following reasons:

1. You’ve used up Free trial
2. You have paid subscription
3. You had subscription active in past

If you’d still like to try out our features but don’t see the Free trial link, you can create a new workspace and activate the Free trial there.

For more information on all the features available on Teste gratuito, check out this article. 

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Problem: Understanding workspace-specific subscriptions

Solution:

1. Subscriptions are tied to individual workspaces, not users

2. Workspaces function as separate data segregators, and subscription payments are distinct

3. Regardless of user roles or membership in other workspaces owned by the same company, subscriptions remain separate

For detailed information on subscriptions, refer to Central de Ajuda .

Issue 2: Combining different subscription plans

Problem: Unable to combine paid plans in a single workspace

Solution:

1. One workspace cannot have a combination of two different paid plans

2. It’s not possible to mix Free and Paid plans within the same workspace

3. Upgrades are based on the total number of active and invited users in a workspace

For comprehensive details on subscription plans and upgrades, consult this Help Center article.

Issue 3: Canceling subscription

Problem: Canceling the subscription

Solution:

To cancel your subscription:

1. Navigate to the Subscription page in the sidebar

2. Click Cancelar inscrição at the bottom right corner

3. Confirm the cancellation

Como resultado:

• Nenhuma cobrança adicional será feita
• You can still download all previous invoices
• Extra features remain accessible until the end of the paid period
• After the paid period, you’ll be downgraded to the Free plan

Observação:

• Upgrading or downgrading doesn’t affect data; it only impacts access to extra features
• Data is retained indefinitely unless you choose to delete the workspace or your account
• For additional details on subscriptions, refer to Central de Ajuda artigo

If you encounter persistent issues or have specific questions regarding your subscription, please reach out to our support team for personalized assistance.

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Problem:

You’re not receiving Clockify’s emails and the app’s performance is poor.

Solution:

Whitelisting pages

If you’d like to make sure you don’t miss Clockify emails and that Clockify operates smoothly and as intended, you may need to authorize specific IP addresses and domains associated with the Clockify services.
Below are the instructions on how to whitelist the IP addresses and domains that need to be authorized. The focus is on preventing emails from being marked as spam or junk. 

Lista branca de endereços IP

To make sure that emails from our system reach your inbox reliably, you should whitelist these IP addresses:

116.203.2.185

116.202.180.226

195.201.255.208

 88.198.94.71

116.203.166.36

78.47.192.85

195.201.252.90

162.55.179.218

198.2.128.220

198.2.178.178

Please consult your system administrator, or email service provider’s documentation for specific instructions on whitelisting IP addresses. This way you’ll ensure that emails originating from our IP addresses are not treated as spam or junk and are delivered to your inbox.

Autorizando domínios

Along with whitelisting the IP addresses, you should also authorize the following domains:

By adding these domains to your email service authorized sender list, you can enhance the chances of getting our emails and prevent false positives in the spam filtering.

If you need more help, please contact our support team, or check out the Clockify Help center artigo. 

The post Secure access control for Clockify’s trusted users appeared first on Clockify Help.

Problem: Experiencing issues when trying to access Clockify via different browsers

You can’t access Clockify via the browser you’re using.

Solution:

Microsoft Edge

We don’t support Internet Explorer and older versions of Microsoft Edge. 

1. Update to the latest version of the Microsoft Edge 
2. Log out and log in again
3. Clear browser’s cache and cookies
4. Reinstall apps and extensions

Chrome

Open Chrome Console (Ctrl+Shift+J for Win or Cmd+Opt+J for Mac) and repeat the action you wanted to perform initially (e.g. download report). 

Firefox

Clear the AppData folder is hidden by default and you might not be able to see it right away.

Can you try to do a clean reinstall? Here are the steps you should make: 

1. Open File Explorer and click on the View button then select the Hidden items checkbox 
2. Go to C:\Users<yourusername>\AppData\Local\Programs and delete the Clockify folder from the Programs folder
3. Go to C:\Users<yourusername>\AppData\Roaming and delete the Clockify folder from the Roaming folder
   – Please note that <yourusername> is your User folder so the name will be different for you depending on how you named your system
4. Go to our website and download the Clockify app again, then install it again

Safari

1. Download and unzip Safari extension file
2. Open Safari and navigate to Configurações
3. Abra Avançado tab in Configurações
4. Clique no ícone de Show Develop menu in menu bar at the bottom of the tab
5. Develop option appears at the Safari top bar
6. Click newly-added Develop menu 
7. Marcar as Allow unsigned extension option (every time you close Safari extension, this option will be unchecked) 
8. Navigate back and double-click the extracted Safari extension file
9. Clique no botão Quit and Open Safari Settings button after new Safari window pops up
10. Em guia Extensão tab in Safari Settings, left click on the Clockify extension and enable it
11. Clique no ícone de Always allow on all websites 
12. Now, open Safari browser and log in 

The post Optimizing Clockify performance across browsers appeared first on Clockify Help.

Problem: Your Internet connection is slow and the network is bugging

Solution:

Perform one of these steps:

• Connect to another network with the same device to check if the issue occurs
• Connect to the same network with a different device (phone, tablet, or another computer) to see if the issue occurs
• Connect to different network and different device to see if the issue occurs

Issue 2: Unable to connect to Clockify

Problem: Blank screen on the login page, dashboard, reports  

Solution:

Troubleshoot by doing the following:

• Check which web browser you are currently using. Internet explorer and older versions of Edge are no longer supported and some pages won’t load properly there.
• Try and clear cache and cookies (from the beginning of time). You can also open Clockify in the incognito window with all the extensions disabled.
• You are using a VPN. If you are, it might be blocking your access. In this case, you should disable it to access Clockify.
• You are using a company network. Some companies have a firewall that will block or allow certain websites and this might prevent Clockify from loading.

If they manage to open Clockify from another network (mobile network for example), then a firewall may be blocking Clockify. 

You can also whitelist the following domains:

• app.clockify.me
• img.clockify.me
• api.clockify.me
• global.api.clockify.me
• reports.api.clockify.me
• stomp.clockify.me
• screenshots.api.clockify.me
• locations.api.clockify.me
• fileimport.clockify.me
• Ws.clockify.me

The post Resolving network and connectivity issues appeared first on Clockify Help.

Problem: Unable to sync time entries in QuickBooks

Every time you try to sync time entries in QuickBooks, you receive a notification that 0 time entries were sent, even if the new time entries were set properly.

Solution:

If you choose the option Close the books in QuickBooks that may be causing the issue. You can turn that option off as that can block the import of the time entries to QuickBooks. 

 To do that:

1. Vá para a página Account settings
2. Escolha a guia Avançado .
3. Choose edit in the Accounting .
4. Turn off the Fechar os Books .

This should resolve the problem of importing time entries into the QuickBooks. When you’re closing the books, the previous year is finalized and all time entries created in that closed year will not be imported.

Issue 2: Importing data from another system

Problem: How to import data from another system into Clockify

Solution:

Import projects, clients, tasks, and tags from a file. If you’re on a paid plan (or trial), you can also import timesheets.

If you’re computer savvy and know your way around the command line, for importing specifically data from Toggl, you can use one of the two unofficial Toggl to Clockify importers. The projeto is developed and maintained by third-party developer, so you should use it at your own discretion. 
For non-techie users:

1. Navigate to Profile settings
2. Choose Date and time settings
3. Make necessary improvements

Most of the issues with importing occur due to date/time format mismatch.

Issue 2: Implementing AI integration to Clockify

Currently, there are no plans to implement the AI for automating time tracking, logging and the project attribution.

Issue 3: Timer in integrations

Problem:

There are a couple of cases in which you can’t start the timer if you’re using a Clockify integration:

• Extension description box is not being properly displayed
• Timer icon disappears

It may also happen that: 

• Clockify tracking button disappears from the usual place in the application
• Description box contains strange symbols when the timer is started
• Description can’t be edited 

Solution:

One possible workaround to solve these problems is to select the text anywhere on the page, do the right-click with the mouse and choose Iniciar cronômetro com descrição. Use this hack to track time with the default project, when it’s possible and this may help. 

If there are issues with the integration connection, there are a couple of troubleshooting tips you can try out.

If the timer is not displayed in integration:

1. Check if the extensions is pinned
2. Check if you are logged into extension

Issue 4: Managing extensions

Problem: 

• Clockify button disappears in integrations
• Strange symbol appears in the description box
• Timer is started via the Clockify button and the user can’t edit the description
• You want to make your employees track time strictly in one way from Jira to minimize errors or manual time adding (Jira)
• Your employees can track time strictly in one way, from Jira, with a timer to minimize any errors or manual time adding (Jira)

With these settings, regular users won’t be able to track time via Clockify web app, or the extension.
However, since the Jira plug-in is handled via the API, users’ time will be tracked regularly and they will be logged in at all times.    
You may not need to handle the extension, depending on the type of other integrations in which the timer would be used. 

Problem: Clockify integration missing (Asana, BS, Trello)

Solution: 

If the Clockify’s timer isn’t displayed in the app, it can be added to the Chrome Extension by using a custom domain of that certain app URL. Any custom URL can be added to the Clockify’s set of integrations. This option is available when the users add Chrome extensions by using the Domínio Personalizado.  

To integrate Clockify extension with any other domain:

1. Abra a extensão
2. Open settings in the upper right corner 
3. Clique no ícone de Integrações
4. Scroll down
5. Enter your domain under Domínios personalizados
6. Choose tool that’s on that custom domain
7. Clique no ícone de Adicionar

User will have integration within the app they’re frequently using and even upgrade the subscription to a higher plan if they want to use more features from Clockify.

Problem: Timer in Clockify extension

You can’t see the timer in the Clockify extension.

Solution:

1. Check if you installed the browser extension on your side (In case you installed the extension, but you can’t see the icon, click on the puzzle icon and pin our extension)
2. Check if you logged in with the same email address you are using in Clockify (You need to be logged in. In another instance, you need to check if you’re using two emails)
3. Contact our support team (In case everything is set up correctly, but you’re still encountering the issue, present the problem and provide more details)

Problem: Can’t see Clockify extension in the web application

Solution:

1. Check if you’re logged in into the extension
2. Check if you’re using the extension in the browser you’re using the app in
3. Check in the browser extension settings if Clockify is checked in the application list
4. Ir para as Configurações
5. Choose Extension
   – Choose Clockify extension
   – Check if you’re using the same email address for Clockify and other web applications
   – Are you logged in to the correct workspace in the browser extension
6. In Details go to Extension option
7. Search that list

The post Navigating Clockify integrations appeared first on Clockify Help.

Who can launch kiosk on-site?

After successfully creating your kiosks, they should be visible on the Kiosk page. However, keep in mind that only Admins and workspace owners possess the authority to launch a kiosk on-site. It’s a straightforward process that can be executed using any tablet, computer, or phone, without the need for specialized equipment.

How to launch a kiosk:

1. Visit the Kiosks page to view all your kiosks
2. Copy the link of the kiosk you wish to launch
3. Open the link on the desired device (e.g., tablet)
4. Log in using your admin credentials (the same email and password used for Clockify login)

By default, the kiosk remains active for 24 hours. After this period, an admin must relaunch it. For customizable session durations, consider upgrading to a STANDARD or higher subscription plan. If you require kiosk launch on multiple devices or locations, upgrading to any paid plan is necessary. Further details on launching a kiosk can be found in this Help Center article.

Issue 2: Kiosk link not working

Possible scenarios:

• Limited member role
  • If users with limited member roles click on the link and can’t access the kiosk app, it’s likely due to insufficient permissions. Only Admins and Managers have control over when and where the kiosk is launched.

• Incorrect URL
  • Check if the URL is correct. Users might mistakenly use “/” in the kiosk name instead of “_” or “-“.

• Session expired
  • The kiosk link is valid for 24 hours after launch. If the session expires, the kiosk needs to be relaunched.

Solutions

• Permissions issue
  • Ensure that only Admins or Managers are launching the kiosk to control its access.

• URL correction
  • Verify that the kiosk name in the URL uses “_” or “-” instead of “/”.

• Session expiry
  • If the kiosk link isn’t working, it may be due to the session expiring. Relaunch the kiosk to create a new session.

For more detailed information on troubleshooting kiosk-related issues, please refer to our Help Center article. If the problem persists, feel free to reach out to our support team for assistance.

The post Launching and accessing kiosk on-site appeared first on Clockify Help.

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A

Contas

Na guia Contas, você tem controle total sobre sua conta no espaço de trabalho. Dependendo de suas permissões, você pode alterar o nome de outro usuário, ver quando o usuário se registrou, visualizar e desativar sua chave de API, removê-lo do seu espaço de trabalho, enviar uma senha esquecida, fazer login como usuário ou interromper o cronômetro para outra pessoa.

Administrador

Administrador é uma função de usuário no sistema de autorização de acesso do Clockify. Há dois tipos de usuários com função de administrador: o proprietário (quem criou o espaço de trabalho) e o administrador. Pode haver apenas um proprietário, mas vários administradores em um espaço de trabalho. O administrador pode limitar o acesso de um usuário, gerenciar contas existentes e supervisionar a produtividade.

Alertas

Você pode configurar alertas para ajudá-lo a acompanhar melhor as estimativas de seu projeto e receber notificação por e-mail se um projeto atingir uma determinada porcentagem do tempo estimado.

Chave API

Uma chave de interface de programação de aplicativo (API) é um código usado para identificar e autenticar um aplicativo ou usuário. As chaves de API estão disponíveis por meio de plataformas. Servem como um identificador exclusivo e fornecem um token secreto para autenticação.

Aprovação

Os usuários podem enviar suas planilhas semanais e solicitações de folga aos administradores para aprovação. Os administradores então revisaram e aprovaram essas solicitações para fins de faturamento e folha de pagamento.

Atribuído

O atribuído é um integrante da equipe a quem uma tarefa é atribuída.

Atribuições

Assignment is a task assigned to a user (Assignee).

Registro de auditoria

Com o log de auditoria, você pode registrar tudo o que acontece em seu espaço de trabalho e depois ver quem fez o quê e quando. Este é um recurso adicional que você pode ativar assinando o plano Enterprise.

Rastreamento automático

Com o rastreamento automático, você pode ver quanto tempo gasta em programas e criar planilhas de horas com base em sua atividade. O rastreamento automático pode ajudá-lo a rastrear e verificar automaticamente a atividade do computador durante um período de tempo. Ele registra atividades com mais de 60 segundos (ou como padrão) padrão, mas essa duração pode ser personalizada e ajustada às suas necessidades.

B

Plano de assinatura Basic

Com o plano de assinatura básico, você tem acesso a todos os recursos gratuitos e também tem controle adicional sobre sua conta. Consulte a página Atualização e Assinatura para obter mais informações.  

Valor faturável

É o valor expresso em uma determinada moeda que é cobrado dos clientes pela quantidade de trabalho realizado pelos responsáveis ​​do projeto.

Horas faturáveis

São suas horas de trabalho rastreadas e registradas sem uma determinada conta pela qual um cliente é cobrado pelo tempo e esforço que você investiu no trabalho em um projeto.

Valor faturável

O valor faturável é um custo que você define nas configurações do espaço de trabalho para cobrar seus clientes.

Entrada para intervalo

A entrada de intervalo é um bloco de pausas que você pode adicionar ao quiosque e ao aplicativo da web para rastrear seus intervalos enquanto trabalha em um projeto.

C

Calendário

A guia Calendário permite que você veja todos os tempos rastreados em uma visualização de calendário.

Cliente

O cliente no Clockify é um dos quatro níveis de hierarquia pelos quais você pode categorizar e analisar suas entradas de tempo. Corresponde a um cliente empresarial que você pode atribuir opcionalmente a um projeto. Dessa forma, os projetos para os quais você rastreia o tempo podem ser agrupados de acordo com os clientes, facilitando a localização do tempo rastreado.

Atribuído no Clockify

O responsável do Clockify é um usuário atribuído a uma atribuição de projeto no Clockify.

Webhooks do Clockify

Com os webhooks do Clockify, você pode enviar mensagens automáticas ou informações do Clockify para outros aplicativos. 

Valor do custo (em relatórios)

Quantidade de dinheiro que você paga à sua equipe pelo trabalho realizado em um determinado projeto.

Valor de custo

É o valor para para a qual o custo é definido.

Campo personalizado

Você pode adicionar campos complementares ou extras às entradas de tempo que podem ajudá-lo a rastrear o tempo e organizar o projeto de acordo com suas necessidades e preferências.

Relatórios personalizados

Clockify permite que você personalize seus relatórios criando tabelas em planilha excel/google. Você pode simplesmente exportar o relatório detalhado para CSV ou Excel e criar o tipo de relatório desejado.

Subdomínio personalizado

Um subdomínio personalizado é uma parte personalizada adicional do seu nome de domínio. Os subdomínios são criados para organizar e navegar para diferentes seções do aplicativo Clockify.

D

Painel

Mostra o tempo que você rastreou e o projeto em que sua equipe está trabalhando.

Relatório detalhado

O relatório detalhado permite visualizar, exportar e modificar todos os detalhes de todas as entradas de tempo.

Formato de data

O formato de data é um formato DD/MM/AA usado como carimbo de data/hora.

Início do dia

Marca o início de um novo dia de trabalho e pode ser definido nas configurações do perfil. Você também pode receber e-mails diários que informam as tarefas diárias realizadas.

E

Despesas

Registre despesas relacionadas a projetos ou custos fixos como diárias, provisões, horas extras, salários. As despesas são baseadas em unidades (por hora, quilometragem, dias, materiais...). Despesas é um recurso adicional que você pode ativar atualizando para o plano Pro ou Enterprise. 

Tempo estimado

É o tempo estimado necessário para concluir um determinado projeto ou tarefa. De acordo com o tempo estimado, os usuários também podem estimar o orçamento gasto em um projeto.  

Plano de assinatura Enterprise

O plano de assinatura Enterprise oferece aos usuários controle total sobre suas contas. Inclui todas as ferramentas de todos os planos.

Estimativa

Pode se referir a uma estimativa de tempo ou orçamento. Para uma estimativa de tempo, você pode definir uma estimativa de tempo geral para todo o projeto ou para cada tarefa individualmente. Para uma estimativa de orçamento, você pode definir um orçamento geral para todo o projeto ou um valor para cada tarefa individualmente. 

F

Forçar cronômetro

É uma ferramenta que permite desabilitar o modo manual nas configurações do espaço de trabalho, para que os usuários não possam adicionar tempo manualmente. Esse é um recurso adicional que você pode habilitar atualizando seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.

Prognóstico

O Prognóstico ajuda a visualizar o progresso do seu projeto com base no tempo monitorado. Você pode ver seu desempenho em projetos recorrentes a cada mês e fazer previsões com base em atribuições agendadas e adicionar estimativas ou orçamento para ver se o projeto ficará acima ou abaixo deles.
Você pode habilitá-lo atualizando para os planos de assinatura Pro ou Enterprise.

Usuário completo

São tipos de usuário disponíveis no Quiosque. Eles têm um nome e e-mail, podem fazer login no Clockify e usar nos aplicativos (web, celular, desktop), alternar tarefas e projetos, salvar local e ocupar um assento integral.  

V

Grupo

É usado para gerenciar facilmente as pessoas atribuídas aos projetos. Em vez de adicionar pessoas aos projetos uma a uma, você pode criar um grupo e atribuí-las a um projeto com um único clique.

H

Valor por hora

O valor hora é uma entrada de tempo faturável que é calculada por hora. Existem vários tipos de valor hora no Clockify: custo de espaço de trabalho, custo de usuário, custo de projeto, custo de tarefa e custo de membro do projeto.

Valor histórico

O valor histórico representa um valor antigo no qual o novo valor não será aplicado. Por exemplo, se o valor de um integrante da equipe aumentar de US$ 20 para US$ 40, esse novo valor será aplicado a novas entradas de hora e os valores existentes permanecerão as mesmas.

I

Detecção de tempo de inatividade

Seu computador pode identificar inatividade se você acidentalmente deixou o cronômetro ligado. Dessa forma, você pode remover o tempo não trabalhado e obter uma planilha de horas precisa.

Integrações

A integração conecta várias plataformas em um único sistema unificado. As integrações conectam o aplicativo Clockify a um sistema de terceiros, para que esses dois sistemas possam compartilhar informações entre si. Eles compartilham dados de um sistema para outro, oferecendo mais recursos e opções ao usar o sistema. Para obter mais informações, consulte este artigo. Ao integrar esses softwares com o Clockify, você pode iniciar um cronômetro de outras ferramentas da web como: JIRA, Asana, Trello, Todoist,etc. Veja a lista completa de integrações aqui. 

Fatura

Uma fatura é um documento apresentado ao comprador pelo prestador de serviço para receber o pagamento. No Clockify, se você habilitar o recurso de faturamento nas configurações do espaço de trabalho, poderá criar faturas no aplicativo.

J

Integração JIRA

O Jira é um aplicativo de software usado para rastreamento de problemas e gerenciamento de projetos. O JIRA é uma das integrações com as quais você pode usar o Clockify para rastrear o tempo. Com a integração do JIRA, você pode acompanhar o tempo gasto em problemas diretamente do Atlassian JIRA. O plug-in Clockify para Jira está disponível no aplicativo da Web do Jira, no aplicativo móvel para Android e iOS e no aplicativo macOS.

K

Quiosque

O quiosque permite que os funcionários marquem o ponto de entrada e saída do trabalho usando um dispositivo compartilhado, seja um tablet, celular ou outro dispositivo móvel.

Atribuído no quiosque

Um atribuído no quiosque é um usuário/funcionário atribuído ao quiosque.

L

Custo de mão de obra

É um recurso que permite definir o valor de custo e ver o que você cobra de seus clientes em comparação com o que você paga à sua equipe, podendo assim acompanhar a lucratividade.

Usuário limitado

O usuário limitado é um tipo de usuário disponível no Quiosque. Usuários limitados não têm e-mail e só podem fazer o check-in pelo Quiosque. O usuário limitado tem apenas um login, só pode usar, entrar e sair pelo Quiosque compartilhado sem e-mail. Usuários limitados podem ser convertidos em usuários completos.  

M

Estimativa manual

É a estimativa que você define manualmente para todo o projeto na guia Configurações do projeto.

Custo de usuário

A taxa de usuário é um tipo de taxa horária definida na página Equipe para cada usuário.

Função de gerente

Refere-se a dois tipos de gerentes no Clockify: o Gerente de projeto que pode rastrear o tempo e editar qualquer coisa relacionada ao seu projeto (por exemplo, definir estimativa, adicionar tarefa, gerenciar o acesso ao projeto) e o Gerente da equipe que pode ver todo o tempo rastreado por integrantes de sua equipe, editar o tempo de sua equipe (se possível) e aprovar as planilhas de horas enviadas.

Markdown

Markdown é uma linguagem de marcação simples que usa sintaxe de formatação de texto simples. Você está “formatando” o texto quando adiciona negrito, itálico, listas numeradas, marcadores, títulos e assim por diante. Markdown é uma sintaxe (ou conjunto de regras) usada para formatar texto em páginas da web. Destina-se a ser convertido para um HTML estruturado.

Meta

Uma meta representa a conclusão de uma determinada etapa de todo o projeto.

N

Boletim Informativo

O Boletim de Notícias é um e-mail enviado mensalmente aos usuários que lista as melhorias e atualizações do aplicativo Clockify. Os usuários podem receber esses e-mails se optarem por recebê-los na seção Gerenciar preferências de e-mail nas Configurações de perfil.

Horas não faturáveis

As horas não faturáveis ​​são as horas que os usuários passam sem trabalhar diretamente no projeto(por exemplo e-mails, chamadas, preparação de faturas, etc.) e, portanto, não podem ser faturadas.

Observação

No Clockify é uma observação de projeto que permite adicionar informações adicionais ao seu projeto. Pode ser um resumo, instruções, diretrizes básicas ou qualquer outro tipo de informação que você achar relevante para o projeto. O texto pode ser formatado com markdown. A anotação de um projeto é visível para todos, independentemente de sua função de usuário. No entanto, apenas administradores e gerentes de projeto podem adicioná-las e modificá-las.

O

Organização

É um componente essencial do Clockify. Um espaço virtual que pode representar uma empresa real, uma organização, corporação, estabelecimento ou qualquer outra entidade relevante para sua lógica de negócios. O elemento básico em uma organização é um Espaço de trabalho.

P

Código PIN

É um código de 4 dígitos que o permite fazer login e logout pelo Quiosque. Cada Quiosque recebe um código PIN universal que permite que os funcionários marquem o ponto para qualquer colega de trabalho, com exceção do administrador.

Cronômetro Pomodoro

O Cronômetro Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de produtividade e tempo disponível como uma extensão do navegador Cronômetro Pomodoro para o aplicativo Clockify. 

Lucro (em relatórios)

A diferença entre o valor faturável e o valor de custo (pode ser negativa se os custos forem maiores que a receita).

Plano de assinatura Pro

O plano Pro contém recursos mais avançados para acompanhar a lucratividade do projeto e a produtividade da equipe. Inclui todos os recursos disponíveis no plano Standard e recursos adicionais. Para obter mais informações, consulte nossa Central de ajuda.

Projeto

O projeto é usado para agrupar e categorizar entradas de tempo que pertencem ao mesmo tipo de trabalho.

Orçamento do projeto

É um recurso adicional que permite estimar o valor do orçamento necessário para concluir o projeto. Você pode fazer o orçamento manualmente ou estimar por tarefa.

Gerente de projeto

É uma função de usuário disponível no Clockify que pode criar, visualizar e editar novos projetos e detalhes relacionados ao projeto. Para obter mais informações, consulte a Central de ajuda.

Custo de usuários do projeto

O custo de usuário do projeto é um tipo de valor hora que pode ser definida na guia Acesso ao projeto .

Custo de projeto

O custo do projeto é um tipo de valor por hora que você define para cada projeto.

Status do projeto

É o estado do progresso do seu projeto que você acompanha para cada equipe.

Férias remuneradas

Folgas remuneradas, incluindo férias, feriados e outros tipos de folga para os quais você pode acompanhar o acúmulo e os saldos. Este é um recurso adicional que você pode ativar atualizando sua assinatura para o plano Standard, Pro ou Enterprise.

Q

Integração do QuickBooks

O QuickBooks é um software de contabilidade que permite rastrear transações financeiras, como receita, despesas, estoque e condição financeira geral da empresa. Você pode conectar o Clockify à sua conta do QuickBooks Online para enviar entradas de tempo. Uma das integrações com as quais você pode usar o Clockify para rastrear o tempo é o QuickBooks. Esse é um recurso adicional que você pode habilitar atualizando sua conta para o plano Standard, Pro ou Enterprise.  

R

Recibo

Você obtém um recibo das despesas do projeto.

Usuário comum

É um usuário do aplicativo que pode rastrear o tempo no aplicativo. Ele tem o direito de adicionar, excluir e modificar seu próprio tempo. 

Lembretes

Os lembretes são um recurso do Clockify que o ajuda a lembrar do uso do cronômetro. Você pode definir dias e horas úteis, bem como por quanto tempo deseja ser lembrado. Também pode defini-los para enviar notificações diárias e semanais para a equipe.

Relatório

O relatório resume as entradas de tempo de acordo com os intervalos de datas e os filtros que atendem às necessidades do usuário.

Campos obrigatórios

Impeça que os usuários adicionem entradas de tempo incompletas com campos obrigatórios. Desta forma, todas as entradas de horas terão um mínimo de informações obrigatórias atribuídas a elas.

P

Relatório programado

É possível receber relatórios personalizados sobre entradas de horas por e-mail diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Planejador

Permite que os usuários planejem seu trabalho com antecedência, visualizando a linha do tempo e a disponibilidade do usuário e o início e o fim do projeto. É um recurso adicional que você pode ativar ao atualizar seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise. 

Captura de tela

A captura de tela é um recurso disponível nos planos Pro e Enterprise. Com esse recurso, as capturas de tela são feitas aleatoriamente a cada 5 minutos enquanto o cronômetro está em execução. 

Relatório compartilhado

Relatório compartilhado é um relatório na forma de um link privado enviado a outros integrantes da equipe para que eles possam acessar os dados em um relatório em tempo real, sem ter uma conta Clockify.

SSO

O logon único é um processo de autenticação e autorização que permite ao usuário acessar vários aplicativos automaticamente e com um único conjunto de credenciais de login. Esta é uma ferramenta extra disponível no plano Enterprise. Antes de configurar e começar a usar o SSO para autorização, você precisa mover o aplicativo Clockify para um subdomínio personalizado. Clockify oferece suporte aos principais provedores de SSO: SAML2 e OAuth2. 

Plano de assinatura Standard

Permite que os usuários tenham mais controle sobre suas contas e gerencie os usuários com mais facilidade. Para obter mais informações, consulte esta seção da Central de ajuda. 

Subdomínio

É uma parte adicional do nome do domínio principal. Ele vem antes do nome de domínio na URL.

Por exemplo, em https://help.article.org

https:// – protocol
help – subdomain
article – domain name  org – top-level domain

Clockify permite que você crie um subdomínio personalizado para seu espaço de trabalho.

Relatório resumido

O relatório pega todas as entradas de tempo na conta do usuário e as agrupa por projeto, cliente, usuário, grupo, etiqueta ou data

T

Etiqueta

Use etiquetas para organizar o projeto em que você está trabalhando no momento. As etiquetas também podem ser usadas como palavras-chave para ajudá-lo a filtrar as informações necessárias. Eles funcionam independentemente do projeto e você pode usá-los para adicionar informações adicionais que você possa precisar.

Tarefa

As tarefas são usadas para categorizar o uso do tempo em projetos.

Filtro de tarefas

Você pode filtrar Projetos por tarefas. Esse filtro é específico para cada usuário e pode ser ativado nas configurações do perfil do usuário.

Estimativa baseada em tarefas

Com esse tipo de estimativa, você define automaticamente a estimativa do projeto na guia de tarefas do projeto. Desta forma, todo o projeto será uma soma de todas as estimativas de tarefas individuais.

Custo de tarefa

Um tipo de valor por hora com base na tarefa que você executa. Pode ser diferente do custo normal dependendo da tarefa que você está executando.

Equipe

É um grupo de integrantes da equipe que trabalham juntos em um projeto

Gerente de equipe

É um integrante de sua equipe com quem você trabalha em um projeto e/ou que pertence à mesma empresa. O líder da equipe pode ver o tempo do usuário nos Relatórios, aprovar as planilhas de horas do usuário e ver a guia Relatórios do usuário (*se estiver oculto para usuários regulares).

Integrante da equipe

Integrante de uma equipe de funcionários trabalhando no mesmo projeto.

Auditoria de tempo

A auditoria de tempo é o processo de rastrear o tempo exato que você gasta durante um período específico. Dessa forma, a auditoria de tempo pode ajudar você e sua equipe a encontrar e corrigir entradas incorretas. As auditorias podem ser realizadas por administradores (eles podem localizar e corrigir entradas de tempo para todos os usuários no nível do espaço de trabalho) e usuários comuns (eles podem localizar e corrigir suas próprias entradas de tempo). Este é um recurso adicional disponível ao atualizar o espaço de trabalho para um dos planos pagos.

Rélogio de ponto

O relógio de ponto é um recurso disponível no Quiosque. Com o relógio de ponto, os funcionários podem acompanhar sua presença mesmo que não tenham acesso ao Quiosque em seu computador ou telefone.

Entrada de tempo

É um bloco de tempo que você adiciona ao trabalhar em um projeto para controlar o tempo. Também pode ser chamado de entrada de calendário ou bloco.

Formato de hora

A hora pode ser inserida de várias maneiras. No Clockify, a hora é inserida no seguinte formato: HH:MM:SS.

Folga

É qualquer tipo de licença, incluindo férias, viagens de negócios, feriados e qualquer outro tipo de licença para a qual você possa acompanhar o acúmulo e os saldos.

Política de folga

Before requesting any time off, a time off feature needs to be enabled in the workspace settings and a time off policy defined. In time off policy you define the elements needed to define a policy: assignee, time unit, approval, accrual, negative balance, number of days/half days.

Folga

É qualquer tipo de licença, incluindo férias, viagens de negócios, feriados e qualquer outro tipo de licença para a qual você possa acompanhar o acúmulo e os saldos. 

Arredondamento de tempo

Está relacionado ao arredondamento das entradas de tempo para mais ou para menos de acordo com as horas ou minutos arredondados. Dessa forma, os relatórios de entrada de horas são claros e sem detalhes confusos. Esta é uma ferramenta adicional que você pode ativar atualizando sua assinatura para o plano Standard, Pro ou Enterprise.  

Cronômetro

O cronômetro ajuda a controlar quanto tempo você gasta trabalhando nas tarefas. O temporizador pode ser usado em aplicativos da Web, desktop, aplicativos móveis e extensões de navegador.

Planilha de horas

Planilha de Horas é uma guia no Clockify onde você pode adicionar e revisar o tempo usando um modo de exibição de planilha de horas.

Rastreador de tempo

É uma ferramenta online usada para manter registros das horas que você passa trabalhando. Ele ajuda a medir o tempo de trabalho dos funcionários e fornece uma visão de quanto tempo foi gasto em diferentes tarefas, projetos e clientes. No Clockify, o Rastreador é uma janela onde você pode ver suas entradas de tempo e de seus integrantes no espaço de trabalho.

Meta de rastreamento de tempo

A meta de rastreamento de tempo pode ser configurada para sua equipe para lembrá-los automaticamente por e-mail para registrar suas horas se não tiverem completado um número mínimo de horas diárias/semanais ou se tiverem registrado mais tempo conforme necessário. Gerentes e administradores podem receber um e-mail todos os dias listando qualquer pessoa que tenha esquecido de registrar suas horas ou tenha excedido sua meta.

Fuso horário

É o fuso horário em que o usuário se encontra. Ele reflete como o aplicativo é usado (pode refletir o rastreamento de tempo) e pode ser configurado manualmente. 

Tempo rastreado

É o tempo que o usuário gasta trabalhando em um projeto que ele inseriu em um rastreador de tempo. 

Transferir a propriedade

Ao transferir a propriedade, você pode tornar outra pessoa o proprietário do espaço de trabalho. Para transferir a propriedade, clique nos três pontos ao lado do nome da pessoa para quem você deseja transferir a propriedade e confirme a ação.

Trello

O Trello é uma das integrações que você pode usar com o Clockify para gerenciaro tempo. Você pode gerenciar o tempo em cartões do Trello e também executar relatórios de tempo no Clockify.

Autenticação de dois fatores (2FA)

2FA é a abreviação da autenticação de dois fatores para melhorar a segurança. Nas configurações do espaço de trabalho, você pode exigir a autenticação 2FA para acessar seu espaço de trabalho. 

U

Campo do usuário

O campo de usuário permite inserir informações adicionais sobre os integrantes de sua equipe, como cargo, data de início, ocupação, departamento, identidade do funcionário, telefone...). Você pode exportar campos de usuário da mesma forma que as entradas de tempo. Este é um recurso adicional disponível para usuários Pro e Enterprise.

Grupo de usuários

Com grupos de usuários, você pode gerenciar facilmente pessoas em projetos. Em vez de adicionar pessoas aos projetos uma de cada vez, você pode criar um grupo e atribuí-lo a um projeto.

Assento do usuário

Os assentos de usuário representam o número de usuários ativos que você tem em seu espaço de trabalho. Ao assinar um plano pago, você deve adquirir uma licença para cada usuário ativo. Você tem a opção de comprar mais assentos ativos se planejar convidar mais usuários posteriormente. Para obter mais informações sobre licenças de usuário, consulte a Central de Ajuda.

V

E-mail de verificação

É uma das etapas que você precisa concluir ao se increver no Clockify Logo após o pedido de inscrição e a criação da conta no Clockify, você receberá este e-mail solicitando que verifique o seu endereço. O email expira depois de 60 dias. Para obter mais informações, você pode conferir Usando o Clockify pela primeira vez.

W

Relatório semanal

O relatório semanal mostra um detalhamento semanal do seu tempo em um modo de exibição de planilha de horas. Este é um resumo de todas as horas para cada dia da semana e um tempo total.

Início da semana

O início da semana corresponde ao início da semana definido nas configurações do perfil. Se você receber um relatório semanal, ele será enviado para seu endereço de e-mail no início de cada semana com um resumo de todo o tempo que você rastreou durante a semana anterior.

Espaço de trabalho

É um espaço virtual que representa um conjunto de pessoas e projetos no Clockify.

Custo de espaço de trabalho

O custo da área de trabalho é um tipo de valor horário definido nas configurações da área de trabalho. Aplica-se a todos os custos por hora faturáveis, a menos que substituída por um custo faturável mais específico. 

X

Nenhum item.

Y

Nenhum item.

Z

Nenhum item.

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Esta é uma ferramenta adicional, que você pode ativar atualizando eu espaço de trabalho para o plano Enterprise.

Dependendo do tipo de hospedagem, existem diferentes formas de configurá-la no Clockify:

Auto-hospedagem

Se você estiver auto-hospedando o Clockify, configure o SSO no seu Painel de Administrador. Está habilitado em todos os espaços de trabalho.

Armazenamento em nuvem

Para usar o SSO, primeiro você precisa mover seu espaço de trabalho para um subdomínio. Em seguida, você pode adicionar as configurações de SSO e desativar outros modos de login.

Configurando um domínio personalizado

Movendo para um subdomínio

Antes de configurar e começar a usar o SSO para autorização, você precisa mover o domínio do aplicativo Clockify para um subdomínio personalizado.

Depois de atualizar o Clockify para o plano Enterprise, você obterá a guia Autenticação nas configurações do Espaço de trabalho. Lá você pode inserir o subdomínio que deseja usar e mover seu espaço de trabalho

Para configurar um subdomínio:

1. Navegue até a guia Autenticação nas Configurações do espaço de trabalho
2. Digite seu subdomínio personalizado no campo fornecido
3. Clique no ícone de Criar subdomínio e Criar para confirmar a ação

Depois de criar seu subdomínio e mover seu espaço de trabalho, o login do Google não funcionará mais para você e seus usuários.

No entanto, se você quiser usar o login do Google, precisará configurá-lo manualmente configurando o OAuth2 para SSO.

Para obter mais informações, consulte a seção Fazer login com o Google.

Seus usuários podem configurar a senha solicitando a redefinição de senha em Esqueceu a senha?

Acessando Clockify de um subdomínio

Depois de criar seu subdomínio, você será automaticamente desconectado de qualquer aplicativo em que tenha feito login com sua conta Clockify. Você terá acesso ao aplicativosomente através do subdomínio que você criou (ex.: https://mycompany.clockify.me/login).

Espaços de trabalho no subdomínio

O subdomínio está vinculado a apenas um espaço de trabalho. Os usuários de um subdomínio não podem ter vários espaços de trabalho: não há alternador de espaço de trabalho, não há espaços de trabalho na barra lateral e o espaço de trabalho do subdomínio não pode ser acessado a partir do domínio principal.

Para acessar outros espaços de trabalho, entre no domínio principal do Clockify.

Alterando o subdomínio

Você pode alterar o URL do subdomínio a qualquer momento.

Depois de alterar sua URL, seus usuários serão desconectados e terão que usar o espaço de trabalho por meio da nova URL.

Se você cancelar a assinatura do plano Enterprise:

• você será movido para o domínio principal quando a assinatura expirar
• seu subdomínio estará disponível para outros usarem
• seus usuários terão que fazer login com seu e-mail e senha

Chaves de API no subdomínio

Por motivos de segurança, cada usuário em um subdomínio recebe uma chave de API separada que funciona apenas para esse espaço de trabalho, o que significa que ninguém pode acessar seus dados no subdomínio, a menos que tenha a devida autorização.

Se, por exemplo, houver um usuário com dois espaços de trabalho Enterprise diferentes, os proprietários do espaço de trabalho não poderão ver ou acessar os dados da conta um do outro.

Convidar novos usuários

Assim que estiver em um subdomínio, você pode convidar usuários um por um usando e-mail (como antes) ou pode permitir que qualquer pessoa participe sem precisar convidá-los manualmente.

Para permitir que qualquer pessoa participe, marque a caixa Usuários podem ingressar sem um convite.

Se você usar o SSO e alguém sem uma conta fazer login, uma conta será criada automaticamente para essa pessoa e poderá entrar.

Se você permitir Login com e-mail e senha, as pessoas poderão criar uma conta e ingressar automaticamente no seu espaço de trabalho.

Configurando SSO

O aplicativo Android foi migrado do domínio clockify.me para o subdomínio app.clockify.me. Portanto, todas as configurações SSO mantidas no Clockify também devem existir em links com app.clockify.me. Por exemplo, na seção URL de redirecionamento seção adicione https://app.clockify.me/login/android/oauth2 ao https://clockify.me/login/android/oauth2 .

Clockify é compatível com todos os principais provedores de identidade SSO:

• SAML2 (Google, OneLogin, Okta, Azure, Rippling, JumpCloud)
• OAuth2 (Google, Azure, Okta)

Somente o proprietário do espaço de trabalho pode visualizar a guia Autorização gerenciar o subdomínio, configurar e ativar/desativar o SSO.

Se você deseja forçar todos a entrar com SSO, desmarque Entrar com e-mail e senha. Depois que essa alteração for salva, todas as senhas conectadas às contas de seus integrantes não funcionarão e eles terão que usar o SSO.

Os dados nas configurações de SSO sempre podem ser editados ou excluídos. Se forem removidos, as pessoas terão que fazer login usando seu e-mail e senha.

O proprietário sempre pode fazer login usando o e-mail e a senha originais em https://mysubdomain.clockify.me/login-owner

Para adicionar o estado de retransmissão padrão, use os parâmetros abaixo.

Certifique-se de usar chaves e colocar aspas retas em vez de curvilíneas, ou não funcionará.

Exemplo de um Estado de Retransmissão pré definido:

{"location":"https://yourcompanysubdomain.clockify.me", "organizationName":"yourcompanysubdomain"}

SAML2 com Okta

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1º Passo: Crie um subdomínio no Clockify

Para obter mais informações, consulte a seção Configurando um subdomínio personalizado.

2º Passo: criar o aplicativo no Okta

1. Vá para Aplicativos na barra lateral
2. Clique no botão Clique no botão
3. Escolha SAML 2.0 no modal
4. Clique em Avançar

Criar Integração SAML

No formulário Configurações gerais finsira as seguintes informações e clique em Avançar:

• Nome do aplicativo: ex.: Clockify
• Logo: por exemplo carregar o logotipo do Clockify

Em Configure SAML insira as seguintes informações:

• URL de logon único (ou ACS) – URL específica para qual as asserções SAML do Okta devem ser enviadas (ex.: https://global.api.clockify.me/auth/saml2)
• Audiência URI (Entity ID in your app): Identificador exclusivo do seu app personalizado; o mesmo que o ID da entidade no campo de autenticação SAML (ex.: https://yoursubdomainname.clockify.me)
• Estado Padrão de Retransmissão: autenticação iniciada por IdP para que os usuários possam fazer login no Clockify diretamente do painel Okta

Exemplo de estado de retransmissão padrão:

{"location":"https://yourcompanysubdomain.clockify.me", "organizationName":"yourcompanysubdomain"}

Certifique-se de usar chaves e colocar aspas retas em vez de curvilíneas, ou não funcionará.

Deixe tudo como está e clique em Avançar.

Em Feedback, marque Sou um cliente da Okta e estou adicionando um aplicativo interno e clique em Concluir.

Você deve ver uma tela assim:

Como etapa final nesta seção, clique no botão Exibir instruções de configuração exibido na captura de tela acima.

Em Como configurar o SAML 2.0 para o aplicativo Clockify, você obterá uma lista de dados necessários para configurar seu aplicativo Clockify.

3º Passo: adicionar configurações de SSO ao Clockify

Agora, no Clockify, na tela Autenticação onde você criou seu subdomínio:

1. Clique no ícone de Configurar SSO na parte inferior da tela
2. Escolha SAML2 como tipo de autenticação
3. Escolha Okta como modelo de IdP

O formulário de autenticação SAML2 é exibido:

Digite os seguintes dados:

• ID da entidade (URI de audiência no Okta): ex.: https://yourcompanysubdomain.clockify.me
• URL de Metadados:
  • Voltar para Okta
  • Copie o link metadados do provedor de identidade da seção Configurações no Okta
  • Salvar como um arquivo .xml e carregue-o no Clockify
• URL de SSO SAML: copie/cole o URL de logon único do provedor de identidade do artigo Como configurar o SAML 2.0 para o aplicativo Clockify do Okta.

Por exemplo:

https://okta.ops.clockify.me/app/dev05335506_clockifytempsaml2_1/exk4erumfseHaalgs5d7/sso/saml

• Avançado: Copie/cole o Certificado X.509 do Okta

Finalmente, sua tela no Clockify deve se parecer com isto:

e

Clique em Concluir configuração para concluir o processo e ativar Fazer login com SAML2. Opcionalmente, desative Fazer login com e-mail e senha.

4º Passo: Atribuir o aplicativo no Okta

Em Okta

1. Navegue até Aplicativos
2. Escolha Clockify
3. Na aba Atribuições clique em Atribuir
4. Escolha Atribuir a pessoas/grupos dependendo de quem da sua conta Okta você gostaria que pudesse acessar o Clockify

E é isso! Agora você e os usuários do seu espaço de trabalho podem entrar nele com SAML2.

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SAML2 com o Google

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1º Passo: Crie um subdomínio no Clockify

Para obter mais informações, confira como definir o subdomínio.

Clockify: 

1. Navegue até a guia Autenticação 
2. Escolha Adicionar configuração de SSO
3. Escolha SAML2 como provedor de identidade na janela Tipo de autenticação
4. Clique em Avançar 
5. Escolha Google como modelo de IdP 

2º Passo: criar aplicativo no Google 

Google:

1. Crie uma conta do Google e vá para a página Administrador  
2. Escolha Adicionar aplicativo SAML personalizado em Adicionar aplicativo
   
3. Insira o seguinte
   – Nome do aplicativo: por exemplo https://yourcompanysubdomain.clockify.me/
   – Descrição: por exemplo Aplicativo de demonstração Clockify SAML2
   – Ícone do aplicativo: opcionalmente adicione ícone
   
4. Clique em Continuar 
5. Você prosseguirá para a tela de detalhes do provedor de identidade do Google
   do lado do Google:
   
6. Baixe o URL de metadados do IdP e carregue-o no campo Clockify/IdP Metadata URL
7. Copie o URL do SSO e cole-o no campo URL de login no lado do Clockify:
   
8. Clique em Continuar
9. Você prosseguirá para Detalhes do provedor de serviços
10. Insira o seguinte:
    – URL ACS: Copiar/colar URL de resposta do Clockify, por ex.: https://global.api.clockify.me/auth/saml2
    – ID da entidade: identificador exclusivo do seu aplicativo personalizado, por exemplo. Clockifiy
    – URL inicial: copiar/colar Estado Padrão de Retransmissão do Clockify, por exemplo 

{“location”:”https://yourcompanysubdomain.clockify.me”,”organizationName”:”yourcompanysubdomain”, “appName”: “WEB”}

11.  Clique em Continuar
12. Você prosseguirá para a tela Mapeamento de atributos
    
13. Clique no ícone de Concluir para concluir o processo

Agora que você concluiu todas as etapas e criou o aplicativo, abra as configurações do aplicativo e em Status do serviço habilite o aplicativo para todos.

O aplicativo que você criou aparecerá no espaço de trabalho do Google para todos os usuários desse espaço de trabalho.   

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SAML2 com Rippling

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1º Passo: Crie um subdomínio no Clockify

Para mais informações sobre isso, confira o link Configurando um domínio personalizado.

2 º Passo: Crie um aplicativo no Rippling

1. Faça login no Rippling como administrador
2. Selecione Gerenciamento de TI
3. Selecione Aplicativo personalizado
4. Dê um nome descritivo ao aplicativo, selecione a categoria e carregue um logotipo
5. Check Single Sign-on (SAML) 
6. Clique em Continuar
7. Confirme que você é o administrador do aplicativo

Uma nova página com instruções SSO é aberta e você pode prosseguir com a próxima etapa. A página contém instruções de configuração de SSO que incluem o arquivo IdP Metadata XML.

Faça o download dos metadados IDP da Rippling.

3º Passo: adicionar configurações de SSO ao Clockify

Em guia Autenticação na qual você criou seu subdomínio:

1. Clique em Adicionar configuração de SSO
2. Escolha SAML2 como tipo de autenticação e clique em Avançar
3. Choose Rippling as IdP Template

Em formulário de autenticação SAML2 que aparece digite as seguintes informações:

• ID da entidade (ID da Entidade do Provedor de Serviços na Rippling): ex.: https://yourcompanysubdomain.clockify.me
• URL de Metadados: Faça upload do arquivo IdP Metadata XML que você baixou na Etapa 2
• Login Url: Copy/paste IdP Metadata URL from Rippling

Clique em Concluir configuração para concluir o processo e ativar Fazer login com SAML2. Opcionalmente, desative Fazer login com e-mail e senha.

4º Passo: Atribuir aplicativo no Rippling

Navegue de volta para Rippling:

Na página SSO Instructions, role para baixo e digite o seguinte: 

• ACS URL: Copy/paste Reply URL from Clockify
• Service Provider Entity ID: Copy/paste Entity ID from Clockify 

1. Click Move to Next Step 
2. Escolha as Acessar regras que você deseja
3. Escolha o Tempo de Provisão que você deseja
4. Configure o SSO para administradores, se necessário 
5. Configure os atributos do grupo, se necessário
6. Click Connect via Rippling if you’d like to check the connection between apps or simply Continue

E é isso! Você instalou com sucesso seu aplicativo na rippling e agora você e seus usuários podem fazer login em seu espaço de trabalho com SAML 2.0.

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SAML2 com JumpCloud

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1º Passo: Crie um subdomínio no Clockify

Para mais informações sobre isso, confira o link Configurando um domínio personalizado.

2º Passo: Adicionar configuração SSO no Clockify 

Em guia Autenticação na qual você criou seu subdomínio:

1. Clique em Adicionar configuração de SSO
2. Escolha SAML2 como tipo de autenticação e clique em Avançar
3. Escolha JumpCloud como modelo de IdP

3º Passo: Criar aplicativo no JumpCloud

1. Vá para SSO na barra lateral à esquerda
2. Clique no ícone de + para adicionar um novo aplicativo
3. Escolha aplicativo SAML personalizado
4. Em Informações do aplicativo , insira o seguinte:

• Rótulo de exibição: Nome do aplicativo, por exemplo Clockify
• Logo: por exemplo carregar o logotipo do Clockify

Na guia SSO, você pode prosseguir com a próxima etapa. A página contém instruções de configuração de SSO que incluem o arquivo IdP Metadata XML. Baixe os metadados IDP do JumpCloud e salve-os para mais tarde.

Continue preenchendo os campos a seguir.

• ID da entidade IdP: por exemplo https://yourcompanysubdomain.clockify.me 
• ID da entidade SP: copie/cole o estado de retransmissão padrão de Clockify

Exemplo de um Estado de Retransmissão pré definido:

{"location":"https://yourcompanysubdomain.clockify.me", "organizationName":"yourcompanysubdomain"}

Certifique-se de colocar aspas retas em vez de curvas, ou não funcionará.

• URL do ACS: copie/cole o URL de resposta do Clockify, por exemplo. https://global.api.clockify.me/auth/saml2

5. Em Mapeamento de atributo do usuário adicione mapeamento de atributos Nome do atributo do provedor de serviços ao Nome do atributo JumpCloud 
6. Clique em Ativar
7. Abra o aplicativo que você criou
8. Clique em Certificado IDP Válido à esquerda e faça o download do certificado
9. Clique em Salvar

Você criou com sucesso seu aplicativo no JumpCloud. Agora você pode decidir quais usuários da sua conta JumpCloud poderão acessar o Clockify e finalizar a configuração no Clockify.

4º Passo: Concluir a configuração do SSO no Clockify

1. Navegue de volta para Clockify
2. Em O formulário de autenticação SAML2 insira as seguintes informações:

• ID da entidade IdP: por exemplo https://yourcompanysubdomain.clockify.me
• URL de Metadadosfaça upload do arquivo IdP Metadata XML que você baixou no 3º passo
• URL do IdP: copiar/colar o URL do IDP do JumpCloud
• Avançado: copiar/colar o certificado IDP do JumpCloud

Clique em Concluir configuração para concluir o processo e ativar Fazer login com SAML2. Opcionalmente, desative Fazer login com e-mail e senha.

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Login do Google

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Depois de mudar para o subdomínio, o login padrão do Google deixará de funcionar e você precisará configurá-lo manualmente para continuar a usá-lo.

Configurar o login do Google é rápido e fácil.

Você deve ter uma conta G Suite ou Cloud Identity ara fazer isso.

Você precisará Configurar o OAuth 2.0 m sua conta do Google, criar um projeto e obter o ID do cliente OAuth 2.0 para um aplicativo da web.

No Google Cloud Platform navegue até API e serviços e escolha Credenciais. Abra o projeto/aplicativo que você criou e cole https://yoursubdomain.clockify.me/login em URIs de redirecionamento autorizados.

Você também deve adicionar os seguintes URIs para que o login OAuth funcione nos aplicativos móveis Clockify:

• https://app.clockify.me/login
• https://app.clockify.me/login/android/oauth2
• https://app.clockify.me/login/ios/oauth2

Regional redirection

If you’re using regional servers for hosting, these are the URLs available for regional redirection:

Estados Unidos (EUA)

• Android: https://use2.clockify.me/en/login/android/oauth2 
• iOS: https://use2.clockify.me/en/login/ios/oauth2

Austrália (UA)

• Android: https://apse2.clockify.me/en/login/android/oauth2
• iOS: https://apse2.clockify.me/en/login/ios/oauth2

Europa (UE)

• Android: https://euc1.clockify.me/en/login/android/oauth2
• iOS: https://euc1.clockify.me/en/login/ios/oauth2 

Reino Unido (Reino Unido)

• Android: https://euw2.clockify.me/en/login/android/oauth2
• iOS: https://euw2.clockify.me/en/login/ios/oauth2

1. No Clockify, vá para a guia Autenticação e clique em Configurar SSO
2. Escolha o tipo de autenticação OAuth2 
3. Escolha Google no modal Modelos de IdP
4. Clique em Avançar
5. Copie/cole o ID do cliente e o Segredo do cliente do seu Google app, conforme mostrado no exemplo abaixo (campos na seção Avançado >seção será pré-preenchida)

A tela do Clockify deve se parecer com isto:

e

Clique em Concluir configuração para concluir o processo. Marque a caixa de seleçãoFazer login com OAuthpara começar a usar o login do Google. Opcionalmente, você pode forçar todos a usarem a identidade Google da sua empresa para fazer login, desativando Fazer login com e-mail e senha.

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OAuth com Microsoft Azure

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Você pode conectar o Azure ao Clockify configurando o OAuth.

1º Passo: Crie um subdomínio no Clockify

Para obter mais informações, consulte a seção Configurando um subdomínio personalizado.

2º Passo: Adicionar configurações de SSO no Clockify

1. Clique em Configurar SSO
2. Escolha OAuth2 como tipo de autenticação
3. Escolha Azure no modal Modelos IdP
4. Copiar URI de redirecionamento

3º Passo: Registrar o aplicativo no AzureAD

1. Navigate to App registrations
2. Clique em Novo registro
3. Digite as seguintes informações:
   • Informação:
     • Nome: Clockify
     • Tipos de conta com suporteSelecione o que você prefere; no nosso caso, são Contas apenas neste diretório da organização (Somente Diretório Padrão - locatário)
     • URI de redirecionamento: cole o que você copiou da Etapa 2; https://yourcompanysubdomain.clockify.me/login (também pode ser: https://app.clockify.me/login/ios /oauth2 ou https://app.clockify.me/ login/android/oauth2) e clique em Registrar para continuar

Você também deve adicionar os seguintes URIs para que o login OAuth funcione nos aplicativos móveis Clockify: https://app.clockify.me/login/ios/oauth2 e https://app.clockify.me/login/android/oauth2 

ou, se estiver usando um dos servidores regionais, você deve adicionar um dos URLs regionais.

4º Passo: Configurar (Clockify e Azure)

Configure AzureAD: 

• Certificados e Segredos:
  • Escolha Novo segredo do cliente
    • Descrição: Clockify
    • Expira: nunca
  • Clique em Adicionar
• Segredo do cliente: Copie/cole o valor do segredo deste cliente
• Permissões de API:
  • Adicionar uma permissão
    • Microsoft Graph
    • Verifique o openid em Permissões delegadas
    • Adicionar permissões (você pode verificar outras permissões como e-mail e perfil)
• Recarregue a página
• Volte para a Visão geral

Configure Clockify:

• Autenticação OAuth2:
  • ID do cliente: Vá para Azure – Resumo – ID do aplicativo (cliente): copie o valor e cole-o no Clockify
  • Segredo do cliente: já deve estar colado dos passos anteriores (Certificados e Segredos)
  • ID do diretório (locatário): Vá para Azure -- Resumo -- ID do diretório -- Copie o valor e cole-o novamente no Clockify

Os campos na seção Avançado serão preenchidos previamente.

A tela do Clockify deve se parecer com isto:

e

Clique no ícone de Concluir configuração para terminar o processo. Marque a caixa Entrar com OAuth (e opcionalmente, desmarque Entrar com e-mail e senha).

Como alternativa, você pode se conectar ao Azure usando o protocolo de autenticação SAML2, primeiro adicionando um aplicativo não listado (não-galeria) à sua organização do Azure AD e em seguida configurando o logon único baseado em SAML para esse aplicativo não-galeria.

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OAuth com Okta

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1º Passo: Crie um subdomínio no Clockify

Para obter mais informações, consulte a seção Configurando um subdomínio personalizado.

2º Passo: criar o aplicativo no Okta

1. Vá para Aplicativos na barra lateral
2. Clique no botão Clique no botão
3. Selecione OIDC – OpenID Connect na na seção Método de login
4. Selecione Aplicativo da Web na seção Tipo de aplicativo
5. Clique em Avançar

Crie a integração OIDC

No formulário Nova integração de aplicativos da Web, Configurações gerais, insira as seguintes informações e clique em Salvar.

1. Nome da integração do aplicativo ex.: Clockify
2. Logo: por exemplo carregar o logotipo do Clockify
3. URIs de redirecionamento de login: Copie/cole o URL do URL de redirecionamento seção (Avançado) nas configurações de SSO do Clockify

Você também deve adicionar os seguintes URIs para que o login OAuth funcione nos aplicativos móveis Clockify:

• https://app.clockify.me/login
• https://app.clockify.me/login/android/oauth2
• https://app.clockify.me/login/ios/oauth2

ou, se estiver usando um dos servidores regionais, você deve adicionar um dos URLs regionais.

Então, role para baixo e na seção Atribuições marque Permitir o acesso de todos os integrantes da sua organização. Clique em Salvar para concluir a ação.

Você deve ver uma tela assim:

3º Passo: adicionar configurações de SSO ao Clockify

Agora, no Clockify, na tela Autenticação onde você criou seu subdomínio:

1. Clique no ícone de Configurar SSO na parte inferior da tela
2. Escolha OAuth2 como tipo de autenticação
3. Escolha Okta como modelo de IdP
4. Clique em Avançar

No formulário de autenticação OAuth, insira as seguintes informações:

• ID do Cliente: Gerado no Okta na etapa anterior; copie-o da seção de Credenciais do cliente .
• Segredo do cliente: Igual ao ID do cliente; copie-o da seção de Credenciais do cliente .
• Domínio Okta: copie-o do campo Okta, Configurações gerais, Domínio Okta (Observação: o domínio Okta requer apenas um nome de domínio, por exemplo: doamin_name.okta.com em vez de: https://domain_name.okta.com)
• A seção Avançado é pré-preenchida (gerada automaticamente)

A tela deve ser semelhante a esta:

e

4º Passo: Atribuir o aplicativo no Okta

Em Okta

1. Navegue até Aplicativos
2. Escolha Clockify
3. Na aba Atribuições clique em Atribuir
4. Escolha Atribuir a pessoas/grupos dependendo de quem da sua conta Okta você gostaria que pudesse acessar o Clockify

No Clockify, clique em Concluir configuração para concluir o processo e ativar Fazer login com OAuth. Opcionalmente, você pode desativar Fazer login com e-mail e senha.

Finalmente, sua tela no Clockify deve se parecer com isto:

E é isso! Agora você e os usuários do seu espaço de trabalho podem fazer login nele com OAuth.

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Ao usar o Relatório de Frequência, você pode ver quando os integrantes da equipe começaram e terminaram o trabalho, quanto trabalharam por dia, quem tirou folga, quem não registrou horas e ou fez hora extra.

Para acessar o Relatório de Frequência:

1. Passe o mouse sobre a seção Relatórios na barra lateral esquerda
2. Escolha Frequência na seção Equipe

Ao clicar nele, você verá o relatório de frequência da sua equipe.

Página do relatório de frequência

O relatório de Frequência apresenta colunas de usuário, data, horário de início e término, intervalo (se habilitado), horário de trabalho, capacidade, folga (se habilitado) e horas extras.

• Usuário A coluna de usuário apresenta usuários completos e limitados e indica cronômetros em execução
• Data A coluna de data exibe a data no formato configurado em cada perfil do usuário
• Início e término - Os horários de início e término são exibidos no mesmo formato
• Intervalo - A coluna Intervalo apresenta a duração total das pausas para um dia
• Trabalho - A coluna de trabalho contém o tempo total de trabalho do dia
• Capacidade - A coluna de capacidade revela a capacidade de trabalho diária do usuário, incluindo folgas
• Horas extras - mostra a diferença entre trabalho e capacidade, indicando quanto tempo o usuário trabalhou acima da sua capacidade (excluindo intervalos)
• Folga - O tempo de folga mostra quantas horas o usuário está de folga em um determinado dia

O relatório também considera as entradas “noturnas”.

O relatório de Frequência é uma ferramenta extra, que você pode habilitar atualizando seu espaço de trabalho para o plano Standard, Pro ou Enterprise e está disponível para usuários com função de administrador ou gerente de equipe.
Os administradores podem ver todos os usuários, enquanto os gerentes de equipe só podem ver os usuários que gerenciam.

Exportar Relatório de Frequência

Para exportar um relatório, vá para o cabeçalho da tabela de relatórios e encontre Exportar no canto direito. Escolha Salvar como CSV ou Save as Excel no menu suspenso. Um arquivo será gerado e baixado contendo todos os dados disponíveis.

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O orçamento do projeto é uma ferramenta extra, que você pode habilitar  atualizando seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.

Definindo orçamento do projeto

Para definir o orçamento do projeto, acesse a guia de configurações de algum projeto e em Estimativa, selecione Orçamento do projeto:

• Você pode definir um orçamento geral do projeto usando a opção Manual .

• Ou você pode escolher Baseado em tarefas e em seguida, definir o orçamento para cada tarefa individual no projeto (o progresso geral do projeto sempre será a soma de todos os seus orçamentos de tarefas).

Quando o orçamento do projeto é selecionado, a guia de status do projeto e sua barra de progresso refletem o valor faturável de cada entrada no projeto em relação ao orçamento e mostram quanto foi gasto e quanto resta.

Você também pode optar por incluir despesas faturáveis como parte do orçamento do projeto ativando O orçamento inclui despesas faturáveis.

Os alertas sempre levam em consideração o status do projeto, e serão enviados independentemente se a estimativa do projeto estiver definida em prazo ou orçamento.

Estimativas recorrentes

If you have projects that have different budgets over different time periods, you can set the Budget (or Estimate) resets after the time period you set in the project’s Settings tab located below the estimate section.

Project estimate can be reset for one of these three periods:

• Week (Monday is default week day)
• Month (default time period, 1st of the month is default day)
• Year (January is default month, 1st of the month is default day, 00:00 is default hour)

To set the estimate reset on a weekly/monthly/yearly basis:

1. Vá para a página Projeto page in sidebar
2. Escolha Configurações .
3. Vá para Project estimate .
4. Turn the Reset estimate every <period> on the <date> at <time> switch on

Now, when estimate resets after each <week/month/year>, on each <date> at each <time>, the progress bar for the project will return to 0%.

This action can be performed by admins and owners and is available to project managers for the projects they are assigned to when Who can see hourly rates and amounts estiver definido como Todos.

After you set the estimate period, it is applied to all previous time periods. Also, only time entries that belong to the currently set time period will be displayed in the Tracked vs Estimated section of the project status.
Alerts also take into consideration the reset option.

Time format in the estimate is the one set in the Profile settings.

If estimate reset is turned on:

• info about currency per time is defined in the Project estimate
• reset period is specified on project and displayed when you hover over one project
• com a etiqueta Task-based estimate type, Time estimate, Orçamento do projeto, Tracked, Amount, Status e Progress are also reset
• the change is applied to Alertas e Registro de auditoria

Estimativas em relatórios

Você pode abrir o Relatório resumido e ativar Mostrar estimativa para ver estimativas e orçamento para cada projeto e tarefa ali mesmo no relatório, ao lado do tempo rastreado.

Você também pode baixar o relatório com estimativas via exportação ou compartilhar os números das estimativas ao compartilhar um relatório.

Os arquivos exportados terão estimativas apenas se for agrupado por Projeto ou Tarefa, ou ambos. Além disso, lembre-se de que a opção Mostrar estimativa precisa estar ativada.

Somente administradores podem ver, compartilhar e baixar estimativas em relatórios.

Permissões

Quem pode ver o orçamento depende de Quem pode ver as taxas faturáveis e Quem pode ver o status do projeto nas configurações do espaço de trabalho:

• Os administradores podem ver e definir o orçamento do projeto em todos os projetos
• Project managers can see and set project budget only if they can see billable rates. Otherwise, they can only see the progress.
• Os usuários regulares não podem definir o orçamento. Se eles puderem ver o status do projeto, poderão ver o progresso e, se puderem ver as taxas faturáveis, poderão ver o orçamento exato.

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Registre as despesas relacionadas ao projeto via web ou aplicativo móvel e inclua-as nas faturas.

Você também pode usar despesas para registrar custos fixos (por exemplo, taxas diárias, honorários, pagamento de horas extras, reembolsos, salários, etc.) e despesas baseadas em unidades (por exemplo, horas, quilometragem, dias, materiais, etc.)

Despesas é uma ferramenta extra, que você pode habilitar atualizando espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.

Adicionando despesas

Para usar Despesas, primeiro acesse as configurações do espaço de trabalho e ative Ativar rastreamento de despesas na seção Despesas

1. Clique no ícone de Despesas na barra lateral
2. Clique em Adicionar despesa
3. Escolha a data, o projeto e a categoria
4. Digite o valor (ou unidade)
5. Digite uma observação com mais informações (opcional)
6. Baixe o recibo (opcional)
7. Clique em Salvar

Para despesas que possuem unidade, os usuários inserem a unidade (por exemplo, quilometragem) e o valor total é calculado automaticamente com base no valor da categoria por unidade.

Observe que:

• cada despesa herda o status faturável de seu projeto, que você pode alterar por despesa
• cada despesa herda a moeda atribuída ao cliente
• você pode editar despesas existentes ou excluí-las clicando nos três pontos ao lado da despesa
• você pode visualizar os recibos de despesas clicando no ícone do anexo

Formatos de arquivo aceitos para anexo: .png, .gif, .pdf, .jpg e .jpeg. Tamanho máximo do arquivo: 5 MB.

Registrar despesas usando o aplicativo móvel

Você também pode registrar despesas por meio do aplicativo móvel Clockify (iOS ou Android).

Quem pode ver e adicionar despesas

• Cada usuário pode ver e adicionar suas próprias despesas.
• Os Gerentes de Equipe podem ver e adicionar despesas para os integrantes de sua equipe.
• Os Administradores podem ver e adicionar despesas para todos.

Se você bloquear as planilhas de horas após uma determinada data, também afetará as despesas, sendo que os usuários regulares não poderão editar ou adicionar novas despesas para datas bloqueadas.

Se você for Administrador ou Gerente de Equipe, poderá ver as despesas de outros funcionários clicando no seletor Integrantes da Equipe no canto superior direito e editá-los (se permitido).

Categorias de despesas

Os administradores podem criar novas categorias de despesas:

1. Clique no ícone de Despesas na barra lateral
2. Clique no ícone de Configurações
3. Clique em Adicionar categoria
4. Digite o nome da categoria
5. Clique no ícone de Esta despesa tem um preço unitário se desejar que os usuários insiram a unidade em vez da soma total (por exemplo, milhas), nomeie a unidade e insira o preço por unidade
6. Clique em Criar

Você pode atualizar, arquivar, restaurar e excluir uma categoria clicando nos três pontos.

Quando uma categoria é arquivada, os usuários não poderão criar novas despesas para ela, mas todas as despesas existentes permanecerão.

Para excluir uma categoria, primeiro você precisa arquivá-la e, em seguida, excluí-la. Quando uma categoria é excluída, todas as despesas dela serão desclassificadas.

Status do projeto

Se o seu projeto tiver um orçamento, você pode habilitar O orçamento inclui despesas faturáveis nas Configurações.

Uma vez ativado, o orçamento do projeto incluirá o tempo faturável e as despesas faturáveis ​​como parte de sua barra de progresso (e alertas).

Relatório de despesas

Para ver todas as despesas monitoradas, abra o Relatório de despesas na barra lateral ou em qualquer Relatório e clique em Relatório de tempo e selecione Relatório de despesas.

Você pode obter o relatório para qualquer período de datas necessário, escolhendo o intervalo no canto superior direito e escolhendo um intervalo de tempo predefinido ou selecionando um intervalo personalizado.

Você pode filtrar o relatório pelos seguintes critérios: faturável (faturável, não faturável ),(aprovado, não aprovado) e aprovação (aprovado, não aprovado) e faturamento (faturado). 

Você pode classificar as despesas clicando no cabeçalho da coluna na tabela.

As despesas faturadas são marcadas como faturadas. Passe o mouse sobre a etiqueta faturada para ver qual fatura os retirou.

Você pode marcar manualmente as despesas como faturadas selecionando-as por meio da edição em massa e escolhendo Marcar como faturado. Para marcar como não faturado, selecione apenas as despesas faturadas.

Você pode exportar todas as despesas em PDF, CSV e Excel clicando em Exportar.

Para editar ou excluir uma despesa, clique nos três pontos ao lado da despesa.

• Administradores podem ver e editar todas as despesas
• Gerentes podem ver todas as despesas dos funcionários ou projetos de suas equipes e editá-las, se habilitadas. Quem pode editar o tempo e as despesas para outras pessoas nas Configurações do Espaço de Trabalho
• Os usuários regulares podem ver e editar apenas suas próprias despesas (a menos que estejam bloqueadas)

Você também pode personalizar uma exportação em PDF, Excel ou CSV do relatório de despesas na página Relatório de despesas detalhado.

1. Vá para Relatórios
2. Clique em Exportar
3. Escolha Personalizar
4. Escolha quais informações você gostaria de obter
5. Salvar

Cada relatório exportado em PDF, Excel ou CSV incluirá os dados selecionados.

Essa ferramenta está disponível nos planos de assinatura Pro e Enterprise.

Aprovar despesas

As despesas adicionadas aparecem na página Despesas .

For expenses to be approved, an Admin or a Team Manager need to perform this action on the Approvals page. Prior to approving, expenses need to be submitted first.

Para enviar despesas para aprovação: 

1. Clique no botão Enviar acima do rótulo Despesas que você criou 
2. O modal de confirmação de Enviar para aprovação aparece com o prazo especificado e as despesas
3. Clique em ENVIAR

A identificação de Aprovação pendente será exibida acima da Despesaenviada que ainda não foi aprovada.

Se você passar o mouse sobre a tag Aprovação pendente, verá o nome do usuário que enviou as Despesas. Ao clicar no X, você pode retirar a aprovação. Se você fizer isso, um administrador não poderá aprovar tempo e despesas, a menos que você envie novamente.  

Administradores podem editar aprovações de despesas pendentes. Os gerentes de equipe também podem executar essa ação para os integrantes de sua equipe.

As despesas também podem ser enviadas para aprovação no Planilha de horas e no Rastreador de tempo.

Faturamento de despesas

1. Abra uma fatura
2. Clique em Importar tempo e despesas
3. Selecione data e projetos
4. Ative Incluir despesas faturáveis
5. Escolha como deseja que as despesas sejam exibidas (exiba cada despesa como um novo item de linha ou agrupe-as por projeto, usuário ou categoria)
6. Clique em importar

Somente as despesas faturáveis ​​não faturadas são importadas para a fatura.

Se uma despesa tiver unidade, a coluna da unidade receberá a unidade da despesa e a coluna do preço, o preço da categoria. As despesas que não são calculadas em unidade serão exibidas como uma unidade.

O tempo importado será exibido como tipo de item de Serviço e as despesas como Produto. Você pode personalizar os nomes do tipo de item nas configurações da fatura, bem como ocultar a coluna do tipo de item no documento PDF.

Cada despesa importada será marcada como faturada para que você não cobre acidentalmente a mesma despesa duas vezes. Se você remover um item de linha que contém despesas importadas (ou excluir toda a fatura), essas despesas serão marcadas como não faturadas.

Você sempre pode marcar uma despesa como faturada ou não faturada manualmente no Relatório Detalhado de Despesas, selecionando-as com a edição em massa.

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Alertas é uma ferramenta extra, que você pode habilitar atualizando espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.

Para ser notificado quando alguém rastreia muito tempo, configure lembretes de horas extras.

Configurando alertas de projeto

1. Clique em Configurações na barra lateral esquerda
2. Alternar para a aba Alertas
3. Escolha se deseja enviar Alertas para projetos ou tarefas, em que porcentagem do tempo estimado e para quem
4. Adicionar o alerta

O alerta será enviado assim que a porcentagem definida de tempo estimado for atingida. Caso alguém edite seu tempo e o percentual fique abaixo do definido, um alerta será enviado novamente assim que atingir o percentual definido do tempo estimado.

Os alertas se aplicam a todos os projetos que possuem estimativas (você não pode configurar alertas apenas para alguns projetos específicos).

Se você excluir o tempo não faturável da estimativa de tempo do projeto, o status do projeto e os alertas não contarão com o tempo não faturável como parte da estimativa.

Você pode escolher quem receberá os alertas:

• Todos os administradores
• Todos os gerentes de projeto (para seus respectivos projetos)
• Pessoas adicionadas ao projeto (para alerta de projeto)
• Pessoas atribuídas à tarefa (para alerta de tarefa)

Os alertas são enviados 30 minutos após o tempo estimado ser atingido.

Os usuários que não tem seus endereços de e-mail verificados não receberão alertas.

Removendo alertas

Para excluir o alerta, basta clicar no X no lado direito do alerta que deseja remover e selecionar Excluir.

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Ao filtrar e compartilhar algum relatório, você também pode especificar que ele seja enviado por e-mail para você ou qualquer outra pessoa em sua conta, para que eles sempre recebam as informações rastreadas mais recentes para aquele dia, semana ou mês.

Only Owner and Admins can create Scheduled reports.

O relatório programado é uma ferramenta, que você pode habilitar atualizando seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.

Relatórios programados

1. Vá para qualquer relatório
2. Aplique os filtros que você deseja que o relatório tenha (filtrar por usuário, cliente, etc.)
3. Escolha um período (esta semana, mês passado, etc.)
4. Clique no ícone Compartilhar
5. Nomeie um relatório (este nome será usado em e-mails, na página do relatório e nas exportações)
6. Escolha os destinatários
7. Escolha com que frequência deseja receber o relatório (diariamente, semanalmente ou mensalmente)
8. Click Create link

Observe que os relatórios com intervalos de datas personalizados não podem ser agendados e apenas os administradores podem agendar relatórios.

Você pode ver todos os seus relatórios programados na página Relatórios compartilhados. Os relatórios enviados por e-mail terão a etiqueta programado ao lado deles.

Você pode ativar/desativar o agendamento de relatórios compartilhados existentes na página Relatórios compartilhados, clicando nos três pontos ao lado de um relatório.

Os administradores podem escolher que o relatório seja enviado apenas para eles mesmos ou selecionar outros usuários em seu espaço de trabalho Clockify.

Quando os e-mails são enviados?

• Diários E-mails diários são enviados todos os dias de acordo com a configuração do Início do dia do destinatário nas Configurações do Perfil
• Semanais E-mails semanais são enviados no início de cada semana de acordo com a configuração do Início da semana e Início do dia do destinatário nas Configurações do Perfil
• Mensais Os e-mails mensais são enviados no primeiro dia de cada mês e de acordo com a configuração do Início do dia do destinatário nas Configurações do Perfil

Conteúdo do e-mail de relatório

• Nome do relatório
• Data de envio do relatório
• O tempo total rastreado e os intervalos e quanto é faturável (conforme calculado no momento do envio do e-mail). Se você não deseja que o e-mail exiba o tempo faturável, certifique-se de que a opção Não mostrar valor esteja selecionada antes de compartilhar o relatório.
• O link para o relatório de tempo ao vivo para obter mais informações (sempre mostra a informação do momento que você salvou)
• Links diretos para baixar o relatório em PDF, CSV e Excel (o download será para as datas do e-mail)

Se houver um novo total porque você adicionou ou editou planilhas de horas existentes, o e-mail conterá informações desatualizadas, mas o link exibirá as informações atuais.

Se você bloqueou as datas no relatório, os links de download do e-mail respeitarão as datas bloqueadas (por exemplo, se você salvou Ontem e bloqueou a data, cada e-mail posterior apontará para a mesma informação, ou seja, a de ontem).

Enviando relatórios para pessoas fora do Clockify

Se desejar que outras pessoas recebam um relatório agendado, você precisará configurar o encaminhamento de e-mail.

Você precisará criar um filtro em seu cliente de e-mail para e-mails que contenham o assunto que você precisa e em seguida, criar uma regra para que esses e-mails sejam encaminhados para outro e-mail.

Por exemplo, você pode filtrar um relatório por cliente, nomear o relatório como Relatório Semanal do Cliente X e agendar para ser enviado uma vez por semana e em seguida, criar um filtro e uma regra para que esses e-mails sejam enviados automaticamente da sua caixa de entrada para o endereço de e-mail do cliente.

Como configurar o encaminhamento de e-mail para: Gmail / Outlook / Mail (Mac)

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Esta é uma ferramenta extra que você pode usar atualizando seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise e está disponível para todas as funções de usuário.

Lembre-se de que, para ver o relatório, o Planejador também precisa estar ativado.

Depois de atender a todos esses requisitos, você pode:

• ir para Relatórios na barra lateral
• choose Assignments from the dropdown

O relatório mostra o tempo total planejado das atribuições publicadas, o tempo total rastreado, a diferença entre os dois e a coluna de desempenho com uma barra de progresso à direita.

Os resultados são agrupados por projeto, cliente, usuário, grupo, etiqueta e data. No entanto, você pode ajustar a exibição configurando os critérios de acordo com suas necessidades e detalhando os dados em subgrupos.

Por exemplo, você pode:

• Agrupar por cliente > usuário, para ver usuário para ver quem trabalhou para qual cliente
• Agrupar por grupo > usuário > data, para ver quem trabalhou quando

Você também pode filtrar os resultados por data no seletor de datas, equipe (usuários e grupos), cliente ou projeto e exportá-los em formato CSV e Excel.

Observe que as opções de agrupamento afetarão a aparência de suas exportações. Então, por exemplo, se você agrupar por usuário e sub-grupar por projeto, é assim que os dados serão agrupados na exportação.

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O custo de mão de obra é uma ferramenta extra, que você pode habilitar atualizando o seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.

Definindo taxas de custo

Para ver e definir as taxas de custo, primeiro é necessário ativá-las nas configurações do Espaço de trabalho.

As taxas de custo funcionam da mesma forma que as custo por hora e você pode defini-las ao lado das taxas faturáveis.

Diferença entre as taxas faturáveis e as taxas de custo:

• As taxas de custo são sempre aplicadas, independentemente de uma entrada ser faturável ou não
• Você pode apagar (ou excluir)a taxa de custo – se, por exemplo, tiver projetos que sem valor (ou custo)

Visualizando custos e benefícios nos relatórios

Ao executar um relatório, você pode escolher se deseja ver:

• Valor faturável – o que você cobra dos clientes
• Valor do custo – o que você paga à sua equipe
• Lucro - a diferença entre faturável e custo (pode ser negativo se os custos forem maiores que a receita)

This lets you track and compare costs and profit across dates, projects, and users in total (via Summary report), as well as see profit and cost for each individual time entry (via Detailed report).

​​As exportações seguem o que você está vendo na interface. Por exemplo, você pode definir Mostrar custo em um relatório, exportar PDF e enviá-lo à folha de pagamento; ou você pode definir “Mostrar valor”, exportar o PDF e enviá-lo aos clientes.

Se você estiver exportando um relatório no formato CSV ou Excel:

• Show amount will give you Billable amount and Billable rate for each entry
• Show cost will give you Cost amount and Cost rate for each entry
• Mostrar lucro lhe dará tudo: alor faturável, taxa faturável, valor de custo, taxa de custo, valor de lucro e taxa de lucro (diferença calculada entre as duas taxas)

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Forçar timer é uma ferramenta extra, que você pode habilitar atualizando seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.

Você pode ativar “Forçar cronômetro” na parte inferior da guia Permissões em Configurações do espaço de trabalho.

Enquanto a opção Forçar cronômetro estiver ativada, os usuários:

• PODEM criar novas entradas usando apenas o cronômetro (modo manual fica desabilitado)
• PODEM adicionar entradas de tempo por meio do Rastreador automático
• PODEM excluir entradas existentes (a menos que bloqueado ou aprovado)
• PODEM alterar a descrição da entrada, projeto/tarefa, etiqueta e status faturável (a menos que bloqueado ou aprovado)
• NÃO PODE alterar a hora de início de um cronômetro em execução
• NÃO PODE alterar a hora de início/fim e a duração de uma entrada de tempo existente
• NÃO PODE duplicar uma entrada

A restrição se aplica a todos os usuários, incluindo Administradores. Os Administradores não podem adicionar tempo manualmente pelo Rastreador de Tempo, mas podem adicionar tempo para outras pessoas (incluindo a si mesmos) pelo Relatório Detalhado.

Os Gerentes de equipe podem adicionar/editar tempo para os integrantes da sua equipe, se esta opção for ativada em Configurações.

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Com o rastreamento por GPS, você pode ver quem está trabalhando no local e o histórico de localização de todos ao longo do dia enquanto trabalham.

O rastreamento por GPS é uma ferramenta extra, que você pode ativar atualizando seu espaço de trabalho para Pro ou Enterprise plano.

Coleta de dados e privacidade

A localização não pode ser rastreada sem o conhecimento e permissão do usuário. Para gravar a localização:

• O administrador deve habilitar Ativar rastreamento GPS nas configurações do espaço de trabalho.
• Todos os integrantes do espaço de trabalho serão notificados quando a gravação de localização for habilitada via web e notificação móvel.
• O utilizador precisa baixar o aplicativo móvel (iOS or Android).
• O usuário deve ativar os serviços de localização em seu telefone celular.
• O usuário deve permitir que o aplicativo Clockify possa acessar sua localização.
• Cada usuário regular pode ver todos os seus locais registrados. O administrador vê todos os locais registrados no espaço de trabalho.
• A localização é registrada cada vez que o cronômetro é iniciado e interrompido no aplicativo móvel. Além disso, enquanto o cronômetro estiver em execução, mais locais serão registrados se o usuário se mover significativamente (geralmente mais de 500 metros), mas isso pode variar dependendo do seu dispositivo ( sistema operacional, versão, configurações e permissões concedidas).
• Os locais são registrados mesmo se o aplicativo móvel estiver sendo executado em segundo plano.
• Cada local está vinculado a uma entrada de tempo. Se a entrada de hora for excluída, suas localizações também serão excluídas.
• Os administradores podem remover a localização de qualquer pessoa. Usuários regulares podem remover sua própria localização.
• Você pode ver os locais dos últimos 7 dias. Todos os locais com mais de 7 dias são automaticamente excluídos permanentemente.

Ver localizações

Para visualizar os locais registrados, clique em Atividade na barra lateral e, em seguida, na guia Localizações.

Os administradores podem ver todas as localizações registradas, enquanto os usuários comuns podem ver apenas a sua.

Você pode ver as localizações atuais de sua equipe, suas rotas e os registros de data/hora de quando a localização foi registrada.

No lado direito, você pode ver todos os usuários ativos em seu espaço de trabalho, além de sua última localização registrada no mapa naquele dia, bem como o registro de data e hora em que se inscreveram. Se um usuário não tiver um local naquele dia, você verá apenas um hífen (-).

Se um usuário tiver um ponto vermelho próximo a ele, significa que ele ainda está com o cronômetro funcionando naquele local.

Para ver todas as localizações registradas de um usuário naquele dia, clique nelas na barra lateral. Você obterá uma lista de todos os registros além de poder ver sua rota no mapa (com base nos locais registrados naquele dia).

Para fechar a exibição detalhada e retornar à visão geral da equipe, clique no X ao lado do nome do usuário.

Para ver as localizações de outros dias, clique em no canto superior direito ao lado da data (você pode voltar aos últimos 7 dias).

Excluir localização

Tanto os administradores quanto os usuários regulares podem excluir locais registrados.

Você pode excluir os locais registrados na versão web do Clockify, quando acessar Atividade > Localizações no aplicativo na barra lateral.

Se você for um administrador, clique em um usuário à direita para entrar na visualização de rota, passe o mouse sobre o local que deseja remover e clique no ícone da lixeira.

Se você for um usuário comum, passe o mouse sobre o registro que deseja excluir e clique no ícone da lixeira.

Todos os locais com mais de 7 dias são automaticamente excluídos.

Quando um local é excluído, a ação não pode ser desfeita (cada exclusão é permanente e irrecuperável).

Se um usuário excluir sua conta, todos os dados de localização também serão excluídos.

Localização precisa

O rastreamento de localização por GPS não é 100% exata devido a vários fatores (sistema operacional do telefone, versão, modelo, espaços abertos ou fechados, fatores geográficos como altura de edifícios, etc).

A precisão da localização pode ser:

• Alta – a localização real está a menos de 150 metros de distância
• Média – a localização real está entre 150 a 500 metros de distância
• Baixa – a localização real está entre 500 e 1.000 metros de distância

Quando o local registrado tiver precisão média ou baixa, você obterá um indicador na visualização de rota detalhada da pessoa.

Se a precisão do local estiver com uma margem de erro de mais de 1.000 metros, ele não será registrado.

Melhorar a precisão da localização (Android)

Melhorando a precisão da localização (iOS)

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Baixar para Windows →

Baixar para Mac →

Observação: os aplicativos paraárea de trabalho do Windows e Mac têm capturas de tela integradas.

As capturas de tela são uma ferramenta adicional que você pode ativar ao atualizar seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.

Coleta de dados e privacidade

As capturas de tela não podem ser feitas sem o conhecimento do usuário.
Para poder fazer capturas de tela:

• O administrador precisa habilitar "Ativar capturas de tela" nas configurações do espaço de trabalho.
• Todos os integrantes do espaço de trabalho receberão uma notificação quando a captura de tela for ativada pela Web e aplicativo de desktop.
• As capturas de tela são feitas apenas enquanto o cronômetro está em execução (não importa onde você iniciou o cronômetro) e você TAMBÉM deve ter o aplicativo de captura de tela instalado.
• As capturas de tela são de baixa resolução e embasadas, por motivos de privacidade e segurança.
• Todo usuário regular pode ver todas as suas capturas de tela. O administrador vê todas as capturas de tela no espaço de trabalho.
• Cada captura de tela está vinculada a uma entrada de tempo. Se a entrada for excluída, suas capturas de tela também serão excluídas.
• Se um usuário excluir uma captura de tela, o tempo entre a captura de tela anterior e a atual será subtraído do tempo total.
• Você pode ver as capturas dos últimos 7 dias. Todas as capturas de tela com mais de 7 dias são automaticamente removidas para sempre.

Clockify também pode:

• Registre quais aplicativos você usa e sites que você visita usando o rastreador automático, mas esses dados são completamente privados (os dados são não disponível para administradores do espaço de trabalho).
• Detectar quando você está ocioso usando o detecção de inatividade (sem movimentos do mouse ou uso do teclado), mas esses dados são mostrados apenas uma vez quando você está ativo novamente, para que você possa decidir se deseja salvar ou excluir o tempo de inatividade (a informação não está disponível para administradores do espaço de trabalho).

Faça capturas de tela

Para fazer capturas de tela, você precisa instalar o aplicativo de desktop para Mac ou Windows.

Depois de instalado, você precisará fazer login e iniciar o cronômetro.

As capturas de tela são capturadas aleatoriamente em intervalos de 5 minutos enquanto o cronômetro está em execução e o aplicativo de desktop está ativo.

Por exemplo, se olharmos para 20 minutos de tempo monitorado, dentro desses 20 minutos, há quatro intervalos de 5 minutos.
Digamos que o cronômetro seja iniciado às 12h15. O primeiro intervalo de cinco minutos é das 12h15 às 12h20. A primeira captura de tela é feita após cinco minutos, ao final deste primeiro intervalo, às 12h20.
Todas as outras capturas de tela são tiradas de 3 a 8 minutos após o início do intervalo. 

As capturas de tela não serão gravadas se a duração de uma entrada de tempo for inferior a 5 minutos ou se o cronômetro estiver funcionando na web ou no celular, mas não no aplicativo de desktop (ou se você não estiver conectado).

Quando o Mac solicitar, você deve permitir que o Clockify faça capturas de tela. Se você clicar em Recusar, precisará ir para Preferências do Sistema > Privacidade e segurança > Gravação de tela e autorizar o aplicativo Clockify.

Visualizando as capturas de tela

Quando as capturas de tela estiverem ativadas, todos os usuários do espaço de trabalho verão a página Atividade > Capturas de tela na barra lateral.

Os usuários regulares podem ver todas as suas capturas de tela pessoais e os administradores podem ver as de todos.

Todos os usuários ativos no espaço de trabalho são listados e, ao lado de cada pessoa, você pode ver o número total de capturas de tela feitas naquele dia.

Se uma pessoa tiver capturas de tela, você pode clicar no nome dela ou no ícone de expansão no canto direito para ver as capturas de tela e quando cada uma foi feita.

Você pode clicar em uma captura de tela para abrir a visualização da galeria e, em seguida, alternar entre as capturas de tela.

Para ver capturas de tela de outros dias, clique em no canto superior direito ao lado da data (você pode voltar até um ano a partir da captura da captura de tela).

Excluir capturas de tela

Tanto os administradores quanto os usuários comuns podem excluir capturas de tela clicando no ícone da lixeira ao passar o mouse sobre uma captura de tela.

Os usuários regulares podem excluir apenas suas capturas de tela pessoais, a menos que a entrada de horas seja bloqueada ou aprovada (nesse caso, o administrador deve excluí-la).

Para excluir uma captura de tela que foi capturada de um cronômetro em execução, primeiro você precisa parar o cronômetro e em seguida, pode excluir a captura de tela desejada.

Quando a captura de tela é excluída por um usuário comum, o tempo entre ela e a captura de tela anterior será subtraído do tempo total da entrada de tempo. Se uma entrada tiver apenas uma captura de tela, ela será removida.

Os administradores podem excluir a captura de tela de qualquer pessoa sem subtração de tempo.

Se uma entrada de tempo com uma captura de tela for excluída pelos usuários ou pelo administrador, todas as suas capturas de tela serão excluídas automaticamente. Se um usuário excluir sua conta, todas as suas capturas de tela também serão excluídas.

Todas as capturas de tela com mais de 7 dias são automaticamente excluídas para sempre.

Não há como desfazer quando você exclui uma captura de tela. Cada exclusão é permanente e não há como recuperá-la.

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Com campos personalizados, você pode rastrear manualmente: despesas, quilometragem, pausas, horas extras, estado da fatura, número de produtos, listas suspensas, quantidades, códigos, localizações, equipamentos, estimativas, número de acordos, link para o convite, recibos, imagens, todos os tipos de IDs (fatura, tarefa, usuário, projeto)… e muito mais!

In addition to user data, you can also track project metadata – perfect when you need to analyze data in pivot tables, or when you need to integrate Clockify with external systems via API.

If you wish to add custom fields to users (like Employee ID), you can use user fields.

Os campos personalizados são uma ferramenta, que você pode habilitar atualizando o seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.

Os usuários podem inserir dados em campos personalizados via: web, extensão de navegador, iOS, Android e Mac (suporte para Windows em breve).

Criando campos

Você pode criar campos personalizados em Configurações do Espaço de Trabalho > aba Campos personalizados. Você pode ter até 50 campos em um espaço de trabalho.

Ao criar um campo, você precisa especificar:

• Texto – campo de entrada onde você pode digitar o que quiser (nome do projeto, observações adicionais, coordenadas)
• Número – campo de entrada que aceita apenas valores numéricos (quilometragem, despesas, número de unidades)
• Link– campo de entrada que aceita URL de sites ou arquivos (recibos, capturas de tela, documentos, referência de tarefas)
• Interruptor – um simples botão para marcar sim ou não em uma tarefa (faturado, pago, urgente)
• Selecionar – campo de entrada que permite aos usuários selecionar uma única opção de uma lista pré-determinada (local, status, categoria)
• Selecionar vários – campo de entrada que permite aos usuários selecionar mais de uma opção de uma lista pré-determinada (equipamento usado, lista de etiquetas personalizadas para um projeto)

Você também pode impedir que usuários regulares insiram ou alterem dados pelas configurações Quem pode editar: Administradores (por exemplo, você pode ter uma situação Pendente/Pago que os usuários podem ver, mas apenas os administradores podem alterar).

Usando campos

Para que seus usuários vejam e usem os campos que você criou, arraste e solte o campo no espaço Visível na coluna Ativa. Em seguida, os campos serão exibidos no Rastreador e na Planilha de horas para todos do espaço de trabalho.

Na Planilha de horas, você pode inserir dados para os campos adicionais ao passar o mouse sobre uma célula com hora e clicar nos três pontos.

Você pode ter até 5 campos visíveis para todo o espaço de trabalho, além de mais 5 em projetos.

Os campos funcionam como entradas regulares, dependendo do tipo de campo que você especificou. Os usuários podem inserir texto, número, marcar uma caixa de seleção ou selecionar a partir de uma lista de valores predeterminados.

Quando usar campos invisíveis

Os campos invisíveis são úteis quando você precisa integrar o Clockify a sistemas externos via API ou precisa de entradas para receber metadados adicionais de projetos (como ID do projeto ou tipo de projeto) e não deseja sobrecarregar seus usuários com dados irrelevantes.

Se você ativar um campo e torná-lo invisível, os usuários não verão o campo em nenhum lugar, mas terão todas as entradas criadas. As entradas podem herdar valor para campos invisíveis via projeto, ou você pode atualizá-las via API ou alguma integração.

Os campos invisíveis e seus dados aparecem no Excel e na exportação em CSV do Relatório Detalhado.

Configurando campos em projetos

Além de ativar campos personalizados para todo o espaço de trabalho, você também pode ativá-los por projeto, bem como substituir a visibilidade e o valor padrão nas configurações do projeto.

Todos os campos invisíveis aparecem automaticamente nos projetos. Você pode definir o valor padrão para esse projeto, além de torná-los visíveis (ou invisíveis) quando um usuário selecionar esse projeto.

Você pode ter até 10 campos visíveis em um projeto.

Além de gerenciar campos ativos, você também pode adicionar um campo de uma lista de campos disponíveis, de modo que somente as entradas desse projeto específico tenham esse campo.

Os campos podem ter algum valor padrão quando um usuário selecionar um projeto. Por exemplo, se um usuário selecionar ProjectX, o campo Local poderá ser definido como EUA e o usuário poderá substituí-lo posteriormente para outra localização, EUA.

Tenha cuidado com os valores padrão, pois eles sempre substituem os valores existentes. Por exemplo, se uma entrada de tempo tiver Meu Valor e você alterar um projeto com um Valor Padrão, ele substituirá Meu Valor (você pode reinserir Meu Valor, mas se alterar o projeto de uma entrada de tempo novamente, Meu Valor será perdido).

Um gerente de projeto pode sobrepor a visibilidade de um campo e definir um valor padrão para seus projetos.

Uso avançado

Você pode obter qualquer fluxo de trabalho que precisar usando estes quatro mecanismos:

• Permissão de edição – Você pode permitir que os usuários editem dados em um campo para suas entradas de tempo ou limitar a edição apenas aos administradores
• Visibilidade – Influência se os usuários podem ver um campo no Rastreador de Tempo e na Planilha de Horas
• Valor padrão – Os campos nas entradas de tempo começam vazios, a menos que você os preencha com algum valor
• Substituições de projeto – Você pode substituir a visibilidade de um campo e o valor padrão por projeto

Por exemplo, você pode definir um campo como não editável por usuários comuns e visível apenas em alguns projetos. Ou você pode tornar alguns campos invisíveis e definir um valor padrão nos projetos para que cada entrada de tempo tenha seus metadados de projeto.

Campo personalizado obrigatório

Você também pode definir um campo personalizado de entrada de tempo como obrigatório para cada entrada de tempo em um nível de espaço de trabalho.
Para fazer isso, um campo personalizado de entrada de tempo precisa ser definido como Visível com um valor padrão ou editado porv Todos. e configurado corretamente, esse campo personalizado aparecerá nas configurações do espaço de trabalho, na seção Não permitir salvar tempo sem na guia Geral. Depois de selecionado, o campo aparecerá em um Rastreador de tempo e Planilha de horas como um campo obrigatório.

Portanto, da próxima vez que um usuário desejar inserir uma entrada de tempo, ele precisará inserir os dados neste campo obrigatório.

Editando e deletando campos

Ativar um campo não afeta entradas mais antigas. Somente as novas entradas de tempo terão campos personalizados e valores padrão. Para adicionar campos retroativos às entradas de tempo, você terá que atualizar manualmente as entradas de tempo.

Se você mover um campo de Ativo para Disponível, as novas entradas deixarão de ter esse campo, mas as entradas existentes manterão seus dados e aparecerão nas exportações.

Deletar um campo personalizado eliminará todos os dados de todas as entradas de tempo, em todo o espaço de trabalho. Depois de excluir um campo, é como se ele nunca tivesse existido. Não dá mais para recuperar os dados, então, para retê-los, é melhor desativá-los movendo o campo para a coluna Disponível.

Se você editar as opções de um campo do tipo Selecionar as entradas de tempo existentes manterão os valores originais. A não ser que:

• Você altere manualmente o valor do campo personalizado Selecionar na entrada de hora para um valor diferente
• Você altere o projeto da entrada de horas para um projeto que tem um valor padrão definido para este campo Selecionar . Nesse caso, a entrada obterá o valor padrão para o campo personalizado Selecionar do projeto que você selecionou.

Exemplo de edição

Digamos que você tenha um campo personalizado do tipo Selecionar chamado Local com 3 opções: Los Angeles, Nova York, e Boston.

You create a time entry and select Los Angeles as your location. Then you go to Workspace settings and rename Los Angeles option to San Francisco.

A entrada criada manterá o valor Los Angeles.

Se você editar a sua entrada e depois quiser alterar seu projeto para que tenha um valor padrão no campo Localização (por exemplo, Nova York ), a entrada agora terá Nova York definida como Localização. Em outras palavras, o valor padrão substituirá o valor original sempre que você atualizar uma entrada.

Another example: let’s say you create a field called Updated, set default value 2020, and make it invisible. Your old entries won’t have that field, but each entry moving forward will have it.

Se alguém alterar o projeto em sua entrada antiga, esse valor será atualizado para o valor de 2020 permitindo que você veja se alguma entrada foi adulterada.

Campos personalizados em relatórios

Você pode recuperar entradas de tempo com todas suas informações no Relatório Detalhado via exportação Excel e CSV. Assim, você pode criar relatórios personalizados em tabelas dinâmicas.

Você pode ver e editar os dados dos campos visíveis diretamente no relatório Detalhado. Além disso, os administradores podem editar os dados de campos personalizados que outros usuários inseriram (funcionários regulares só podem editar e excluir entradas de tempo que lhes pertençam).

Você também pode usa Edição em massa para atualizar campos personalizados em várias entradas de tempo com um clique.

A exportação de Excel e CSV lista todos os campos ativos. Se alguma entrada tiver algum valor em algum campo personalizado que não está mais ativo em nenhum espaço de trabalho nem em algum projeto, esse campo não aparecerá.

Baixar relatório de exemplo (Excel)

Os Relatórios também permitem que você filtre o relatório por campos personalizados. Você pode ativar ou desativar facilmente quais campos personalizados deseja ver como filtros e usá-los ao filtrar as entradas de tempo.

Esses filtros são específicos do usuário. Quando você adiciona alguns campos personalizados a filtros, isso não afeta outros usuários. Cada usuário pode ter seu próprio conjunto de filtros.

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Esta é uma ferramenta extra e está disponível para usuários dos planos Pro e Enterprise.

Criar campos de usuário

To create a user field, go to Workspace Settings > Custom Fields tab, scroll down to the User custom fields section, and click Create.

Primeiro, você deve especificar o tipo de campo com base na informação que deseja adicionar sobre o usuário.

• Texto – campo de entrada para qualquer tipo de informação (ex.: ID do funcionário, localização, data de início)
• Número – campo de entrada para valores numéricos (ex.: registro interno)
• Link– campo de entrada que aceita a URL para sites ou arquivos (ex.: certificado, link de perfil)
• Interruptor – um simples interruptor sim/não (ex.: meio período)
• Selecionar – campo de entrada que permite aos usuários selecionar uma única opção de uma lista predeterminada (ex.: departamento)
• Selecionar vários – campo de entrada que permite aos usuários selecionar qualquer número de valores de uma lista pré-determinada (ex.: elegibilidade)

Digite um nome, descrição, espaço reservado e selecione valores (se houver).

Depois de criar um campo, arraste-o para a coluna Ativo para que fique visível nos perfis de usuário.

O número máximo de campos de usuário criados é 50 e o número máximo de campos de usuário ativos é 10.

Aplicando os campos de usuário

Depois que o campo de usuário for criado e ativado, vá para a página Equipe e clique nos três pontos ao lado de qualquer usuário.

Ao rolar para baixo, você verá o campo de usuário que criou e poderá definir o valor para esse usuário. 

Os valores dos campos de usuário podem ser inseridos pelos Proprietários e Administradores.  

Editar e excluir campos de usuário

Se houver um valor definido para o campo de usuário, após arrastar e soltar esse campo na coluna Campos ativos , esse valor é passado para todos os usuários da equipe (ativos, inativos e convidados). 

Se a qualquer momento o valor padrão do Campo de Usuário ativo for alterado, esse novo valor se aplica apenas a novos usuários (o valor padrão para usuários existentes não é alterado).

User fields can be drag & dropped back and forth between Available fields and Active fields. 

A eliminação de um campo de usuário exclui esse campo e todos os seus dados de todos os integrantes, em todo o espaço de trabalho. Depois que um campo é excluído, é como se nunca tivesse existido. Esta ação não pode ser revertida.

To retain data, it’s best to deactivate a custom field by moving the field to the Available column.

Campos de usuário em relatórios

Quando um usuário tem campos de usuário preenchidos, você pode obter seu valor exportando os relatórios junto com as entradas de tempo deste usuário.

Para obter os campos de usuário em CSV e Excel, primeiro você precisa ativá-los:

1. Ir para o Relatório detalhado
2. Clique em Exportar e selecione Personalizar
3. Verifique os campos que deseja receber na exportação
4. Salve Configurações de exportação
5. Exporte o CSV ou Excel

You can filter reports by any user field by clicking on the dropdown arrow next to Filter, and checking the user field filter (only active fields are shown). Then, select by what value you wish to filter and click Apply filter.

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• Quem está ocupado e quem está disponível
• Quando alguém está disponível para um novo projeto
• Quando os projetos começam e terminam

Você pode visualizar projetos e turnos em uma linha do tempo e atribuir aos integrantes da equipe em que eles precisam trabalhar e, em seguida, usar o visualizador de Equipe para ver rapidamente quem está disponível e quem está sobrecarregado.

Para planejar projetos e equipes, ative o plano de projetos e equipes nas Configurações do espaço de trabalho.

O Planejador é uma ferramenta adicional, que você pode ativar atualizando seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.

Planejador de projeto

A visualização do projeto permite que você veja e planeje projetos em uma linha do tempo.

Você pode adicionar um novo projeto clicando em Adicionar Projeto e ele carregará esse projeto e mostrará todas as suas atribuições (se houver).

Para remover um projeto, clique nos três pontos ao lado dele. A remoção de um projeto não exclui suas atribuições, apenas oculta o projeto da linha do tempo.

Para adicionar uma etapa, clique em qualquer lugar na linha do tempo e adicione um nome. Para editá-la, arraste e solte ou clique nela para renomeá-la. Para excluir uma meta, abra ela e clique nos três pontos para excluí-la.

Expanda qualquer projeto para ver quem está atribuído a ele, adicione novas pessoas ao projeto e faça novas atribuições.

Se um bloco no projeto tiver um sublinhado, isso significa que alguém está escalado para trabalhar naquele dia. Se um usuário tiver uma linha vermelha acima dela, isso significa que ele está excedendo sua capacidade.

Filtre a lista procurando por um projeto ou cliente específico.

Altere as datas no seletor de datas para ver as atribuições de um período de tempo diferente (por exemplo, esta semana, próximo mês ou algum período personalizado como os próximos 30 dias). O intervalo mínimo é de 1 semana e o máximo é de 8 semanas. Você pode navegar para o período anterior ou seguinte usando as setas.

Aproxime-se ou afaste-se com o zoom para ver as tarefas com mais detalhes.

Você pode ver o número total de horas alocadas para cada projeto no intervalo de tempo selecionado ao lado do nome do projeto.

Se um projeto for público, você pode planejar qualquer pessoa para ele. Se um projeto for privado, primeiro você precisará adicionar um usuário a ele. Os projetos arquivados não podem receber novas atribuições, mas você pode visualizar as atribuições existentes.

Você pode clicar em um integrante da equipe para ver sua programação com mais detalhes.

Você pode mudar todo o cronograma de um projeto clicando nos três pontos ao lado do projeto e escolhendo Mudar planejamento. Em seguida, você insere as novas datas de do e ao e tudo será alterado de acordo.

Planejador de Equipe

A visualização da equipe permite que você verifique rapidamente a capacidade de sua equipe (quem está disponível e quem está sobrecarregado).

As exibições de Projeto e Equipe usam os mesmos dados de atribuição para que você possa planejar o trabalho usando qualquer uma das exibições.

Você pode adicionar um novo integrante clicando em Adicionar integrante e o Clockify mostrará todas as suas atribuições (se houver). Você pode criar atribuições para usuários ativos, inativos e convidados. Filtre as atribuições por usuários e grupos no menu da Equipe no canto superior esquerdo da página Equipe.

Para remover um integrante, clique nos três pontos ao lado o seu nome. Excluir um integrante não exclui suas atribuições, apenas remove o usuário da linha do tempo.

Você pode ver o total de horas atribuídas a cada integrante no intervalo de tempo selecionado ao lado de seu nome.

Você pode clicar em um projeto para ver sua programação com mais detalhes.

Se um usuário estiver de folga durante esse período, você o verá em sua linha do tempo. Se você tiver uma tarefa nas horas vagas, verá que está acima de sua capacidade.

Edite a capacidade do usuário clicando nos três pontos ao lado dele ou na página Equipe editando seu perfil.

• Completo – o usuário está na capacidade máxima (por exemplo, se a capacidade for de 8h/dia, ele recebe 8h de trabalho naquele dia em todos os projetos)
• Xh aberto – o usuário tem X horas disponíveis (por exemplo, 1h aberta significa que você pode atribuir a ele uma hora adicional de trabalho naquele dia)
• Xh extra – o usuário tem X horas atribuídas acima de sua capacidade (por exemplo, 1h a mais significa que ele está 1h acima de sua capacidade naquele dia)

Você pode optar por exibir a capacidade de um usuário na página Equipe em um nível diário ou semanal.

To track performance of your employees by comparing their assigned vs actual working hours with Scheduled vs tracked report.

Gerenciando atribuições

Para criar uma atribuição:

1. Abra a guia Projeto (ou a guia Equipe)
2. Expanda um projeto ou adicione um novo (ou expanda um integrante ou adicione um novo)
3. Clique em qualquer lugar na linha do tempo para adicionar um bloco (ou clique e arraste para criar uma faixa, ou linha)
4. Selecione quanto o funcionário terá que trabalhar naquele projeto durante na faixa selecionada
5. Selecione a hora de início (opcional, se você planejar turnos)
6. Adicione uma nota (opcional, se você tiver algumas instruções para eles)
7. Adicione uma nota (opcional, se você tiver algumas instruções para eles)
8. Clique Criar

Clique em uma tarefa para poder editá-la. Você também pode arrastar e soltar o bloco para movê-lo para outro dia ou arrastar as bordas para alterar as datas de início e término.

Para dividir uma tarefa, passe o mouse sobre a linha que separa os dias e clique para dividir a tarefa em duas tarefas individuais (que você pode editar posteriormente).

Para copiar uma tarefa, clique nela para abri-la, copie-a clicando em três pontos e selecione quem deve receber uma tarefa idêntica

Para copiar uma tarefa, clique nela para abri-la, copie-a clicando em três pontos e selecione quem deve receber uma tarefa idêntica

O total de horas é calculado multiplicando o número de dias úteis pelo número de horas atribuídas.

Os usuários podem ter várias atribuições de projeto para o mesmo dia, mas não podem ter várias atribuições para os mesmos projetos nas mesmas datas.

As tarefas que têm uma nota terão um ícone de nota no bloco de tempo. Você pode passar o mouse sobre o ícone para ver a nota completa.

Os dias não úteis (finais de semana, feriados e folga) não são incluídos nas atribuições.

Os blocos de folga e feriado são coloridos de forma diferente e exibem uma descrição ao passar o mouse.

Para planejar alguém em um dia não útil, você precisa clicar explicitamente nessa data. Atribuições nos fins de semana e dias de folga irão automaticamente colocar alguém acima de sua capacidade.

Repetir Atribuições

Se uma atribuição deve ser repetida ou é repetida toda semana:

1. Abrir a tarefa
2. Check Repeat weekly
3. Selecione e insira o número de semanas para repetir
4. Salvar

As atribuições com mais de 7 dias não podem ser repetidas.

Se você alterar quantas semanas uma atribuição se repete:

• If you increase the number of weeks, new assignments will be created in the future
• If you reduce the number of weeks, oldest assignments will be deleted from the past

Se você editar o complemento de qualquer atribuição (data, hora, nota), poderá escolher se deseja atualizar todas as atribuições em série ou criar uma série de atribuições separadas.

Publicando atribuições

Você pode criar um plano e, quando terminar, publicá-lo para que cada usuário possa ver no que precisa trabalhar e quando.

• Contornada - A atribuição não é publicada e só pode ser vista pelos administradores
• Colorida - A atribuição é postada e pode ser vista pelo seu funcionário(junto com seu gerente)

Cada atribuição que você cria começa como não publicada, o que significa que seu gerente não pode vê-la.

Se você tiver uma tarefa não publicada, o botão Publicar ficará azul e você verá um contador para o número de tarefas não publicadas.

Ao clicar em Publicar, todas as atribuições não publicadas que você vê serão publicadas e visíveis (além disso, os gerentes receberão uma notificação por e-mail se a opção Notificar usuários estiver marcada).

Se você editar ou dividir uma tarefa publicada, ela permanecerá publicada. Se você copiar uma tarefa publicada, sua cópia será desbloqueada.

As atribuições publicadas no menuPlanejador também ficam visíveis para os usuários na página Calendárioe qualquer alteração na atribuição publicada também será refletida no Calendário.

Os esboços de tarefas não ficarão visíveis.

You can also track performance of your employees by comparing their assigned vs actual working hours with Scheduled vs tracked report.

Quem pode ver o quê

• Proprietário, administrador, gerente de projeto – criar, editar e publicar a programação e o calendário
• Gerente de Equipe – visualizar horários e calendários publicados de seus integrantes
• Gerente de Projetos – Visualizar cronogramas e calendários publicados para seus projetos
• Usuários regulares – ver sua programação e calendário publicados

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O prognóstico é uma ferramenta extra, disponível apenas para administradores. Você pode ativá-lo atualizando seu espaço de trabalho para o plano Pro ou Enterprise.

Criando gráfico

1. Vá para a página Projetos na barra lateral
2. Escolha a guia Prognóstico
3. Escolha uma data ou um período de tempo no futuro

Cada ponto no eixo X mostrará o valor do período de tempo específico que você escolheu (dia, semana, mês).

Dia: o valor no eixo x está em dias e cada ponto na curva mostra o valor por dia. 
Semana: O valor no eixo x mostra toda a semana para cada ponto.
Mês: O valor no eixo x mostra o mês inteiro para cada ponto.

Prognosticando a conclusão do projeto

O gráfico mostra a conclusão do projeto com base nas estimativas e horas que já foram registradas.

Concluída (linha azul sólida)

Mostra as tarefas concluídas com base no tempo rastreado faturável até o momento, ou seja, tudo concluído até o dia atual.
If estimate reset is turned on, first point is 0, but last point is set in defined period (week, month, year).

Prevista (linha azul pontilhada)

Shows completed tasks based on billable tracked time plus future scheduled billable time. It starts with Today, which means that the Forecasted curve starts where the Completed curve ends. If it goes over the estimated horizontal line, the part of the curve that is over the estimate will be in red.  
If estimate reset is turned on, first and last point are set in defined period (week, month, year).

Planejada (linha cinza contínua)

Mostra as tarefas concluídas com base nas horas faturáveis agendadas neste projeto. Essa curva está conectada ao recurso Planejador e recebe atribuições de agendamento para o valor do eixo Y (número de horas agendadas).
If estimate reset is turned on, then first and last point of the line need to be in the defined period (week, month, year).

Estimativa (linha cinza sólida ou linha vermelha sólida se os projetos ultrapassarem a estimativa) 

Shows completed tasks based on estimate in project settings.
If estimate reset is turned on, then first and last point are in the defined period (week, month, year).

If project estimate reset is set on a specific time of the day:

• entries and assignments are always placed based on their start time: e.g. Weekly reset is set for today, 2pm. Assignment is scheduled from 12pm-6pm. The assignment is assigned to the first half of the day, which belongs to the previous week. This week’s time range is from 2pm today to midnight and there is no assignment in that period.
• midnight is automatically assigned if assignment doesn’t have start time (belongs to the first part of the day) 
• today’s dot on the chart always belongs to the Forecasted line: e.g. Estimate reset is set to 2pm, so the first part of the day belongs to the previous week, however, it will still have a forecasted value for that dot until today is over  

Se semana/mês for selecionado no seletor de período e Hoje for incluído no período selecionado, tudo até Hoje será concluído e tudo depois de Hoje, até o final da semana/mês será Planejado. Portanto, as horas rastreadas de Hoje serão incluídas no total de tarefas Concluídas após a meia-noite, em seu fuso horário.  

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Clockify oferece os seguintes locais onde você pode armazenar seus dados: 

• EUA (Estados Unidos das Américas) 
• AU (Austrália) 
• UE (Alemanha) 
• UK (Reino Unido) 

Para acessar essa ferramenta, você deve ser assinante dos planos PRO ou ENTERPRISE ou atualizar sua assinatura atual.

Por favor, observe que uma versão de avaliação gratuita não está disponível. Depois que sua assinatura terminar ou for cancelada e o período pago terminar, você manterá o acesso ao tempo rastreado. No entanto, você não poderá mais rastrear o novo tempo ou transferir esses dados para nenhum outro servidor regional ou global. 

Escolha sua região de dados preferida ao criar sua conta Clockify: 

1. Vá para a página de inscrição 
2. Crie sua conta inserindo seu endereço de e-mail e senha 
3. Escolha a região em que os dados do seu espaço de trabalho serão hospedados (global é o padrão)

Se você escolher um servidor regional, será redirecionado para o local regional apropriado. 

Suponha que sua empresa esteja sediada na Alemanha e você decida optar pelo servidor da UE para hospedar seus dados no Clockify. Ao escolher o servidor UE, quando acessar o app, todas as suas solicitações são direcionadas para este servidor. Como resultado de sua proximidade, você tem maior velocidade, melhor capacidade de resposta e melhor desempenho geral ao usar o aplicativo.

No momento, o Clockify oferece serviços de migração exclusivamente para usuários auto-hospedados. 

Além disso, tenha em mente os seguintes pontos: 

Se os dados do seu espaço de trabalho estiverem hospedados em um servidor global 

• A transferência de dados do cliente do servidor global para o regional só pode ser feita para espaços de trabalho recém-criados. Não estamos oferecendo transferência do servidor global atual para um servidor regional específico para um usuário já existente. 
• Se preferir hospedar os dados em um servidor regional, você pode seguir as instruções mencionadas acima e criar outra conta especificamente para uma das regiões disponíveis. 
• Quaisquer dados que já existam no servidor global permanecerão lá e não serão transferidos. Assim, por exemplo, se você estiver na Alemanha e criar uma conta sem selecionar uma região de dados específica, seus dados serão armazenados em um servidor global por padrão, independentemente de sua localização. 

Se os dados do seu espaço de trabalho estiverem hospedados em um servidor regional

• A transferência de dados de um servidor regional para um servidor global não está disponível. Se você deseja mover os dados do seu espaço de trabalho de um servidor regional para um servidor global, observe que a transferência de dados para um servidor global não está disponível no momento. 
• Quando você escolhe uma região de dados antes de criar um espaço de trabalho, os dados do seu espaço de trabalho permanecerão naquele servidor permanentemente e não serão transferidos para uma região diferente.  
• Tenha certeza de que os dados do espaço de trabalho hospedado são totalmente compatíveis com o GDPR. 

Usuários auto-hospedados 

• Durante o processo de transferência de dados, todos os dados, incluindo os usuários adicionados ao espaço de trabalho específico, serão transferidos. 
• Os usuários ativos no espaço de trabalho auto-hospedado permanecerão ativos no servidor regional e poderão fazer login usando as mesmas credenciais. 

API

• Se desejar enviar solicitações de API para uma região específica, você precisará utilizar um URL específico da região em suas chamadas de API. Por exemplo, se os dados do seu espaço de trabalho estiverem hospedados no servidor da UE, o exemplo do endpoint seria https://euc1.clockify.me/api/v1/get/workspaces em vez do padrão https://clockify.me/api/v1/get/workspaces. 
• Se você criar um subdomínio personalizado em um servidor regional, o URL da API resultante seguirá o formato: subdomainname.clockify.me e o exemplo do endpoint seria: https://subdomainname.clockify.me/api/v1/get /espaços de trabalho

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A definição de múltiplas moedas está disponível para administradores em todos os planos de assinatura. Atribuir uma moeda específica a um cliente só é possível com um PRO ou superior, incluindo assinaturas de avaliação.

Siga as instruções abaixo sobre como adicionar uma nova moeda, alterar a moeda padrão e gerenciar com eficácia as moedas específicas de cada cliente.  

Para adicionar uma nova moeda:

1. Vá para as Configurações do espaço de trabalho
2. Navegue até a seção Moedas
3. Clique em Editar ao lado do menu suspenso Moedas

Na janela Editar Moedas que aparece, você pode editar a moeda existente ou clicar em + Adicionar Moeda se quiser criar uma nova. 

Para alterar a moeda padrão:

1. Vá para as Configurações do espaço de trabalho
2. Navegue até a seção Moedas
3. Escolha uma das moedas disponíveis na lista suspensa

Se uma moeda personalizada tiver sido definida para um cliente e essa moeda for excluída, a moeda padrão será automaticamente atribuída a ele. A moeda padrão serve como uma opção alternativa quando a moeda específica está ausente ou indisponível. A moeda padrão não pode ser excluída.

Para excluir a moeda definida:

1. Clique no ícone de X ao lado da moeda que deseja remover
2. Confirme a exclusão na janela modal que aparece
3. A moeda será excluída de acordo

Atribuir moeda para o cliente

Caso você esteja trabalhando em projetos para clientes que usam várias moedas, em vez de usar uma moeda no nível do espaço de trabalho para todos os seus projetos, você pode atribuir moedas diferentes a clientes diferentes.

Por exemplo: O Cliente A está usando dólares americanos como moeda e o Cliente B euros. Você pode registrar despesas relacionadas ao projeto em dólares americanos para o Cliente A e em euros para o Cliente B.

A moeda atribuída no nível do espaço de trabalho é atribuída por padrão a todos os clientes disponíveis no espaço de trabalho. Para atribuir moeda a um cliente, você precisa ser administrador e seu espaço de trabalho precisa estar em um PRO ou plano de assinatura superior.

Para alterar a moeda de um cliente:

1. Vá para a página Clientes em seu espaço de trabalho
2. Na lista de Clientes, localize o cliente que deseja editar 
3. Clique no botão Editar ao lado do nome 
4. Escolha a moeda na barra de pesquisa que aparece com todas as moedas disponíveis na área de trabalho

Trial

• Após o rebaixamento ou o final de um período de teste, todas as moedas serão alteradas de volta para a moeda padrão
• A assinatura restaura as configurações de moeda que estavam em vigor antes do período de teste

A moeda está presente em todas as ações relacionadas ao cliente, desde a criação ou edição do cliente, até a visão geral do valor no painel, status do projeto e assim por diante. Se uma moeda diferente da padrão for atribuída a um cliente, isso afetará a adição de entradas de tempo em todo o aplicativo e Clientes, Despesas, Relatórios, páginas Projetos e Faturas.

Clientes

Por padrão, cada cliente padrão recebe uma moeda padrão do espaço de trabalho. 

Sempre que a moeda relativa ao cliente mudar, serão apresentados os valores da moeda atualizados, sendo a nova marcada como atualizada.

Adicionando entradas de tempo no rastreador de tempo, planilha de horas, calendário, relatório detalhado

Os valores faturáveis e de custo da entrada são calculados na moeda padrão se:

• a entrada não tem projeto
• o projeto de entrada não tem cliente

Os valores faturáveis e de custo da entrada são calculados na moeda do cliente se:

• a entrada do projeto tem um cliente com moeda específica atribuída 

Para entradas importadas, a moeda é derivada do projeto. 

A moeda está relacionada ao cliente, não à entrada, portanto, se a moeda for alterada no nível do cliente, todas as entradas atribuídas aos projetos desse cliente receberão uma nova moeda. Além disso, se um projeto ou cliente relacionado a esse projeto for excluído, todas as entradas de tempo relacionadas a esse projeto receberão a moeda padrão.

Despesas

Caso a moeda seja atribuída ao cliente, a moeda padrão ainda será usada quando:

• adicionar uma nova categoria de despesas que tenha um preço unitário
• o projeto da despesa é excluído do espaço de trabalho
• o cliente do projeto é excluído do espaço de trabalho

Se a moeda do cliente ou a moeda padrão for alterada, essas alterações não afetarão os registros já existentes, apenas os futuros. 

Relatório

Você pode filtrar os relatórios por moedas ou encontrar uma moeda na barra de pesquisa na parte superior da página.

Diferentes moedas do cliente são exibidas em relatórios resumidos, relatórios de tempo e despesas e formatos exportados.

Projeto

A moeda apresentada nos projetos é a relativa ao cliente. Se não houver nenhum cliente no projeto, a moeda padrão será exibida.  

Faturamento 

Como todas as faturas são emitidas para um cliente específico, o valor é exibido na moeda do cliente. Se a fatura do cliente for atualizada, a fatura existente também será atualizada para essa moeda.

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• Alterar nome dos usuários
• Ver quando alguém entrou
• Ver e desativar a chave de API dos funcionários
• Remover alguém do seu espaço de trabalho
• Enviar a senha esquecida para eles
• Entrar com a conta do seu usuário (se você estiver no subdomínio, só poderá como um de seus funcionários através do seu espaço de trabalho)
• Parar cronômetro para outro usuário

Somente o proprietário do espaço de trabalho tem acesso à guia Contas.

Controle de contas é uma ferramenta extra, que você pode habilita atualizando seu espaço de trabalho para o plano Enterprise.

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O registro de auditoria é uma ferramenta extra, que você pode ativar  atualizando seu espaço de trabalho para o plano ENTERPRISE.

Ativando o registro de auditoria

Para iniciar as ações de registro:

1. Vá para Configurações do Espaço de Trabalho
2. Ative registro de auditoria
3. Verifique quais alteração deseja registrar (alterações em entradas de tempo, projetos, clientes, etiquetas)

Por exemplo, se você verificar as entradas de tempo, obterá uma observação no registro de auditoria sempre que alguém criar uma nova entrada de tempo, editar sua entrada existente ou excluí-la.

O registro de auditoria também grava alterações em cascata. Por exemplo, se você tiver uma entrada de tempo em algum projeto e esse projeto for atualizado (renomeado ou excluído), você obterá um registro para o Projeto atualizado e para a Entrada de tempo atualizada; Isso só acontece se você registrar as duas alterações nas Configurações do Espaço de trabalho. Por exemplo, se você registrar alterações nas entradas de tempo, mas não nos projetos, não obterá um registro de auditoria quando um projeto for atualizado.

Registrando auditoria

1. Vá para Configurações do Espaço de trabalho > Auditoria
2. Escolha a data
3. Escolha o autor
4. Escolha as ações
5. Clique em Gerar relatório

Once you get the report, you can review events in the table (timestamp, user, and action), and expand for more details.

Você também pode exportar o registro de auditoria como um arquivo CSV e analisá-lo no Excel ou em algum outro programa.

Você também pode exportar o registro de auditoria como um arquivo CSV e analisá-lo no Excel ou em algum outro programa.

Os registros de auditoria com mais de 1 ano são excluídos automaticamente (devido ao seu tamanho). Recomendamos exportá-los todos os meses e armazená-los pessoalmente para fins de arquivo.

Se você for um usuário auto-hospedado, os registros de auditoria nunca serão excluídos. Recomendamos exportá-los regularmente e removê-los do Clockify pessoalmente.

Você pode filtrar o registro de auditoria seguindo as ações:

Valor novo e antigo em caso de atualização

Em caso de atualização, você pode ver mais detalhes sobre o que foi atualizado.

Recomendamos ativar o registro de auditoria a partir do momento em que você começar a usar o Clockify, para que você sempre tenha valores antigos e novos para eventos de atualização.

Se você usar Clockify e habilitar o registro de auditoria para algum assunto posteriormente, você pode não ter acesso ao valor anterior por não estar registrando eventos anteriores.

Por exemplo, se você criar uma entrada de tempo enquanto o registro de auditoria estiver desativado e posteriormente ativá-lo e atualizar a mesma, o registro de auditoria mostrará que foi atualizado, mas você não poderá comparar o valor antigo com o novo. No entanto, se você atualizar essa entrada novamente, o registro mostrará a edição anterior como valor antigo e o que exatamente foi atualizado no novo valor.

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Rastreador de tempo

Tudo em Clockify gira em torno de entradas de tempo. Você registra o tempo gasto trabalhando em atividades e analisa sua semana de trabalho em relatórios. Clockify permite que você convide outras pessoas também, para que possam rastrear e analisar o tempo juntos.

There are several ways you can create time entries in Clockify:

• Usando um cronômetro enquanto você trabalha
  Quando você começar a trabalhar, anote no que você está trabalhando e inicie o cronômetro. Quando terminar, pare o cronômetro e a entrada de tempo será automaticamente adicionada à sua planilha de horas.
• Adicionando o tempo manualmente, após o término
  Se você não quer se preocupar com o cronômetro (ou esqueceu de iniciá-lo), pode adicionar o tempo manualmente mais tarde. Simplesmente escreva no que você trabalhou, selecione o início e/ou duração e adicione a entrada de tempo. Você também pode criar entradas pelo Calendário.
• Add via auto tracker
  If you need precision but forget to start and stop the timer, enable the auto tracker. Then, at the end of the day, go through all the recorded activities (e.g. apps and websites you used) and create time entries from them.

Planilha de horas

Registre o tempo manualmente por dia e atividade (primeiro você precisa habilitá-lo em Configurações).

Quiosque

Configurar um relógio de ponto quiosque para que as pessoas possam marcar o ponto com o código PIN (você precisa habilitá-lo em Configurações).

Calendário

Ver como está o seu dia, encontrar lacunas e editar e adicionar o tempo diretamente.

Painel

Assim que tiver algumas entradas de tempo, visite o Painel para visualizar a sua produtividade e verificar onde passa a maior parte do tempo.

Relatórios

Existem vários tipos de relatórios no Clockify:

• O Relatório resumido é o seu relatório clássico onde você pode filtrar e expor detalhadamente os dados
• O Relatório detalhado é para quando você deseja ver todas as entradas de tempo, filtrá-las e editá-las diretamente
• O Relatório semanal é para visualizar quem rastreou quanto tempo a cada semana
• O Relatório compartilhado são links para os relatórios que você compartilhou com outras pessoas

Projeto

Defina projetos, tarefas, atribuído, custo de projetos e adicione estimativas ou orçamentos de projetos para rastrear o progresso.

Equipe

Invite new members, define hourly rates for each member, give roles, and manage groups.

Folga

Create time off policies, give members days or hours, and let submit leave requests for approval.

Planejamento

Plan projects and milestones, give assignments, publish schedule, and see who’s available.

Aprovação

Allow people to submit their weekly timesheet for manager’s approval.

Despesas

Registre as despesas (por soma ou unidade), anexe recibos, inclua as despesas no orçamento do projeto, aprove com planilhas e exporte tudo em relatórios.

Faturamento

Create invoices based on tracked time and expenses, and send them to clients.

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Este artigo fornece instruções sobre como colocar endereços IP e domínios na lista de permissões que precisam ser autorizados, com foco na prevenção de e-mails marcados como spam ou lixo eletrônico. 

Lista branca de endereços IP

Para garantir que os e-mails de nosso sistema cheguem à sua caixa de entrada de maneira confiável, é recomendável colocar na lista de permissões os seguintes endereços IP:

116.203.2.185

116.202.180.226

195.201.255.208

 88.198.94.71

116.203.166.36

78.47.192.85

195.201.252.90

162.55.179.218

198.2.128.220

198.2.178.178

Consulte a documentação do administrador do sistema ou do provedor de serviços de e-mail para obter instruções específicas sobre a lista de permissões de endereços IP. Esta etapa garantirá que os e-mails provenientes de nossos endereços IP não sejam tratados como spam ou lixo eletrônico e entregues em sua caixa de entrada

Autorizando domínios

Além de colocar endereços IP na lista de permissões, é importante autorizar os seguintes domínios:

Ao adicionar esses domínios à lista de remetentes autorizados, seu serviço de e-mail, você pode melhorar as chances de entrega de e-mail e evitar falsos positivos na filtragem de spam.

Resolver problemas de spam ou lixo eletrônico

Se você achar que nossos e-mails vão constantemente para sua pasta de spam ou lixo eletrônico, siga estas etapas:

1. Verifique sua pasta de spam ou lixo eletrônico. Ocasionalmente, e-mails legítimos podem acabar nessas pastas. Certifique-se de verificar regularmente sua pasta de spam ou lixo eletrônico para localizar nossos e-mails.
2. Marque-os como não é lixo ou não é spam. Quando você identificar um e-mail nosso em sua pasta de spam ou lixo eletrônico, marque-o como Não é lixo eletrônico ou Não é spam. Essa ação ajuda o sistema do provedor de serviços de e-mail a saber que nossos e-mails não são spam.
3. Lista branca de permissões de nossos domínios e endereços IP. Colocar na lista de permissões os domínios e endereços IP mencionados acima pode reduzir significativamente as chances de nossos e-mails serem sinalizados como spam ou lixo eletrônico.
4. Entre em contato com o administrador do sistema. Se você estiver usando um sistema de e-mail corporativo, é recomendável entrar em contato com o administrador do sistema ou com o departamento de TI. Eles podem ajudá-lo a colocar na lista de permissões os nossos domínios e endereços IP no nível do sistema, garantindo a entrega de e-mail consistente.

Para otimizar a entrega de e-mails e evitar que nossos e-mails sejam sinalizados como spam ou lixo eletrônico, é importante colocar na lista de permissões os endereços IP fornecidos e autorizar os domínios mencionados. Seguindo estas etapas, você pode garantir que receberá nossos e-mails imediatamente, evitando atrasos ou comunicações perdidas. 

Se precisar de mais assistência, entre em contato com nossa equipe de suporte para obter orientação personalizada sobre como configurar seu e-mail.

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Se você gostaria de usar o aplicativo Clockify e ainda não tem uma conta, você pode criar uma inscrevendo-se.

1. Go to https://clockify.me/
2. Clique em Começar gratuitamente na tela inicial do Clockify 
3. Digite suas credenciais (e-mail e senha) no modal Iniciar sessão
4. Marque a caixa Estou de acordo com os Termos de uso

You can Create a free account, or Continue with Google.

Antes de criar uma conta, você pode selecionar o idioma ou um de nossos servidores regionais no menu suspenso.
Ao Criar uma conta gratuita, você entrará automaticamente em seu novo espaço de trabalho.

Após o registro, você receberá um e-mail de verificação. Clique em Verificar endereço de e-mail para confirmar. 

O e-mail de verificação expira após 60 dias.

Se selecionar Continuar com o Google, você será solicitado a escolher seu endereço de e-mail (se tiver mais de um). Depois de escolher o endereço, você será redirecionado para o espaço de trabalho recém-criado.

Você também receberá um e-mail com algumas dicas para começar e tutoriais de integração para ajudá-lo a navegar facilmente no aplicativo.     

Após o registro inicial, utilize o login para acessar sua conta no Clockify.

Se estiver fazendo login com o Google, observe que você não tem uma senha. Se você gostaria de definir uma, pode fazê-lo nas Configurações do perfil.

Iniciando sessão

Use esta opção se você já possui uma conta e deseja simplesmente fazer login no aplicativo. 

1. Go to https://clockify.me/
2. Clique no ícone de Iniciar sessão no canto superior direito

Você pulará para a tela inicial do seu espaço de trabalho. 

Se você for proprietário de um espaço de trabalho, poderá ativar a autenticação de dois fatores para aumentar sua segurança. 
Além disso, para evitar o uso de senha, e-mail, nome de usuário ou qualquer outra credencial de login, você pode criar um login SSO conectando o subdomínio Clockify a alguns dos provedores disponíveis.

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Além de rastrear as horas faturáveis, você também deve rastrear o tempo não faturável (por exemplo, lendo e respondendo e-mails, chamadas do Skype, preparação de faturas, etc.). Você não consegue ter um verdadeiro controle da sua situação financeira se não souber quanto tempo realmente gasta em tarefas.

O Clockify ajuda você a ver quanta atividade faturável e não faturável você faz e como isso afeta seus ganhos.

Fluxo de trabalho

Digamos que você tenha um novo cliente e deseja rastrear suas taxas faturáveis. Veja como seria seu fluxo de trabalho no Clockify.

Definir projetos

1. Defina uma taxa faturável para cada pessoa na seção Equipe e uma taxa faturável padrão nas Configurações do espaço de trabalho.
2. Adicione um cliente em Configurações > Clientes
3. Crie um novo projeto na seção Projetos e selecione o cliente. Se desejar, você também pode configurar:
   • Tarefas, para que você possa selecioná-las ao rastrear o tempo e depois agrupar as entradas de tempo por tarefas nos relatórios
   • Estimativas, para que você possa comparar o tempo estimado com o tempo rastreado em projetos e o orçamento com a quantia gasta.
   • Valor por hora de projetos e tarefas, para que o Clockify possa usar uma taxa faturável diferente ao calcular quanto você ganhou naquele projeto ou tarefa específica

Rastrear o tempo

1. Comece a rastrear o tempo quando começar a trabalhar: digite no que está trabalhando, selecione o projeto, clique em $ para marcar o tempo como faturável e inicie o cronômetro
2. Pare o cronômetro quando parar de trabalhar e o tempo será adicionado à sua planilha.
3. Ao continuar trabalhando em algo, pressione o ícone de reprodução ao lado da entrada de tempo apropriada para iniciar o cronômetro para essa atividade novamente.
4. Quando estiver em uma reunião com o cliente, inicie o cronômetro, digite “Reunião”, selecione o projeto e marque o horário como não faturável. Ao rastrear o tempo não faturável, você terá uma imagem mais realista de quanto tempo realmente gasta com o cliente (e não apenas o tempo pelo qual é pago). Você também pode adicionar uma etiqueta de reunião para filtrar as entradas de tempo por etiquetas em Relatórios.

Veja o detalhamento do tempo nos relatórios

1. Quando chegar a hora de faturar seu cliente no final do mês, vá para o Relatório resumido, selecione Este mês, o projeto (ou apenas o cliente se você quiser faturar por vários projetos que você faz para eles), mostre apenas o tempo faturável registrado e clique em Filtrar para ver as entradas de tempo que você precisa faturar.
2. Agrupe por projeto e subgrupo por entrada de horas para tornar mais útil a divisão de dados.
3. Exporte o relatório com uma divisão de tempo detalhada em PDF e envie-o ao seu cliente para revisão.
4. Quando estiver em uma reunião com o cliente, inicie o cronômetro, digite “Reunião”, selecione o projeto e marque o horário como não faturável. Ao rastrear o tempo não faturável, você terá uma imagem mais realista de quanto tempo realmente gasta com o cliente (e não apenas o tempo pelo qual é pago). Você também pode adicionar uma etiqueta de reunião para filtrar as entradas de tempo por etiquetas em Relatórios.
5. Caso precise “corrigir” e descartar algumas entradas de horas, você pode acessar o Relatório detalhado, usar filtros para localizar os registros que deseja descartar e marcá-los como não faturáveis.

Faturar tempo rastreado

1. Crie fatura para o/a cliente
2. Importe entradas de tempo não faturadas para a fatura e baixe o PDF
3. Se você tiver entradas de tempo que não deseja importar para a fatura: selecione um intervalo de tempo diferente, escolha quais projetos não precisa ou marque manualmente essas entradas como faturadas
4. Marque a fatura como enviada ou paga para saber seu status
5. Veja todas as suas faturas com vencimento recente e filtre as pagas

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O Clockify vai mostrar:

• Tempo que cada integrante da equipe gasta em um projeto
• Atividade registrada de cada pessoa da equipe
• Tempo total investido em um projeto

Fluxo de trabalho

Veja como você pode configurar o Clockify para que sua equipe possa rastrear o tempo.

Configure seu espaço de trabalho

1. Se você administra uma empresa de pequeno porte, um espaço de trabalho é suficiente. Mas se você possui uma empresa maior, você pode usar vários espaços de trabalho para evitar que as tarefas se misturem (já que cada espaço de trabalho tem suas próprias configurações, funcionários, entradas de tempo e tudo mais). Você pode ir para o espaço de trabalho e criar um espaço de trabalho novo para cada departamento ou subsidiário da empresa.
2. Nas configurações do espaço de trabalho, carregue o logotipo da sua empresa e configure permissões. Dependendo de qual é a política de privacidade da sua empresa, você pode tornar tudo público ou privado. Por exemplo, você pode limitar os direitos de criação de projetos apenas aos administradores da área de trabalho para manter as coisas organizadas ou ocultar as taxas faturáveis se forem informações confidenciais.
3. Defina os grupos (por exemplo, designers, gerentes) para que você possa atribuir equipes inteiras a um projeto em vez de adicionar cada pessoa uma a uma; então, quando alguém chega/sai, você pode simplesmente adicioná-lo/removê-lo do grupo em vez de passar por cada um dos projetos.
4. Defina as etiquetas para que as pessoas possam entradas de tempo com o tipo de atividade que estão fazendo. Em seguida, você pode gerar relatórios e filtrar por etiquetas se quiser saber quanto tempo as atividades levam.
5. Adicione clientes. Se você não trabalha com clientes, poderá usar esta função para outra coisa (por exemplo, alguma atividade) para facilitar a categorização, pois todas as entradas de tempo são categorizadas por cliente e projeto, onde um projeto pode ter um cliente, mas um cliente pode ter vários projetos.

Convide a sua equipe

1. Convide integrantes acessando a seção Equipe insira o e-mail de cada integrante da equipe e os Adicione. Cada convidado precisa Aceitar o convite pelo e-mail que receberem. Em seguida, serão encaminhados para o formulário de inscrição, onde precisam inserir seu nome completo e senha. Após aceitarem o convite na próxima etapa, eles serão adicionados ao espaço de trabalho para o qual foram convidados e poderão começar a gerenciar o tempo.
2. Definir quem pertence a qual equipe a seção Equipe. Uma pessoa pode estar em várias equipes ou em nenhuma. Você também pode definir valores por hora pessoais se cobrar dos clientes taxas diferentes, dependendo de quem trabalha em quê (por exemplo, um desenvolvedor sênior pode ter uma taxa mais alta do que um junior).

Definir projetos

1. Crie um projetoatribua um cliente e adicione tarefas (e atribua funcionários a elas, se necessário) para que as pessoas possam acompanhar o tempo em relação a projetos e tarefas.
2. Adicione membros da equipe a projetos privados. Todos podem acessar projetos públicos, mas se forem privados, os usuários deverão ser atribuídos manualmente. Você pode adicionar membros individuais, um por um, ou em massa por meio de grupos.
3. Agora que tudo está configurado, sua equipe pode começar a rastrear o tempo para cada projeto. Eles podem iniciar um cronômetro ou adicionar tempo manualmente no final do dia. Para cada entrada de tempo, eles podem adicionar um projeto/tarefa, status de cobrança e descrever no que estão trabalhando em uma frase curta. Eles também podem adicionar etiquetas se você tiver um fluxo de trabalho específico para organizar dados (por exemplo, usar etiquetas para descrever o tipo de atividade).

Relatórios de uso

1. Para faturar seus clientes no final do mês: vá para Relatório resumido, filtre por cliente e cobrança, selecione Este mês para o período de tempo, agrupe entradas de tempo por projeto e subgrupo por tarefa (ou entrada de tempo) e exporte os resultados . Ou, se seu cliente quiser verificar quanto tempo você trabalhou em algum momento, compartilhe o relatório e envie o link para que seu cliente possa gerar relatórios rapidamente.
2. Você e sua equipe podem usar o Relatório detalhado para ver as entradas de tempo sem dados, por exemplo, entradas que estão faltando uma descrição ou um projeto, e preencha os dados faltantes. Isso fará com que seus relatórios sejam muito mais precisos. Você pode filtrar entradas (assim como no Relatório Resumido), a única diferença é que você pode editar diretamente as entradas de tempo no Relatório Detalhado (enquanto no Relatório Resumido você pode apenas visualizá-las e agrupá-las).

Este artigo aborda uma variedade de ferramentas do Clockify que não estão disponíveis no mesmo plano de assinatura.

Leia mais: 29 práticas mais recomendadas de rastreamento de tempo

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Por exemplo, você pode dizer a um cliente que precisa de 50 horas para um projeto: 20 para design e mais 30 para codificação. Então você combina um preço fixo, pensando que vai terminar em menos de 50 horas. Mas quanto tempo você realmente vai precisar? Quanto maior o projeto, maior será o erro.

Mas se você acompanhar o tempo, saberá exatamente quanto tempo cada atividade leva e se ganhou dinheiro em um projeto. Digamos que você termine o projeto em 70 horas, ou seja, 20 horas a mais que o estimado. Você pode negociar com o cliente um preço maior ou menos trabalho. Mas mesmo que você cobre como se tivesse trabalhado 50 horas, pelo menos você vai fazer uma estimativa melhor no futuro e não vai perder dinheiro.

Fluxo de trabalho

Digamos que você comece um novo projeto com uma taxa fixa. Aqui está um exemplo de como seu fluxo de trabalho pode ser configurado no Clockify:

Antes de iniciar o projeto

Para categorizar as entradas de tempo, primeiro defina o nome do cliente na página Clientes. Você também pode definir etiquetas com o tipo de atividades (por exemplo, gerenciamento de projetos). Dessa forma, você pode filtrar as entradas de tempo por tags e acompanhar quanto tempo leva cada atividade.

1. Crie um novo projeto e selecione o cliente
2. Adicionar tarefas o projeto (ex.: design, desenvolvimento)
3. Use uma estimativa baseada em tarefas (ex.: Design: 20h, Desenvolvimento: 30h) ou insira uma estimativa manual (ex.: 50h para todo o projeto)
4. Defina os valores, bem como os custos de trabalho

Depois que o projeto começar

1. Ao rastrear o tempo, verifique se cada entrada de tempo tem um projeto e uma tarefa.
2. Quando você atingir alguma meta (por exemplo, design finalizado), verifique o status do projeto para visualizar o tempo rastreado em relação ao tempo estimado. Se você estiver muito acima da estimativa original, talvez queira conversar com o cliente sobre como ajustar o orçamento, os requisitos e o cronograma.
3. Quando o projeto terminar, vá para o Relatório resumido e filtre as entradas por projeto. Em seguida, exporte o relatório em CSV e importe-o para o Excel, onde você poderá: analisar melhor os dados, ver quais atividades levaram mais tempo do que o planejado, explorar o motivo e definir melhores estimativas (e preços) no futuro.
4. Nos relatórios, visualize valores para cobrança, custo ou lucro (a diferença entre os dois)

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Com Clockify, você pode atribuir uma estimativa de tempo a qualquer projeto e acompanhar seu progresso na página Projetos ou no status do projeto. Por exemplo, você pode perceber que algum projeto interno levou 100 horas, muito mais do que você estimou. Depois de saber disso, você pode perguntar à equipe o motivo, reavaliar as prioridades e elaborar um plano melhor. Você pode optar por colocar mais pessoas em um projeto ou cortar algumas atividades para terminar no prazo e dentro do orçamento.

Fluxo de trabalho

Veja como você pode rastrear e gerenciar a produtividade da sua equipe no Clockify.

1. Set up workspace, tags, groups, and projects, and then invite team members so they can start tracking time.
2. Enquanto sua equipe trabalha, verifique o Painel de Equipe ara ver quem rastreou mais tempo e quais projetos são os mais ativos.
3. Gere um Relatório resumido no final de cada mês, trimestre e ano para analisar onde você gasta seu tempo. Você pode analisar processos internos, ver que tipo de trabalho demora mais e pensar em soluções para aprimorar a produtividade da empresa.
4. Gere um Relatório detalhado e filtre as entradas que não possuem um projeto ou uma etiqueta para que você possa editá-las diretamente etornar os relatórios mais precisos.
5. Acesse o Relatório semanal no final de cada semana e agrupe as entradas de tempo por usuário para ver se todos preencheram sua cota de 40 horas/semana.
6. Salve um relatório com seus filtros de preferência usando a opção de compartilhamento de relatório, para que você não precise definir filtros sempre que precisar de um relatório específico.
7. Exporte um relatório em CSV e importe o CSV em uma planilha e aplicar a formatação condicional para analisar melhor os dados.
8. Você pode compartilhar um relatório com sua equipe de contabilidade para que eles não precisem correr atrás decada funcionário em busca de dados – eles podem simplesmente acessar o link, ver quem rastreou quanto tempo e gerar o pagamento do salário.
9. Defina os valores por hora na seção Equipes para que o Clockify possa calcular o quanto cada funcionário custa(com base na taxa faturável que você definiu). Depois, você pode comparar o custo com o valor que você obtém e ver se pode usar melhor as habilidades deles em um projeto diferente.
10. Quando um projeto está prestes a terminar, você pode avaliar quanto tempo gastou no status do projeto, multiplicar o tempo pelo custo de cada funcionário e comparar o número com o lucro que você realmente obteve (se Orçamento e estimativas estiverem ativados).

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• Web app at https://clockify.me/tracker
• Extensão de navegador para Chrome / Firefox / Edge
• Aplicativo de desktop para Mac / Windows / Linux
• Aplicativo móvel para Android / iOS

Você pode rastrear usando qualquer aplicativo e todas as informações são sincronizadas on-line, para que todos os dados rastreados estejam disponíveis em qualquer lugar. 

Rastreando o tempo do navegador

1. Entre no modo cronômetro clicando no ícone do relógio no canto superior esquerdo da página do Rastreador
2. Optionally type what you’re working on in the What are you working on? box
3. Também pode marcar o tempo como faturável, selecionar o projeto/tarefa e adicionar etiquetas
4. Comece o cronômetro clicando no botão INICIAR
5. Quando terminar de trabalhar, pare o cronômetro clicando no botão PARAR

Observe que ao iniciar o cronômetro, ele continuará funcionando até que você o pare; ele continuará funcionando mesmo se você sair da página ou fechar o navegador (a menos que você use a extensão e tenha a opção de interrompê-lo automaticamente).

Quando o cronômetro estiver em execução, o favicon no navegador mudará de preto para azul para que você tenha uma dica visual sobre o funcionamento do cronômetro. Além disso, o Clockify também mostra o tempo rastreado na guia.

Continuar entradas de tempo

Quando você continuar trabalhando em algo, pode iniciar um cronômetro para essa atividade em um clique.

Para continuar a rastrear o tempo de uma entrada existente, vá na página do Rastreador, localize a tarefa em sua planilha e clique no ícone de reprodução. Clockify copiará todas as informações (descrição, projeto, cobrança e etiquetas) e o cronômetro começará a contar.

Atalhos

Os atalhos de teclado podem ser usados na página do Rastreador e só funcionarão quando você não estiver editando nenhum campo (quando o cursor não estiver ativo).

n = iniciar Novo cronômetro;
c = Continuar a entrada mais recente.
s = Parar o cronômetro atual (Parar)
m = trocar para o modo Manual

Você também pode usar os atalhos no aplicativo para aplicativos Mac e na extensão do navegador.

Preenchimento automático

Você pode encontrar facilmente os detalhes de suas entradas antigas com a opção de preenchimento automático. Basta começar a digitar e uma lista suspensa aparecerá com até 8 sugestões, organizadas cronologicamente.

Você precisa inserir pelo menos dois caracteres e eles podem estar relacionados a qualquer uma dessas categorias inseridas anteriormente: descrição, projeto, cliente, tarefa ou etiqueta.

De outro modo, se você clicar apenas no campo de descrição vazio (Em que você está trabalhando?), suas últimas 8 entradas aparecerão.

A lista de preenchimento automático considera as últimas 250 entradas dos últimos 60 dias. Se faltar uma entrada, ela não aparecerá no preenchimento automático.

Alterar a hora de início do cronômetro de execução

Você pode alterar a hora de início enquanto o cronômetro está funcionando clicando no tempo de execução. Em seguida, você pode digitar manualmente ahora de início real.

Isso é bastante útil para quando você iniciar uma atividade, mas não conseguir iniciar o cronômetro naquele exato momento (por exemplo, se você estiver em uma reunião e longe do computador).

Executando vários cronômetros

Você pode ter apenas um cronômetro em execução em um espaço de trabalho. Mas, se você tiver vários espaços de trabalho, poderá ter vários cronômetros em funcionamento ao mesmo tempo, um em cada espaço de trabalho.

Poderá alternar rapidamente entre os espaços de trabalho clicando no nome do espaço de trabalho na barra superior (ao lado do sino de notificação) e selecionando outro espaço de trabalho. Você também pode alternar espaços em todos os aplicativos.

Lembre-se de que todo o tempo que você acompanhar em um espaço de trabalho não estará disponível nos outros espaços. Cada espaço de trabalho é uma conta independente (mas você pode transferir entradas entre espaços de trabalho).

Agrupar e desagrupar entradas de horas

As entradas de tempo para a mesma atividade são exibidas como uma entrada de tempo única. A edição do grupo editará cada entrada de tempo individual dentro do grupo.

Se você desejar ver as entradas em ordem cronológica, pode desativar o agrupamento automático nas configurações do perfil:

1. Clique no ícone do perfil no canto superior direito e abra as Configurações de Perfil
2. Habilitar/Desabilitar a opção Agrupar entradas de tempo semelhantes .

Aplicativos de rastreamento de tempo

Além de rastrear o tempo na guia do seu navegador, você também pode monitorar o tempo em um aplicativo móvel (Android/iOS), aplicativo de desktop (Mac, Windows, Linux) e extensão de navegador (Chrome/Firefox ).

Ao usar um aplicativo específico para rastreamento de tempo, você não precisa manter o Clockify aberto em uma guia o tempo todo. Em vez disso, você pode rastrear o tempo de onde for de onde for melhor pra você.

Além das ferramentas regulares de rastreamento de tempo, os aplicativos também vêm com funcionalidades adicionais que estão faltando na versão da web, como lembretes, detecção de inatividade, cronômetro de início/parada automático, e muito mais.

E-mail sobre o cronômetro de longa duração

Se você esqueceu de parar o cronômetro, o Clockify pode lhe enviar um e-mail sobre um cronômetro de longa duração (mais de 8 horas). Você pode ativar/desativar essa opção nas Configurações de Perfil.

Observação: As entradas de tempo exibem o carimbo de data/hora que contém o fuso horário definido no momento. Se, ao parar o cronômetro, a hora mudar automaticamente, verifique suas configurações de fuso horário em Configurações de Perfil.

Parando o cronômetro para outro usuário

Os administradores podem parar o tempo de outra pessoa:

• Fazendo login na conta e interrompendo o cronômetro
• Selecionando-os na página Calendário e clicando em parar no bloco onde o cronômetro está sendo executado
• Selecionando este perfil em um quiosque onde ele está atribuído e iniciar/parar o cronômetro (você pode usar o PIN universal para marcar entrada/saída para outras pessoas)

Ocultar o rastreador

Se você preferir usar o modo Planilha e não precisar da página Rastreador, agora você pode ocultá-lo nas Configurações do Espaço de Trabalho da sua conta.

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O modo manual é útil quando você deseja adicionar atividades/eventos anteriores (por exemplo, um dia da semana passada) à sua planilha de horas.

Também permite adicionar as entradas de tempo uma a uma, especificar as horas de início e de término e a data.

1. Para entrar no modo manual clique no ícone de lista no canto superior direito da página do Gerenciamento de tempo
2. Se quiser, digite no campo No que você trabalhou?
3. Também pode marcar o tempo como faturável, selecionar o projeto/tarefa e adicionar etiquetas
4. Defina a hora de início/fim ou adicione o tempo por duração
5. Se for necessário alterar a data, clique no ícone do calendário e selecione a data
6. Insira a entrada clicando em ADICIONAR

Se você estiver adicionando uma entrada de tempo para uma data diferente, ela será adicionada ao cabeçalho do dia apropriado (independentemente da data estar no passado ou no futuro).

Você também pode usar atalhos de teclado ao navegar pela página do Rastreador de tempo. Use TAB para percorrer os campos e pressione Enter ao selecionar ADICIONAR para adicionar uma nova entrada.

Adicionar o tempo por duração

O modo manual permite adicionar entradas de tempo por duração. Digamos que você começou a trabalhar há 2 horas, mas não iniciou o cronômetro. Para adicionar o tempo passado:

1. Mudar para o modo manual
2. Clique na hora (00:00:00)
3. Digite 2h (ou 200 ou 2:00)
4. Clique no ícone de ADICIONAR para inserir a entrada de tempo

Ao digitar 2h, a hora atual será usada como hora de início e “a hora atual + 2h” como hora de término.

Você pode inserir o tempo em notação de relógio e decimal. Por exemplo, para representar 2 horas e 45 minutos que você trabalhou, você pode inserir “2.75” em decimal ou “2:45” em notação de relógio.

Guia de formato de duração

• Se você digitar algo entre between 1 e 59, será interpretado como minutos (1 se tornará 1m)
• Se estiver usando o formato decimal, le será interpretado como horas (1 se tornará 1h)
• Se digitar 60 or 99, será interpretado como 1h ou 1h39m
• Se digitar 123 ou 1234, será interpretado como 1h23m ou 12h34m
• Se digitar 1:1 será interpretado como 1h1m (1:61 será 2h01m)
• Se digitar 1:1:1, será interpretado como 1h1m1s
• Se você digitar 1h, 30m, 1s, 1h30m1s, será interpretado como 1 hora, 30 minutos, 1 segundo ou 1 hora 30 minutos e 1 segundo (ou qualquer outra combinação)
• Se você digitar 0.1, será interpretado como 6 minutos (0.2 se tornará 12m, 1.5 se tornará 1h30m, 7.2 se tornará 7h12min)
• Se você digitar 1.0 ou 1,0, será interpretado como 1 hora
• Se digitar :30, será interpretado como 30 minutos
• Se você digitar .5 ou .25, será interpretado como 30 minutos ou 15 minutos
• Se você adicionar várias entradas de tempo, a hora final da entrada anterior será a hora inicial da próxima

Inserir o formato para hora de início e término

Ao inserir a hora de início e de término, a duração será exibida no formato decimal definido nas configurações: Completo (hh:mm:ss), Compacto (h:mm), Decimal (h.hh).

Clockify também aceita entradas alternativas:

• Você pode omitir os dois pontos (ex.: 0345 se tornará 03:45/3:45 AM)
• Você também pode digitar ponto em vez de dois pontos (ex.: 9.45 se tornará 9:45)
• Você pode digitar 01:00/01:00, 13:00/13:00 e será convertido para 01:00/01:00 e 13:00/13:00, respectivamente
• Se você digitar apenas um ou dois números, eles serão tratados como horas (ex.: 1 se tornará 01:00/01:00 e 13 se tornará 13:00/13:00)
• Se você digitar três números, o primeiro número se tornará a hora e os dois últimos se tornarão minutos (ex.: 130 se tornará 1h30/1h30)

Você pode controlar se deseja que o Clockify mostre a hora no formato de 12 ou 24 horas nas Configurações de Perfil.

Observe que, se o horário de início e término incluir um período noturno, haverá um número sobrescrito ao lado do horário de término, mostrando quantos dias adicionais a entrada de tempo cobre.

Adicionar o tempo manualmente enquanto o cronômetro está funcionando

Embora não seja possível inserir a hora manualmente enquanto você tiver um cronômetro ativo, você pode usar a opção duplicar de uma entrada anterior.

Isso criará uma nova entrada de tempo exatamente como a anterior e você poderá alterar os detalhes dessa entrada para como precisar.

Forçar cronômetro

With the Force Timer feature available in the Pro plan, the manual mode on the Time Tracker can be disabled.

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Para ativar a Planilha de Horas, clique no botão Configurações na barra lateral esquerda e clique na Planilha para ativá-lo.

A visualização de Planilha de horas é um método muito mais rápido para adicionar tempo e é perfeito para funcionários que estão acostumados a preencher suas planilhas de horas manualmente no final do dia e precisam inserir muitas horas de uma só vez.

Basta selecionar os projetos/tarefas em que você trabalhou durante a semana e preencher o tempo para cada dia.

Adicionando tempo

1. Selecione um projeto/tarefa em que você estava trabalhando
2. Escreva o quanto você trabalhou nessa tarefa naquele dia
3. Adicione uma linha para cada projeto/tarefa adicional em que trabalhou
4. Mude para uma semana diferente usando a navegação de data no canto superior direito
5. Para adicionar mais detalhes (descrição, etiqueta, hora de início/término, status de fatura), passe o mouse sobre uma célula com a hora e clique nos três pontos

Dica: Se você digitar 1, ele se tornará 1 minuto. Mas se você mudar para o formato decimal, 1 se tornará 1hora.

Observe que, se o horário de início e término incluir um período noturno, haverá um número sobrescrito ao lado do horário de término, mostrando quantos dias adicionais a entrada de tempo cobre.

O Rastreador e a Planilha de horas compartilham seus dados de tempo. Portanto, se você adicionar tempo pelo Rastreador, verá esse tempo na Planilha e vice-versa.

Todos os usuários podem editar ou excluir suas horas, desde que não tenham sido bloqueado. Você também pode excluir o tempo clicando no X. Se você excluir uma entrada de tempo na planilha, todo o tempo associado a essa tarefa para aquela semana será excluído, portanto, tenha cuidado.

O tempo adicionado através da Planilha herdará o status de cobrança do projeto. Se desejar alterá-lo, use o Rastreador ou passe o mouse sobre uma célula com o horário, clique nos três pontos e faça a alteração.

Assim que a visualização da Planilha estiver ativada, o projeto se tornará um campo obrigatório automaticamente e não poderá ser desativado (ou seja, todas as entradas de horas devem ter um projeto antes de serem adicionadas).

A primeira entrada que você cria para esse dia obtém sua hora de início a partir do Início do dia (configurações de tempo) nas configurações de perfil. Cada entrada subsequente para esse dia será incrementada automaticamente, com base na ordem em que você insere o tempo.

Criando rapidamente novas planilhas de horas

Quando uma nova semana começar, você receberá uma planilha de horas vazia para essa semana. Você pode preencher rapidamente essa planilha com tarefas usando dois métodos:

Copiar a semana anterior: Se você trabalha nas mesmas tarefas todos os dias, pode copiar os projetos e tarefas da sua planilha de horas mais recente, sem qualquer controle.

Modelos: você pode salvar uma planilha de horas com projetos/tarefas de qualquer semana como modelo. Então, quando sua planilha estiver vazia, clique no modelo desejado na parte inferior e sua planilha de horas será preenchida com todos os projetos/tarefas no modelo.

O modelo de planilha de horas estará disponível apenas para o usuário que o criou.

Copie a semana passada e os modelos estarão disponíveis quando você tiver uma planilha vazia para a semana selecionada.

Adicionando tempo para outras pessoas na Planilha de horas

Note: Adding time for others is an extra feature, which you can enable by upgrading your account (to Basic).

1. Ir para a página da Planilha de horas
2. Clicar no botão Integrantes de equipe e selecione o nome para visualizar sua Planilha
3. Escolher um Projeto ou Tarefa
4. Adicionar/editar tempo para aquele integrante da equipe

Apenas o proprietário ou os administradores podem ver, adicionar ou editar as entradas de tempo de outra pessoa na Planilha . Os usuários comuns só podem editar suas próprias entradas de tempo.

Se você adicionar tempo para alguém em um projeto ao qual essa pessoa não tem acesso, essa pessoa não poderá alterar, editar ou adicionar mais tempo para esse projeto específico na Planilha.

Imprimindo Planilha de horas/PDF

Quando você está em uma página da Planilha você pode obter uma boa visualização de impressão acessando as opções do seu navegador e clicando em Imprimir (ou pressione Ctrl+P). Quando estiver no modo de impressão do navegador, você terá a opção de salvar a página como PDF.

Você também pode salvar e exportar um Relatório semanal:

1. Filtre o relatório de um usuário
2. Clique em Exportar > Personalizar e desative a opção Mostrar subgrupo
3. Clique no ícone de compartilhamento e dê um nome ao relatório (por exemplo, Planilha de horas da Jane)
4. Abra o link para cada semana e exporte o relatório como PDF

Adicionar descrição, etiquetas, excluir entrada e alterar o status faturável de uma entrada

Para adicionar uma descrição ou etiquetas a uma entrada na Planilha de horas, passe o mouse sobre a entrada e clique nos três pontos.

Um campo aparecerá e você verá a opção de adicionar uma descrição, etiqueta ou alterar o estado faturável de uma entrada.

Para excluir uma entrada:

1. Clique nos três pontos no modal Editar
2. Escolha Excluir
3. Digite EXCLUIR para confirmar a ação

ou

1. Exclua tempo rastreado
2. Clique no ícone de Excluir no modal de confirmação

ou

1. Selecione o tempo rastreado
2. Digite 0 na célula
3. Clique no ícone de Excluir no modal de confirmação

Ocultar o Rastreador e usar apenas a Planilha

Se você preferir usar o modo Planilha e não precisar da página Rastreador, pode ocultá-lo nas Configurações do espaço de trabalho da sua conta.

Forçar cronômetro

Com o recurso Forçar o Cronômetro disponível no plano Enterprise, a inserção de tempo por meio da Planilha de horas pode ser desabilitada. Nesse caso, a Planilha só pode ser usada para visualizar as entradas de horas.

Você pode encontrar mais informações sobre esta opção aqui.

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• Ver rapidamente como é o seu dia e observar as tendências de trabalho
• Ver se você tem lacunas no dia em que esqueceu de registrar o tempo
• Ver se você reservou tempo em dobro e tem entradas sobrepostas

Visualizando o tempo

Cada entrada de tempo pode ser visualizada no Calendário como blocos de tempo em suas respectivas colunas.

O dia atual é marcado em azul no cabeçalho da tabela e a hora atual é indicada pela linha horizontal azul.

Cada intervalo de tempo representa 1 hora, mas você pode ampliar usando o sinal de mais no canto superior esquerdo até blocos de 30, 15, ou 5 minutos.

Você pode passar o mouse sobre um bloco de tempo para ver os detalhes da entrada ou clicar no bloco para abrir a visualização completa da entrada de tempo.

Você pode alterar o primeiro dia da semana nas configurações do seu perfil.

Para ocultar dias não úteis , clique no ícone Configurações e ative a opção.

Visualizando o calendário do colega de equipe

Administradores e Gerentes de Equipe podem visualizar o calendário de outros funcionários. Adicionar tempo para os outros está disponível no plano pago

Para visualizar o calendário de um usuário:

• Clique em Integrantes da equipe na parte superior da página do Calendário
• Selecione um usuário da lista

Os administradores poderão selecionar qualquer um dos usuários ativos no espaço de trabalho. E os Gerentes de Equipe somente os usuários que eles gerenciam.

Se você for um administrador, poderá editar ou adicionar tempo para um membro da equipe diretamente no calendário. Esta opção está disponível se você atualizar seu espaço de trabalho para qualquer um de nossos planos pagos.

Adicionando e editando tempo

Você pode editar entradas de tempo diretamente do Calendário:

• Arraste as bordas do tempo de início/fim do bloco de tempo para encurtar/estender a entrada
• Arraste e solte o bloco de tempo inteiro para movê-lo para outro intervalo de tempo (ou data)

Você também pode adicionar novas entradas de tempo diretamente no Calendário:

• Clique em qualquer intervalo de tempo aberto para adicionar uma entrada
• Clique e arraste para cima ou para baixo para criar uma entrada de tempo para o intervalo de tempo desejado

Pressione Cmd/Ctrl e segure o botão esquerdo do mouse em um bloco para fazer uma cópia rápida de uma entrada de tempo e arraste e solte-a no intervalo de tempo desejado.

Observe que, se o horário de início e término incluir um período noturno, haverá um número sobrescrito ao lado do horário de término, mostrando quantos dias adicionais a entrada de tempo cobre.

Se você é um administrador, pode interromper o cronômetro de alguém e editar/adicionar tempo para um membro da equipe diretamente no calendário. Essa opção está disponível se você atualizar sua área de trabalho para qualquer um de nossos planos pagos.

Conectando-se ao Google Agenda ou Outlook

Clockify pode exibir todos os seus eventos do Google Agenda ou Outlook (Office 365), para que você possa comparar lado a lado como planejou seu dia em relação como ele realmente se parecia (ou seja, o que você rastreou) e criar entradas de tempo com base em eventos do calendário.

Para conectar o Google Agenda ou o Outlook:

1. Vá para a página do Calendário
2. Clique no ícone de configurações (ao lado de Integrantes de Equipe)
3. Clique no ícone de Conectar para o Google Agenda ou Outlook
4. Permita que o Clockify acesse os eventos do seu calendário

Quando o calendário estiver conectado, você verá todos os seus eventos do Google Agenda ou do Outlook diretamente no Clockify em uma nova coluna.

Se você fizer alterações no calendário externo, essas alterações serão refletidas no Clockify. Os eventos do seu calendário conectado são exibidos apenas no Clockify.

Eventos que duram o dia inteiro não serão exibidos. Apenas eventos com hora de início e término são mostrados.

Ao clicar em um evento no Clockify, você pode:

• Iniciar um cronômetro para esse evento
• Criar uma entrada de tempo do evento
• Abrir o evento diretamente no calendário externo

Cada usuário precisa conectar pessoalmente o seu calendário. Somente você pode ver os eventos da sua agenda conectada (os administradores e gerentes não podem ver os eventos da sua agenda conectada).

Os dados que o Clockify coleta incluem: nome do evento, hora de início e término e link para o evento. O Clockify tem somente acesso de visualização ao calendário (não pode editar eventos).

Observação: apenas o Outlook do cloud é compatível (as versões local e híbrida não são compatíveis no momento)

Trabalhando com vários calendários

Se você tiver vários calendários, poderá escolher quais deseja ver no Clockify.

Se você deseja ver eventos de outros calendários, precisará adicionar eles à sua conta do Google ou Outlook e em seguida, serão listados na janela de conexão do Clockify, onde você poderá ativá-los:

• Adicionando calendário de outra conta (Google Agenda)
• Adicionando calendário de outra conta (Outlook Calendar)

Desconectando o Google Agenda ou o Outlook

Para desconectar o calendário, clique no ícone de conexão e depois nos três pontos, e você verá a opção Desconectar.

Você também pode retirar o acesso do Clockify ao Outlook acessando a conta do Outlook > Gerenciar seus aplicativos > Clockify > Remover permissões.

Você também pode retirar o acesso do Clockify ao seu Google Agenda acessando sua conta Google > Segurança > Aplicativos com acesso à sua conta > Remover acesso.

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Se tiver algum funcionário que não possui um e-mail, poderá adicioná-lo como usuário limitado que apenas marca presença no quiosque.

Criando um quiosque

1. Vá para a página Quiosque na barra lateral
2. Clique em Criar quiosque
3. Insira o nome do quiosque (sem caracteres especiais permitidos; por exemplo, Westside Bar: Funcionários)
4. Selecione os funcionários que podem marcar ponto por meio desse quiosque
5. Selecione o Projeto padrão para o qual todo o tempo nesse quiosque será rastreado (opcional)
6. Marque Exigir PIN se os responsáveis precisarem inserir seu PIN pessoal antes que possam marcar o ponto
7. Clique em Criar

Por padrão o modo Kiosk é habilitado nas configurações do Espaço de trabalho.

Você também pode escolher uma tarefa no campo Projeto padrão . Por exemplo, você pode criar um quiosque para um tipo de trabalhador onde todo o tempo será rastreado para o Projeto: TarefaA e outro onde o tempo será rastreado para o Projeto: TarefaB.

Se você tiver intervalos ativados, também poderá escolher um projeto/tarefa padrão para as entradas de tempo de intervalo. O quiosque também permite que você entre no projeto ou tarefa escolhido e alterne entre diferentes projetos e tarefas durante o dia nas configurações do espaço de trabalho, ativando Permitir alternar entre projetos e tarefas dentro do quiosque.

Se o projeto padrão estiver definido, o usuário pode escolher se deseja entrar no projeto padrão ou alterar o projeto e escolher um diferente.

Esta ferramenta é gratuita e está disponível para todos os usuários.

O tempo no Clockify é categorizado por Cliente, Projeto e Tarefa por padrão. Você pode alterar os rótulos para o que preferir nas configurações do espaço de trabalho (p. ex.: Departamento, Local, Trabalho…).

Gerar um quiosque

Todos os seus quiosques e links para eles aparecerão na página Quiosques.

Um quiosque pode ser iniciado através de um link em qualquer navegador (tablet, computador ou telefone, sem necessidade de equipamentos especiais).

Para abrir um quiosque:

1. Acesse a página Quiosques para ver todos os seus quiosques
2. Copie o link para o quiosque que você deseja iniciar
3. Abra o link no dispositivo (por exemplo, tablet)
4. Faça login com suas credenciais de administrador (e-mail e senha que você usa para fazer login no Clockify)

Para fechar um quiosque:

1. Selecione seu perfil de administrador no quiosque
2. Digite seu PIN (se necessário)
3. Escolha Fechar quiosque no canto inferior esquerdo.

Fechar um quiosque não encerra o ponto dos usuários existentes, portanto, certifique-se de que todos batam seus pontos de saída ou eles não poderão parar o cronômetro (o administrador terá que fazer isso por eles no aplicativo da Web visitando o Calendário e interrompendo o cronômetro que estiver atualmente em execução).

Normalmente, o quiosque permanecerá aberto por 24 horas. Depois disso, a sessão expira e o administrador precisa reiniciá-la novamente. Para definir uma duração personalizada após a qual a sessão expira, atualize para o plano STANDARD ou outro plano superior.

Para iniciar o quiosque em mais de um dispositivo ou em mais de um local, atualize para qualquer plano PAGO.

Bater o ponto (Entrar)

1. Vá para o dispositivo que tem seu quiosque configurado
2. Selecione seu perfil
3. Digite seu PIN (se necessário)
4. Toque em Entrar

As pessoas que marcaram presença terão um ponto verde ao lado delas na lista de quiosques.

O Painel da Equipe also shows who’s currently clocked-in in the web app.

Se você tiver Intervalos ativado, poderá iniciar um intervalo ao entrar no quiosque.

Escolhendo projeto/tarefa

To choose a project or task:

1. Navegue até o quiosque lançado 
2. Toque no botão Escolher projeto
3. Você receberá uma lista de todos os projetos/tarefas
4. Toque para entrar em um projeto ou expanda e escolha uma tarefa específica

Quaisquer modificações feitas em projetos ou tarefas no quiosque também serão refletidas no aplicativo web.

Alternando entre projeto/tarefa

Se quiser começar a trabalhar em um projeto ou tarefa diferente, você pode voltar à lista de projetos, selecionar um e tocar no Interruptor na parte inferior da tela.

Mudar para um projeto ou tarefa diferente interromperá a entrada atual e iniciará uma nova.

Bater o ponto (Sair)

1. Vá para o quiosque
2. Selecione seu perfil
3. Digite seu PIN (se necessário)
4. Toque em Sair para terminar seu turno e parar o cronômetro de trabalho

Lembre-se de que, se você não atingir o ponto final, o cronômetro ainda estará funcionando, mesmo depois que o quiosque for bloqueado automaticamente.

Batendo o ponto para outros

1. Vá para o quiosque
2. Selecione o perfil da pessoa
3. Insira o PIN universal desse quiosque (se necessário)
4. Pressione no relógio de entrada ou saída (ou início/fim do intervalo)

Se o PIN do quiosque estiver desabilitado, qualquer pessoa poderá marcar ponto para qualquer um.

Se o PIN do quiosque estiver ativado, apenas as pessoas que conhecem o PIN universal (encontrado nas configurações do quiosque) podem marcar ponto para outras pessoas. O PIN universal não funciona para perfis de administrador.

Modo de tela inteira (tablet)

Para acessar o quiosque rapidamente a partir do tablet e evitar que as pessoas saiam acidentalmente, fixe o link na tela inicial.

iOS

1. Abra o link do quiosque no Safari
2. Compartilhe
3. Adicione à tela inicial
4. Dê um nome ao seu atalho
5. Vá para Configurações > Acessibilidade > Geral > Acesso guiado
6. Acesse Atalho de Acessibilidade
7. Vá para sua tela inicial e abra o atalho do quiosque
8. Inicie o Acesso Guiado clicando três vezes no botão da Página Inicial
9. Vá para Opções no canto inferior esquerdo e desative todas as opções, exceto Toque e Teclado
10. Continue Acesso Guiado

Aprenda mais sobre: Acesso Guiado (iOS | Adicionar um Atalho (iOS)

Android

1. Vá para Configurações
2. Vá para Segurança e localização > Avançado > Fixar aplicativos (se não conseguir encontrá-lo obtenha ajuda do fabricante do dispositivo)
3. Ativar Fixar aplicativos
4. Abra o link do quiosque no seu navegador
5. Deslize até o meio da tela
6. Toque no ícone do navegador
7. Toque em Fixar